Jaka jest różnica między grupą platformy Microsoft 365 a listą kontaktów w programie Outlook?

Lista kontaktów (lista dystrybucyjna) to zbiór adresów e-mail używanych do wysyłania wiadomości lub zaproszeń na spotkania do wielu osób jednocześnie. Dowiedz się, jak utworzyć, edytować lub usunąć listę kontaktów w programie Outlook.

Grupa Microsoft 365 w programie Outlook spełnia te proste potrzeby i udostępnia szereg zasobów udostępnionych, do których członkowie grupy są automatycznie przypisywani podczas tworzenia grupy.

Narzędzia do udostępniania i komunikowania się dostępne w Grupy Microsoft 365

Podczas konfigurowania grupyMicrosoft 365 w programie Outlook możesz wybrać zestaw osób, z którymi chcesz współpracować, i łatwo skonfigurować kolekcję zasobów udostępnianych tym osobom. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.

Oto kilka funkcji, które sprawiają, że grupy są bardziej wydajnym rozwiązaniem niż listy dystrybucyjne poczty e-mail:

Udostępniona skrzynka odbiorcza — gdzie odbywają się tradycyjnie konwersacje na listach dystrybucyjnych. Ta udostępniona skrzynka odbiorcza jest w pełni przeszukiwalna, więc tworzy żywe archiwum wiadomości grupy. Nowi członkowie grupy mogą wyszukiwać lub przewijać historię, aby szybko zapoznać się z zawartością opublikowaną wcześniej w grupie. Zobacz: Rozpoczynanie konwersacji grupowej w programie Outlook.

Porada: Jeśli użytkownicy nadal chcą, aby wiadomości grupy były wyświetlane w ich osobistej skrzynce odbiorczej, tak jak w przypadku listy dystrybucyjnej, wystarczy zasubskrybować grupę, klikając przycisk Członkostwo na wstążce w programie Outlook.
Biblioteka plików udostępnionych — Grupa ma bibliotekę plików programu SharePoint, w której użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać dokumenty, skoroszyty, prezentacje, obrazy lub dowolny inny rodzaj pliku, nad którym muszą pracować. Zobacz: Udostępnianie plików grupie w programie Outlook.
Kalendarz udostępniony — grupa otrzymuje udostępniony kalendarz do publikowania zdarzeń związanych z grupą. Każdy członek, który subskrybował grupę, jest automatycznie zapraszany do zdarzeń publikowanych w kalendarzu, aby w razie potrzeby były one również wyświetlane w ich kalendarzach osobistych. Zobacz: Planowanie i edytowanie zdarzeń za pomocą kalendarza grupy w programie Outlook.
Udostępniony notes programu OneNote — grupa automatycznie ma udostępniony notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą gromadzić informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup korzysta z notesu, aby utworzyć żywą stronę typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami. Zobacz: OneNote: Wprowadzenie.
Dostęp gościa — kontakty zewnętrzne można było dodawać do grup dystrybucyjnych wcześniej, ale wszystkie otrzymane wiadomości były pocztą e-mail. Dzięki grupom możesz zaoferować gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Zobacz: Dodawanie gości do Grupy w programie Outlook.
Zawartość jest wykrywalna — Grupy w programie Outlook są domyślnie publiczne, co oznacza, że inne osoby w organizacji mogą łatwo odnajdować i dołączać do materiałów w grupie i je przeglądać. Jeśli zawartość grupy jest bardziej poufna, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie jej zawartości przed niebędącymi członkami i wymaga, aby właściciel grupy zatwierdzał wszelkie żądania dołączenia.
Samoobsługowe tworzenie — nie musi ono ugrzęznąć w żądaniach użytkowników o utworzenie grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz kontrolować, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz: Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.

Administrowanie grupami

Microsoft 365 oferuje szereg przydatnych narzędzi i możliwości ułatwiających zarządzanie grupami i administrowanie nimi. Więcej informacji znajdziesz w przewodniku administratora dotyczącym Grupy Microsoft 365 w programie Outlook.