Použitie šablóny tímovej lokality správy zmlúv využívanej službou Microsoft Syntex

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny lokality na novú alebo existujúcu lokalitu SharePoint.

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokalít budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnené stránky lokality:

• Domovská stránka – poskytuje návštevníkom a miesto prvého kontaktu na kontrolu noviniek o prebiehajúcich krízach, aktualizáciách odpovedí, informáciách o politikách a postupoch a užitočných zdrojoch informácií.

• Klienti – táto stránka poskytuje informácie o klientovi na jednom vhodnom mieste.

• Potvrdzovacie listy – sledujte korešpondenciu, ktorá formalizuje podmienky zmlúv medzi klientmi a vašou organizáciou. 

• Šablóny zmlúv – Vyberte príslušnú šablónu zmluvy pre typ zmluvy, ako sú napríklad zmluvy o neztajnení, zmluvy o poskytovaní služieb a pracovné výkazy. 

• Žiadosti o zmluvy – Pomocou zoznamu preddefinovaných zmlúv môžete sledovať požadované zmluvy a ich stav alebo odoslať žiadosť priamo tímu. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Modely – ukladajte knižnicu modelov na extrahovanie metaúdajov a klasifikáciu informácií z dokumentov pomocou služby Microsoft Syntex. Dodáva sa s dvoma vopred naformátovanými zmluvnými modelmi. 

• Oblasti – túto vopred vytvorený knižnicu použite na klasifikáciu dokumentov zmluvy podľa geografickej oblasti, krajiny alebo oblasti.

• Zmluvy o poskytovaní služieb – obsahuje zoznam preddefinovaných služieb, ktorý pomáha sledovať stav zmlúv o poskytovaní služieb a poskytuje prehľad podrobností zmluvy.

• Pracovné výkazy – obsahuje vlastný vopred nakonfigurovaný zoznam, ktorý vám pomôže usporiadať svoje pracovné vyhlásenia v zobrazení panela.

• Kôš – poskytuje prístup k naposledy zahodeného obsahu tímu.

Po pridaní šablóny tímovej lokality správy zmlúv je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť vlastnú. 

Použite poskytnutý kurz o službe Microsoft Syntex – ukazuje, ako ovláda vašu lokalitu na správu zmlúv, aby ste sa mohli naučiť používať a vytvárať vlastné modely dokumentov. Používa webové časti Text a Obrázok na poskytovanie pútavého obsahu a možno ich upravovať alebo odstraňovať.  Prezentovanie dôležitých noviniek a oznamov – Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie dôležitých politík, aktualizácií a ďalších užitočných zdrojov informácií. Dajte prepojenia tlačidlo tak, aby vynikli - Pomocou webovej časti Tlačidlo pomôcť dôležité odkazy vyniknúť na vašich stránkach.  Poskytnutie jednoduchého prístupu k dokumentom – webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k šablónám a dokumentom zmluvy. Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – webová časť Aktivita lokality sa používa na zobrazenie naposledy použitého obsahu inými členmi tímu. Zvýraznite prepojenia na často používané zdroje – webová časť Rýchle prepojenia poskytuje jednoduchý prístup k zdrojom. Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – pomocou webovej časti Ľudia môžete zadať zoznam kľúčových kontaktov pre tím správy zmlúv.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu lokality, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Pri prispôsobovaní sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Počas práce môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby sa úpravy zobrazovali divákom.

1. Používanie webových častí Text a Obrázok na poskytovanie pútavého obsahu 

1. Začnite výberom webovej časti Text a výberom položky Upraviť vlastnosti ().

2. Upravte text priamo vo webovej časti. 

3. Vyberte webovú časť Obrázok a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

4. Vyberte položku Zmeniť a vyberte zdroj obrázka. 

5. Po výbere obrázka vyberte položku Vložiť.  

Ďalšie informácie o úprave webových častí Texta Obrázok.

2. Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie dôležitých politík, aktualizácií a ďalších užitočných zdrojov informácií.

1. Začnite výberom webovej časti Hlavného banera a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Potom vyberte možnosti vrstvy a dlaždice, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úprave webovej časti Hlavného banera.

3.  Používanie webovej časti Tlačidlo na pomoc pri vynikaní dôležitých prepojení na lokalite

1. Vyberte webovú časť Tlačidlo a potom položku Upraviť vlastnosti ().

2. Vykonajte zmeny označenia, prepojenia a zarovnania tlačidla.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Tlačidlo. 

4. Webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k šablónám a dokumentom zmluvy

1. Ak chcete zmeniť zobrazenie alebo zdroj priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Ak chcete upraviť priečinky, označenia, obsah knižnice dokumentov, prejdite do knižnice v obsahu lokality, vykonajte úpravy a potom sa vo webovej časti zobrazí aktualizácia obsahu.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Knižnica dokumentov.

5. Webová časť Aktivita lokality sa používa na zachovanie aktuálnosti tímovej aktivity

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Do poľa s nástrojmi zadajte číslo v časti Zobraziť tento počet položiek súčasne.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

6. Webová časť Rýchle prepojenia vám poskytne jednoduchý prístup k zdrojom

1. Prejdite do webovej časti Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úprave webovej časti Rýchle prepojenia.

7.  Používanie webovej časti Ľudia na vytvorenie zoznamu kľúčových kontaktov pre tím správy zmlúv

1. Začnite odstránením zástupnej webovej časti Ľudia.

2. Nájdite panel s nástrojmi () na pravej strane. Vyberte položku Zobraziť všetky webové časti a potom v zozname webových častí vyberte alebo presuňte myšou položku Ľudia . 

3. Vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

4. Upravte rozloženie a zadajte meno osoby alebo skupiny a potom vyberte položku Uložiť.

Ďalšie informácie o webovej časti Ľudia.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality 

• Klienti – Uchovávajte si zoznam informácií o klientoch, aby ste k nim mali jednoduchý prístup. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu. 

• Potvrdzovacie listy – usporadúvanie dôležitej dokumentácie medzi klientmi a vašou organizáciou.  Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

• Šablóny zmlúv – Použite niektoré z poskytnutých šablón zmlúv alebo ukladajte vlastné šablóny, ktoré sú ľahko prístupné tímu správy zmlúv. Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

• Žiadosti o zmluvy – Zoznam preddefinovaných zmlúv sa používa na sledovanie požadovaných zmlúv a ich stavu. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu. 

• Modely – na extrahovanie a klasifikáciu informácií z dokumentov použite vopred nakonfigurované vzorové modely. Dodáva sa s dvoma vopred naformátovanými zmluvnými modelmi. Ďalšie informácie o používaní služby Microsoft Syntex nájdete tu. 

• Oblasti – Ukladajte zmluvné dokumenty podľa geografickej oblasti, krajiny alebo oblasti. Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

• Zmluvy o poskytovaní služieb – obsahuje zoznam preddefinovaných služieb, ktorý pomáha sledovať stav zmlúv o poskytovaní služieb a poskytuje prehľad podrobností zmluvy. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu. 

• Výkazy o pracovnom zozname – obsahuje vlastný vopred nakonfigurovaný zoznam, ktorý vám pomôže usporiadať pracovné výkazy v zobrazení panela. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu. 

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie lokality

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi zabezpečte, aby používatelia mohli lokalitu nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahrávaním prostriedkov.

• Upravte a prispôsobte navigáciu na lokalite.

• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.

• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo na navigáciu na lokalite , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.

• Vyberte priradenie tejto lokality k centrálnej lokalite v rámci vašej organizácie alebo pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie centrálnej lokality v prípade potreby.

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položkuPovolenia lokality.

   

2. Vyberte položku Pridať členov a potom vyberte položku Pridať členov do skupiny.

   

3. Vyberte položku Pridať členov a potom zadajte mená všetkých používateľov, ktorým chcete udeliť úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový outlookový kalendár, a práva na úpravy lokality. 

4. Po pridaní členov a nastavení povolení vyberte položku Uložiť.

Prečítajte si ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Po vytvorení a spustení lokality je ďalšou dôležitou fázou udržiavanie obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na udržiavanie aktuálnosti obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plán údržby lokality – vytvorte plán na kontrolu obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.

• Pravidelné uverejňovanie noviniek – distribúcia najnovších oznámení, informácií a stavu v rámci celej organizácie.  Zistite, ako pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu, a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia o tom, ako môžu používať sharepointové novinky.

• Kontrola prepojení a webových častí – aktualizujte prepojenia a webové časti, aby ste mali istotu, že využívate plnú hodnotu lokality.

• Zlepšenie interakcie pomocou analýzy – zobrazenie používania lokality pomocou vstavanej zostavy údajov o používanína získanie informácií o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a ďalších funkciách.

• Pravidelne kontrolujte nastavenia lokality – po vytvorení lokality v SharePointe môžete vykonávať zmeny v nastaveniach, informáciách o lokalite a povoleniach pre danú lokalitu.