Acest articol tratează componenta tehnică a modului în care Project planifică activitățile în proiectul dvs. Utilizatorii sunt uneori derutați când Project mută automat o activitate la o altă oră decât se așteptau. Sau se întreabă de ce modificarea unei restricții de activitate, de exemplu, a provocat mutarea imprevizibilă a altor activități. Aceasta este șansa dvs. să înțelegeți ce stă în spatele modului de funcționare al motorului puternic de planificare din Project.
Acest lucru nu este neapărat ușor de înțeles la început, dar parcurgerea lui vă va face un manager de proiect mai priceput și vă va oferi un control mai ferm asupra datei de sfârșit a proiectului.
Ce doriți să învățați?
-
Cum este afectată planificarea de către data de începere a proiectului?
-
Cum este afectată planificarea de către linkurile de activitate?
-
Cum este afectată planificarea de către restricțiile asupra activităților?
-
Cum este afectată planificarea de către tipurile de activitate?
-
Cum este afectată planificarea de către planificarea bazată pe efort?
-
Cum este afectată planificarea de către planificarea manuală și automată?
-
Cum este influențată planificarea de către atribuirile de resurse?
-
Obțineți mai multe informații tehnice despre modul în care planifică Project
Cum este afectată planificarea de către data de începere a proiectului?
Când adăugați o activitate nouă într-o planificare, aceasta este planificată automat să înceapă la data de începere a proiectului. Pe măsură ce activitățile sunt adăugate și conectate la alte activități, datele de începere ale activităților se modifică, iar ultima activitate de finalizat determină data de terminare a proiectului.
-
Pentru a găsi data de începere a proiectului sau pentru a o schimba la o altă dată, selectați Proiect, apoi selectați Informații proiect.
Desigur, vor exista și excepții. De exemplu, activitățile nu se deplasează precum alte activități. Citiți mai departe în acest articol pentru a afla mai multe despre activitățile planificate manual, în comparație cu activitățile planificate automat.
Aproape toate proiectele ar trebui planificate de la o dată de începere cunoscută. Chiar dacă nu cunoașteți data la care un proiect trebuie finalizat, planificarea de la o dată de începere vă oferă flexibilitate maximă.
Cu toate acestea, este util să planificați de la o dată de finalizare, în cazul în care:
-
Trebuie să aflați când trebuie să înceapă un proiect, astfel încât să se termine la o dată obligatorie specificată.
-
Nu sunteți sigur când începe proiectul (de exemplu, primiți de lucru de la o altă sursă, care poate întârzia).
-
Metodologia de gestionare de proiect vă solicită să planificați pornind de la o dată de finalizare.
Pe măsură ce lucrați cu un proiect care este planificat pornind de la o dată de finalizare, fiți conștient de diferențele existente în maniera în care Project gestionează unele acțiuni:
-
Când introduceți o activitate planificată automat, Project atribuie automat restricția ALAP (As Late As Possible - Cât mai târziu posibil) datei de terminare a activității. Ar trebui să setați alte restricții doar atunci când este necesar (Selectați o activitate, apoi selectați Activitate > Informații).
-
Dacă glisați o Bară Gantt pentru a modifica data de terminare a unei activități, Project atribuie automat o restricție FNLT (Finish No Later Than - Terminare fără a depăși data de) pentru o activitate planificată automat.
-
Dacă modificați proiectul să planifice începând de la o dată de finalizare, iar acesta a fost planificat anterior de la o dată de începere, veți elimina toate întârzierile de redistribuire și împărțirile de redistribuire din activitățile și atribuirile care au fost planificate automat. Activitățile planificate manual nu sunt afectate.
-
Dacă utilizați redistribuirea automată pentru a reduce supraalocările de resurse din proiect, Project va adăuga o întârziere de redistribuire după o activitate, nu înaintea unei activități (Pentru a verifica setările de redistribuire, selectați fila Resursă , apoi selectați Redistribuire resursă).
Cum este afectată planificarea de către linkurile de activitate?
Linkurile de activitate (dependențele) afișează relația în timp a unei activități cu alta. Crearea de legături între activități creează dependențe de activități. Lanțul lung de activități determină întreaga durată și terminarea unui proiect.
Sfat pentru managementul de proiect Când creați linkuri între activități într-un proiect, este configurată o cale critică de linkuri. Această cale critică determină terminarea proiectului dvs. Aflați mai multe despre calea critică.
|
Tip de link |
Exemplu |
Descriere |
|---|---|---|
|
Sfârșit-început (SI) |
|
Activitatea dependentă (B) nu poate începe până când nu se termină activitatea de care este dependentă (A). De exemplu, dacă aveți două activități, „Săpare fundație” și „Turnare beton”, activitatea „Turnare beton” nu poate începe până când nu se încheie activitatea „Săpare fundație”.Atunci când legați activități în Project, tipul de link implicit este sfârșit-început.Acest tip de link este tipul implicit. Dacă nu specificați un tip de link, este presupusă relația sfârșit-început. |
|
Început-început (II) |
|
Activitatea dependentă (B) nu poate începe până când nu începe activitatea (A), de care este dependentă. Activitatea dependentă poate începe în orice moment, după începerea activității de care depinde. Tipul de link II nu necesită ca ambele activități să înceapă în același timp. De exemplu, dacă aveți două activități, „Turnare beton” și „Nivelare beton”, activitatea „Nivelare beton” nu poate începe până când nu începe activitatea „Turnare beton”. |
|
Sfârșit-sfârșit (II) |
|
Activitatea dependentă (B) nu poate fi finalizată până când nu se termină activitatea de care este dependentă (A). Activitatea dependentă poate fi finalizată în orice moment, după terminarea activității de care depinde. Tipul de link II nu necesită ca ambele activități să fie finalizate în același timp. De exemplu, dacă aveți două activități, „Adăugare cabluri” și „Adăugare instalații sanitare”, ambele trebuie finalizate în același timp, înainte să poată fi efectuată o inspecție. |
|
Început-sfârșit (IS) |
|
Activitatea dependentă (B) nu poate fi finalizată până când nu începe activitatea (A), de care depinde. Activitatea dependentă poate fi terminată în orice moment, după ce începe activitatea de care depinde. Tipul de link IS nu necesită ca activitatea dependentă să fie finalizată în același timp cu începutul activității de care depinde. Acest tip de link este rareori utilizat în managementul de proiect. Un exemplu ar fi construirea acoperișului unei case și cele două activități: adăugarea acoperișului și supravegherea lucrării. În acest caz, construirea acoperișului poate începe, însă supraveghetorul trebuie să apară înaintea terminării acoperișului. |
Notă despre activitățile planificate manual Atunci când legați o activitate planificată manual la altă activitate, Project respectă tipul de link și plasează activitatea planificată manual relativ la cealaltă activitate. De exemplu, activitatea succesoare cu un link sfârșit-început este afișată ca început atunci când se termină predecesorul. Cu toate acestea, activitatea succesoare se va muta numai atunci când se creează legătura. Dacă predecesorul modifică ulterior data sa de terminare, data de început a succesorului va rămâne neschimbată.
Cu toate acestea, puteți configura Project astfel încât o activitate planificată manual să nu se deplaseze, când este legată la o altă activitate.
-
Selectați Opțiuni > fișier > Planificare.
-
Debifați caseta de selectare Actualizați activitățile planificate manual atunci când editați legături.
Cum este afectată planificarea de către restricțiile asupra activităților?
Restricțiile vă permit să controlați data de începere și de terminare a unei activități planificate automat. Există trei tipuri de restricții:
-
Restricțiile flexibile nu au date specifice asociate cu acestea. Setarea acestor restricții vă permite să porniți activități oricât de devreme sau oricât de târziu, iar activitatea să se termine înainte de terminarea proiectului, date fiind alte restricții și dependențe între activități, în planificare.
-
Restricțiile parțial flexibile necesită o dată asociată care controlează cea mai veche sau cea mai recentă dată de începere sau de terminare a unei activități. Aceste restricții permit unei activități să se încheie în orice moment, cu condiția să respecte termenul limită de începere sau de terminare.
-
Restricțiile inflexibile necesită o dată asociată care controlează data de început sau de sfârșit a activității. Aceste restricții sunt utile atunci când trebuie să vă faceți programul să ia în considerare factori externi, cum ar fi disponibilitatea echipamentelor sau resurselor, termenele limită, jaloanele contractelor și datele de început și de sfârșit.
Sfat pentru managementul de proiect În aproape toate cazurile, utilizați restricția ASAP. Aceasta oferă motorului de planificare cea mai mare flexibilitate în determinarea datei de terminare ideale pentru proiectul dvs.
Iată două modalități de a vedea imediat restricțiile asupra activităților dvs.
-
Pentru a revizui sau a modifica o restricție, selectați o activitate, apoi selectați Activitate > Informații. Selectați fila Complex pentru a vedea casetele Tip de restricție și Dată constrângere .
-
În cazul în care restricția nu este de tip ASAP sau ALAP, tipul de restricție va afișa indicatorul său grafic asociat în coloana Indicator din orice Vizualizare foaie, cum ar fi diagrama Gantt.
Restricțiile cu flexibilitate de planificare moderată vor restricționa începerea unei activități sau terminarea acesteia înainte sau după o dată pe care o alegeți. De exemplu, o activitate cu o restricție SNET (Start No Earlier Than - Începere nu mai devreme de) pentru 15 iunie și o dependență SI față de o altă activitate, poate începe pe 15 iunie, dacă activitatea care a precedat-o s-a încheiat până pe 15 iunie (sau mai târziu, dacă activitatea predecesoare se încheie după 15 iunie), dar nu poate fi planificată înainte de 15 iunie. De exemplu, aceasta poate fi o utilizare adecvată a restricțiilor dacă aveți o autorizație de construcție care este potrivită doar pentru anumite date. În acest caz, puteți utiliza restricțiile SNET sau FNLT.
Următorul tabel listează restricțiile furnizate în Project.
|
Tip de restricție |
Nume restricție |
Descriere |
|---|---|---|
|
Flexibil |
Restricție ALAP (As Late As Possible - Cât mai târziu posibil) |
Planifică activitatea cât mai târziu posibil, iar activitatea se termină înainte de terminarea proiectului și fără să întârzie activitățile următoare. Aceasta este restricția implicită pentru activități, când planificați pornind de la data de terminare a proiectului. Nu introduceți o dată de începere sau de terminare a unei activități cu această restricție. |
|
Flexibil |
Restricție ASAP (As Soon As Possible - Cât de curând posibil) |
Planifică activitatea să înceapă cât mai curând posibil. Aceasta este restricția implicită pentru activități, când planificați pornind de la data de începere a proiectului. Nu introduceți o dată de începere sau de terminare cu această restricție. |
|
Parțial flexibil |
Restricție SNET (Start No Earlier Than - Începere nu mai devreme de) |
Planifică activitatea să înceapă la o anumită dată sau după data respectivă. Utilizați această restricție pentru a vă asigura că o activitate nu începe înaintea unei date specificate. |
|
Parțial flexibil |
Restricție FNET (Finish No Earlier Than - Terminare nu mai devreme de) |
Planifică activitatea să se termine la o anumită dată sau după data respectivă. Utilizați această restricție pentru a vă asigura că o activitate nu se termină înaintea unei anumite date. |
|
Parțial flexibil |
Restricție SNLT (Start No Later Than - Începere nu mai târziu de) |
Planifică activitatea să înceapă la o anumită dată sau înainte de data respectivă. Utilizați această restricție pentru a vă asigura că o activitate nu începe după o dată specificată. |
|
Parțial flexibil |
Restricție FNLT (Finish No Later Than - Terminare fără a depăși data de) |
Planifică activitatea să se termine la o anumită dată sau înainte de data respectivă. Utilizați această restricție pentru a vă asigura că o activitate nu se termină după o anumită dată. |
|
Inflexibil |
Restricție MFO (Must Finish On - Terminare obligatorie la) |
Planifică activitatea să se termine la o dată specificată. Setează datele de terminare timpurii, planificate și târzii la data pe care o tastați și ancorează activitatea în planificare. |
|
Inflexibil |
Restricție MSO (Must Start On - Trebuie să înceapă pe) |
Planifică activitatea să înceapă la o dată specificată. Setează datele de începere timpurii, planificate și târzii la data pe care o tastați și ancorează activitatea în planificare. |
Implicit, în toate activitățile dintr-un proiect care este planificat de la data de începere, a fost aplicată restricția ASAP. La fel, implicit, în toate activitățile dintr-un proiect care este planificat de la data de terminare, a fost aplicată restricția ALAP.
Constrângerile rigide înlocuiesc de obicei dependențele dintre activități și restricționează o activitate la o dată pe care o alegeți. De exemplu, o activitate cu restricția MSO pentru 30 septembrie și o dependență sfârșit-început față de altă activitate va fi planificată întotdeauna pentru 30 septembrie, indiferent dacă predecesoarea sa se finalizează mai devreme sau mai târziu. Puteți schimba acest comportament. Selectați Opțiuni > fișier >Planificare, apoi bifați caseta de selectare Activitățile își vor respecta întotdeauna datele de constrângere.
Cum este afectată planificarea de către tipurile de activitate?
Tipurile de activități se aplică doar la activitățile planificate automat și sunt de trei tipuri: unități fixe, lucru fix și durată fixă. Project consultă tipul unei activități pentru a afla cum se vor comporta durata, lucrul și unitățile pe măsură ce Project vă planifică proiectul.
Fiecare dintre tipurile de activități afectează planificarea, când editați unul dintre cele trei elemente după cum urmează:
|
Într-un |
Dacă revizuiți unitățile |
Dacă revizuiți durata |
Dacă revizuiți lucrul |
|---|---|---|---|
|
Activitate cu unități fixe |
Durata este recalculată. |
Lucrul este recalculat. |
Durata este recalculată. |
|
Activitate de lucru fixă |
Durata este recalculată. |
Unitățile sunt recalculate. |
Durata este recalculată. |
|
Activitate cu durată fixă |
Lucrul este recalculat. |
Lucrul este recalculat. |
Unitățile sunt recalculate. |
-
Pentru a modifica un tip de activitate, selectați activitatea, selectați Informații> activitate și accesați fila Complex .
Câteva exemple
Să presupunem că aveți o activitate cu unități fixe, cu o unitate de resurse integrală disponibilă pentru 8 ore în fiecare zi. Setați activitatea cu o durată de 10 zile și 80 de ore de lucru.
-
Dacă aflați că o altă resursă integrală poate ajuta în activitate, Project recalculează durata activității. Activitatea are acum atribuite două unități, cu o durată de 5 zile și 80 de ore de lucru.
-
Dacă aflați că aveți 8 zile pentru a termina activitatea, în loc de 10 zile, Project recalculează volumul de lucru al activității. Activitatea are acum o durată de 8 zile, cu 64 de ore de lucru și o unitate de resurse.
-
Dacă descoperiți că activitatea va presupune încă 20 de ore de lucru suplimentar, Project recalculează durata activității. Activitatea are acum 100 de ore de lucru, cu o durată de 12,5 zile și o unitate de resurse.
Să presupunem că transformați aceeași activitate într-o activitate cu volum de lucru fix. Aceasta înseamnă că activitatea nu poate prelua decât volumul de lucru pe care îl specificați: nici mai mult, nici mai puțin. În acest exemplu, activitatea are o resursă integrală disponibilă 8 ore în fiecare zi și are o durată de 10 zile, cu 80 de ore de lucru.
-
Dacă aflați că o altă resursă integrală poate ajuta în activitate, Project recalculează durata activității. Activitatea are acum atribuite 2 unități, cu o durată de 5 zile și 80 de ore de lucru.
-
Dacă aflați că aveți 8 zile pentru a termina activitatea, în loc de 10 zile, Project recalculează unitățile de resurse ale activității. Pentru a termina activitatea în 80 de ore, în 8 zile, trebuie atribuite 1,25 unități de resurse. Unitatea de resurse atribuită momentan activității este alocată la 125%. Trebuie să atribuiți altă resursă pentru a oferi o motivație pentru alocarea suplimentară de 25%.
-
Dacă descoperiți că activitatea va presupune încă 20 de ore de lucru suplimentar, Project recalculează durata activității. Activitatea are acum 100 de ore de lucru, cu o durată de 12,5 zile și o unitate de resurse.
În sfârșit, să presupunem că transformați aceeași activitate într-o activitate cu durată fixă. Aceasta înseamnă că activitatea trebuie finalizată în intervalul pe care îl specificați. Din nou, în acest exemplu, activitatea are o resursă integrală disponibilă 8 ore în fiecare zi și are o durată de 10 zile, cu 80 de ore de lucru.
-
Dacă aflați că o altă resursă poate ajuta în activitate, Project recalculează volumul de lucru atribuit fiecărei resurse. Când activității îi era atribuită o singură resursă, resursa respectivă avea la dispoziție 80 de ore de lucru pentru a termina. Dacă îi atribuiți activității altă resursă, fiecare resursă are 40 de ore de lucru în care să termine, în aceeași durată de 10 zile, pentru un total de 80 de ore de lucru. Adăugând o altă unitate de resurse, revizuiți și alocarea ambelor unități la 50% fiecare, făcându-le disponibile pe amândouă să lucreze în proporție de la 50% la alte activități.
-
Dacă aflați că aveți 8 zile pentru a termina activitatea, în loc de 10 zile, Project recalculează volumul de lucru al activității. Activitatea are acum o durată de 8 zile, cu 64 de ore de lucru și o unitate de resurse.
Dacă descoperiți că activitatea va presupune încă 20 de ore de lucru suplimentar, Project recalculează unitățile de resurse ale activității, astfel încât volumul de lucru suplimentar să fie finalizat în intervalul de 10 zile. Activitatea are acum 100 de ore de lucru, cu o durată de 10 zile și 1,25 unități de resurse. Unitatea de resurse atribuită momentan activității este alocată la 125%. Trebuie să atribuiți altă resursă pentru a oferi o motivație pentru alocarea suplimentară de 25%.
: Deoarece atribuirile de resurse de cost nu au valori pentru lucru sau unități, aceste valori nu vor fi recalculate, când se modifică data de începere sau de terminare a activității. De asemenea, datele nu sunt niciodată recalculate pentru o atribuire de resurse de cost, deoarece nu puteți modifica lucrul sau unitățile.
Iată un tabel cu elementele de reținut despre tipurile de activitate.
|
Sfaturi și sugestii |
Explicație |
|---|---|
|
Căutați activități bazate pe efort |
Dacă selectați Lucru fix în lista Tip de activitate , nu puteți modifica setarea Bazat pe efort pentru activitate. Activitățile cu lucru fix nu au valori de lucru flexibile și, prin urmare, sunt întotdeauna bazate pe efort. Aflați mai multe despre activitățile bazate pe efort. |
|
Adăugați o coloană care vă ajută să modificați tipul de activitate |
Puteți vizualiza și modifica tipul de activitate pentru fiecare activitate direct în vizualizare, dacă inserați câmpul Tip. Selectați coloana din partea dreaptă a locului în care doriți să inserați coloana nouă, selectați meniul Inserare , apoi selectați Coloană. În lista Nume câmp , selectați Tip. |
|
Activitățile rezumat sunt întotdeauna activități cu durată fixă |
Activitățile rezumat sunt întotdeauna tipuri cu durată fixă, deoarece datele de începere și de terminare ale unei activități rezumat sunt determinate de subactivitățile sale. |
|
Utilizați indentarea pentru schițare, nu pentru tipurile de activitate |
Dacă doriți să modificați structura ierarhică a unei activități sau a unei subactivități ca parte a unei structuri schiță pentru proiectul dvs., trebuie să indentați pozitiv sau negativ activitatea, în loc să modificați tipul de activitate sau să adăugați o dată limită. |
|
Nu confundați restricțiile de activitate, cum ar fi ASAP, cu tipurile de activitate |
Dacă nu doriți să impuneți restricții asupra modului în care Project calculează datele de începere și de terminare ale activităților, trebuie să setați o restricție de activitate, în loc de tipul de activitate. |
Cum este afectată planificarea de către planificarea bazată pe efort?
Pentru toate activitățile, după ce atribuiți o resursă, activitatea este planificată în conformitate cu formula (presupunând că activitățile sunt de tipul de activitate implicit cu unități fixe)
Duration = Work / Units
-
Pentru orice activitate, puteți alege care parte din ecuație este calculată de Project, prin setarea tipului de activitate. Când atribuiți sau eliminați persoane dintr-o activitate, Project mărește sau scurtează durata activității, pe baza numărului de resurse care-i sunt atribuite, însă Project nu modifică volumul total de lucru al activității. Aceasta se numește planificare în funcție de efort. De obicei, această setare este dezactivată. Pentru a o activa, bifați caseta de selectare Opțiuni >fișier > Planificare > Activitățile noi sunt determinate de efort .
Deși planificarea pe bază de efort poate funcționa în majoritatea scenariilor, este util să modificați acest comportament pentru a reflecta mai bine ce se întâmplă într-o anumită activitate, când se adaugă sau se elimină resurse. De exemplu, dacă doriți să vedeți cum crește totalul de lucru, pe măsură ce adăugați mai multe persoane într-o anumită activitate.
-
Selectați o activitate, selectați Informații > activitate, apoi fila Complex .
-
Debifați caseta de selectare Bazat pe efort.
: Nu puteți elimina planificarea bazată pe efort din activitățile cu volum de lucru fix. Activitățile cu lucru fix nu au valori flexibile lucru și, prin urmare, sunt întotdeauna bazate pe efort.
Când lucrați cu planificarea bazată pe efort, rețineți următoarele:
|
Sfaturi și sugestii |
Explicație |
|---|---|
|
Determinat de efort nu se aplică primei resurse atribuite |
Calculele bazate pe efort se aplică numai după ce primele resurse sunt atribuite inițial activității. După ce sunt atribuite primele resurse, valoarea de lucru nu se modifică pe măsură ce noile resurse sunt atribuite aceleiași activități sau sunt eliminate din ea. |
|
Fiți atenți la activitățile cu unități fixe |
Dacă tipul de activitate atribuit este Unități fixe, atribuirea de resurse suplimentare micșorează durata activității. |
|
Fiți atenți la activitățile cu durată fixă |
Dacă tipul de activitate atribuit este Durată fixă, atribuirea de resurse suplimentare micșorează valorile individuale de unități pentru resurse. |
|
Fiți atenți la activitățile cu unități fixe |
Dacă tipul de activitate atribuit este Lucru fix, atribuirea de resurse suplimentare micșorează durata activității. |
|
Unele activități pot fi setate la bazate pe efort |
Activitățile rezumat și proiectele inserate nu pot fi setate la Bazat pe efort. |
Cum este afectată planificarea de către planificarea manuală și automată?
Cunoașterea diferențelor dintre activitate planificată manual și activitate planificată automat reprezintă cheia înțelegerii modului în care Project vă planifică proiectul.
În general, activitățile planificate manual vă oferă controlul planificării. Când adăugați o activitate în planificare, aceasta rămâne pe loc. Totuși, aceasta nu este întotdeauna cea mai bună modalitate de a proiecta o planificare, mai ales când proiectele devin mai complicate, unde poate doriți să utilizați activități planificate automat pentru a profita de motorul puternic de planificare din Project.
Priviți imaginea de mai jos. Prezintă cele două tipuri diferite de activități, primele două planificate manual și ultimele două planificate automat.
Rețineți că în cazul activităților planificate manual, durata este o valoare text, dar și un număr. Deoarece durata poate fi o valoare text, o dată de începere nu a fost setată automat de către Project, iar Bara Gantt se afișează numai parțial, pentru a reflecta lipsa de certitudine a planificării activității, în acest moment.
Pentru activitatea planificată automat, durata este o valoare numerică cu o unitate de timp adăugată, cum ar fi "12h" pentru o durată de douăsprezece ore. Prin definiție, activitățile planificate automat cu durate, date de începere, date de terminare și, prin urmare, bare valide, sunt trasate automat de Project.
Uneori situația se complică un pic, în cazul informațiilor pe care le furnizați pentru activitățile planificate manual. Pentru ca Project să traseze barele într-o activitate planificată manual este nevoie doar de trei valori de timp: durata, data de începere și data de terminare. Dacă setați două dintre aceste valori pentru o activitate planificată manual, a treia valoare va fi calculată automat de Project, iar activitatea va rămâne planificată manual. Așadar, fiți atent la acest tip de comportament "neașteptat" din Project.
: În mod implicit, activitățile sunt planificate manual. Managerii de proiect obișnuiți cu planificarea automată cu versiunile anterioare de Project, pot dezactiva caracteristica de planificare manuală pentru anumite activități sau pentru tot proiectul. Unele proiecte, în special cele complicate, pot avea nevoie de motorul puternic de planificare din Project pentru a se ocupa de planificare în locul dvs. Pentru a modifica toate activitățile care vor fi planificate automat, selectați Activități noi: Planificare automată în partea de jos a ferestrei aplicației Project.
Activități planificate manual
Puteți amplasa o activitate planificată manual oriunde în planificarea dvs., iar Project nu o va muta. Această caracteristică nouă vă oferă o flexibilitate și un control mai mari asupra planificării și gestionării programului.
De ce este important? Ei bine, uneori planificările proiectelor sunt foarte informale. Acestea încep ca liste simple de date de la mesaje de e-mail, întâlniri cu participanții direct interesați sau o conversație pe hol. Deseori, managerii de proiect nu dețin informații complete despre elementele de lucru. De exemplu, pot să știe doar când trebuie începută o activitate, dar nu și durata sa, până când nu au o estimare de la membrii echipei lor. De asemenea, pot să știe cât va dura o activitate, dar nu și că poate fi începută, până când nu au aprobarea de la un manager de resurse.
Iată câteva lucruri de care trebuie să țineți cont în ce privește activitățile planificate manual.
-
Nu veți fi lăsat niciodată în întuneric: Activitățile planificate manual au indicatori proprii și bare de activitate pentru a vă ajuta să faceți distincția între ele și activitățile „clasice” planificate automat.
-
Orice merge: Când o activitate se află în modul planificat manual, coloanele Începere, Terminare și Durată pot fi necompletate sau pot conține valori text, pe lângă date recognoscibile.
-
Comutarea între modurile de planificare:Puteți transforma o activitate de la planificarea manuală la cea automată. Fiți atenți, totuși. Când modificați o activitate de la planificarea manuală la planificarea automată, Project va trebui să ia unele decizii. Dacă durata unei activități a fost "Două săptămâni", Project setează de obicei o durată estimată de "1 zi?" dacă activitatea este setată la planificarea automată. Până la urmă, nu vă puteți aștepta ca Project să știe cât înseamnă două săptămâni.
-
Controlați decalajul: Dacă o activitate planificată manual trebuie să fie întârziată din cauza unui decalaj, activitățile care îi urmează nu vor fi decalate automat. Managerii de proiect pot decide să păstreze datele originale dacă resursele lor pot să continue conform planificării sau să întârzie activitățile succesoare dacă există dependențe dificile.
-
Impacturi bazate pe efort: Activitățile planificate manual nu pot fi setate la bazate pe efort. Durata unei activități planificate manual nu se va modifica, deoarece i se atribuie mai multe resurse sau sunt eliminate din aceasta. Aflați mai multe mai jos în acest articol.
Următorul tabel prezintă modul în care sunt definite atributele Project și cum sunt utilizate pentru planificarea activităților planificate manual și automat.
|
Element |
Planificată manual |
Planificată automat |
|---|---|---|
|
Durată |
Pot fi informații despre număr, dată sau text, cum ar fi "14d" sau "două săptămâni". Nu este utilizată de Project pentru a contribui la planificarea proiectului, dacă valoarea nu este într-un format recognoscibil pentru durată. |
Se pot utiliza numai numere care reprezintă lungimea de timp și unitățile, cum ar fi "14d" sau "2 luni". |
|
Lucru |
Se pot utiliza numai numere care reprezintă lungimea de timp și unitățile, cum ar fi "14d" sau "2 luni". |
Se pot utiliza numai numere care reprezintă lungimea de timp și unitățile, cum ar fi "14d" sau "2 luni". |
|
Resurse |
Pot fi atribuite activităților. Calendarele de resurse nu sunt utilizate de Project pentru a contribui la planificarea activităților. |
Pot fi atribuite activităților. Utilizate de Project pentru a contribui la determinarea celei mai bune planificări. Va modifica durata activităților dacă activitățile sunt setate pe bază de efort, spre deosebire de activitățile planificate manual. |
|
Data de începere |
Poate fi un număr, o dată sau informații text, cum ar fi „30 ianuarie” sau „în curând”. Nu este utilizată de Project pentru a contribui la planificarea proiectului, dacă valoarea nu este într-un format recognoscibil pentru dată. |
Pot fi utilizate numai informațiile de dată. Cu toate acestea, puteți utiliza valorile „astăzi” și „mâine”, pe care Project le rezervă pentru activitățile planificate automat. |
|
Data de terminare |
Poate fi o dată sau informații text, cum ar fi „30 ianuarie” sau „în curând”. Nu este utilizată de Project pentru a contribui la planificarea proiectului. |
Pot fi utilizate numai informațiile de dată. Cu toate acestea, puteți utiliza valorile „astăzi” și „mâine”, pe care Project le rezervă pentru activitățile planificate automat. |
|
Restricții |
Ignorate de Project. |
Utilizate de Project pentru a contribui la determinarea celei mai bune planificări. |
|
Dependențe (linkuri) |
Poate fi utilizat, dar nu va modifica planificarea activității. Cu toate acestea, linkurile de activitate vor reprograma o activitate la prima aplicare. |
Se poate utiliza și se va modifica planificarea activității. |
|
Calendare de proiect și de resurse |
Ignorate de Project. |
Utilizate de Project pentru a contribui la determinarea celei mai bune planificări. |
Activități planificate automat
Activitățile planificate automat reprezintă modul clasic în care Project vă planifică activitățile. Planificarea automată asigură o metodă sistematică, foarte structurată de gestionare a planificărilor proiectelor. Pe baza intrărilor utilizatorilor, cum ar fi durata activității, lucrul planificat, numărul de resurse și datele restricțiilor, Project calculează datele cea mai veche și cea mai recentă ale activităților, pentru planificarea optimă.
Project planifică un proiect pornind de la informațiile pe care le introduceți despre următoarele:
-
Proiectul în ansamblu.
-
Elementele de lucru individuale (numite activități) necesare pentru terminarea proiectului.
-
Dacă este necesar, resursele necesare pentru terminarea activităților respective.
Dacă se modifică vreun aspect al proiectului după ce creați planificarea, puteți actualiza activitățile sau resursele, iar Project ajustează planificarea în numele dvs.
Pentru fiecare activitate, puteți introduce una sau toate dintre următoarele:
-
Durate
-
Dependențe de activități
-
Restricții
Utilizând aceste informații, Project calculează dată de început și dată de terminare pentru fiecare activitate.
Puteți introduce resurse în proiect, apoi să le atribuiți activităților, pentru a indica ce resursă este responsabilă pentru terminarea fiecărei atribuire. Aceasta vă ajută să planificați personalul pentru proiect, dar și să calculați numărul de dispozitive necesare sau cantitatea de material de consumat. Dacă introduceți resurse, planificările de activități sunt rafinate și mai mult, în conformitate cu următoarele informații despre resurse:
-
Lucru
-
Unități
-
Orele lucrătoare și orele nelucrătoare introduse în calendare
Alte elemente, cum ar fi devans și avans pentru linkuri, tipurile de activități, disponibilitate resurselor și resursă determinantă pot afecta planificarea, așa că înțelegerea efectelor acestor elemente vă poate ajuta să păstrați și să ajustați planificarea după cum este nevoie.
: Project calculează durata activităților planificate automat pe baza definițiilor unităților de durată (Selectare fișier > Opțiuni > Planificare). La fel ca un calendar lunar normal, anul începe în ianuarie, iar fiecare săptămână începe duminica sau lunea. Implicit, când Project calculează unitățile de durată, o zi este egală cu 8 ore, o săptămână este egală cu 40 de ore, iar o lună este egală cu 20 de zile lucrătoare. Dacă introduceți date de începere și de terminare pentru activități și nu introduceți ore de începere și de terminare, Project utilizează 08:00 ca oră de începere implicită și 17:00 ca oră de terminare implicită.
Modificarea modurilor de planificare a activităților
Puteți modifica planificarea unei activități de la automată la manuală (Selectați Opțiuni > Fișier > Planificare). Atunci când modificați modurile de activitate, rețineți următoarele:
-
O activitate care este modificată la planificare automată va avea durata și datele setate la setările implicite din Project. De exemplu, Project va modifica durata unei activități planificate manual de la durata de „Câteva săptămâni” la valoarea implicită de „o zi?”. Data de începere „mâine” introdusă manual pentru o activitate se va modifica la data de începere a proiectului atunci când este transformată într-o activitate planificată automat.
-
O activitate care este trecută la planificarea manuală își va păstra durata și datele. Cu toate acestea, după ce activitatea este setată la planificarea manuală, durata și datele pot fi orice număr, text sau valoare de dată.
Cum este afectată planificarea de către marjă?
Marja (numită și rezervă) vă ajută să găsiți acele activități care se pot muta fără a modifica data de sfârșit a proiectului. Se recomandă să vizualizați activitățile care pot fi descătizate în prezent fără a afecta calea critică (marjă totală ) sau activitățile care pot fi descătizate înainte de a afecta activitatea la care sunt conectate (interval liber ).
Iată două modalități de a vedea marja în planificarea dvs.
-
În timp ce vă aflați în diagrama Gantt, selectați Format diagramă Gantt, apoi bifați caseta de selectare Interval . Marja apare ca o linie subțire atașată la începutul sau la sfârșitul barelor Gantt.
-
Utilizați Vizualizarea Gantt detaliată. Selectați Vizualizare > Mai multe vizualizări, apoi alegeți Detaliu Gantt. Selectați Se aplică. Acum, reveniți la diagrama Gantt, selectați Tabele > Planificare.
Iată câteva lucruri de reținut despre marja:
|
Sfaturi și sfaturi |
Explicație |
|---|---|
|
Feriți-vă de restricții inflexibile |
Dacă o activitate care este restricționată la o dată are o predecesoare care se termină prea târziu, pentru ca succesoarea să înceapă la data specificată în restricție, poate apărea marja negativă. Marja negativă va restricționa și mai mult data de terminare a proiectului. |
|
Datele limită modifică marja totală |
Datele limită pot afecta marja totală din activități. Dacă introduceți o dată limită aflată înainte de marja totală a activității, marja totală va fi recalculată utilizând data limită, în loc de data de terminare a activității. Activitatea devine critică, dacă marja totală ajunge la 0. |
Cum este afectată planificarea de către datele limită?
Termenele limită nu afectează de obicei planificarea activităților. Sunt utilizate pentru a indica o dată țintă pe care nu doriți să o depășiți, fără să necesite setarea unei restricții de activitate care poate afecta planificarea, dacă activitatea predecesor se modifică. O activitate cu un termen limită este planificată la fel ca oricare altă activitate, dar atunci când activitatea se termină după termenul său limită, Project afișează un indicator de activitate care vă anunță că activitatea a ratat termenul limită.
Pentru a revizui sau a modifica termenul limită al unei activități, selectați activitatea și selectați Activitate > Informații. Pe fila Complex , utilizați caseta Termen limită .
Datele limită pot afecta marja totală din activități. Dacă introduceți o dată limită aflată înainte de marja totală a activității, marja totală va fi recalculată utilizând data limită, în loc de data de terminare a activității. Activitatea devine critică, dacă marja totală ajunge la 0.
Puteți seta termene limită pentru activități rezumat, dar și pentru activități individuale. Dacă termenul limită al activității rezumat intră în conflict cu oricare dintre subactivități, indicatorul de termen limită semnifică un termen limită depășit printre subactivități.
Însă datele limită pot afecta modul în care sunt planificate activitățile, dacă setați o dată limită într-o activitate cu o restricție ALAP. Activitatea este planificată să se termine la data limită, deși ea s-ar putea termina după data limită, dacă predecesoarele sale au fost decalate.
Cum este afectată planificarea de către calendare?
Calendarele stabilesc timp de lucru standard și orele nelucrătoare, cum ar fi weekendurile și sărbătorile, pentru proiect.
: Datele activităților planificate manual (dacă sunt introduse) nu se vor modifica pe baza modificărilor aduse calendarelor de proiect sau de resurse.
Calendarele de proiect sunt utilizate pentru a determina disponibilitatea resurselor, modul în care sunt planificate resursele care sunt atribuite activităților și cum sunt planificate activitățile în sine. Calendarele de proiect și de activități sunt utilizate în planificarea activităților, iar dacă activităților le sunt atribuite și resurse, se utilizează și calendare de resurse.
Calendarele își înlocuiesc unul altuia setările în modurile următoare.
-
Atunci când creați o activitate, calendarul proiectului planifică activitatea.
-
Când adăugați o resursă la o activitate, calendarul de resurse controlează planificarea activității.
-
Când adăugați un calendar de activități la o activitate și stabiliți setarea de calendar la Programarea ignoră calendarele de resurse în caseta Informații activitate, calendarul de activități controlează orarul și va ignora orarul oricărei resurse atribuite activității.
Pentru a lucra cu calendare, selectați Proiect, apoi modificare timp de lucru.
|
Tip de calendar |
Descriere |
|---|---|
|
Calendare de bază |
Acestea reprezintă baza pentru celelalte tipuri de calendare. De asemenea, puteți alege un calendar de bază drept calendar de proiect și puteți aplica un calendar de bază în activități drept calendar de activități sau ca ore implicite pentru un calendar de resurse. Vă puteți particulariza propriul calendar de bază, utilizând oricare dintre calendarele de bază furnizate. Project oferă trei calendare de bază: Calendarul standard Calendarul standard este calendarul implicit pentru proiect și este baza pentru calendarele de resurse. Acest calendar reflectă un program de lucru tradițional: de luni până vineri, de la ora 08:00 la 17:00, cu o oră de pauză. Calendar de 24 de ore Calendarul de 24 de ore reflectă un orar fără ore nelucrătoare. Calendarul de 24 de ore se poate utiliza atunci când resursele și activitățile sunt planificate pentru schimburi diferite ce au loc non-stop sau atunci când resursele de echipament funcționează încontinuu pentru activități. Calendare de tură de noapte Calendarul de tură de noapte reflectă un program pe ture pentru un cimitir, de luni până sâmbătă dimineața, de la ora 23:00 la ora 08:00, cu o oră de pauză. |
|
Calendare de proiect |
Acestea setează orele lucrătoare și nelucrătoare standard pentru proiectul luat ca întreg. Dacă nu sunt utilizate calendare de resurse sau calendare de activități, activitățile sunt planificate în mod implicit în timpul orelor de lucru din calendarul de proiect. |
|
Calendare de resurse |
Acestea se bazează, de obicei, pe calendarul Project de la momentul creării resursei. Puteți modifica timpul de lucru sau timpul liber pentru anumite resurse sau pentru un set de resurse, asigurându-vă că resursele sunt planificate numai când sunt disponibile pentru lucru. Dacă ați modificat timpul de lucru sau timpul liber într-un calendar de resurse, iar resursa este atribuită unei activități, activitatea este planificată în timpul orelor de lucru din calendarul de resurse. Aceasta poate afecta și data de terminare a activității. Resursele pot moșteni timpul nelucrătoare din calendarul de bază sau pot înlocui această oră cu setările de timp liber din calendarul de resurse. |
|
Calendare de activități |
Acestea pot fi utilizate pentru a defini timpul de lucru pentru activități din afara timpilor de lucru din calendarul de proiect. Calendarele de activități sunt create ca orice alte calendare. Atunci când un calendar de activități este atribuit unei activități, iar resursa atribuită activității are timpi de lucru diferiți în calendarul său de resurse, activitatea este planificată pentru timpul de lucru care coincide în cele două calendare. Însă puteți seta o opțiune de activitate pentru ignorarea calendarelor de resurse și planificarea activității prin intermediul timpului liber al resursei. Dacă pentru o activitate nu se specifică un calendar de activități, calendarul Project va fi utilizat pentru a planifica activitatea. |
Cum este influențată planificarea de către atribuirile de resurse?
Dacă nu atribuiți resurse activităților din proiect, Project calculează planificarea utilizând durate, dependențe între activități, restricții și informații de calendar de activități și de calendar de proiect. Dacă nu atribuiți resurse, activitățile sunt și ele planificate în conformitate cu calendarele resurselor și unități de atribuire, asigurându-se o planificare mai exactă.
: Activitățile planificate manual nu sunt afectate de calendarele de resurse. Când o resursă este atribuită unei activități planificate manual, planificarea activității nu se va modifica.
O atribuire este asocierea unei activități cu o anumită resursă care este responsabilă cu terminarea activității. Unei activități i se pot atribui mai multe resurse. Activităților li se pot atribui resurse de lucru, resurse materiale și resurse de cost. Spre deosebire de resursele de lucru, atribuirea de resurse materiale sau resurse de cost unei activități nu afectează planificarea activității.
De exemplu, în proiect aveți o activitate numită Specificații de dezvoltare. Aveți și o resursă tehnică, Daniel. Dacă îl atribuiți pe Daniel activității Specificații de dezvoltare, planificarea acestei activități depinde de calendarul de resurse al lui Daniel și de unitățile de atribuire, pe lângă informații suplimentare cum ar fi durata, dependențele între activități, restricțiile și calendarele.
Pe lângă planificarea în conformitate cu informațiile de activitate, după ce atribuiți resurse în activitățile din proiect, Project are informații suplimentare despre resurse și atribuiri, de utilizat în calcularea informațiilor de planificare, inclusiv:
|
Setare sau atribut de resursă |
Explicație |
|---|---|
|
Lucru |
Volumul de lucru sau ore suplimentare care îi sunt atribuite resursei și cum este distribuit lucrul respectiv în timp. Distribuirea lucrului în timp poate fi afectată și de contururile de lucru. |
|
Unități de atribuire |
Numărul de unități de atribuire pentru resursă, și anume cu jumătate de normă, cu normă întreagă sau multiplu, în activitate. |
|
Tip de activitate |
tip de activitate, care afectează modul în care se modifică o planificare dacă revizuiți atribuirea existentă. Cele trei tipuri de activități sunt unitate fixă, durată fixă și lucru fix. |
|
Determinat de efort |
Dacă o activitate este determinată de efort, pe măsură ce resursele sunt adăugate sau eliminate din atribuire, lucrul rămâne constant pentru activitate și este redistribuit între resurse. Pentru activitățile cu unități fixe, de exemplu, un rezultat este că, dacă sunt atribuite mai multe resurse, este necesară o durată mai scurtă pentru a finaliza activitatea. Aflați mai multe despre setarea bazată pe efort. |
|
Calendare |
Calendarele de resurse. Project planifică resursele atribuite pe baza timpului de lucru și a timpului liber indicați în calendarele de resurse. |
|
Contururi de lucru |
Contururile de lucru vă permit să reglați fin când lucrează resursele în activități, cum ar fi în timpul unei etape de dezvoltare explozivă. În vizualizarea Utilizare activitate, faceți clic cu butonul din dreapta pe numele resursei atribuite unei activități, apoi selectați un model de lucru predefinit în lista Contur de lucru. După selectarea modelului, puteți regla manual orele în porțiunea progresivă a vizualizării Utilizare. |
Pentru a atribui resurse activităților, selectați fila Resursă , apoi selectați Atribuiți resurse.
