Usar o modelo de site da equipe de comunicação de crise

Primeiro, siga as instruções sobre como adicionar um modelo de site a um site novo ou existente do SharePoint.

Explore o conteúdo do site pré-preenchido, as Web Parts e as páginas e decida quais personalizações de site serão necessárias para se alinhar com a marca, a voz e o objetivo geral dos negócios da sua organização. 

Páginas de site pré-preenchidas:

• Home page – Fornece e local de destino para os visitantes revisarem notícias sobre crises em andamento, atualizações de resposta, informações sobre políticas e procedimentos e recursos úteis.

• Atualização mais recente – Esta página fornece espaço para você compartilhar notícias atuais e atualizações relacionadas a crises e sua organização.

• Plano de projeto – acompanhe todo o progresso do trabalho relacionado aos próximos projetos. Personalize este modelo de lista editando campos de texto de lista.

• Agendador de conteúdo – Organiza o conteúdo que será compartilhado em relação aos próximos eventos. Personalize esta lista editando o modelo de lista.

• Conversas – Conecta-se a um alias de equipe compartilhado e ao calendário da equipe no Outlook. Conecte este site a um grupo do Microsoft 365 para adicionar chat em tempo real no Microsoft Teams.

• Documentos – Conecta-se a um alias de equipe compartilhado e ao calendário da equipe no Outlook. Conecte este site a um grupo do Microsoft 365 para adicionar chat em tempo real no Microsoft Teams.

• Lixeira – Fornece acesso ao conteúdo da equipe descartado recentemente.

Depois de adicionar o modelo de site da equipe de comunicação de crise, é hora de personalizá-lo e torná-lo seu. 

Mostrar notícias e anúncios importantes - Use a Web Part do Hero para realçar protocolos de crise, atualizações situacionais e recursos úteis. Fornecer informações úteis – use a Web Part de texto para fornecer à equipe informações úteis. Realçar links para recursos usados com frequência – use a Web Part de links rápidos para fornecer fácil acesso aos recursos de crise. Fornecer acesso aos principais contatos – use a Web Part pessoas para listar os principais contatos para a equipe de crise. Fornecer acesso fácil a documentos – use a Web Part da biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido a recursos e documentos departamários. Examinar as atividades recentes do site de equipe – use a Web Part de atividade do site para exibir o conteúdo acessado recentemente por outros membros da equipe. Fornecer acesso ao material de aprendizagem e outros recursos – use a Web Part de links rápidos para fazer a curadoria de uma lista de recursos internos e externos da agência.

Personalize a aparência, a navegação do site, as web parts e o conteúdo do site para atender às necessidades dos seus visualizadores e da organização. Ao fazer personalizações, verifique se o site está no modo de edição selecionando Editar no canto superior direito do site. Conforme você trabalha, Salve como um rascunho ou republice as alterações para tornar as edições visíveis para os espectadores.

1. Use a Web Part do Hero para realçar protocolos de crise, atualizações situacionais e recursos úteis

1. Comece selecionando a Web Part hero e selecione Editar propriedades ().

2. Em seguida, selecione as opções Camada e Bloco que melhor atendem às necessidades da organização.

Confira layouts diferentes e saiba mais sobre como editar a Web Part do Hero.

2. Use a Web Part de texto para fornecer à equipe informações úteis

1. Comece selecionando a Web Part de texto e selecione Editar propriedades ().

2. Edite seu texto diretamente na Web Part. 

Saiba mais sobre como editar a Web Part de Texto.

3.  Usar a Web Part de links rápidos para fornecer acesso fácil aos recursos de crise

1. Navegue até a Web Part de Links Rápidos, selecione o link e selecione Editar propriedades ().

2. Edite o link, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar um link, selecione + Adicionar links.

Confira layouts diferentes e saiba mais sobre como editar a Web Part de Links Rápidos.

4.  Usar a Web Part do People para listar os principais contatos para a equipe de crise

1. Comece excluindo o espaço reservado Pessoas web Part.

2. Localize a caixa de ferramentas () à direita. Selecione Ver todas as Web Parts e, em seguida, selecione ou arraste e solte pessoas na lista de web parts.

3. Selecione Editar propriedades ().

4. Ajuste o layout e insira o nome de uma pessoa ou grupo e selecione Salvar.

Saiba mais sobre a Web Part do People.

5.  Use a Web Part da biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido a recursos e documentos departamários

1. Para alterar a exibição ou a fonte da pasta para a Web Part da biblioteca de documentos, selecione as propriedades Editar ().

2. Para editar pastas de biblioteca de documentos, rótulos, conteúdo, navegue até a biblioteca no conteúdo do site, faça suas edições e, em seguida, você verá a atualização de conteúdo na Web Part.

Saiba mais sobre como editar a Web Part da Biblioteca de Documentos.

6.  Usar a Web Part de atividade do site para manter-se atualizado sobre a atividade da equipe

1. Comece selecionando a Web Part de atividade do site e selecione Editar propriedades ().

2. Insira um número na caixa de ferramentas em Mostrar tantos itens por vez.

Saiba mais sobre como usar a Web Part da Atividade do Site.

7.  Usar a Web Part de links rápidos para fazer a curadoria de uma lista de recursos internos e externos da agência

1. Comece selecionando a Web Part de links rápidos e selecione Editar propriedades ().

2. Edite o link, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar um link, selecione + Adicionar links.

Saiba mais sobre como usar a parte links rápidos.

Personalizar as páginas a seguir no site 

• Atualização mais recente – forneça atualizações sobre crises atuais e a resposta da sua equipe. Personalize esta página editando as Web Parts de texto e chamada para a ação .

• Plano de projeto – acompanhe todos os problemas que possam atrapalhar o projeto. Personalize este modelo de lista editando campos de texto de lista.

• Agendador de conteúdo – Organiza o conteúdo que será compartilhado antes dos eventos. Personalize esta lista editando o modelo de lista.

Personalizar a aparência e a navegação do site

Antes de compartilhar seu site com outras pessoas, coloque os retoques finais em seu site, garantindo que os usuários possam encontrar o site, navegar por links e páginas facilmente e acessar rapidamente o conteúdo no site.

• Edite bibliotecas de documentos atualizando os nomes da pasta e carregando recursos.

• Edite e personalize a navegação do site.

• Altere a aparência do seu site personalizando o tema, o logotipo, os layouts de cabeçalho e a aparência do seu site.

• Adicione ou remova páginas a este site ou à navegação do site para acomodar o conteúdo existente.

• Escolha associar esse site a um site de hub em sua organização ou adicione este site a uma navegação de site do hub existente , se necessário.

Compartilhe seu site com outras pessoas depois de personalizá-lo, revisá-lo e publicar o rascunho final. 

1. Selecione Configurações e Permissões do Site.

2. Em seguida, selecione Convidar pessoas e, em seguida, selecione Adicionar membros ao grupo e, em seguida, Adicionar para conceder acesso total ao conteúdo do site da equipe, recursos compartilhados como o calendário do Outlook da equipe e direitos de edição para o site.

3. Em seguida, selecione Convidar pessoas e , em seguida, Compartilhar site somente e, em seguida, Salvar para compartilhar o site, mas não os recursos compartilhados ou direitos de edição do site.

Saiba mais sobre gerenciamento de configurações de site de equipe, informações de site e permissões.

Depois de criar e iniciar seu site, a próxima fase importante é manter o conteúdo do site. Verifique se você tem um plano para manter o conteúdo e as Web Parts atualizados. 

Práticas recomendadas de manutenção do site:

• Planejar a manutenção do site – estabeleça uma agenda para examinar o conteúdo do site com a frequência necessária para garantir que o conteúdo ainda seja preciso e relevante.

• Postar notícias regularmente – Distribua os últimos anúncios, informações e status em toda a organização.  Saiba como adicionar uma postagem de Notícias em um site de equipe ou site de comunicação e mostrar a outras pessoas que postarão anúncios como podem usar as notícias do SharePoint.

• Verificar links e web parts – mantenha links e web parts atualizados para garantir que você esteja aproveitando o valor completo do seu site.

• Usar a análise para melhorar o envolvimento – exibir o uso do site usando o relatório interno de dados de usopara obter informações sobre conteúdo popular, visitas ao site e muito mais.

• Examine periodicamente as configurações do site – Depois de criar um site no SharePoint, você poderá fazer alterações nas configurações, nas informações do site e nas permissões do site.