Dlhé roky sa organizácie spoliehali na distribučné skupiny v komunikácii a spolupráci so skupinami ľudí v organizácii aj mimo nej. Teraz však Microsoft 365 skupiny v Outlooku ponúkajú výkonnejšie riešenie spolupráce.
Tip: Ak hľadáte informácie o používaní skupín kontaktov v Outlooku na odosielanie e-mailov ľuďom zo zoznamu, ako napríklad skupine priateľov, pozrite si tému Vytvorenie skupiny kontaktov alebo distribučného zoznamu v Outlooku pre PC.
Čo sú Microsoft 365 skupiny?
Pri nastavovaní skupinyMicrosoft 365 v Outlooku môžete vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré budú títo ľudia zdieľať. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje.
Medzi ďalšie zdroje informácií patria:
-
Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Zapojenie do skupinovej konverzácie v Outlooku.
Tip: Ak používatelia aj naďalej chcú zobraziť skupinové správy vo svojom osobnom priečinku doručenej pošty podobne ako s distribučným zoznamom, stačí sa prihlásiť do skupiny kliknutím na tlačidlo Členstvo na páse s nástrojmi v Outlooku.
-
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov skupiny.
-
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Plánovanie schôdze v kalendári skupiny v Outlooku.
-
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi.
-
Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Hosťovský prístup v Skupiny v Microsoft 365.
-
Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete ju zmeniť na súkromnú, čím obsah skryjete pred nečlenmi a každá žiadosť o pripojenie bude vyžadovať schválenie od vlastníka skupiny.
-
Samoobslužné vytváranie – IT oddelenie sa nemusí zbytočne zaoberať požiadavkami používateľov na vytvorenie skupiny. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete určiť, ktorí používatelia vo vašej organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.
Ide len o niektoré z funkcií, vďaka ktorým sú skupiny výkonnejšie riešenie ako distribučné skupiny.
Správa skupín
Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností jednoduchšieho spravovania a spravovania skupín. Ďalšie informácie o každej z týchto výhod získate po kliknutí na nižšie uvedené nadpisy.
Mať adresár pod kontrolou je záujmom každého správcu. Tu je niekoľko nástrojov, ktoré Microsoft 365 ponúka, aby ste to uľahčili:
-
Politiky pomenovania – politiky pomenovania umožňujú definovať, čo sú a čo nie sú prijateľné názvy skupín. Zabraňujú používateľom použiť znevažujúce alebo zakázané názvy skupín. Okrem toho môžete vynútiť štandardné predpony alebo prípony spoločnosti v názvoch skupín.
Dynamické členstvo – dynamické členstvo umožňuje nastaviť členstvo v skupine podľa pravidla, ktoré pridá (alebo odstráni) členov skupiny na základe metaúdajov (napríklad oddelenia alebo úlohy) v službe Active Directory. Ďalšie informácie o vytváraní dynamického členstva nájdete v téme Použitie atribútov na vytvorenie rozšírených pravidiel.
-
Skryté členstvo – ak máte dôvod na to, aby bolo členstvo v skupiny dôverné, napríklad ak sú členovia študenti, môžete členstvo skryť pred externými používateľmi.
-
Povolenia na vytváranie – v organizácii sú možno aj ľudia, ktorým nechcete povoliť možnosť vytvoriť novú skupinu. Existuje niekoľko spôsobov spravovanie povolení na vytváranie v adresári. Pozrite si tému Správa vytvárania skupín v Microsoft 365.
-
Denníky auditu – Môžete mať väčšiu dôveru, vďaka čomu môžu používatelia vytvárať skupiny a spravovať členstvo v skupine, pretože denníky auditu Microsoft 365 skupín umožňujú zistiť, kto vytvoril alebo odstránil konkrétnu skupinu alebo vykonal zmeny v členstve v skupine. Pozrite si tému: Prehľadať denník auditu v Centre zabezpečenia & služby Microsoft 365.
Správa doručovania vám ponúka niekoľko metód na spracovanie spôsobu odoslania alebo prijatia správ skupiny. Okrem toho existujú nástroje na monitorovanie tokov týchto správ.
-
Odoslať ako alebo Odoslať v mene – tieto nastavenia umožňujú konkrétnym používateľom odosielať e-maily ako od skupiny alebo v mene skupiny.
-
Obmedzenia odosielateľa – tieto nastavenia vám umožnia ovládať, kto bude môcť skupine odosielať správy. Skupinu je možné nakonfigurovať na prijímanie e-mailov od externých používateľov, ale možno budete chcieť nastavenie obmedziť iba na niektorých konkrétnych.
-
Podpora externých používateľov – pozvaním hostí do skupiny ich môžete pridať do e-mailových konverzácií v skupine. Pozrite si tému: Hosťovský prístup v Skupiny v Microsoft 365.
-
Pravidlá prenosu – pravidlá prenosu fungujú v skupinách presne tak, ako na serveri Exchange. Na základe pravidiel je možné vyhľadať správy, ktoré spĺňajú špecifické podmienky, a potom s nimi vykonať ďalšie akcie.
-
E-mailové tipy – e-mailové tipy sú informatívne správy, ktoré sa zobrazia používateľom pri vytváraní správy. Môžu pomôcť predchádzať oznámeniam o nedoručení a upozorniť používateľa, ak správa smeruje externým používateľom alebo presahuje kvóty.
-
Viaceré adresy servera proxy – skupina môže mať aliasy podobne ako poštová schránka používateľa. Ďalšie adresy servera proxy môžu byť užitočné na prijímanie správ odoslaným na ďalšie aliasy alebo na jednoduchšie vyhľadanie skupiny s dlhým alebo komplikovaným názvom. Pozrite si tému: Podpora viacerých domén pre skupiny v Microsoft 365 – Spravovanie Pomocník
-
Maximálne veľkosť pri odosielaní a prijme – tieto kvóty pomôžu predchádzať problémom v skupine s prijímaním (alebo odosielaním) príliš veľkých správ s cieľom lepšie spravovať požiadavky na ukladací priestor a šírku pásma.
Microsoft 365 tiež poskytuje niekoľko nástrojov na správu druhu obsahu, ktorý sa zdieľa vo vašej skupine.
-
Pokyny na používanie – budete môcť definovať pokyny na používanie pre Microsoft 365 skupiny , aby ste používateľov informovali o najvhodnejších postupoch, ktoré pomáhajú udržiavať ich skupiny efektívne a vzdelávať ich o interných politikách obsahu.
-
Klasifikácia údajov – budete môcť vytvoriť prispôsobiteľný systém klasifikácie údajov pre Microsoft 365 skupiny, ktorý umožňuje oddelenie skupín podľa typu politiky (napr. neutajované, podnikové dôverné alebo prísne tajné). Týmto spôsobom môžu vaše skupiny zobrazovať politiky iného obsahu vo vašej organizácii. Rozšíriteľná politika umožňuje vašej organizácii nakonfigurovať koncový bod, ktorý sa vyvolá pri každom vytvorení alebo zmene skupiny, a potom môžete implementovať vlastné politiky na vytvorenie alebo zmenu skupiny.
Spravovanie zmien
Používatelia majú so zmenami niekedy problémy, preto je dôležité komunikovať s existujúcimi členmi distribučných zoznamov a informovať ich o tom, čo môžu očakávať. Tu je niekoľko informácií, ktoré by ste mali v správe uviesť, ako aj niekoľko odpovedí, ktoré môžu byť užitočné:
Čo sú skupiny v Outlooku?
Microsoft 365 skupiny v Outlooku sú jedným riešením spolupráce pre tímy alebo skupiny, ktoré chcú miesto na zdieľanie diskusií, súborov, kalendárov a poznámok jednotným spôsobom, ktorý sa dá ľahko nájsť. Pravdepodobne najlepšou funkciou je to, že v priečinku doručenej pošty skupiny sa uchováva história diskusií a predchádzajúce diskusie je možné ľahko vyhľadať.
Prečo dochádza k tejto zmene?
Ľudia si často žiadali možnosť vyhľadávať správy uverejnené v distribučnom zozname, aby mohli nájsť informácie, ktoré boli v minulosti predmetom diskusie. Inovácia distribučného zoznamu na skupinu znamená, že ľudia sa nemusia znova a znova pýtať rovnaké otázky alebo odpovedať na ne.
Nová skupina bude obsahovať aj kalendár udalostí skupiny, knižnicu zdieľaných súborov a onenotový poznámkový blok na spoluprácu a zhromažďovanie informácií pre budúce použitie.
Musím niečo urobiť, keď sa chcem pridať do skupiny, ak som už bol členom distribučného zoznamu?
Nie, ak ste už boli členom distribučného zoznamu, členom novej skupiny budete automaticky.
Ako získam prístup do novej skupiny v Outlooku? A čo Outlook na webe?
Ak chcete získať prístup do novej skupiny v Outlooku, stačí prejsť do kategórie Skupiny v dolnej časti navigačnej tably na ľavej strane. Ak túto skupinu budete používať často, môžete ju pripnúť ako obľúbenú položku, keď na ňu kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete položku Zobraziť ako obľúbené.
Okrem toho sú k dispozícii bezplatní mobilní klienti pre Microsoft 365 skupiny na každej mobilnej platforme (iOS, Android atď.), aby ste k skupine mohli jednoducho pristupovať aj na cestách.
Môžem aj naďalej jednoducho e-mailovať?
Môžete, samozrejme. Ten istý e-mailový alias, ktorý ste používali v distribučnom zozname, bude naďalej fungovať aj v skupine v Outlooku.
Taktiež...
Nezabudnite ich informovať, kedy k tejto zmene dôjde a na koho sa môžu obrátiť, ak budú mať ďalšie otázky.
Migrácia distribučných zoznamov
Ste pripravení na inováciu distribučného zoznamu na skupinu? Pozrite si tému Migrácia distribučných zoznamov do skupín v Microsoft 365 – Spravovanie Pomocník.
Ktoré distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny v Microsoft 365?
Inovovať môžete iba cloudové, jednoduché, nevnorené distribučné zoznamy na skupiny v Microsoft 365. Pozrite si tému Nie je možné inovovať distribučné zoznamy na skupiny v Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
Čo ďalej?
Po inovácii distribučnej skupiny na skupinuMicrosoft 365 je potrebné vykonať niekoľko následných úloh, aby ste zabezpečili plynulý priebeh.
-
Spracovanie používateľov – skontrolujte ich hneď po dokončení inovácie a potom znova o niekoľko dní. Ak uvidia, že ich počúvate a reagovať na všetky ich prípadné otázky, bude to mať veľký vplyv na to, aby boli spokojní a pripravení na zmenu.
-
Monitorovanie zostáv rezervovania – portál Microsoft 365 Spravovanie Portal obsahuje niekoľko dobrých zostáv, ktoré vám môžu ukázať, koľko používateľov skupinu používa, ako často a aké funkcie používajú. Tieto zostavy vám pomôžu navrhnúť spracovanie a školenie používateľov, ako aj zvýrazniť to, kde používatelia získavajú z novej skupiny najväčšiu hodnotu. Pozrite si tému: Výkazy aktivít v Centrum spravovania služby Microsoft 365.
-
Zdieľanie skúseností – oznámte aj ďalším tímom v spoločnosti, že ste inovovali distribučnú skupinu a akým spôsobom ste to urobili, aby bola inovácia úspešná. Zdieľaním informácií môžete pomôcť ďalším tímom nasledovať váš príklad úspešnej inovácie s ich skupinou.
Pozrite tiež
Máte otázky o Microsoft 365 skupinách?
Navštívte Skupiny v Microsoft 365 Tech Community.
Váš názor nás zaujíma
Tento článok bol naposledy aktualizovaný 16. októbra 2020 na základe vašich pripomienok. Ak ste zistili, že vás viedli k užitočným informáciám, a najmä ak nie, kliknite na ovládacie prvky pripomienok uvedené nižšie a pošlite nám konštruktívne komentáre, aby sme ich mohli naďalej vylepšovať. Ďakujeme!
