|
Ați făcut modificări în planificarea proiectului, iar acum data de sfârșit s-a îndepărtat prea mult. Pentru a remedia data de sfârșit a proiectului, ajustați activitățile care au cel mai mare impact asupra datei de sfârșit a proiectului. Aceste activități se află pe calea critică a proiectului. Pentru mai multe articole din această serie de ghiduri de instruire în managementul de proiect, consultați Ghidul Project. |
Sfaturi pentru managementul proiectelor, înainte să începeți
Când faceți modificări în planificare, există trei factori pe care trebuie să-i urmăriți: costul proiectului, întinderea produselor finale și durata. Acestea sunt afișate deseori sub formă de triunghi. Nu puteți modifica un punct al triunghiului fără să le afectați pe celelalte.
Iată exemple cu ceea ce înseamnă aceasta, pentru data de sfârșit a proiectului.
-
Când aduceți mai aproape data de sfârșit planificată a proiectului, s-ar putea să rezulte costuri mai mari și o întindere mai mică.
-
Dacă intenționați să nu modificați niciodată costurile proiectului, rezultatul poate fi o planificare mai lungă și o întindere mai mică.
-
Dacă măriți întinderea sau numărul produselor finale, proiectul ar putea dura și costa mai mult, cu angajați suplimentari sau resurse suplimentare
Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect Indiferent cât de bine planificați un proiect, vor exista probleme. Începeți să căutați probleme acum, în loc să așteptați până când situația se poate agrava semnificativ.
Iată câteva modalități de a începe să monitorizați și să remediați proiectul.
-
Cercetați mai întâi cele mai importante activități Unele activități sunt mai importante ca altele atunci când trebuie să rezolvați probleme din proiect. Activitățile care afectează cel mai mult planificarea sunt activitățile critice și cele la care trebuie să fiți cel mai atent.
-
Obțineți vizualizarea corectă pentru proiectul dvs. Project are numeroase vizualizări și rapoarte care vă ajută să vă dați seama ce nu este în regulă cu proiectul. Pentru proiecte simple, urmăriți cu atenție data de sfârșit a proiectului utilizând diagrama Gantt. Pentru proiecte complicate, verificați tabelele de varianță sau rapoartele de valoare câștigată.
-
Obțineți rapoarte de stare săptămânale Nu este ușor nimănui să trimită rapoarte de stare a lucrului. O modalitate simplă de a afla starea ar fi în timpul întâlnirilor săptămânale ale echipei. Colectarea mai frecventă a stării, mai des de o dată pe săptămână, se poate dovedi contraproductivă.
Dacă sunteți un manager de proiect cu experiență Sunteți manager de proiect de mult timp, însă acum vă confruntați cu un proiect care necesită monitorizare atentă pentru a vă încadra în buget.
În plus, sponsorul spune că dorește rapoarte lunare la nivel de conducere.
Iată câteva lucruri care vă ajută să începeți monitorizarea, raportarea și remedierea proiectului.
-
Creați o linie de referință pentru proiect După ce v-ați creat planificarea, salvați o versiune de linie de referință. O linie de referință este o versiune originală a proiectului, pe care o puteți utiliza pentru a o compara cu progresul activităților.
-
Obțineți vizualizarea corectă pentru proiectul dvs. Project are numeroase vizualizări și rapoarte care vă ajută să vă dați seama ce nu este în regulă cu proiectul dvs. Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, consultați rapoartele de varianță sau rapoartele despre valoarea câștigată pentru a vedea ce nu este în regulă.
-
Obțineți rapoarte de stare săptămânale Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, puteți să utilizați metode mai sofisticate pentru a colecta rapoarte de stare săptămânale. Membrii echipei pot introduce informații despre stare într-o listă de activități SharePoint, care poate fi apoi sincronizată cu Microsoft Project. Dacă utilizați Project Professional, puteți să utilizați și Project Web App pentru a colecta rapoarte de stare de la echipa dvs. Colectarea mai frecventă a stării, mai des de o dată pe săptămână, se poate dovedi contraproductivă.
-
Înțelegerea analizei valorii obținute Analiza valorii obținute vă ajută să determinați dacă proiectul dvs. este în grafic.
Monitorizați-vă proiectul
Vizualizați actualizările de stare de la membrii echipei pentru a afla care sunt problemele. Puteți să urmăriți rapid progresul utilizând diagrama Gantt sau puteți să utilizați o analiză sofisticată a valorii câștigate. Aceasta vă ajută să vedeți dacă lucrul la proiectul dvs. se desfășoară conform așteptărilor. |
|
Aflați cum este planificat proiectul dvs. Puteți vedea modul în care modificările din planificarea activităților afectează data de terminare a proiectului. |
|
Afișați activitățile care au cel mai mare impact asupra datei de sfârșit a proiectului. Cercetați mai întâi aceste activități pentru a remedia problemele din planificare. |
|
Alegerea vizualizării corecte a planificării proiectului dvs. |
Utilizați vizualizările și rapoartele din Project pentru a detecta unde ar putea fi probleme și pentru a contribui la efectuarea modificărilor în planificare. |
Pentru a reîncepe urmărirea, porniți o nouă linie de referință pentru a compara progresul viitor. |
|
Creați și particularizați rapoarte grafice cu progresul proiectului. Vizualizați aceste rapoarte în Project sau exportați-le în alte aplicații, precum PowerPoint, Word sau Excel. |
|
Valoarea obținută vă ajută să răspundeți la întrebări cum ar fi: "Analizând volumul de lucru efectuat până acum în acest proiect, câți bani ar fi trebuit să cheltuim?" sau "Vom termina la timp?" |
Remediați problemele
Alegeți o dată care începe sau se termină la o dată care este anterioară datei planului curent. Dacă aceasta este o opțiune pentru proiect, încercați să modificați mai întâi data de început. |
|
Reduceți duratele activităților pentru a aduce mai aproape data de sfârșit. Asigurați-vă că reduceți duratele activităților pentru activitățile critice, acelea care au cel mai mare impact asupra datei de sfârșit a proiectului. |
|
Când sunt persoane care lucrează la mai multe sarcini simultan, permiteți Project să distribuie mai echitabil lucrul, prin redistribuirea atribuirilor de resurse. |
|
Puteți scinda o singură activitate dacă aceasta cuprinde mai multe elemente la care se poate lucra simultan de către resurse diferite. Dacă scindați o activitate de cale critică în aceste elemente diferite cu atribuiri diferite, este posibil să reușiți să îndepliniți data de terminare. |
|
Adăugați persoane care să lucreze în activitățile care amână data de sfârșit. |
|
Eliminarea persoanelor din activități este o altă metodă de a aduce mai aproape data de sfârșit a proiectului. Prea multe persoane într-o activitate sau persoanele nepotrivite pot crea probleme de comunicare care pot mări durata activităților. |
|
Puteți să aduceți mai aproape data de sfârșit a proiectului dacă modificați calendarele de lucru ale persoanelor. Puteți să adăugați zile lucrătoare suplimentare la orarele persoanelor sau să le puneți să lucreze ore suplimentare. |
|
Obțineți răspunsuri la întrebările despre Project de la experți. Forumul Project de la Answers.com are utilizatori experimentați, dar și consultanți Project gata să vă răspundă la întrebări. |
|
După ce ați făcut modificări în planificarea unei persoane, comunicați-i modificările respective astfel încât să nu se piardă informațiile. |
|
Orice modificare dintr-un proiect presupune o modificare de timp, de bani sau de întindere. Aceștia sunt factorii cu care jonglați zi de zi pentru a vă menține planul de proiect în grafic. Aflați cum să lucrați cu aceste restricții. |
|
Pe măsură ce Project vă ajustează planificarea, activitățile se pot deplasa în mod neașteptat. Înțelegeți marele "De ce?" să înțelegeți ce stă în spatele modului de funcționare al motorului puternic de planificare din Project. |