Od lat organizacje polegają na grupach dystrybucyjnych, aby komunikować się i współpracować z grupami osób zarówno z firmy, jak i spoza niej. Teraz jednak Microsoft 365 Grupy w programie Outlook oferują bardziej zaawansowane rozwiązanie do współpracy.
Porada: Jeśli szukasz informacji na temat korzystania z grup kontaktów programu Outlook w celu wysyłania wiadomości e-mail do listy osób — na przykład do grupy przyjaciół — zobacz Tworzenie grupy kontaktów lub listy dystrybucyjnej w programie Outlook dla komputerów PC.
Co to są grupy Microsoft 365 ?
Podczas konfigurowania grupyMicrosoft 365 w programie Outlook możesz wybrać zestaw osób, z którymi chcesz współpracować, i łatwo skonfigurować kolekcję zasobów udostępnianych tym osobom. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.
Te dodatkowe zasoby obejmują:
-
Udostępniona skrzynka odbiorcza — gdzie odbywają się tradycyjnie konwersacje na listach dystrybucyjnych. Ta udostępniona skrzynka odbiorcza jest w pełni przeszukiwalna, więc tworzy żywe archiwum wiadomości grupy. Nowi członkowie grupy mogą wyszukiwać lub przewijać historię, aby szybko zapoznać się z zawartością opublikowaną wcześniej w grupie. Zobacz: Rozpoczynanie konwersacji grupowej w programie Outlook.
Porada: Jeśli użytkownicy nadal chcą, aby wiadomości grupy były wyświetlane w ich osobistej skrzynce odbiorczej, tak jak w przypadku listy dystrybucyjnej, wystarczy zasubskrybować grupę, klikając przycisk Członkostwo na wstążce w programie Outlook.
-
Biblioteka plików udostępnionych — Grupa ma bibliotekę plików programu SharePoint, w której użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać dokumenty, skoroszyty, prezentacje, obrazy lub dowolny inny rodzaj pliku, nad którym muszą pracować. Zobacz: Udostępnianie plików grupy.
-
Kalendarz udostępniony — grupa otrzymuje udostępniony kalendarz do publikowania zdarzeń związanych z grupą. Każdy członek, który subskrybował grupę, jest automatycznie zapraszany do zdarzeń publikowanych w kalendarzu, aby w razie potrzeby były one również wyświetlane w ich kalendarzach osobistych. Zobacz: Planowanie spotkania w kalendarzu grupy w programie Outlook.
-
Udostępniony notes programu OneNote — grupa automatycznie ma udostępniony notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą gromadzić informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup korzysta z notesu, aby utworzyć żywą stronę typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami.
-
Dostęp gościa — kontakty zewnętrzne można było dodawać do grup dystrybucyjnych wcześniej, ale wszystkie otrzymane wiadomości były pocztą e-mail. Dzięki grupom możesz zaoferować gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Zobacz: Dostęp gościa w Grupy Microsoft 365.
-
Zawartość jest wykrywalna — grupy w programie Outlook są domyślnie publiczne, co oznacza, że inne osoby w organizacji mogą łatwo odnajdować i dołączać do materiałów w grupie i je przeglądać. Jeśli zawartość grupy jest bardziej poufna, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie jej zawartości przed członkami i wymaga od właściciela grupy zatwierdzenia wszelkich żądań dołączenia.
-
Samoobsługowe tworzenie — nie musi ono ugrzęznąć w żądaniach użytkowników o utworzenie grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz kontrolować, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz: Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.
To tylko niektóre z funkcji, które sprawiają, że grupy są bardziej wydajnym rozwiązaniem niż grupy dystrybucyjne.
Administrowanie grupami
Microsoft 365 oferuje szereg przydatnych narzędzi i możliwości ułatwiających zarządzanie grupami i administrowanie nimi. Aby uzyskać więcej informacji na temat każdej z tych korzyści, kliknij poniższe nagłówki.
Utrzymywanie katalogu pod kontrolą jest problemem każdego administratora. Oto niektóre narzędzia, które Microsoft 365 oferuje, aby to ułatwić:
-
Zasady nazewnictwa — zasady nazewnictwa umożliwiają określenie, które nazwy grup są dopuszczalne, a które nie. Uniemożliwia to użytkownikom nadanie grupom wulgarnych lub zakazanych nazw. Ponadto możesz wymusić firmowe standardowe prefiksy lub sufiksy do nazw grup.
Członkostwo dynamiczne — członkostwo dynamiczne umożliwia ustawienie członkostwa w grupach według reguły, co powoduje dodanie (lub usunięcie) członków grupy na podstawie metadanych (takich jak dział lub rola) w usłudze Active Directory. Zobacz Tworzenie zaawansowanych reguł za pomocą atrybutów, aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia dynamicznego członkostwa.
-
Ukryte członkostwo — jeśli masz powód, aby członkostwo w grupie było poufne, na przykład jeśli członkowie są uczniami, możesz ukryć członkostwo przed stronami zewnętrznymi.
-
Uprawnienia do tworzenia — niektóre osoby w organizacji mogą nie chcieć tworzyć nowych grup. Istnieje kilka technik zarządzania uprawnieniami do tworzenia w katalogu. Zobacz Zarządzanie tworzeniem grup platformy Microsoft 365.
-
Dzienniki inspekcji — możesz mieć większą pewność, że użytkownicy będą mogli tworzyć grupy i zarządzać członkostwem w grupach, ponieważ Microsoft 365 dzienniki inspekcji grup umożliwiają śledzenie, kto utworzył lub usunął określoną grupę albo wprowadził zmiany w członkostwie w grupie. Zobacz: Przeszukiwanie dziennika inspekcji w Centrum zgodności & zabezpieczeń platformy Microsoft 365.
Zarządzanie dostarczaniem umożliwia obsługę sposobu wysyłania lub odbierania wiadomości przez grupę. Ponadto istnieją narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości.
-
Wyślij jako lub Wyślij w imieniu — te ustawienia umożliwiają określonym użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail tak, jakby pochodzili z grupy lub byli w jej imieniu.
-
Ograniczenia dotyczące nadawców — te ustawienia pozwalają kontrolować, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupę można skonfigurować tak, aby zezwalała na pocztę e-mail od osób spoza firmy, ale możesz ograniczyć ją tylko do określonych osób zewnętrznych.
-
Obsługa użytkowników zewnętrznych — zapraszając gości do swojej grupy, możesz wybrać dołączanie ich do konwersacji e-mail w grupie. Zobacz: Dostęp gościa w Grupy Microsoft 365.
-
Reguły transportu — reguły transportu działają dla grup tak samo jak dla serwera programu Exchange. Reguły mogą wyszukiwać wiadomości spełniające określone warunki, a następnie podejmować działania w tych wiadomościach.
-
Porady dotyczące poczty — porady dotyczące poczty to komunikaty informacyjne wyświetlane użytkownikom podczas redagowania wiadomości. Mogą one pomóc w zmniejszeniu liczby niedostarczenia, ostrzegając użytkownika, jeśli jego wiadomość może trafić do stron zewnętrznych lub przekroczyć przydziały wiadomości.
-
Wiele adresów serwerów proxy — grupa może mieć aliasy tak samo jak skrzynka pocztowa użytkownika. Dodatkowe adresy serwerów proxy mogą być przydatne do akceptowania wiadomości wysyłanych na te inne aliasy lub ułatwiania dotarcia do grupy o długiej lub trudnej do pisowni nazwie. Zobacz: Obsługa wielu domen dla grup platformy Microsoft 365 — Administracja pomoc
-
Maksymalny rozmiar wysyłania/odbierania — te przydziały mogą pomóc w zmniejszeniu problemów z odbieraniem (lub wysyłaniem) bardzo dużych wiadomości przez grupę w celu lepszego zarządzania wymaganiami dotyczącymi przestrzeni dyskowej i przepustowości.
Microsoft 365 udostępnia także kilka narzędzi do zarządzania rodzajem zawartości udostępnianej w grupie.
-
Wskazówki dotyczące użycia — możesz zdefiniować wytyczne dotyczące użycia grup Microsoft 365 — aby informowanie użytkowników o najlepszych rozwiązaniach, które pomagają utrzymać skuteczność ich grup i informowanie ich o wewnętrznych zasadach dotyczących zawartości.
-
Klasyfikacja danych — będzie można utworzyć dostosowywalny system klasyfikacji danych dla grup Microsoft 365, który umożliwia rozdzielenie grup według typu zasad (np. "niesklasyfikowane", "poufne informacje firmowe" lub "ściśle tajne"). W ten sposób grupy mogą wyświetlać zasady dotyczące innej zawartości w organizacji. Zasady rozszerzalne umożliwiają organizacji skonfigurowanie punktu końcowego wywoływanego za każdym razem, gdy grupa jest tworzona lub zmieniana, a następnie można zaimplementować własne zasady tworzenia lub zmieniania grup.
Zarządzanie zmianami
Użytkownicy czasami nie czują się komfortowo ze zmianami, dlatego ważne jest, aby komunikować się z istniejącymi członkami list dystrybucyjnych, aby poinformować ich, czego się spodziewać. Oto niektóre informacje, które należy uwzględnić w tej wiadomości, a także niektóre odpowiedzi, które mogą okazać się pomocne:
Co to są grupy w programie Outlook?
Microsoft 365 grupy w programie Outlook to jedno rozwiązanie do współpracy dla zespołów/grup, które chce mieć miejsce na udostępnianie dyskusji, plików, kalendarzy i notatek w ujednolicony sposób, który jest łatwy do znalezienia. Prawdopodobnie najlepszą funkcją jest to, że skrzynka odbiorcza grupy zachowuje historię dyskusji, co ułatwia przeszukiwanie wcześniejszych dyskusji.
Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?
Osoby często prosili o możliwość przeszukiwania wiadomości opublikowanych na naszej liście dystrybucyjnej w celu znalezienia informacji, które były omawiane w przeszłości. Uaktualnienie listy dystrybucyjnej do grupy oznacza, że użytkownicy nie muszą pytać ani odpowiadać na te same pytania w kółko.
Ponadto nowa grupa będzie zawierać kalendarz dla zdarzeń grupy, udostępnioną bibliotekę plików i notes programu OneNote, w którym będziemy mogli współpracować i zbierać informacje do użytku w przyszłości.
Czy muszę coś zrobić, aby dołączyć do tej grupy, jeśli byłem już członkiem listy dystrybucyjnej?
Nie, jeśli jesteś już członkiem listy dystrybucyjnej, automatycznie będziesz członkiem nowej grupy.
Jak mogę uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook? A co z aplikacją Outlook w sieci Web?
Aby uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook, przejdź do kategorii Grupy u dołu okienka nawigacji po lewej stronie. Jeśli korzystasz z tej grupy, często możesz ją przypiąć jako ulubioną, klikając ją prawym przyciskiem myszy i wybierając pozycję Pokaż jako ulubiony.
Ponadto na każdej platformie mobilnej (iOS, Android itp.) są dostępni bezpłatni klienci mobilni dla grup Microsoft 365, dzięki czemu możesz łatwo uzyskiwać dostęp do grupy w podróży.
Nie mogę jeszcze po prostu wysłać wiadomości e-mail
Tak oczywiście. Ten sam alias e-mail, którego użyto dla listy dystrybucyjnej, będzie nadal działać poprawnie dla grupy w programie Outlook.
Dodatkowe porady
Pamiętaj, aby poinformować ich, kiedy ta zmiana ma miejsce i z kim powinni się skontaktować, jeśli mają dalsze pytania.
Migrowanie list dystrybucyjnych
Wszystko gotowe do uaktualnienia listy dystrybucyjnej do grupy? Zobacz Migrowanie list dystrybucyjnych do grup platformy Microsoft 365 — Administracja pomoc.
Jakich list dystrybucyjnych nie można uaktualnić do grup platformy Microsoft 365?
Do grup platformy Microsoft 365 można uaktualnić tylko zarządzane w chmurze, proste, nie zagnieżdżone listy dystrybucyjne. Zobacz Nie można uaktualnić list dystrybucyjnych do grup platformy Microsoft 365 — Exchange | Microsoft Learn
Co dalej?
Po uaktualnieniu grupy dystrybucyjnej do grupyMicrosoft 365 możesz wykonać kilka dodatkowych zadań, aby upewnić się, że przebiegnie ona płynnie.
-
Obserwowanie użytkowników — skontaktuj się z nimi natychmiast po zakończeniu uaktualnienia, a następnie ponownie kilka dni później. Pokazanie, że słuchasz i reagujesz na wszelkie pytania, które mogą mieć, przejdzie długą drogę w kierunku uszczęśliwienia ich i wygody w zakresie zmiany.
-
Monitorowanie raportów o zakontraktowaniu — portal Microsoft 365 Administracja zawiera kilka dobrych raportów, które mogą pokazać, ilu użytkowników korzysta z grupy, jak często i jakich funkcji używają. Te raporty ułatwiają projektowanie szkoleń dodatkowych i szkoleniowych dla użytkowników, a także wyróżniają miejsca, w których użytkownicy uzyskują najwięcej korzyści z nowej grupy. Zobacz: Raporty aktywności w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365.
-
Podziel się swoimi doświadczeniami — poinformuj inne zespoły w firmie, że twoja grupa dystrybucyjna została uaktualniona i jakie kroki zostały przez Ciebie zrobione, aby odnieść sukces! Udostępnienie tych informacji może ułatwić innym zespołom obserwowanie Twojego przykładu i pomyślne uaktualnienie.
Zobacz też
Masz pytania dotyczące grup Microsoft 365 ?
Przesyłanie opinii
Ten artykuł został ostatnio zaktualizowany 16 października 2020 r. dzięki Wanym opiniom. Jeśli okazało się, że pokieruje to przydatnymi informacjami, a zwłaszcza jeśli tak nie jest, kliknij poniższe kontrolki opinii i zostaw konstruktywne komentarze, abyśmy mogli nadal je ulepszać. Dziękujemy!
