Criar seu site de comunicação do SharePoint

Noções básicas sobre o conteúdo do site

Cada site de comunicação inclui várias listas e bibliotecas padrão:

• Biblioteca de documentos – um local para carregar arquivos. Seu site vem com uma biblioteca padrão, mas você pode adicionar mais conforme necessário.

• Lista de eventos – a lista onde as entradas de calendário são armazenadas.

• Biblioteca de páginas do site – a biblioteca na qual todas as páginas do site residem.

• Modelos de formulário e biblioteca de estilos -essas bibliotecas são bibliotecas herdadas transferidas de versões do pervious do SharePoint

Dicas para configurar o conteúdo do site:

• Adicione o título da página antes de adicionar uma imagem à página. Se você não adicionar o título da página primeiro, o nome da subpasta ativos do site (encontrado nos ativos do site) da sua página pode ser uma cadeia de caracteres aleatórios, tornando-o mais difícil localizar as imagens associadas à sua página posteriormente.

• Não carregue documentos usando a Web Part de links rápidos. Sempre carregue-as para uma biblioteca de documentos e, em seguida, vincule a elas em links rápidos. Se você carregar um documento enquanto adiciona um link em links rápidos, o documento será armazenado na biblioteca ativos do site, o que torna mais difícil encontrar se você precisar atualizá-lo posteriormente.

• Coloque espaços (não traços ou sublinhados) entre palavras em nomes de arquivo para melhorar a legibilidade. Os nomes de arquivo e os títulos dos documentos devem ser significativos para os usuários, pois essas informações serão importantes quando os usuários pesquisarem o conteúdo do site.

• Evite o uso de datas e números de versão em nomes de arquivo. O SharePoint acompanhará automaticamente as versões para você. Se você adicionar uma data a um nome de arquivo e, em seguida, adicionar uma cópia mais recente do arquivo, seus links para o arquivo antigo não serão atualizados automaticamente. Se você carregar uma nova versão de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo existente, seus links serão atualizados automaticamente.

• Use rótulos reconhecíveis para todos os hiperlinks. Não Invent termos quando estiver vinculando ao conteúdo de seu site. Para obter diretrizes adicionais sobre rótulos de link, examine a orientação de rótulos na navegação de planejamento para a experiência moderna do SharePoint. A orientação de nomenclatura de rótulo neste artigo se aplica não apenas aos rótulos de navegação superiores, mas para qualquer link na página.

Direcionar conteúdo a públicos específicos

Uma ótima maneira de garantir que o conteúdo do seu site seja mais relevante para os visitantes é personalizar a maneira como seus visitantes visualizam páginas e notícias usando o direcionamento de audiência. O direcionamento de audiências permite que o conteúdo seja direcionado a usuários que fazem parte de um público específico. O direcionamento de audiências também permite que as notícias sejam priorizadas para os membros da audiência na página inicial do SharePoint, notícias sobre o aplicativo móvel e na Web Part de notícias.

O direcionamento de audiência é configurado primeiro na biblioteca páginas do site e, em seguida, nas Web Parts de notícias ou de conteúdo realçado. Se uma audiência for especificada para uma página, essas Web Parts exibirão apenas a página para as pessoas que são membros da audiência. Um não membro pode localizar o conteúdo usando a pesquisa, porque o direcionamento de uma página não é o mesmo que uma página de segurança. No entanto, o não membro não será apresentado à página ou artigo de notícias.

O direcionamento de audiência também pode ser adicionado à navegação para o seu site. Isso permite que você escolha quem vê qual conteúdo na navegação do site usando as mesmas audiências disponíveis para páginas.

Criar aprovações automáticas de página

Você quer que alguém ou um grupo aprove páginas antes de serem publicadas? As versões principais e secundárias são habilitadas por padrão na biblioteca de páginas do site. Com esse recurso habilitado, você pode configurar facilmente a aprovação de página no menu suspenso automatizado na biblioteca de páginas do site. Isso pode ser uma boa ideia se você planeja ter vários autores e deseja revisar as páginas finais antes de serem publicadas. Observe que, mesmo sem a aprovação de página habilitada, somente membros e proprietários podem exibir páginas que não estão publicadas (embora os visitantes possam visualizar a última versão publicada da página).

Personalizar permissões para listas e bibliotecas

Você deseja ter algumas listas ou bibliotecas nas quais os visitantes do site podem contribuir? Você pode Personalizar permissões para uma ou mais listas ou bibliotecas em seu site para atribuir permissões do Contribute ao grupo visitantes. Como prática recomendada, tente evitar a quebra de permissões na biblioteca de páginas do site. As permissões de quebra na biblioteca de páginas do site podem resultar em experiências de usuário complexas e confusas e precisam ser gerenciadas com cuidado para garantir que você não remova acidentalmente as permissões de uma página que todos os usuários precisam. Você também pode usar a Web Part do Microsoft Forms para adicionar um formulário a uma página onde os visitantes possam contribuir ou a Web Part de aplicativos de energia para adicionar um aplicativo que você tenha configurado.

Práticas recomendadas para a migração:

• Use o botão mover para um novo site de comunicação para repensar a história do seu site e garantir que o conteúdo ainda seja relevante. Planeje seu novo site usando as diretrizes descritas anteriormente. Isso não significa que você deve se esquecer do que já tem, especialmente se o conteúdo estiver sendo usado e tiver sido mantido atualizado. Mas esse é o caso para todo o seu conteúdo atual?

• Fale com seus visitantes do site. Descubra o que eles realmente precisam.O conteúdo do seu site anterior ainda atende às metas do seu novo site? Examine os dados de uso do site existente. Use essas informações para determinar qual conteúdo deve ser migrado para o novo site.

• Crie e revise o inventário de conteúdo de seu site atual. Para cada elemento do inventário, identifique se ele deve ser:

  • Excluído-se for o caso, faça agora!

  • Arquivado-por ser um registro empresarial

  • Migrado-pois ele está atualizado e você ainda precisa dele

  • Atualizado e migrado

  • Colocado em outro site e vinculado em seu próprio site

• O conteúdo deve ganhar seu lugar no seu novo site. 

  • Este conteúdo adiciona valor à empresa/visitante?

  • Estou comprometida em mantê-la atualizada?

  • O meu grupo de negócios é responsável por este conteúdo? Caso contrário, é hora de dizer adeus ao conteúdo. Se não for o seu, acesse o proprietário para adicioná-lo ao seu site e crie um link para o conteúdo do site.

• Encontre uma "página inicial" para novo conteúdo. Certifique-se de que todos os elementos tenham uma página inicial e, se não tiver, pense se você pode ter perdido uma categoria no seu planejamento.