Vytváranie dotazov s viac než jedným zdrojom údajov

Vyskúšajte si to!

Na získanie potrebných odpovedí často vytvárate dotazy, ktoré zhromažďujú informácie z viacerých tabuliek alebo z kombinácie tabuliek a dotazov.

Začíname so spojeniami

Niekedy je na odpoveď na otázku potrebné použiť údaje z viacerých zdrojov (tabuľky alebo dotazu). Môžete napríklad chcieť zistiť, koľko zákazníkov v určitej oblasti si objednalo konkrétny produkt.

Keď pridáte viac ako jeden zdroj údajov, Access použije existujúce definované vzťahy medzi nimi alebo vytvorí spojenia medzi nimi na účely dotazu. Spojenie je jednoducho typ vzťahu medzi zdrojmi údajov v dotaze.

Vnútorné spojenia

Väčšina spojení sú vnútorné spojenia. Je to proti vonkajším spojeniam, o ktorých sa diskutuje v Create dotazoch s vonkajšími spojeniami.

Vnútorné spojenie vráti údaje z jedného zdroja iba vtedy, keď nájde zodpovedajúce záznamy v druhom. Ak napríklad zadávate dotaz na informácie o produktoch a objednávkach, zobrazia sa len údaje o produktoch, ktoré majú zodpovedajúcu objednávku.

Vlastné spojenia

Vlastné spojenie spojí dve kópie tej istej tabuľky alebo dotazu. Používa sa na kombinovanie záznamov z tej istej tabuľky, keď sa v spojených poliach nachádzajú zhodné hodnoty.

Predpokladajme napríklad, že máte tabuľku Zamestnanci, ktorá obsahuje zoznam všetkých zamestnancov vo vašej organizácii vrátane manažérov. Tabuľka obsahuje pole Zostáv do, ktoré obsahuje IDENTIFIKÁCIU nadriadeného zamestnanca.

Ak chcete nájsť meno manažéra zamestnanca, nájdite zamestnanca v tabuľke, vyhľadajte ID manažéra v poli Zostáv komu a potom vyhľadajte ID manažéra v tom istom poli Zamestnanci. Nancy napríklad nahlasuje nadriadeného, ktorého id zamestnanca je 5 , čiže Steven Thorpe.

Ak chcete automatizovať túto úlohu, dvakrát pridajte do dotazu tabuľku Zamestnanec a potom vytvorte vlastné spojenie. Keď zdroj údajov pridáte druhýkrát, Access pripojí _1 k názvu druhej inštancie. Ak napríklad pridáte tabuľku Zamestnanci dvakrát, druhá inštancia sa pomenuje Employees_1. Ak chcete zobraziť mená manažérov pre každého zamestnanca, vytvorte spojenie medzi poľom Zostáv komu v tabuľke Zamestnanci a poľom Identifikácia zamestnanca v tabuľke Employees_1.

1. Pridanie zdrojov údajov

• Vyberte Create > návrhu dotazu.

Pridajte všetky tabuľky a dotazy, ktoré potrebujete, ako zdroje údajov. (Nemusíte sa obávať. Ak jeden zabudnete, budete mať aj naďalej možnosť pridať ďalšie zdroje údajov neskôr.)

Zdroje údajov môžu obsahovať tabuľky, z ktorých chcete zobraziť informácie (napríklad tabuľku produktov) a tabuľky obsahujúce informácie, ktoré je potrebné použiť pre kritériá.

Nezabudnite, že existujúce uložené dotazy sú k dispozícii aj ako zdroje údajov. Ak ste už napríklad vytvorili dotaz na vyhľadanie všetkých objednávok za daný mesiac, použite tento dotaz a tabuľku produktov na zobrazenie všetkých produktov predaných v danom mesiaci.

2. Spojenie súvisiacich zdrojov údajov

• Ak chcete pridať spojenie sami, presuňte pole z jedného zdroja údajov do príslušného poľa v inom zdroji údajov. Access predvolene vytvorí vnútorné spojenie.

Pre väčšinu vzťahov vytvorí Access vnútorné spojenie. A ak ste zadali, že referenčná integrita by sa mala vynútiť, bude zahrnutá. V niektorých prípadoch však Access nevytvorí potrebné spojenie. Ak napríklad pridáte existujúce dotazy do nového dotazu a nevytvoríte vzťahy, Access nevytvorí spojenia automaticky.

3. Dokončenie dotazu

• Postupujte podľa zvyčajných krokov na vytvorenie dotazu: pridajte výstupné polia, pridajte ľubovoľné kritériá a spustite alebo uložte dotaz. Postup nájdete v téme Create základných dotazov.

Chcete viac?

Školenie pre Excel

Školenie pre Outlook