Najważniejsze wskazówki dotyczące programu Outlook

Foldery wyszukiwania

Foldery wyszukiwania przydają się do gromadzenia informacji z różnych folderów poczty i źródeł danych RSS. Foldery wyszukiwania mogą być szczególnie przydatne, gdy trzeba zebrać informacje, które są zapisane w różnych folderach — na przykład podczas przygotowywania się na spotkanie kwartalne.

W przypadku odbierania dużej liczby wiadomości (więcej niż 200 wiadomości dziennie) foldery wyszukiwania mogą być dobrą metodą na analizowanie poczty od różnych nadawców.

Ulubione (opcjonalnie)

Sekcja Ulubione zapewnia widoczność folderom, które w przeciwnym razie byłyby trudne do zauważenia na liście folderów poczty.

Ulubione to podzbiór folderów poczty widoczny u góry okienko nawigacji. Korzystanie z sekcji Ulubione nie jest wymagane, aby przedstawiany tu system działał, ale w przypadku małego monitora można zminimalizować okienko nawigacji i nadal łatwo przechowywać wiadomości, przeciągając je na zminimalizowany pasek, przeprowadzać typowe wyszukiwania oraz przechodzić do widoków Kalendarz, Kontakty i Zadania.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się posiadanie następujących folderów w sekcji Ulubione: Skrzynka odbiorcza, 1-Referencyjny, Elementy wysłane i Elementy usunięte.

Początek strony

Flaga domyślna

Flagę Szybkie kliknięcie najlepiej ustawić na wartość Dzisiaj (jest to ustawienie domyślne).

Początek strony

Opcjonalne szybkie kroki

Oprócz szybkich kroków wymienionych powyżej, zależnie od obejmowanego stanowiska i innych codziennie wykonywanych czynności, można utworzyć następujące typy szybkich kroków:

Po rozpoczęciu tworzenia szybkich kroków można szybko zauważyć, że istnieją inne sposoby optymalizowania liczby kliknięć wymaganych do wykonania danego zadania. Gdy tylko wystąpi sytuacja, w której trzeba powtórnie wykonywać te same czynności, warto utworzyć szybki krok. W miarę zmian następujących w projektach należy aktualizować szybkie kroki, aby pozostawały do wykonania tylko te czynności, które wykonuje się w rzeczywistości.

Początek strony

Usuwanie

Wiadomości, których nie trzeba czytać, należy usuwać. Jeśli są to śmieci, trzeba się ich pozbyć.

Jeśli nie chce się otrzymywać kolejnych wiadomości w ramach danej konwersacji, należy ją zignorować.

Zrób to: Dwuminutowe ćwiczenie

To zadziwiające, ile można zrobić przez dwie minuty. Na przykład na wiele wiadomości można odpowiedzieć w ciągu dwóch minut lub szybciej. Jeśli jednak obsługa wiadomości trwa dłużej niż dwie minuty, należy ją odłożyć. Aby dowiedzieć się, ile w rzeczywistości trwają dwie minuty, warto spróbować zmierzyć sobie czas.

Po zajęciu się wiadomością wykonaj jedną z następujących czynności:

• Usuń ją, jeśli jest mało ważna.

• Zapisz ją w jednym z folderów referencyjnych (na przykład 1-Referencyjny) za pomocą szybkiego kroku.

W celu zachowania rejestru wykonanych czynności, zwłaszcza na potrzeby rozważań w okolicach terminu corocznej oceny lub przygotowywania raportów, można użyć szybkiego kroku Gotowe, który powoduje również oznaczenie wiadomości jako ukończonych.

Oddelegowywanie

Czasem odbierana jest wiadomość, którą w rzeczywistości powinien zająć się ktoś inny. W takich przypadkach należy udzielić odpowiedzi, uwzględniając osobę, do której oddelegujesz wiadomość, w wierszu Do. Jeśli ta czynność jest często wykonywana, warto rozważyć utworzenie szybkiego kroku służącego do odpowiadania i dodawania osoby, do której oddelegowano wiadomość, w wierszu Do.

Aby monitorować wiadomość później, należy ją oflagować przed wysłaniem. Na pasku zadań do wykonania należy oznaczyć to zadanie kategorią @Czekanie.

Odkładanie

Odmawianie

Podczas przeglądania kalendarza i listy zadań należy realistycznie oceniać to, co można wykonać. Czasem oznacza to odmowę. Oto niektóre sposoby odzyskiwania czasu dzięki odmowie:

• Odrzucaj spotkania, w których nie musisz uczestniczyć. Tak, możesz to robić.

• Usuwaj zadania, których nie musisz wykonywać, lub te, o których wiesz, że ich nie wykonasz.

• Wysyłaj wiadomości, aby poinformować odbiorców, że pracujesz nad odpowiedzią (i nie zapomnij o oflagowaniu ich przy wysyłaniu). Lepiej poinformować nadawcę, że udzieli mu się odpowiedzi w realistycznym terminie, niż dopuścić do tego, aby sądził, że jego prośba została zapomniana.

Zarządzanie kalendarzem

Jeśli dzień jest wypełniony spotkaniami, w rzeczywistości oznacza to mniej czasu na kończenie zadań i pisanie wiadomości, dlatego zadania należy przenosić na inne dni.

Jeśli zadanie zajmie dużo czasu albo jego wykonanie jest konieczne (w przeciwieństwie do zadań uznanych za takie, których nie trzeba wykonywać), należy przeciągnąć je z dziennej listy zadań do kalendarza, aby zarezerwować na nie czas.

Sposoby tworzenia zadań

W miarę przeglądania kalendarza i zadań trudno nie zacząć myśleć o kolejnych czynnościach do wykonania. Poniżej wymieniono niektóre sposoby tworzenia zadań w programie Outlook:

• Oflaguj wiadomość.

• Wpisz tekst w polu Wpisz nowe zadanie u góry listy zadań.

• Utwórz nowe zadanie, używając skrótu klawiaturowego CTRL+SHIFT+K

• Jeśli prowadzisz samochód, a jest to zgodne z prawem i bezpieczne, nagraj zadania na urządzeniu przenośnym lub telefonie komórkowym przy użyciu funkcji notatek głosowych i przetranskrybuj je później na listę zadań do wykonania.

• Jeśli uczestniczysz w spotkaniu, sporządzaj notatki w programie OneNote. Elementy oflagowane w programie OneNote są widoczne na liście zadań programu Outlook.

Sposoby zarządzania zadaniami

Poniżej wymieniono sposoby ułatwiające obsługiwanie zadań:

• Dodawaj zadania w miarę ich powstawania, wpisując tekst w polu Wpisz nowe zadanie na pasku zadań do wykonania lub u góry listy zadań, w pustym miejscu na dziennej liście zadań bądź wybierając pozycję Nowe zadanie na wstążce.

• Usuwaj zadania, których nie musisz wykonywać. Lista zadań to obszar wyjątkowy — nie dopuszczaj do jej zaśmiecenia, aby nie zmniejszać jej użyteczności. W przypadku wiadomości oflagowanych, które chcesz zachować, wybierz pozycję Usuń z listy, a w przeciwnym razie kliknij po prostu przycisk Usuń.

• Oznaczaj zadania wykonane jako ukończone, aby były one usuwane z paska zadań do wykonania.

• Zwiększaj przydatność zadań, zmieniając temat zadania dla wiadomości oflagowanej. Na przykład nazwę wiadomości oflagowanej z wierszem tematu Nie można zmienić członkostwa w grupie za pomocą klawiatury należy zmienić na Odpowiedzieć Tomaszowi, co jest kolejną czynnością związaną z tym zadaniem. Aby zmienić temat zadania, wybierz element na pasku zadań do wykonania i wpisz nowy temat lub kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Zmień nazwę zadania. Zmiana tematu zadania nie powoduje zmiany tematu wiadomości. Zmieniany jest tylko temat widoczny na liście zadań.

• Utwórz kategorie kolorów i przypisz je, aby ułatwić określanie miejsca, w którym należy się znajdować w celu wykonania kolejnej czynności, a także wyróżnianie niektórych zadań.

• Zmieniaj rozmieszczenie zadań, aby grupować podobne zadania, na przykład należące do tej samej kategorii. Aby przenieść zadanie, wybierz je na liście zadań i przeciągnij. W ten sposób będzie można pracować równocześnie nad podobnymi zadaniami.

• Przeciągaj zadania na dziennej liście zadań i pasku zadań do wykonania na dzień, w którym planujesz wykonać zadanie. Zadania, które zajmą więcej czasu, przeciągaj na kalendarz, aby zarezerwować sobie czas na ich wykonanie.

Warto utrzymywać dobrą organizację, jednak nie należy poświęcać wiele czasu na ustalanie priorytetu listy zadań i zarządzanie nią. Proces zarządzania listą zadań nie powinien przecież stanowić głównego przedmiotu pracy.

Używanie kalendarza: tworzenie terminów w celu zarządzania czasem

Warto pamiętać, że zawsze będzie więcej zadań do wykonania niż czasu na ich realizację.

W dobrym zarządzaniu czasem uwzględnia się, że potrzebny jest czas na zajmowanie się wiadomościami, zarządzanie terminami i zadaniami oraz zastanawianie się nad tym, co jeszcze trzeba zrobić.

Ten czas można zaplanować dla siebie za pomocą zwykłych terminów i spotkań w kalendarzu. Kalendarz powinien być traktowany jak rzeczywisty plan dotyczący czasu — jeśli zaplanowano wykonanie jakiejś czynności, należy ją wykonywać o tej konkretnej porze.

Czas należy zarezerwować na:

• Zajmowanie się wiadomościami. Przeznaczenie czasu na zajmowanie się wiadomościami jest szczególnie ważne, jeśli odbiera się wiele wiadomości. Nawet jeśli skonfigurowano reguły powodujące, że do Skrzynki odbiorczej trafiają tylko ważne wiadomości, nadal potrzebny jest czas na zajmowanie się tymi wiadomościami.

• Wykonywanie codziennego i cotygodniowego przeglądu zadań i terminów. Przeglądaj kalendarz i zadania, oceniając przy tym terminy i zadania pod kątem priorytetów. Jeśli masz napięty harmonogram, jest to czas na:

• Rozstrzygnięcie nakładających się terminów, ponieważ nie można być w dwóch miejscach jednocześnie.

• Zaplanowanie czasu na pracę.

• Zastanowienie się nad wykonywanym zadaniem, czy jest to dobre wykorzystanie czasu i czy ustalane priorytety są właściwe.

• Regularne spotykanie się z menedżerem. Regularne spotkania z menedżerem mogą ułatwić omawianie przedmiotu wykonywanej pracy oraz, w razie potrzeby, ustalanie priorytetów na nowo. Aby skonfigurować spotkanie regularne lub cykliczne, wybierz pozycję Cykl .

Początek strony

Cotygodniowy przegląd

Ogarnięcie całościowego obrazu czasu i zadań ułatwia nadawanie ważnym pracom wyższego priorytetu niż mniej pilnym zadaniom. Pomaga to także wyraźnie informować inne osoby o tym, co można realistycznie wykonać, a czego nie. Przeglądanie ubiegłego i przyszłego tygodnia ułatwia także przygotowywanie się na cotygodniowe spotkanie z menedżerem lub opracowywanie wiadomości e-mail o stanie realizacji.

Miejsca wykonywania pracy

Po przetworzeniu wiadomości najlepsze miejsce na wykonywanie zadań w programie Outlook (odpowiadanie na wiadomości i tak dalej) to widok Zadania. Przełączenie się do widoku Zadania pozwoli uniknąć rozpraszania się z powodu wiadomości trafiających do Skrzynki odbiorczej.

Zbiorcze przetwarzanie zadań

Przeglądając listę zadań i kalendarz, należy wykonywać podobne zadania w tym samym czasie. Jeśli na przykład ma się tylko kilka minut, można przeprowadzić wszystkie rozmowy telefoniczne (o ile jest ich tylko kilka). Zadania wymagające dużego nakładu energii (dla niektórych może to być odpowiadanie na wiadomości) należy wykonywać wtedy, gdy ma się na nie wystarczająco sił. Zadania, które nie wymagają dużego wysiłku, na przykład czytanie wiadomości o stanie realizacji, należy wykonywać później w ciągu dnia lub gdy tylko odczuwa się spadek energii. Zbiorcze przetwarzanie zadań pozwala jednocześnie czynić postępy w realizacji wszystkich projektów.

Jednym ze sposobów na zbiorcze przetwarzanie zadań jest zmienianie rozmieszczenia z Rozmieść według: Data rozpoczęcia na Rozmieść według: Kategorie. W tym celu wybierz nagłówek Rozmieść według a następnie wybierz pozycję Kategorie.

Kończenie zadań

Po wykonaniu zadań należy oznaczyć je jako ukończone. W programie Outlook lista ukończonych zadań jest automatycznie zachowywana. Może ona stanowić przydatne podsumowanie wykonanych prac. Jeśli rejestrowanie zadania lub wiadomości nie jest potrzebne, należy usunąć dany element lub wyczyścić flagę.

Praca w trybie offline

Jeśli ma się wiele zadań do wykonania, warto rozważyć przejście do trybu offline, aby uniknąć zalewu przeszkadzających powiadomień o przychodzących wiadomościach.

Przełączanie się między pracą w trybie online i offline powoduje zmianę ustawień dla wszystkich kont e-mail w profilu programu Outlook.

• Na karcie Wysyłanie/odbieranie w grupie Preferencje wybierz pozycję Praca w trybie offline.

  

Polecenie Praca w trybie offline jest wyróżnione podczas pracy w trybie offline.

Wybierz wyróżnioną pozycję Praca w trybie offline, aby powrócić do trybu online.

Początek strony

Jak znaleźć wiadomość od konkretnej osoby

• Jeśli chcesz znaleźć wiadomość od konkretnej osoby, zaznacz pole Wyszukaj w dowolnym folderze, a następnie na karcie Wyszukiwanie wybierz pozycję Od.

  

• Wpisz imię lub nazwisko osoby.

  

Ewentualnie zacznij wpisywać imię i nazwisko w polu Wyszukaj, a następnie naciśnij klawisz strzałki w dół, aby wybrać polecenie Od w celu zawężenia wyników.

Jak znaleźć wiadomość z załącznikiem

Aby znaleźć wiadomość z załącznikiem, zaznacz pole Wyszukaj i na karcie Wyszukiwanie wybierz pozycję Ma załączniki.

Wszystkie kryteria wyszukiwania można dodawać, więc aby znaleźć wiadomość z załącznikami od danej osoby, wybierz polecenia na wstążce (Od, Ma załączniki) w celu skonstruowania zapytania.

Znajdowanie wiadomości w całej skrzynce pocztowej

Czasem samo wyszukiwanie w folderze referencyjnym nie wystarczy, aby znaleźć wiadomość — być może ta wiadomość została wysłana lub przez pomyłkę jest przechowywana w innym folderze. W takich przypadkach zacznij od wyszukiwania w dowolnym folderze (Skrzynka odbiorcza, 1-Referencyjny itd.), a następnie wybierz menu rozwijane z pola wyszukiwania, a następnie wybierz pozycję Bieżąca skrzynka pocztowa.

Możesz także wybrać pozycję Bieżąca skrzynka pocztowa na karcie Wyszukiwanie.

Jeśli istnieje podejrzenie, że szukane elementy mogą znajdować się w zaakceptowanych zaproszeniach na spotkanie (i przez to w kalendarzu), można wybrać pozycję Wszystkie elementy programu Outlook.

Jeśli zauważono, że wyszukiwania są często przeprowadzane w całej skrzynce pocztowej, można przejść do widoku Backstage i tak ustawić domyślny zakres wyszukiwania, aby wyszukiwać zawsze we wszystkich folderach.

1. Wybierz kartę Plik, a następnie wybierz pozycję Opcje.

2. Wybierz pozycję Wyszukaj.

3. W obszarze Wyniki wybierz pozycję Bieżąca skrzynka pocztowa.

   

Zatrzymywanie wyszukiwania

Gdy szukany element został już znaleziony i można przejść do wykonywania następnego zadania, wybierz ikonę zamknięcia obok pola wyszukiwania błyskawicznego lub na karcie Wyszukiwanie w grupie Zamykanie wybierz pozycję Zamknij wyszukiwanie.

Podstawowe zasady tworzenia profesjonalnych wiadomości: co należy robić

• Przeczytaj wiadomość zanim ją wyślesz.

• Twórz tematy opisowe i ukierunkowane na działanie. Na przykład: Zespół sprzedaży: proszę o wysłanie proponowanych dat wycofania zarządu, gdzie Zespół sprzedaży to nazwa grupy, a proszę o wysłanie to działanie. Inne przydatne przedrostki to DW: oraz Wymagane działanie.

• Jeśli wymagane jest podjęcie działania, określ swoje oczekiwania w polu Temat.

• Zmieniaj temat wiadomości, jeśli przedmiot konwersacji ulega zmianie.

• Twórz wszystkie wiadomości tak, aby były zwięzłe i rzeczowe.

• Organizuj treść wiadomości od najbardziej do najmniej ważnych aspektów.

• Rozważ możliwość pogrubienia czcionki ważnych informacji.

• Umieszczaj czynności do wykonania lub pytania w osobnych wierszach, aby wyróżniały się i były łatwe do zauważenia.

• Pogrubiaj czcionkę imion osób przy zadawaniu pytań. Na przykład Tomasz: jaki jest stan projektu?

• Ogranicz liczbę osób, do których wysyłasz wiadomość, tylko do tych, które muszą ją przeczytać.

• Umieszczaj osoby, które muszą być poinformowane, w wierszu DW.

• Umieszczaj osoby, które mają odpowiedzieć lub podjąć działanie, w wierszu Do.

• W razie potrzeby używaj podpisów, ale niech będzie to podpis prosty, krótki, profesjonalny i, o ile to możliwe, pozbawiony grafiki.

• Jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, nie wysyłaj wiadomości. Zadzwoń lub wyślij wiadomość błyskawiczną.

• Jeśli uczestniczysz w konwersacji e-mail, która ma ponad dziesięć wiadomości bez rozwiązania, rozważ możliwość zorganizowania spotkania w celu omówienia problemu. Poczta e-mail nie zawsze jest skutecznym sposobem na rozwiązywanie złożonych problemów. Zaznacz wiadomość na karcie Narzędzia główne w grupie Odpowiadanie i wybierz pozycję Spotkanie.

  

• Identyfikuj wiadomości, które wymagają bardziej rozbudowanej odpowiedzi. Jeśli nie masz czasu na zredagowanie pełnej odpowiedzi od razu, powiadom nadawcę, że rozpatrujesz problem i udzielisz odpowiedzi przed wskazaną godziną lub datą. Oznaczaj je flagą jako elementy do wykonania później.

• Nie nadużywaj opcji Wysoka ważność .

  

• Jeśli zadajesz pytanie, a udzielić na nie odpowiedzi może kilka osób, wybierz tylko jedną osobę, zamiast wysyłać pytanie do grupy.

Monitorowanie: oznaczanie flagą przy wysyłaniu

Gdy wysyłasz wiadomość do osoby, od której oczekujesz odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

• Oflaguj ją dla siebie przy wysyłaniu.

• Zmień nazwę oflagowanego zadania związanego z wiadomością na pasku zadań do wykonania, aby zaczynało się od tekstu Flaga monitująca.

• Oznacz ją kategorią @Czekanie.

• Po wykonaniu tych trzech kroków pamiętaj, że kolejną czynnością jest wysłanie następnej wiadomości lub czekanie na odpowiedź.

Podstawowe zasady tworzenia profesjonalnych wiadomości: czego nie należy robić

• Nie używaj papeterii.

• Nie uwzględniaj swojego menedżera w każdej wysyłanej wiadomości.

• Nie wysyłaj wiadomości pod wpływem złości. Lepiej ją napisać, zapisać w folderze wersji roboczych i wrócić do niej później.

• Nie oczekuj szybkiej odpowiedzi, jeśli wysyłasz długie wiadomości (zawierające więcej niż dwa akapity).

• Nie wysyłaj wiadomości monitującej po upływie mniej niż dnia od czasu wysłania pierwszej wiadomości. Jeśli nie dostaniesz odpowiedzi na czas, spróbuj skorzystać z telefonu lub aplikacji do obsługi wiadomości, na przykład Microsoft Teams.

• Nie używaj potwierdzeń przeczytania ani potwierdzeń dostarczenia w każdej wysyłanej wiadomości. Używaj ich tylko wtedy, gdy nie masz pewności, że adresaci odbiorą wiadomość.

• Nie dołączaj flag ani oznaczenia wysokiej ważności do każdej wysyłanej wiadomości. W przeciwnym razie adresaci przywykną do ich ignorowania.

• Nie pisz WSZYSTKIEGO WERSALIKAMI.

• Nie wysyłaj załączników — zamiast tego wysyłaj łącza. Ta reguła dotyczy szczególnie zaproszeń na spotkanie, w przypadku których załączniki mogą znacząco zwiększyć wykorzystanie przydziału na serwerze.

• Nie rozwijaj list dystrybucyjnych. Rozwinięcie list dystrybucyjnych utrudni odczytywanie wiadomości i spowoduje umieszczanie ich w niewłaściwych folderach poczty u osób korzystających z reguł.

• Nie posługuj się sarkazmem. Twoje poczucie humoru może zostać źle zrozumiane.

• Nie pisz niczego, co nie powinno zostać odczytane przez wszystkich w firmie. Nigdy nie wiadomo, gdzie wiadomość może trafić.

• Nie używaj pochylonych ani „zabawnych” czcionek, które są mało czytelne.

• Nie używaj czerwonej czcionki, ponieważ trudno ją odczytać i może zostać odebrana jako wyraz krytyki.

• Nie używaj opcji Odpowiedz wszystkim, gdy wysyłasz do grupy kontaktów prośbę o usunięcie. Nigdy.

Porada dotycząca grup kontaktów (wcześniej nazywanych listami dystrybucyjnymi)

W razie odpowiadania dużej grupie kontaktów należy postępować zgodnie ze wszystkimi zasadami określającymi, co należy, a czego nie należy robić.

Jeśli potrzeba więcej informacji lub problem jest analizowany osobno, należy odpowiedzieć całej grupie kontaktów, aby powiadomić wszystkich, że jest się osobą udzielającą odpowiedzi, a potem wysłać odpowiedzi poszczególnym osobom oddzielnie. Po rozstrzygnięciu problemu nie należy zapominać o wysłaniu rozwiązania grupie kontaktów. Dzięki temu inne osoby w grupie kontaktów będą się mogły odwoływać do rozwiązania.

Jak używać komentarzy w tym samym wierszu

Dodawanie komentarzy w tym samym wierszu w odebranej wiadomości to wygodny sposób odpowiadania na pytania i odnoszenia się bezpośrednio do poruszonych zagadnień. Za najbardziej skuteczną metodę uznaje się wykonywanie następujących czynności:

1. W wiadomości wspomnij, że w wierszach zostały umieszczone komentarze. Na przykład dołącz tekst „Patrz dodatkowe komentarze poniżej”.

2. Odróżnij tekst od wiadomości oryginalnej. W tym celu możesz:

   • zmienić kolor czcionki;

   • poprzedzić komentarz swoim imieniem i nazwiskiem lub inicjałami w nawiasach, na przykład [Michał Chmiela];

     

   • zmienić czcionkę na kursywę lub pogrubioną bądź zastosować oba formatowania.

3. Nie usuwaj niczego, co nie zostało przez Ciebie napisane.

Aby opatrzyć komentarzem tylko niewielki fragment dłuższej wiadomości, należy skopiować tę część wiadomości do odpowiedzi, wyróżnić ją innym kolorem i umieścić cytat w cudzysłowie, a następnie wpisać swoją odpowiedź.

Kiedy używać funkcji UDW

Dodanie nazwy adresata w polu UDW wiadomości powoduje, że do adresata jest wysyłana kopia wiadomości, ale jego nazwa nie jest widoczna dla innych adresatów wiadomości.

Funkcji UDW należy używać do usuwania dodatkowych osób z konwersacji e-mail, jeśli uznano, że nie potrzebują one dodatkowych wiadomości e-mail, albo temat konwersacji uległ zmianie.

Jeśli na przykład jest się jedną z pięciu osób, które otrzymały pytanie, i chce się udzielić na nie odpowiedzi, należy przenieść pozostałe cztery osoby do wiersza UDW i napisać na przykład „Ukryte kopie do Anny, Krzysztofa, Dariusza i Tomasza. Oto odpowiedź...”. Dzięki temu kolejne wiadomości będą potem wymieniane tylko między daną osobą a oryginalnym nadawcą.

Nie należy używać funkcji UDW w celu informowania innej strony (na przykład swojego menedżera) o poufnej wiadomości. Adresat UDW może nie zdawać sobie sprawy z tego, że otrzymał kopię UDW i może odpowiedzieć wszystkim, ujawniając fakt, że otrzymał wiadomość UDW. Może to zostać odebrane jako podstępne działanie ze strony nadawcy.

Zamiast używać funkcji UDW w celu informowania innej strony o problemie, należy przekazać wiadomość dalej po jej wysłaniu.

Początek strony

Kiedy jest odpowiedni moment na wyznaczenie spotkania

Spotkanie należy wyznaczyć, gdy:

• nowa grupa osób współpracuje ze sobą po raz pierwszy;

• między kilkoma osobami zostało już wymienionych ponad 10 stosunkowo długich wiadomości;

• potrzebna jest dyskusja, burza mózgów lub współpraca;

• spotkanie jest najskuteczniejszą metodą na poczynienie postępów — należy przy tym jasno określić cel spotkania jeszcze przed jego zorganizowaniem.

Kogo zaprosić

Zapraszać należy tylko te osoby, których uczestnictwo jest niezbędne. Każda kolejna zaproszona osoba powoduje podwyższenie stopnia złożoności spotkania i utrudnia zapanowanie nad nim. Z drugiej strony, jeśli trzeba podjąć decyzję, należy się upewnić, że na spotkaniu będą obecni wszyscy główni zainteresowani — w przeciwnym razie spotkanie będzie tylko marnowaniem czasu i zasobów.

Jak wybrać termin spotkania

W celu określenia terminu, w którym wszyscy mogą się spotkać, należy przejrzeć w kalendarzu informacje wolny/zajęty wszystkich zaproszonych osób. Aby wyświetlić dostępność wszystkich uczestników spotkania, należy użyć Asystenta planowania.

Dostępność uczestników jest przedstawiona na siatce godzin wolnych/zajętych. Para wierszy i wyróżnienie pokazują proponowany początek i koniec spotkania.

Aby wyświetlić Asystenta planowania podczas redagowania wezwania na spotkanie, na karcie Spotkanie w grupie Pokazywanie wybierz pozycję Asystent planowania.

W okienku Wyszukiwanie pomieszczeń są widoczne sugerowane najlepsze godziny spotkania (gdy większość uczestników jest dostępna). Aby wybrać czas spotkania, wybierz sugerowaną godzinę w okienku Wyszukiwanie pomieszczeń w sekcji Sugerowane godziny lub wybierz godzinę na siatce godzin wolnych/zajętych.

Uwaga: Jeśli okienko Wyszukiwanie pomieszczeń nie jest widoczne, wybierz pozycję Wyszukiwanie pomieszczeń na karcie Spotkanie w grupie Opcje.

Jeśli często tworzone są spotkania z tą samą grupą osób, należy utworzyć grupę w okienku nawigacji, aby informacje wolny/zajęty tych osób były lepiej widoczne. Te grupy mogą także obejmować pomieszczenia, co ułatwia znajdowanie dostępnego pomieszczenia na spotkanie.

Aby utworzyć grupę kalendarza, wykonaj następujące czynności:

• W widoku Kalendarz w okienku nawigacji przewiń w dół do listy kalendarzy, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Moje kalendarze.

• Wprowadź nazwę nowej grupy kalendarzy, a następnie naciśnij klawisz Enter.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy nową grupę kalendarzy, a następnie wybierz polecenie Dodaj kalendarz.

• Wybierz źródło, a następnie wybierz kalendarze, które chcesz dodać.

Kiedy spotykać się osobiście, a kiedy zdalnie

Spotkania osobiste są zalecane, gdy:

• to pierwszy raz, kiedy dana grupa będzie ze sobą współpracować;

• będą pokazywane lub przekazywane do wglądu elementy nieelektroniczne;

• jest to spotkanie na zasadzie burzy mózgów;

• jest to spotkanie nastawione na intensywną współpracę;

• nie każdy ma telefon, aplikację do obsługi konferencji online lub odpowiedni sprzęt i oprogramowanie do obsługi spotkań elektronicznych.

W przeciwnym razie rozważ skorzystanie z aplikacji do spotkania online, takiej jak Microsoft Teams, lub spotkanie telefoniczne.

Jak obsługiwać powiązane dokumenty

W ramach przygotowań do spotkania często powstają pewne dokumenty, które trzeba udostępnić przed spotkaniem lub w jego trakcie.

Jeśli wszyscy uczestnicy są połączeni z siecią firmową, dokumenty należy umieścić w witrynie programu SharePoint lub na udostępnionym dysku sieciowym.

Jeśli dowolny z uczestników pochodzi spoza firmy (na przykład dostawca, który nie ma dostępu do intranetu), warto rozważyć użycie programu SharePoint Workspace.

Nie należy wysyłać załączników w zaproszeniach na spotkanie.

Przygotowywanie planu na podstawie zadań

• Kategoria @Spotkanie to główne miejsce na elementy planu spotkania   .

Utwórz jedno zadanie, oznacz je kategorią @Spotkanie i wyznacz datę rozpoczęcia lub datę ukończenia na dzień spotkania. Gdy termin spotkania będzie się zbliżał, a wraz z nim będą się wyłaniać nowe punkty do omówienia, dodawaj do zadania komentarze, punkty i przemyślenia w miarę ich powstawania. To zadanie stanie się planem spotkania.

Po spotkaniu oznacz zadanie jako ukończone i utwórz nowe zadania związane z czynnościami do wykonania.

• Aby omówić zestaw wiadomości lub tylko jedną wiadomość...   

Jeśli masz wiadomość, na temat której chcesz porozmawiać na spotkaniu, oflaguj ją na dzień spotkania i oznacz kategorią @Spotkanie.

Jeśli planujesz omówienie więcej niż trzech wiadomości, nie oznaczaj każdej z nich flagą, ponieważ spowoduje to nieporządek na liście zadań. Zamiast tego utwórz nowe zadanie z nazwą spotkania, kliknij prawym przyciskiem myszy i przeciągnij wiadomości do zadania (kopiując je na bieżąco). Oznacz to zadanie kategorią @Spotkanie.

• Aby uzyskać więcej miejsca na przemyślenia...   

Jeśli współpracujesz z innymi osobami albo po prostu potrzebujesz więcej miejsca na przemyślenia, rozważ użycie notesu programu OneNote, który można udostępnić za pośrednictwem witryny programu SharePoint lub na serwerze lokalnym. Program OneNote udostępnia bardziej zaawansowane możliwości sporządzania notatek niż zadania programu Outlook.

W trakcie spotkania: jak współpracować

Narzędzie używane do współpracy podczas spotkania zależy od lokalizacji uczestników i ich możliwości dostępu do niego.

Jeśli współpracuje się nad dokumentem i wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu, można korzystać z funkcji Śledź zmiany oraz Komentarze w programie Word.

Jeśli prowadzi się prezentację, a niektóre osoby uczestniczą w niej zdalnie, można korzystać ze spotkania online i funkcji czatu w programie Microsoft Teams lub, w przypadku spotkań mniej oficjalnych, połączyć wszystkich uczestników za pośrednictwem czatu grupowego programu Microsoft Teams i udostępnić swój pulpit lub drugi monitor.

Jeśli współpraca ma przebiegać bardziej dynamicznie, można sporządzać notatki wspólnie w jednym notesie programu OneNote. Jeśli notes nie jest udostępniony, notatki można wysłać w wiadomości po spotkaniu.

W przypadku sporządzania notatek lub protokołu na spotkanie można za pomocą programu OneNote wstawić do notatek szczegóły dotyczące spotkania z programu Outlook. Po spotkaniu notatki można wysłać do jego uczestników w formie wiadomości.

Jak zakończyć spotkanie cykliczne

Gdy seria spotkań dobiegnie końca, zamiast anulować spotkanie, co spowodowałoby usunięcie wszystkich historycznych wystąpień spotkania, należy zmienić wzorzec cyklu na taki, który kończy się wraz z ostatnim wystąpieniem spotkania. W tym celu należy wybrać pozycję Cykl i zmienić datę końcową.

Kiedy i jak udostępniać kalendarz

Udostępnianie kalendarza nie musi być potrzebne, ponieważ godziny wolne/zajęte są widoczne dla wszystkich w organizacji, jednak niekoniecznie wraz z zawartością lub tematem spotkań i terminów. Swój kalendarz można jednak łatwo udostępnić zespołowi, jeśli jego członkowie mają mieć możliwość wyświetlania wszystkich zawartych w nim spotkań i terminów.

W imieniu użytkownika kalendarzem może zarządzać też ktoś inny, na przykład asystent, który może akceptować lub odrzucać spotkania za użytkownika. W takim przypadku kalendarz można delegować. Jeśli kalendarz jest delegowany, należy wybrać tylko jedną osobę — nie należy wyznaczać wszystkich na pełnomocników dla kalendarza. Istnienie więcej niż jednego pełnomocnika może prowadzić do powstawania błędów w kalendarzu.

Zamiast udostępniać swój kalendarz, można utworzyć kalendarz programu SharePoint dla działań grupowych, do którego każdy ma dostęp. Można na przykład utworzyć w witrynie programu SharePoint kalendarz, aby śledzić plany urlopowe członków grupy.

W przypadku wyznaczania spotkań z osobami, które nie mają dostępu do informacji wolny/zajęty, na przykład z osobami spoza firmy, można wysłać swój kalendarz w wiadomości.

Początek strony

Kiedy używać kontaktów programu Outlook w środowisku firmowym

Nawet w przypadku pracy dla firmy, która posiada globalną listę adresową, czasem zachodzi potrzeba zachowania kontaktu w programie Outlook. Kontakty należy tworzyć dla:

• osób spoza firmy;

• osób, w przypadku których chce się o czymś pamiętać albo dodać informacje do ich danych kontaktowych, na przykład datę urodzin;

• osób, z którymi zamierza się zsynchronizować telefon komórkowy, zwłaszcza jeśli telefon nie jest połączony z firmową książką adresową albo na wypadek braku łączności.

Kiedy utworzyć grupę kontaktów w programie Outlook

Grupy kontaktów (nazywane wcześniej osobistymi listami dystrybucyjnymi) należy tworzyć w programie Outlook, aby ułatwić wysyłanie wiadomości do grupy osób spoza firmy. Dla wszystkich grup wewnątrz firmy należy utworzyć publiczną grupę kontaktów (informacje na temat sposobu jej tworzenia można uzyskać od administratora systemu informatycznego).

Początek strony

Co to są szybkie kroki?

Funkcja Szybkie kroki umożliwia wykonywanie wielu czynności za pomocą jednego kliknięcia. Jest to przydatne narzędzie ułatwiające utrzymanie porządku w Skrzynce odbiorczej oraz ogólne zwiększenie wydajności podczas używania programu Outlook. Gdy tylko wystąpi sytuacja, w której trzeba powtórnie wykonywać te same czynności w programie Outlook, warto utworzyć szybki krok.

Dlaczego okienko odczytu ma być pokazywane po prawej stronie, a nie na dole (lub być wyłączone)?

Czytanie dłuższej kolumny wąskiego tekstu jest łatwiejsze niż czytanie krótszej, ale szerszej sekcji tekstu. Dzieje się tak, ponieważ łatwiej jest przenosić wzrok w dół niż od lewej do prawej na długich odległościach, co może zmuszać do poruszania głową i szyją oraz prowadzić do zmęczenia. Lepiej, żeby okienko odczytu było włączone, aby nie trzeba było otwierać każdej wiadomości w celu odczytania jej zawartości.

Co zrobić z folderami, które nie są już potrzebne?

Lista folderów w okienku nawigacji powinna być zarezerwowana na często używane foldery. Jeśli jest zapełniona folderami, których się nawet nie rozpoznaje, należy przenieść całą pocztę do folderu referencyjnego i usunąć istniejące foldery.

Jak mogę oznaczyć wszystkie wiadomości wysłane tylko do mnie na niebiesko?

1. Na karcie Widok w grupie Widok bieżący wybierz pozycję Ustawienia widoku.

   

2. W oknie dialogowym Ustawienia zaawansowane widoku wybierz pozycję Formatowanie warunkowe.

   

3. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe wybierz pozycję Dodaj.

4. W polu Nazwa wpisz Ja, a następnie wybierz pozycję Czcionka.

5. W oknie dialogowym Czcionka w obszarze Kolor wybierz pozycję Niebieski, a następnie wybierz pozycję OK.

6. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe wybierz pozycję Warunek.

7. W oknie dialogowym Filtr zaznacz pole wyboru Gdzie występuję obok pozycji w wierszu Do, bez innych adresatów, a następnie wybierz pozycję OK w każdym otwartym oknie dialogowym.

   Uwaga: Za pomocą menu rozwijanego można zmienić warunek Gdzie występuję.

Kiedy należy używać widoku konwersacji?

Widok konwersacji jest przydatny, gdy:

• wiadomości są sprawdzane rzadziej, przez co jednorazowo jest ich więcej do przejrzenia;

• istnieje wiele wątków wiadomości, w których występuje wiele wypowiedzi kierowanych w obie strony;

• potrzeba wyświetlić kontekst, aby dowiedzieć się, kto komu odpowiedział;

• otrzymuje się wiele wiadomości.

Wyświetlając wiadomości w widoku konwersacji, można łatwo zobaczyć, które konwersacje cechowały się największą liczbą wiadomości wymienianych w obu kierunkach. W takich przypadkach może być wymagane przeczytanie tylko ostatniej wiadomości w konwersacji i udzielenie na nią odpowiedzi. Można także zaznaczyć całą konwersację, aby z nią pracować. Na przykład może istnieć długa seria wiadomości, z których ostatnia brzmi „Dziękuję, to rozwiało moje wątpliwości” — wówczas można po prostu usunąć całą konwersację.

W widoku konwersacji można także wyświetlać wiadomości z innych folderów, co jest szczególnie przydatne, gdy odbiera się nową wiadomość w długiej konwersacji — wówczas jest widoczna cała historia łącznie z odpowiedziami.

Czy należy przechowywać wiadomości służbowe razem z osobistymi?

Ograniczenie liczby miejsc, w których odczytuje się wiadomości, nie oznacza, że należy mieszać wiadomości służbowe z osobistymi. Najlepszym rozwiązaniem jest używanie osobnych kont poczty do komunikacji związanej z pracą i osobistej. Należy jednak ograniczać liczbę posiadanych adresów e-mail. Na szczęście w programie Outlook można wyświetlać wiele kont jednocześnie. Oprócz służbowego konta e-mail (programu Exchange Server) możesz dodać inne konta, takie jak Outlook.com lub Gmail, do tego samego profilu w programie Outlook.

Do czego przydają się stany przeczytane i nieprzeczytane?

Stany przeczytane i nieprzeczytane w programie Outlook ułatwiają pracę, ponieważ szybko pokazują, które wiadomości zostały przeczytane co najmniej raz, a które nie. Stany przeczytane i nieprzeczytane można jednak łatwo ustawić, klikając poszczególne wiadomości, więc nie stanowią one idealnego rejestru — są tylko narzędziem.

Aby szybko oznaczyć wiadomość jako przeczytaną, należy użyć skrótu klawiaturowego CTRL+Q. Aby oznaczyć ją jako nieprzeczytaną, należy nacisnąć klawisze CTRL+U.

Dlaczego stan przeczytane/nieprzeczytane nie wystarcza?

Niektóre osoby próbują za pomocą stanów przeczytane i nieprzeczytane wskazywać, czy wiadomość jest elementem nowym, czy referencyjnym. Stan nieprzeczytane nie jest jednak niezawodny, ponieważ gdy tylko wiadomość utraci fokus (po wybraniu innej wiadomości), jest ona automatycznie oznaczana jako przeczytana, a wiadomości na innych urządzeniach (na przykład na telefonach) bywają zbyt często oznaczane jako przeczytane. Przeczytanie wiadomości po raz kolejny jest nieuchronne i jeszcze raz trzeba będzie poświęcić czas na zastanowienie się nad tym, jakie działanie jest wymagane. Używanie stanu nieprzeczytane/przeczytane w celu rozgraniczenia między tymi elementami w Skrzynce odbiorczej, które są „zadaniami”, a tymi, które po prostu nie zostały jeszcze przetworzone, zwykle nie sprawdza się w sytuacjach, gdy odbiera się wiele wiadomości, z których niektóre nigdy nie zostaną przeczytane, ponieważ na podstawie tematu stwierdzono, że ich czytanie nie jest konieczne. O wiele skuteczniejszym planem obsługi Skrzynki odbiorczej jest przechodzenie przez wiadomości i podejmowanie decyzji o dalszych związanych z nimi działaniach. Następnie wiadomość powinna opuścić Skrzynkę odbiorczą, a nie pozostać „nieprzeczytana”.

Dlaczego należy przechowywać wiadomości?

Utworzenie centralnego repozytorium na wiadomości to dobre rozwiązanie, ponieważ umożliwia późniejsze odwołanie się do wiadomości, które już przetworzono. Ograniczona liczba folderów do wyszukiwania (1-Referencyjny i 2-Osobiste) eliminuje obawę o to, że wiadomość będzie nieprawidłowo przechowywana, a także konieczność kopiowania wiadomości do wielu folderów, jeśli dotyczy ona więcej niż jednego tematu lub projektu.

Nie oznacza to, że nie ma potrzeby przeglądania wiadomości dotyczących konkretnego tematu lub projektu. Program Outlook udostępnia w tym celu lepsze narzędzia — takie jak kategorie i foldery wyszukiwania — pozwalające na skuteczne wyszukiwanie.

Dlaczego mam mieć tylko jeden folder referencyjny?

Posiadanie pojedynczego folderu sprawia, że nie trzeba zastanawiać się nad tym, w którym folderze znajdują się dane wiadomości, a do tego wiadomo, że cała zawartość tego folderu to elementy przejrzane przedtem, które miały zostać zachowane.

Posiadanie wielu folderów oznacza, że każdorazowe przechowywanie wiadomości zmusza do podejmowania decyzji o folderze, którego należy użyć. Staje się to jeszcze bardziej skomplikowane, jeśli istnieje więcej niż jeden właściwy folder dla danej wiadomości. Wiele możliwości wyboru powoduje, że wiele folderów pozostaje nieużywanych, co prowadzi do powstawania nieporządku.

Pozostawienie w Skrzynce odbiorczej wszystkich wiadomości nie wydaje się czymś strasznym, jednak wiążą się z tym ukryte koszty, które ponosi się za każdym razem, gdy patrząc na wiadomości trzeba się zastanowić, czy danym elementem już się zajęto, czy też znajduje się tu tylko w celach referencyjnych. Skrzynka odbiorcza wypełniona tylko nowymi elementami zapewnia również spokój. Skrzynka odbiorcza to miejsce, na które mogą wywierać wpływ inne osoby, natomiast elementy umieszczane w folderze referencyjnym zależą tylko od uznania użytkownika.

Dlaczego potrzebuję różnych folderów na grupy kontaktów?

• Różne częstotliwości archiwizowania    W zależności od tematu i częstotliwości autoarchiwizacji należy utworzyć różne foldery dla różnych grup kontaktów. Jeśli na przykład należy się do grupy kontaktów do rezerwowania miejsc w samochodach znajomych dojeżdżających do pracy, wiadomości w folderze Dojazdy ze znajomymi powinny być usuwane codziennie. Grupa kontaktów zajmująca się tematem związanym z pracą powinna być archiwizowana rzadziej, na przykład co rok.

• Wydajne grupowanie konwersacji    Jeśli utworzono oddzielne foldery na tematyczne grupy kontaktów, można wyświetlać całe konwersacje zgrupowane razem. W razie potrzeby można przeprowadzać wydajne wyszukiwanie w folderze.

Dlaczego potrzebuję osobnych folderów na grupy kontaktów i źródła danych RSS?

Wiadomości wysyłane do dużych list dystrybucyjnych i do kanałów informacyjnych RSS mogą łatwo zalać Skrzynkę odbiorczą. Te strumienie informacji należy traktować podobnie jak dużą gazetę — może ona zawierać przydatny lub ciekawy artykuł, ale czytanie jej całej zajęłoby sporo czasu. Stosowanie reguł ułatwia czytanie tego, co jest najważniejsze i bezpośrednio dotyczy użytkownika.

Która grupa kontaktów powinna trafić do folderu zamiast do Skrzynki odbiorczej?

Dobrymi kandydatami do zastosowania reguły listy dystrybucyjnej i folderu są listy dystrybucyjne, które:

• odbierają wiele wiadomości,

• są kierowane do wielu osób.

Do folderu nie powinny trafiać wiadomości na poziomie firmy zawierające ważne informacje (na przykład od Dyrektora Generalnego) ani wiadomości od działu informatycznego o przestoju w pracy serwera. Dla wiadomości do grupy kontaktów, które tylko czasami zawierają przydatne lub ciekawe informacje, niezależnie od ich częstotliwości, należy utworzyć regułę i folder.

Jak skonfigurować reguły dla kanałów informacyjnych RSS?

Jeśli subskrybuje się kilka kanałów informacyjnych RSS, należy je traktować jak kolejną listę dystrybucyjną. Interesujące elementy RSS należy przenosić (na podstawie słów kluczowych) do Skrzynki odbiorczej, a w przypadku innych należy pozwolić na ich automatyczne przechowywanie w folderach RSS.

Co w sytuacji, gdy mam zasady przechowywania lub archiwum online w programie Exchange Server?

Zamiast autoarchiwizacji należy korzystać z rozwiązania używanego w organizacji i, jak zawsze, postępować zgodnie z zasadami firmy. Jeśli zgodnie z zasadami firmy należy mieć wiele folderów na każdy typ elementu, należy postępować zgodnie z tymi zasadami.

Dlaczego warto korzystać z reguł?

Wraz z upływem czasu liczba odbieranych wiadomości prawdopodobnie będzie rosnąć. Nie można przeczytać każdej odebranej wiadomości ani też nie powinno się do tego dążyć. Zamiast tego lepiej po prostu czytać wiadomości, których przeczytanie jest ważne. Reguły ułatwiają priorytetyzowanie wiadomości i minimalizowanie elementów rozpraszających.

Daty ustawiane dla flag

Co zrobić z zadaniami i oflagowaną pocztą sprzed bardzo dawna na pasku zadań do wykonania?

Jeśli zadania lub flagi nie są aktywnie używane do żadnego celu, należy zaznaczyć wszystkie elementy, kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać polecenie Usuń. Ta czynność spowoduje usunięcie starych zadań oraz usunięcie flagi z oflagowanych wiadomości i kontaktów bez usuwania samych elementów.

Co zrobić z nieużywanymi kategoriami?

Wszystkie kategorie, których nie zamierza się używać, należy usunąć. Ten sam zestaw kategorii jest stosowany do wszystkich elementów, więc jeśli kategoria jest używana do oznaczania kontaktów, należy ją zachować.

Jak najlepiej dobrać kolory?

Podczas tworzenia kategorii oznaczonych kolorem warto dokładnie przemyśleć dobór kolorów. Na przykład nie wybieraj tego samego koloru dla @phone@email, ale wybierz podobne kolory (na przykład odcienie zieleni) dla wszystkich kategorii 1:1. Z czasem, patrząc na listę zadań, będzie można wyłącznie na podstawie koloru określić, czy w związku z zadaniem należy w danej chwili podjąć działanie. Jeśli na przykład kategoria @Dom ma kolor purpurowy, a obecnie przebywa się w pracy, nie można wykonywać żadnych zadań oznaczonych tym kolorem.

Dlaczego mam planować czas dla siebie?

Planowanie czasu w kalendarzu dla siebie powoduje aktualizowanie informacji wolny/zajęty i zmniejsza prawdopodobieństwo, że inne osoby będą chciały zaplanować ten czas w inny sposób. W przypadku napiętego kalendarza może to być jedyny sposób wygospodarowania czasu na wykonywanie zadań.

Ułatwia to także zobowiązywanie się do wykonania pracy — jeśli w kalendarzu umieszczono zadanie, zarezerwowany na nie czas powinno się poświęcić na jego wykonanie. Jeśli czas pracy zostanie zaplanowany przez kogoś innego, należy ponownie zaplanować swój czas. Nie wolno oszukiwać samego siebie.

Jak poradzić sobie z 10 000 wiadomości w Skrzynce odbiorczej?

Jeśli w Skrzynce odbiorczej znajduje się więcej niż 20 elementów, należy przetworzyć wiadomości z ubiegłego tygodnia, a następnie zaznaczyć pozostałe wiadomości i przenieść je do folderu 1-Referencyjny. Tak, naprawdę można to zrobić i jest to wspaniałe uczucie.

Dlaczego dostaję tak dużo wiadomości?

Jeśli ma się poczucie zalewu wiadomości, prawdopodobnie odbiera się ich więcej, niż można przetworzyć, i może być konieczne skonfigurowanie bardziej rygorystycznych reguł. Należy przeanalizować, skąd pochodzą wiadomości, porządkując je według pola Od, a następnie zwijając wszystkie nagłówki. Być może czytane są wiadomości od grupy kontaktów, których nie trzeba czytać? W takim przypadku należy utworzyć regułę. W razie zmiany zdania należy pamiętać o ponownej zmianie reguły.

Mam 10 minut czasu: co mam przeczytać najpierw w Skrzynce odbiorczej?

Jeśli dysponuje się niewielką ilością czasu, na przykład w przerwie między spotkaniami, można przeczytać wiadomości oznaczone kolorem niebieskim, czyli te, których jest się bezpośrednim adresatem. Te wiadomości często czekają na kolejny krok ze strony adresata i są najważniejsze.

Jak często należy czytać wiadomości?

Dla wielu osób czytanie wiadomości to niemal nałóg. Na przeglądanie wiadomości należy poświęcić 20 minut rano, a następnie skupić się na codziennym przeglądzie listy zadań. Po tym można zacząć dzień. Ograniczenie czasu spędzanego na czytaniu wiadomości do jednej sesji rano i drugiej na koniec dnia powinno znacznie zwiększyć wydajność. Warto wypróbować tę metodę przez cały tydzień, aby przekonać się o tym samemu.

Jak mogę zarządzać skomplikowanymi zadaniami?

Niektóre zadania wymagają więcej miejsca na planowanie. Do tych zadań należy używać programu OneNote. Na przykład w przypadku planowania projektu z wieloma etapami i zadaniami zagnieżdżonymi program OneNote to bardziej odpowiednie narzędzie.

Jeśli chce się tylko pamiętać o kilku powiązanych zadaniach, należy wymienić je w treści zadania. Jeśli są to wiadomości powiązane, należy przeciągnąć je na zadanie.

Czy należy przechowywać zadania służbowe razem z osobistymi?

Jeśli jest to możliwe, należy przechowywać zadania osobiste i związane z pracą w jednym miejscu. Utrzymywanie jednej listy ogranicza liczbę miejsc, które trzeba sprawdzać, aby dowiedzieć się, co trzeba zrobić. Nawet jeśli już teraz dysponuje się tylko jedną listą, należy używać kategorii, aby oddzielić zadania osobiste od służbowych i wydajnie zarządzać listą. Zadania osobiste będą przechowywane na firmowym serwerze Exchange i mogą być widoczne dla działu IT, dlatego na liście należy umieszczać tylko odpowiednie zadania osobiste.

Co jest złego w samym pamiętaniu o zadaniach?

Przechowywanie zadań w głowie nie działa. Od śledzenia zadań uwalnia poleganie na programie Outlook zamiast na przeciążonym mózgu. Możesz zakończyć marnowanie mocy mózgu na przypominanie sobie swoich zadań („Dobra, pamiętaj, aby wysłać do Janka wiadomość na temat szablonów, wysłać do Janka wiadomość na temat szablonów...”) i skoncentrować się na bieżącej aktywności.

Dlaczego warto przechowywać zadania w programie Outlook?

Powody, dla których lista zadań w programie Outlook sprawdza się lepiej niż lista papierowa:

• List papierowych nie można automatycznie aktualizować.

• Na listach papierowych nie można łatwo zmieniać kolejności zadań.

• Za pomocą programu Outlook w sieci Webmożesz wyświetlić listę zadań z dowolnego miejsca.

• Program Outlook można zintegrować z programami OneNote i Microsoft SharePoint Server oraz z urządzeniem przenośnym.

• Listy papierowe można łatwo zgubić.

Zaawansowane: jak utworzyć folder wyszukiwania dla wiadomości e-mail?

Do zestawu wiadomości dotyczących konkretnego tematu do poruszenia na spotkaniu można mieć łatwy dostęp. Należy utworzyć kategorię dla spotkania, a następnie utworzyć folder wyszukiwania o następujących kryteriach: kategoria <nazwa>, nieukończone i z określonego przedziału czasu. Odbierane wiadomości związane z tematem należy oznaczać tą kategorią. Podczas spotkania można oznaczać omówione wiadomości jako ukończone.

Początek strony

Książki i inne zasoby

• System GTD (Getting Things Done) udostępniany przez firmę David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook (Pełna kontrola nad dniem pracy dzięki programowi Microsoft Outlook) autorstwa Michaela Linenbergera

• Portal Lifehacker Porady i pliki do pobrania, które ułatwiają wykonywanie zadań

• Mój sposób pracy: Bill Gates, magazyn Fortune 500 w witrynie CNNMoney.com

Początek strony