Omówienie: zarządzanie witryną, uprawnienia i udostępnianie dla na potrzeby właścicieli witryn

Tworzenie podwitryn

Czasem konieczne jest umożliwienie członkom zespołu tworzenia podwitryn w witrynie zespołu do obsługi konkretnych projektów.

Możliwość spontanicznego tworzenia nowych podwitryn przez członków grupy może być przydatna, ale niczym nieograniczone tworzenie witryn często wymyka się spod kontroli. Zbyt swobodne zasady tworzenia witryn mogą powodować problemy. Przykład:

• Użytkownicy mogą mieć problemy z odnajdowaniem właściwych podwitryn i ustalaniem, czy znaleziona witryna jest właściwa.

• Kilka podwitryn może zawierać zduplikowane informacje, co skutkuje marnowaniem cennego miejsca i zwiększeniem nakładów na konserwację.

• W podwitrynach mogą być przechowywane nieaktualne, nawet od wielu lat, informacje, które pojawiają się też w wynikach wyszukiwania. Użytkownicy mogą mieć problemy z ustaleniem, która wersja informacji jest poprawna.

• Zarządzanie uprawnieniami do bardzo dużej liczby podwitryn wymaga dużego nakładu pracy, co zwiększa prawdopodobieństwo pomyłkowego udzielenia użytkownikom dostępu do informacji, których nie powinni oglądać.

• W miarę opuszczania grupy przez pracowników może rosnąć liczba porzuconych podwitryn, które powodują zamieszanie i zaśmiecanie wyników wyszukiwania, utrudniając pracę pozostałym użytkownikom.

W celu zaoszczędzenia czasu i zmniejszenia nakładu pracy warto ustalić pewne zasady z zakresu tworzenia witryn:

• Komu wolno tworzyć podwitryny?

• Czy nowe podwitryny muszą zostać wcześniej zatwierdzone? Jeśli tak, to według jakich kryteriów i przez kogo?

• Czy nowe podwitryny muszą bazować na wskazanych szablonach i motywach?

• Ile informacji można przechowywać w witrynie? Ile miejsca na dyskach na serwerze można wykorzystać?

• Jakie są reguły stosowania strategii nawigacji w witrynie?

• Po jakim okresie informacje przechowywane w podwitrynach powinny być usuwane lub archiwizowane?

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie witryny lub podwitryny.

Zarządzanie uprawnieniami

Integralność, poufność i prywatność najważniejszych informacji organizacji zależy od sposobu zabezpieczenia witryny, a zwłaszcza od tego, komu zostanie udzielony do niej dostęp.

Udzielanie i ograniczanie dostępu do witryny jest określane jako zarządzanie uprawnieniami i jest jednym z najważniejszych obowiązków właściciela witryny.

Oto kilka porad, z których warto korzystać podczas opracowywania strategii dotyczącej uprawnień.

• Przestrzegaj zasady przyznawania jak najmniejszych uprawnień: nadawaj osobom uprawnienia najniższych poziomów umożliwiające im wykonanie przypisanych zadań.

• Udzielając użytkownikom dostępu, dodawaj ich do standardowych, domyślnych grup, takich jak Członkowie, Odwiedzający i Właściciele. Przypisuj większość osób do grup Członkowie lub Odwiedzający i ogranicz liczbę osób w grupie Właściciele.

• Utwórz przejrzystą, zrozumiałą hierarchię za pomocą funkcji dziedziczenia uprawnień. W tym celu unikaj udzielania uprawnień poszczególnym osobom — zamiast tego udzielaj ich grupom. Uprawnienia dotyczące podwitryn powinny być w miarę możliwości dziedziczone po witrynie zespołu, a nie unikatowe.

• Zorganizuj zawartość w taki sposób, aby skorzystać z funkcji dziedziczenia uprawnień: zastosuj segmentowanie zawartości według poziomów zabezpieczeń — utwórz witrynę lub bibliotekę przeznaczoną specjalnie na poufne dokumenty, zamiast przechowywać je rozproszone w większej bibliotece, w której są chronione za pomocą unikatowych uprawnień.

Aby uzyskać informacje dotyczące konfigurowania uprawnień, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint lub Edytowanie uprawnień do listy, biblioteki lub pojedynczego elementu.

Architektura informacji

Architektura informacji witryny przypomina spis treści w książce: określa organizację i sposób przedstawiania użytkownikom informacji zawartych w witrynie (jej stron sieci Web, dokumentów, list i danych). Architektura informacji jest często rejestrowana w postaci hierarchicznej listy zawartości witryny, słów kluczowych wyszukiwania, typów danych i innych pojęć.

W celu utworzenia architektury informacji należy przeanalizować informacje, które mają być prezentowane w witrynie. Oto lista pytań, na podstawie której można opracować architekturę informacji:

• Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynie? Jak zostanie zorganizowana w podwitrynach i bibliotekach czy na listach?

• Jak informacje będą przedstawiane w witrynie?

• Jak użytkownicy będą nawigować po witrynie?

• Jak informacje będą udostępniane konkretnym grupom odbiorców?

• Jak zostanie skonfigurowane i zoptymalizowane wyszukiwanie?

Elementem architektury informacji może być klasyfikacja informacji.

Jeśli obsługiwane informacje są szczególnie istotne dla firmy, wymagają specjalnych zabezpieczeń albo podlegają przepisom (np. prawnym), konieczne może być skonfigurowanie schematu klasyfikacji w celu wyszczególnienia konkretnych typów zawartości wymagających starannego zarządzania.

Po odpowiednim zorganizowaniu informacji na listach i w bibliotekach można sterować zarządzaniem tą zawartością za pomocą funkcji zarządzania. Przykład:

Wymaganie wyewidencjonowania plików

Żądanie wyewidencjonowania pliku pozwala zagwarantować, że tylko jedna osoba będzie mogła go edytować do czasu zaewidencjonowania go. Wymaganie wyewidencjonowania dokumentów uniemożliwia jednoczesne wprowadzanie zmian przez kilka osób, co mogłoby powodować konflikty w trakcie edycji i prowadzić do nieporozumień. Wymaganie wyewidencjonowania ułatwia również przypominanie członkom zespołu o dodawaniu komentarza podczas ewidencjonowania pliku, dzięki czemu łatwiej można śledzić zmiany w każdej wersji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie biblioteki do wymagania wyewidencjonowywania plików.

Śledzenie wersji

Jeśli trzeba zachować poprzednie wersje plików, użycie bibliotek pomoże w śledzeniu, przechowywaniu i przywracaniu plików. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Można również oznaczyć pewne wersje jako wersje główne, na przykład dodanie nowego rozdziału do podręcznika, a inne wersje jako wersje pomocnicze, na przykład poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie miejscem w magazynie, można wybrać liczbę wersji każdego typu, które mają być przechowywane. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Jak działa przechowywanie wersji na listach i w bibliotekach?.

Cykl życia i wycofywanie witryn

Witryny, takie jak witryny robocze dokumentów czy witryny dyskusyjne, często nie zostają usunięte, gdy nie są już potrzebne, przez co zajmują cenne miejsce na dyskach i zaśmiecają wyniki wyszukiwania. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie harmonogramu przeglądu witryn i ich zawartości (co najmniej raz do roku) w celu ustalenia, co naprawdę warto zachować.

Warto pamiętać, że przegląd pod kątem przestarzałych witryn może też być uwzględniony w ogólniejszym modelu zarządzania obowiązującym w organizacji. Na przykład administrator może automatycznie usuwać witryny, którymi nie zajmowano się od ponad 90 dni. Właściciel witryny otrzyma w takim przypadku wiadomość e-mail z odpowiednim ostrzeżeniem. Aby uzyskać więcej informacji na temat cyklu życia i wycofywania witryn, zobacz Zasady zamykania witryny.