Durante anos, as organizações têm confiado em grupos de distribuição para se comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. Agora, no entanto, Microsoft 365 Grupos no Outlook oferecem uma solução mais poderosa para colaboração.
Dica: Se estiver procurando informações sobre como usar grupos de contatos do Outlook para enviar email a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, confira Criar um grupo de contatos ou uma lista de distribuição no Outlook para PC.
O que são grupos de Microsoft 365 ?
Ao configurar um grupo deMicrosoft 365 no Outlook, você pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas compartilharem. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.
Esses recursos adicionais incluem:
-
Caixa de entrada compartilhada – onde as conversas que você tradicionalmente tem em suas listas de distribuição ocorrem. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável, portanto, cria um arquivo vivo das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou percorrer o histórico para se atualizar rapidamente sobre o que foi postado no grupo anteriormente. Confira: Ter uma conversa em grupo no Outlook.
Dica: Se os usuários ainda quiserem que as mensagens de grupo apareçam em sua caixa de entrada pessoal, como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que eles precisam fazer é assinar o grupo clicando no botão Associação na faixa de opções no Outlook.
-
Biblioteca de arquivos compartilhados – Seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint na qual seus usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisam trabalhar. Confira: Compartilhar arquivos de grupo.
-
Calendário compartilhado – Seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários pessoais, se desejarem. Confira: Agendar uma reunião em um calendário de grupos no Outlook.
-
Notebook compartilhado do OneNote – O grupo tem automaticamente um notebook compartilhado do OneNote em que os membros do grupo podem coletar e colaborar nas informações. Muitos grupos usam o notebook para criar uma wiki viva com perguntas frequentes e outros recursos.
-
Acesso de convidado – você poderia adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que eles receberam foi email. Com grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a conversas por email, arquivos e até mesmo ao notebook compartilhado do OneNote. Confira: Acesso de convidado no Grupos do Microsoft 365.
-
O conteúdo é detectável – os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que eles são fáceis para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisarem os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, você poderá alternar o grupo para privado, o que oculta o conteúdo de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações para ingressar.
-
Criação de autoatendimento – a TI não precisa ser atolada por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, consulte: Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.
Esses são apenas alguns dos recursos que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que os grupos de distribuição.
Administração de seus grupos
Microsoft 365 oferece várias ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade. Para obter mais informações sobre cada um desses benefícios, clique nos títulos abaixo.
Manter seu diretório sob controle é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas Microsoft 365 ofertas para ajudar a facilitar isso:
-
Políticas de nomenclatura – As políticas de nomenclatura permitem que você defina o que são e não são nomes aceitáveis para seus grupos. Isso impede que os usuários dêem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, você pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes de grupo.
Associação dinâmica – A associação dinâmica permite definir a associação de grupo por regra, o que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) em seu diretório ativo. Consulte Usar atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.
-
Associação oculta – Se você tiver uma razão para querer que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, você poderá ocultar a associação de partidos externos.
-
Permissões de criação – pode haver algumas pessoas em sua organização que você não deseja ser capaz de criar novos grupos. Há várias técnicas para gerenciar permissões de criação em seu diretório. Consulte Gerenciar a Criação de Grupo do Microsoft 365.
-
Logs de auditoria - Você pode ter mais confiança permitindo que seus usuários criem grupos e gerenciem a associação de grupo porque Microsoft 365 Os logs de auditoria do Grupos permitem rastrear quem criou ou excluiu um determinado grupo ou fez alterações na associação do grupo. Confira: Pesquise o log de auditoria na Central de Conformidade do Microsoft 365 Security &.
O gerenciamento de entrega fornece alguns métodos para lidar com como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, há ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens.
-
Enviar como ou Enviar em nome de - Essas configurações permitem que os usuários especificados enviem emails como se tivessem vindo ou estejam em nome do grupo.
-
Restrições do remetente – Essas configurações permitem controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir emails de partes externas, mas talvez você queira restringir isso apenas a partes externas específicas.
-
Suporte externo ao usuário – ao convidar convidados para seu grupo, você pode optar por incluí-los nas conversas de email no grupo. Confira: Acesso de convidado no Grupos do Microsoft 365.
-
Regras de transporte – As regras de transporte funcionam para grupos da mesma forma que funcionam para o servidor exchange. As regras podem procurar mensagens que atendam a condições específicas e, em seguida, podem agir nessas mensagens.
-
MailTips – MailTips são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto compõem uma mensagem. Eles podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um usuário se sua mensagem provavelmente for para partes externas ou exceder as cotas de mensagens.
-
Vários endereços proxy – um grupo pode ter aliases como uma caixa de correio do usuário. Endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros aliases ou para facilitar o acesso a um grupo que tenha um nome longo ou difícil de soletrar. Confira: Suporte de vários domínios para grupos do Microsoft 365 – ajuda Administração
-
Tamanho máximo de envio/recebimento – essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo recebendo (ou enviando) mensagens extremamente grandes para gerenciar melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.
Microsoft 365 também fornece algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que é compartilhado em seu grupo.
-
Diretrizes de uso – Você poderá definir diretrizes de uso para grupos de Microsoft 365, para instruir seus usuários sobre práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos eficazes e educá-los sobre políticas de conteúdo internas.
-
Classificação de dados – Você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos de Microsoft 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "ultra secreto"). Dessa forma, seus grupos podem exibir as políticas de outros conteúdos em sua organização. A política extensível permite que sua organização configure um ponto de extremidade chamado sempre que um grupo é criado ou alterado e você pode implementar suas próprias políticas para criação ou alteração de grupo.
Gerenciando a alteração
Às vezes, os usuários estão desconfortáveis com a alteração, por isso é importante se comunicar com os membros existentes de suas listas de distribuição para que eles saibam o que esperar. Aqui estão algumas das informações que você deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que você pode achar úteis:
O que são grupos no Outlook?
Microsoft 365 grupos no Outlook são uma única solução de colaboração para equipes/grupos que desejam um lugar para compartilhar discussões, arquivos, calendários e anotações de uma maneira unificada que é fácil de encontrar. Provavelmente o melhor recurso é que a caixa de entrada do grupo mantém um histórico das discussões, facilitando a pesquisa de discussões anteriores.
Por que estamos fazendo essa mudança?
Pessoas têm solicitado frequentemente a capacidade de pesquisar as mensagens postadas em nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não precisam fazer ou responder às mesmas perguntas várias vez.
Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para nossos eventos de grupo, uma biblioteca de arquivos compartilhados e um Notebook do OneNote em que podemos colaborar e coletar informações para referência futura.
Preciso fazer alguma coisa para ingressar nesse grupo se já fosse membro da lista de distribuição?
Não, se você já fosse um membro da lista de distribuição, automaticamente seria membro do novo grupo.
Como fazer acessar o novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?
Para acessar o novo grupo no Outlook, basta acessar a categoria Grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se você usar esse grupo muitas vezes, considere fixá-lo como um favorito clicando com o botão direito do mouse nele e escolhendo Mostrar como favorito.
Além disso, há clientes móveis gratuitos para grupos de Microsoft 365 disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android etc.) para que você possa acessar facilmente o grupo em qualquer lugar.
Não posso ainda apenas enviar email
Sim, é claro. O mesmo alias de email usados para a lista de distribuição ainda funcionará muito bem para o grupo no Outlook.
Além disso…
Lembre-se de dizer a eles quando essa alteração está ocorrendo e quem eles devem entrar em contato se tiverem mais perguntas.
Migrando suas listas de distribuição
Pronto para atualizar sua lista de distribuição para um grupo? Consulte Migrar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365 – Administração ajuda.
Quais listas de distribuição não podem ser atualizadas para grupos do Microsoft 365?
Você pode atualizar apenas listas de distribuição gerenciadas pela nuvem, simples e não aninhadas para grupos do Microsoft 365. Consulte Não é possível atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
O que vem a seguir?
Depois de atualizar seu grupo de distribuição para um grupo deMicrosoft 365, há algumas tarefas de acompanhamento que talvez você queira fazer para garantir que ele vá bem.
-
Acompanhamento com seus usuários – Faça check-in com eles imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, novamente alguns dias depois. Mostrar que você está ouvindo e respondendo a quaisquer perguntas que eles possam ter irá um longo caminho para torná-los felizes e confortáveis com a mudança.
-
Monitorar os relatórios de engajamento – o Portal do Microsoft 365 Administração tem alguns bons relatórios que podem mostrar quantos usuários estão usando o grupo, com que frequência e quais recursos eles estão usando. Esses relatórios podem ajudá-lo a projetar seu acompanhamento e treinamento do usuário, bem como destacar onde seus usuários estão recebendo o maior valor do novo grupo. Confira: Relatórios de atividades no Centro de administração do Microsoft 365.
-
Compartilhar sua experiência – deixe outras equipes em sua empresa saberem que você atualizou seu grupo de distribuição e quais etapas tomou para torná-lo bem-sucedido! O compartilhamento dessas informações pode ajudar essas outras equipes a seguir seu exemplo e ter uma atualização bem-sucedida própria.
Confira também
Tem perguntas sobre grupos de Microsoft 365 ?
Visite o Grupos do Microsoft 365 Tech Community.
Estamos ouvindo
Este artigo foi atualizado pela última vez em 16 de outubro de 2020 como resultado de seus comentários. Se este artigo forneceu informações úteis para você ou, especialmente, se não forneceu, clique nos controles de comentários abaixo e envie comentários construtivos para que possamos continuar aprimorando. Obrigada!
