Obiectivul managementului de proiect: Comunicarea informațiilor despre proiect

Comunicarea informațiilor despre proiect este adesea dificilă, indiferent dacă implică obținerea de informații de stare de la echipa dvs. sau comunicarea stării proiectului către directori.

Aflați când și cum să comunicați și să raportați informații despre proiect. În caz contrar, colaborarea eficientă are de suferit și succesul proiectului poate fi în pericol.

Pentru mai multe articole din această serie de ghiduri de instruire în managementul de proiect, consultați Ghidul pentru managementul de proiect.

Project

• Aveți instrumente de prezentare încorporate pentru toți participanții direct interesați.

• Are o cronologie și vizualizări planificatoare de echipă ușor de înțeles.

• Exportă date în Excel și Visio pentru comunicarea datelor complexe.

• Este posibil ca firma dvs. să nu utilizeze Project.

• Proiectele la care lucrează firma dvs. pot fi prea mici pentru a beneficia de software puternic de planificare.

Project Online

• Cel mai bun pentru comunicarea complexă și raportarea informațiilor despre proiect într-o organizație.

• Poate compara starea mai multor proiecte sau pentru un portofoliu de proiecte.

• Firmele mai mici pot avea nevoie de ajutorul consultanților pentru a instala și a utiliza Project Online.

Excel

• Project poate exporta date în Excel pentru analiză complexă, cum ar fi ANOVA și analiza valorii obținute.

• Ideal pentru planificarea timpurie a proiectelor sau pentru produse finale de nivel înalt care pot fi adăugate ulterior la Project.

• Excel nu are caracteristici de planificare automată pentru proiecte mai complexe.

Word

• Ideal în etapa de inițiere atunci când trebuie să partajați documente de planificare, cum ar fi bugete și produse finale.

• Nu este ideal pentru prezentări vizuale pentru participanții direct interesați executivi. Utilizați în schimb funcționalitatea de raport din Excel, Visio, PowerPoint sau Project.

SharePoint

• Oferă caracteristici de sincronizare fără Project Server. O modificare într-o listă de activități se va reflecta în cealaltă.

• Costisitoare pentru a implementa în întreaga companie. Dacă nu aveți resursele firmei pentru a instala SharePoint, puteți utiliza Microsoft 365 cu SharePoint online.

PowerPoint

• Ideal pentru prezentări de impact pentru participanții direct interesați executivi.

• Analiștii și inginerii ar putea dori diagrame mai detaliate pentru analize bugetare complexe.

Visio

• Ideal în timpul fazelor inițiale ale unui proiect, unde trebuie să comunicați procese de afaceri și de producție cu scheme logice sau alte diagrame.

• Ar putea prezenta prea multe informații pentru un public executiv. Utilizați în schimb propriile caracteristici de raportare din Project.

Microsoft Teams

• Ideal pentru echipe din locații diferite. Puteți partaja informații despre proiect prin mesagerie instant, voce, video sau în timpul întâlnirilor online.

• Poate fi necesară implementarea unui departament IT.

Verificați actualizările de stare de la Project Online

Dacă echipa dvs. utilizează Project Online, descărcați actualizările stării activităților de pe server înainte de a comunica cu echipa despre progresul proiectului.

Urmăriți progresul planificării dvs., de la simplu la expert

Există modalități simple de a urmări progresul și există modalități mai complexe. Găsiți modul în care funcționează cel mai bine pentru proiectul dvs. și echipa dvs.

Comunicați informațiile despre valoarea obținută

Capturarea informațiilor despre valoarea obținută este un pas mai avansat, dar foarte puternic, către descoperirea performanțelor bune și rele ale proiectului. Informațiile de nivel înalt pe care le obțineți din acestea sunt cele pe care doriți să le vadă participanții direct interesați.

Crearea unui raport de proiect

Cu Project, puteți să creați și să particularizați rapoarte grafice deosebite cu orice date de proiect doriți, fără a utiliza niciun alt software. Pe măsură ce lucrați la proiect, rapoartele se modifică pentru a reflecta cele mai recente informații, fără a fi necesare actualizări manuale!

Sincronizarea cu o listă de activități SharePoint

Membrii echipei pot vizualiza programul și își pot actualiza lucrul în SharePoint, iar dvs. veți vedea modificările în Project. Și viceversa.

Utilizați Microsoft 365

Comunicați informațiile despre proiect utilizând Microsoft 365. Cât timp lucrați pe un PC cu o conexiune la internet, puteți să lucrați la documente utilizând versiunile complete de Word, Excel, PowerPoint sau OneNote oricând doriți, oriunde.

Publicarea la server a modificărilor din activități

Atunci când efectuați modificări la activități, publicați modificările respective în Project Online, astfel încât toată lumea să aibă informațiile corecte pentru a-și continua lucrul.

Comunicați cu Microsoft Teams

Dacă persoanele nu pot veni la o întâlnire, utilizați Teams pentru a partaja informații despre proiect. Partajați diapozitive PowerPoint, foi Excel sau un blocnotes OneNote pentru a partaja planuri de proiect. Persoane poate participa la întâlniri online la biroul său, acasă sau utilizând dispozitivul mobil.