Há anos que as organizações dependem de grupos de distribuição para comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. No entanto, agora, Microsoft 365 Grupos no Outlook oferecem uma solução mais avançada para a colaboração.
Sugestão: Se está à procura de informações sobre como utilizar grupos de contactos do Outlook para enviar e-mails a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte Criar um grupo de contactos ou lista de distribuição no Outlook para PC.
O que são Microsoft 365 Grupos?
Ao configurar um GrupoMicrosoft 365 no Outlook, pode escolher um conjunto de pessoas com quem pretende colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas partilharem. Não tem de se preocupar com atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque, ao adicionar membros ao grupo, as permissões são atribuídas automaticamente, para que possam utilizar as ferramentas que o grupo fornece.
Esses recursos adicionais incluem:
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Caixa de entrada partilhada – onde as conversações que tem tradicionalmente nas suas listas de distribuição ocorrem. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesquisável, pelo que cria um arquivo dinâmico das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem procurar ou percorrer a história para se atualizarem rapidamente sobre o que foi publicado no grupo anteriormente. Consulte: Ter uma conversação de grupo no Outlook.
Sugestão: Se os seus utilizadores ainda quiserem que as mensagens de grupo apareçam na respetiva caixa de entrada pessoal, tal como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que precisam de fazer é subscrever o grupo ao clicar no botão Associação no friso no Outlook.
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Biblioteca de ficheiros partilhados – o seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros do SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisem de trabalhar. Consulte: Partilhar ficheiros de grupo.
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Calendário partilhado – o seu grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tenha subscrito o grupo é automaticamente convidado para eventos publicados no calendário para que esses eventos também possam aparecer nos seus calendários pessoais, se assim o desejarem. Consulte: Agendar uma reunião num calendário de grupo no Outlook.
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Bloco de notas partilhado do OneNote – o grupo tem automaticamente um bloco de notas partilhado do OneNote onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos utilizam o bloco de notas para criar um wiki dinâmico com perguntas mais frequentes e outros recursos.
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Acesso de convidado – pode adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que receberam foi e-mail. Com grupos, pode oferecer aos convidados acesso a conversações de e-mail, ficheiros e até mesmo ao bloco de notas partilhado do OneNote. Consulte: Acesso de convidado no Grupos do Microsoft 365.
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O conteúdo é detetável – os grupos no Outlook são públicos por predefinição, o que significa que são fáceis de descobrir e aderir ou rever os materiais no grupo por parte de outras pessoas na sua organização. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, o que oculta os conteúdos de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove quaisquer pedidos de adesão.
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Criação self-service – as TI não têm de ser atoladas por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se quiser controlar que utilizadores na sua organização podem criar grupos, veja: Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.
Estas são apenas algumas das funcionalidades que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que os grupos de distribuição.
Administração dos seus grupos
Microsoft 365 oferece várias ferramentas e capacidades úteis para gerir e administrar mais facilmente os seus grupos. Para obter mais informações sobre cada um destes benefícios, clique nos cabeçalhos abaixo.
Manter o seu diretório sob controlo é uma preocupação de todos os administradores. Seguem-se algumas das ferramentas Microsoft 365 ofertas para ajudar a facilitar:
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Políticas de nomenclatura – as políticas de nomenclatura permitem-lhe definir o que são, e não são, nomes aceitáveis para os seus grupos. Isto impede que os utilizadores deem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes dos grupos.
Associação dinâmica – a associação dinâmica permite-lhe definir a associação a grupos por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) no seu active directory. Veja Utilizar atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.
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Associação oculta – se tiver uma razão para querer que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, pode ocultar a associação de terceiros.
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Permissões de criação – algumas pessoas na sua organização poderão não querer criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir permissões de criação no diretório. Consulte Gerir a Criação de Grupos do Microsoft 365.
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Registos de auditoria – pode ter mais confiança ao permitir que os seus utilizadores criem grupos e giram a associação a grupos porque os registos de auditoria Microsoft 365 Grupos permitem-lhe localizar quem criou ou eliminou um grupo específico ou efetuou alterações à associação ao grupo. Consulte: Procurar no registo de auditoria no Centro de Conformidade & de Segurança do Microsoft 365.
A gestão da entrega fornece-lhe alguns métodos para lidar com a forma como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens.
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Enviar como ou Enviar em Nome de – estas definições permitem que os utilizadores especificados enviem e-mails como se fossem provenientes ou em nome do grupo.
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Restrições do remetente – estas definições permitem-lhe controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir e-mails de entidades externas, mas poderá querer restringi-lo apenas a entidades externas específicas.
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Suporte de utilizador externo – ao convidar convidados para o seu grupo, pode optar por incluí-los nas conversações de e-mail no grupo. Consulte: Acesso de convidado no Grupos do Microsoft 365.
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Regras de transporte – as regras de transporte funcionam para grupos tal como para o seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que cumpram condições específicas e, em seguida, podem tomar medidas nessas mensagens.
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Sugestões de Correio – as Sugestões de Correio são mensagens informativas apresentadas aos utilizadores enquanto compõem uma mensagem. Podem ajudar a reduzir os NDRs ao avisar um utilizador se a mensagem for susceptível de ir para entidades externas ou exceder as quotas de mensagens.
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Vários endereços proxy – um grupo pode ter aliases tal como uma caixa de correio de utilizador. Os endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros aliases ou para facilitar o acesso a um grupo com um nome longo ou difícil de escrever. Veja: Suporte de vários domínios para Grupos do Microsoft 365 - ajuda Administração
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Tamanho máximo de Envio/Receção – estas quotas podem ajudar a reduzir os problemas com o grupo que recebe (ou envia) mensagens extremamente grandes para gerir melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.
Microsoft 365 também lhe fornece algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que é partilhado no seu grupo.
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Diretrizes de utilização – poderá definir diretrizes de utilização para grupos de Microsoft 365 – para informar os seus utilizadores sobre as melhores práticas que ajudam a manter os seus grupos eficazes e a informá-los sobre políticas de conteúdo interno.
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Classificação de dados – poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos de Microsoft 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial da empresa" ou "ultra-secreto"). Desta forma, os seus grupos podem apresentar as políticas de outros conteúdos na sua organização. A política extensível permite à sua organização configurar um ponto final chamado sempre que um grupo é criado ou alterado e, em seguida, pode implementar as suas próprias políticas para a criação ou alteração de grupos.
Gerir Alterações
Por vezes, os utilizadores não se sentem à vontade com as alterações, pelo que é importante comunicar com os membros existentes das suas listas de distribuição para que saibam o que esperar. Seguem-se algumas das informações que deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que poderá considerar úteis:
O que são grupos no Outlook?
Microsoft 365 grupos no Outlook são uma solução de colaboração única para equipas/grupos que querem um local para partilhar debates, ficheiros, calendários e notas de uma forma unificada que é fácil de encontrar. Provavelmente, a melhor funcionalidade é que a Caixa de Entrada do grupo mantém um histórico dos debates, facilitando a pesquisa de debates anteriores.
Porque é que estamos a fazer esta alteração?
Pessoas pediram frequentemente a capacidade de procurar as mensagens publicadas na nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não têm de fazer ou responder às mesmas perguntas vezes sem conta.
Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para os nossos eventos de grupo, uma biblioteca de ficheiros partilhados e um Bloco de Notas do OneNote onde podemos colaborar e recolher informações para referência futura.
Preciso de fazer alguma coisa para me juntar a este grupo se já fosse membro da lista de distribuição?
Não, se já era membro da lista de distribuição, será automaticamente membro do novo grupo.
Como devo proceder para aceder ao novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?
Para aceder ao novo grupo no Outlook, aceda à categoria Grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se utilizar este grupo muitas vezes, considere afixá-lo como favorito ao clicar com o botão direito do rato no mesmo e selecionar Mostrar como favorito.
Além disso, existem clientes móveis gratuitos para Microsoft 365 Grupos disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.) para que possa aceder facilmente ao grupo em qualquer lugar.
Ainda não consigo enviar um e-mail
Sim, claro. O mesmo alias de e-mail que utilizou para a lista de distribuição continuará a funcionar perfeitamente para o grupo no Outlook.
Além disso...
Lembre-se de lhes dizer quando esta alteração está a ocorrer e quem devem contactar se tiverem mais perguntas.
Migrar as suas listas de distribuição
Está pronto para atualizar a sua lista de distribuição para um grupo? Consulte Migrar listas de distribuição para Grupos do Microsoft 365 - Administração ajuda.
Que listas de distribuição não podem ser atualizadas para grupos do Microsoft 365?
Só pode atualizar listas de distribuição geridas pela cloud, simples e não aninhadas para grupos do Microsoft 365. Consulte Não é possível atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
O que vem a seguir?
Depois de atualizar o grupo de distribuição para um grupo deMicrosoft 365, existem algumas tarefas de seguimento que poderá querer efetuar para garantir que decorre sem problemas.
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Dar seguimento aos seus utilizadores – contacte-os imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, alguns dias depois. Mostrar que está a ouvir e a responder a quaisquer perguntas que possam ter será um longo caminho para as fazer felizes e confortáveis com a mudança.
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Monitorizar os relatórios de cativação – o Portal do Microsoft 365 Administração tem alguns bons relatórios que lhe podem mostrar quantos utilizadores estão a utilizar o grupo, a frequência e as funcionalidades que estão a utilizar. Estes relatórios podem ajudá-lo a criar o seu seguimento e formação de utilizadores, bem como realçar onde os seus utilizadores estão a obter o maior valor do novo grupo. Veja: Relatórios de Atividade no centro de administração do Microsoft 365.
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Partilhar a sua experiência – informe outras equipas da sua empresa de que atualizou o seu grupo de distribuição e que passos tomou para o tornar bem-sucedido! Partilhar essas informações pode ajudar essas outras equipas a seguir o seu exemplo e a fazer uma atualização com êxito.
Consulte também
Tem dúvidas sobre Microsoft 365 Grupos?
Visite o Grupos do Microsoft 365 Tech Community.
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Este artigo foi atualizado pela última vez a 16 de outubro de 2020 como resultado do seu feedback. Se este artigo lhe forneceu informações úteis, ou se considera que poderia ser mais informativo, clique nos controlos de feedback abaixo e deixe-nos comentários construtivos, de forma a podermos continuar a melhorar. Obrigado!
