Microsoft 365 Groepen in Outlook bieden een krachtige oplossing voor communicatie en samenwerking met mensen binnen en buiten een bedrijf. Maak een groep om een Postvak IN, agenda, OneDrive, SharePoint-site, OneNote-notitieblok en meer te delen. U kunt ook gasten van buiten uw bedrijf uitnodigen, zodat ze met dezelfde resources kunnen samenwerken.
Wanneer u een Microsoft 365-groep maakt, maakt Outlook automatisch een gedeelde Outlook Postvak IN, een gedeelde agenda en een documentbibliotheek voor samenwerking aan bestanden. U kunt ook een Microsoft-team maken en taken integreren met Planner in Teams. U hoeft zich geen zorgen te maken over het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze resources, omdat het toevoegen van leden aan de groep hen automatisch de machtigingen geeft die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die uw groep biedt.
Microsoft 365-groepen leden voorzien van:
-
Gedeeld Postvak IN : waar de gesprekken die u traditioneel in uw distributielijsten hebt, plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN kan volledig worden doorzocht, zodat er een levend archief van de berichten van de groep wordt gemaakt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of teruggaan door de geschiedenis om snel op de hoogte te zijn van wat er eerder in de groep is gepost. Zie Een e-mail verzenden naar een groep in Outlook.
-
Bibliotheek met gedeelde bestanden : uw groep heeft een SharePoint-bestandsbibliotheek waar uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere bestanden kunnen opslaan, delen en eraan kunnen samenwerken. Zie: Bestanden delen met een groep in Outlook.
-
Gedeelde agenda : uw groep krijgt een gedeelde agenda om gebeurtenissen te posten die betrekking hebben op de groep. Elk lid dat zich heeft geabonneerd op de groep, wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die in de agenda zijn geplaatst, zodat deze gebeurtenissen desgewenst ook in hun persoonlijke agenda's kunnen worden weergegeven. Zie: Een groepsagenda in Outlook gebruiken om gebeurtenissen te plannen en te bewerken.
-
Gedeeld OneNote-notitieblok : de groep heeft automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar groepsleden gegevens kunnen verzamelen en eraan kunnen samenwerken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een levende wiki te maken met veelgestelde vragen en andere bronnen.
-
Gasttoegang : u kon eerder externe contactpersonen toevoegen aan distributiegroepen, maar ze kregen alleen e-mail. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok. Zie: Gebruik Groepen in Outlook als gast.
-
Inhoud is detecteerbaar: Groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie de materialen in de groep gemakkelijk kunnen ontdekken en eraan kunnen deelnemen of deze kunnen bekijken. Als de inhoud van de groep gevoeliger is, kunt u de groep overschakelen naar privé, waardoor de inhoud voor niet-leden wordt verborgen en de groepseigenaar eventuele aanvragen voor deelname moet goedkeuren.
-
Selfservice maken : IT hoeft zich niet te laten verzanden in aanvragen van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen zo nodig hun eigen groepen maken. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u: Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.
Beheer van uw groepen
Microsoft 365 biedt een aantal handige hulpprogramma's en mogelijkheden om uw groepen gemakkelijker te beheren en te beheren.
Tip: Bladwijzer Microsoft 365 Groepen: algemene taken voor eenvoudige toegang tot beheerdersinformatie over het maken, delegeren, e-mailbeheer, e-mailstroom, herstel en nuttige scripts.
Het is een zorg van elke beheerder om uw directory onder controle te houden. Hier volgen enkele van de hulpprogramma's die Microsoft 365 biedt om dit gemakkelijker te maken:
-
Naamgevingsbeleid : met naamgevingsbeleid kunt u definiëren wat wel en niet acceptabele namen zijn voor uw groepen. Dit voorkomt dat gebruikers aansproemende of verboden namen aan groepen geven. Daarnaast kunt u standaardvoorvoegsels of achtervoegsels van het bedrijf afdwingen voor de groepsnamen.
Dynamisch lidmaatschap : met dynamisch lidmaatschap kunt u groepslidmaatschap instellen per regel, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals afdeling of rol) in uw Active Directory. Zie Kenmerken gebruiken om geavanceerde regels te maken voor meer informatie over het maken van dynamisch lidmaatschap.
-
Verborgen lidmaatschap : als u een reden hebt om het lidmaatschap van uw groep vertrouwelijk te laten zijn, bijvoorbeeld als de leden studenten zijn, kunt u het lidmaatschap verbergen voor externe partijen.
-
Machtigingen voor maken : sommige personen in uw organisatie kunnen geen nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor maken in uw directory. Zie Het maken van Microsoft 365-groepen beheren.
-
Auditlogboeken: u kunt meer vertrouwen hebben zodat uw gebruikers groepen kunnen maken en groepslidmaatschap kunnen beheren, omdat u met Microsoft 365 Groepen auditlogboeken kunt achterhalen wie een bepaalde groep heeft gemaakt of verwijderd of wijzigingen heeft aangebracht in het lidmaatschap van de groep. Zie: Het auditlogboek doorzoeken in het Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Bezorgingsbeheer biedt enkele methoden om af te handelen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast zijn er hulpprogramma's om de stroom van deze berichten te bewaken. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene taken voor meer informatie.
-
Verzenden als of Verzenden namens : met deze instellingen kunnen opgegeven gebruikers e-mailberichten verzenden alsof ze afkomstig zijn van of namens de groep zijn.
-
Afzenderbeperkingen : met deze instellingen kunt u bepalen wie berichten naar de groep mag verzenden. De groep kan worden geconfigureerd om e-mail van externe partijen toe te staan, maar u kunt dit beperken tot alleen specifieke externe partijen.
-
Externe gebruikersondersteuning : door gasten uit te nodigen voor uw groep, kunt u ervoor kiezen om ze in de e-mailgesprekken in de groep te laten opnemen. Zie Gasten toevoegen aan Groepen in Outlook voor meer informatie over het toevoegen van gasten.
-
Transportregels : transportregels werken voor groepen net als voor uw Exchange-server. De regels kunnen zoeken naar berichten die voldoen aan specifieke voorwaarden en kunnen vervolgens actie ondernemen op die berichten.
-
MailTips : MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht opstellen. Ze kunnen helpen NDR's te verminderen door een gebruiker te waarschuwen als het bericht waarschijnlijk naar externe partijen gaat of de berichtquota overschrijdt.
-
Meerdere proxyadressen : een groep kan aliassen hebben, net zoals een gebruikerspostvak. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen worden verzonden of om het gemakkelijker te maken om een groep te bereiken die een lange of moeilijk te spellen naam heeft. Zie Kies het domein dat u wilt gebruiken bij het maken van Microsoft 365-groepen voor meer informatie.
-
Maximale grootte voor verzenden/ontvangen : deze quota kunnen helpen bij het verminderen van problemen met de groep die extreem grote berichten ontvangt (of verzendt) om de opslag- en bandbreedtevereisten beter te beheren.
Microsoft 365 biedt u ook enkele hulpprogramma's voor het beheren van het soort inhoud dat in uw groep wordt gedeeld. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene taken voor meer informatie.
-
Gebruiksrichtlijnen: u kunt gebruiksrichtlijnen definiëren voor Microsoft 365 Groepen: om uw gebruikers te informeren over best practices die hun groepen effectief kunnen houden en hen te informeren over intern inhoudsbeleid.
-
Gegevensclassificatie: u kunt een aanpasbaar gegevensclassificatiesysteem maken voor Microsoft 365 Groepen waarmee groepen kunnen worden gescheiden op beleidstype (bijvoorbeeld 'niet-geclassificeerd', 'bedrijfsgeheim' of 'topgeheim'). Op deze manier kunnen uw groepen het beleid van andere inhoud in uw organisatie tonen. Met uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen wanneer een groep wordt gemaakt of gewijzigd. Vervolgens kunt u uw eigen beleid implementeren voor het maken of wijzigen van groepen.
Elk Microsoft 365 abonnement met Exchange Online en SharePoint Online biedt ondersteuning voor groepen. Dit omvat de Business Essentials- en Business Premium-abonnementen en de Enterprise E1-, E3- en E5-abonnementen.
Als u een abonnement met alleen Exchange hebt, kunt u nog steeds de gedeelde functies Postvak IN en gedeelde agenda van groepen in Outlook krijgen, maar krijgt u de documentbibliotheek, Planner of een van de andere mogelijkheden niet.
Gebruikers voelen zich soms ongemakkelijk bij wijzigingen, dus het is belangrijk om te communiceren met de bestaande leden van uw distributielijsten om hen te laten weten wat ze kunnen verwachten. Hier volgt een aantal informatie die u in dit bericht moet opnemen, samen met enkele antwoorden die u mogelijk nuttig vindt:
Wat zijn Groepen in Outlook?
Microsoft 365 groepen in Outlook zijn één samenwerkingsoplossing voor teams/groepen die een plek willen om discussies, bestanden, agenda's en notities te delen op een uniforme manier die gemakkelijk te vinden is. Waarschijnlijk is de beste functie dat het Postvak IN voor de groep een geschiedenis van de discussies bijhoudt, zodat u eenvoudig kunt zoeken in eerdere discussies.
Meer informatie vindt u in De Groepen-ervaring in Outlook.
Waarom brengen we deze wijziging aan?
Mensen hebben vaak gevraagd om de mogelijkheid om de berichten te doorzoeken die in onze distributielijst zijn geplaatst om informatie te vinden die in het verleden is besproken. Het upgraden van de distributielijst naar een groep betekent dat mensen niet steeds dezelfde vragen hoeven te stellen of te beantwoorden.
De nieuwe groep bevat ook een agenda voor onze groepsgebeurtenissen, een bibliotheek met gedeelde bestanden en een OneNote-notitieblok waar we kunnen samenwerken en informatie kunnen verzamelen voor toekomstig gebruik.
Moet ik iets doen om lid te worden van deze groep als ik al lid was van de distributielijst?
Nee, als u al lid was van de distributielijst, wordt u automatisch lid van de nieuwe groep.
Hoe kan ik toegang tot de nieuwe groep in Outlook? Hoe zit het met de webversie van Outlook?
Voor toegang tot de nieuwe groep in Outlook gaat u naar de categorie Groepen onderaan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Als u deze groep vaak gebruikt, kunt u deze vastmaken als favoriet door er met de rechtermuisknop op te klikken en Als favoriet weergeven te kiezen.
Bovendien zijn er gratis mobiele clients voor Microsoft 365 Groepen beschikbaar op elk mobiel platform (iOS, Android, enzovoort) zodat u onderweg gemakkelijk toegang hebt tot de groep.
Kan ik niet gewoon e-mailen?
Ja natuurlijk. Dezelfde e-mailalias die u hebt gebruikt voor de distributielijst, werkt nog steeds prima voor de groep in Outlook.
Ook...
Vergeet niet om hen te vertellen wanneer deze wijziging plaatsvindt en met wie ze contact moeten opnemen als ze verdere vragen hebben.
Microsoft biedt geen hulpprogramma om een gedeeld postvak te converteren naar een Microsoft 365-groep of omgekeerd. U kunt distributielijsten echter upgraden naar Microsoft 365-groepen. Het is een uitstekende manier om de distributielijsten van uw organisatie alle functies en functionaliteit van Microsoft 365-groepen te geven. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene takenvoor meer informatie.
Welke distributielijsten kunnen niet worden bijgewerkt naar Microsoft 365-groepen?
U kunt alleen in de cloud beheerde, eenvoudige, niet-geneste distributielijsten upgraden naar Microsoft 365-groepen. Zie Kan distributielijsten niet upgraden naar Microsoft 365-groepen.
Zodra u uw distributiegroep hebt bijgewerkt naar eenMicrosoft 365 groep, kunt u een aantal vervolgtaken uitvoeren om ervoor te zorgen dat deze probleemloos verloopt.
-
Follow-up met uw gebruikers : neem contact op met hen direct nadat de upgrade is voltooid en een paar dagen later opnieuw. Als u laat zien dat u luistert en reageert op eventuele vragen die ze mogelijk hebben, maakt u hen blij en vertrouwd met de verandering.
-
De betrokkenheidsrapporten bewaken: de Microsoft 365 Beheer Portal bevat enkele goede rapporten die kunnen laten zien hoeveel gebruikers de groep gebruiken, hoe vaak en welke functies ze gebruiken. Deze rapporten kunnen u helpen bij het ontwerpen van uw opvolgings- en gebruikerstrainingen en het markeren waar uw gebruikers de meeste waarde uit de nieuwe groep halen. Zie Activiteitenrapporten in de Microsoft 365-beheercentrum.
-
Deel uw ervaring : laat andere teams in uw bedrijf weten dat u uw distributiegroep hebt bijgewerkt en welke stappen u hebt genomen om dit succesvol te maken. Als u die informatie deelt, kunnen die andere teams uw voorbeeld volgen en hun eigen upgrade succesvol uitvoeren.
Hebt u vragen over Microsoft 365 Groepen? Bezoek de Microsoft 365 Groepen Tech Community.
Tip: Standaard kunnen alle gebruikers Microsoft 365-groepen maken. Zie Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken voor meer informatie.
U kunt Microsoft 365-groepen maken met verschillende hulpprogramma's, waaronder Outlook, webversie van Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams en meer. Welk hulpprogramma u kiest om te beginnen, is afhankelijk van het type groep waarmee u werkt. Bij Microsoft beginnen we bijvoorbeeld vaak vanaf Outlook wanneer we een groep maken die is georganiseerd rond e-mail en agenda. Als de groep bedoeld is voor bedrijfsbrede communicatie, beginnen we meestal met Viva Engage. Voor samenwerking op basis van chats starten we onze groep vanuit Microsoft Teams.
Openbare groepen en privégroepen kunnen niet worden gezien of geopend door personen buiten uw organisatie, tenzij deze personen specifiek als gast zijn uitgenodigd. Zie Gasten toevoegen aan Groepen in Outlook voor meer informatie.
Eigenaren, leden en gasten beheren
Groepseigenaren zijn de moderators van de groep. Ze kunnen leden toevoegen of verwijderen en beschikken over unieke machtigingen, zoals de mogelijkheid om gesprekken uit het gedeelde Postvak IN te verwijderen of verschillende instellingen voor de groep te wijzigen. Groepseigenaren kunnen de naam van de groep wijzigen, de beschrijving of afbeelding bijwerken en meer. Als u bekend bent met SharePoint-rollen, is een groepseigenaar een beheerder van een siteverzameling.
Tip: Het is raadzaam om ten minste twee eigenaren voor een groep te hebben, indien mogelijk. Op die manier kan de andere eigenaar wijzigingen aanbrengen in de groep als de ene eigenaar niet beschikbaar is.
Groepsleden zijn de normale gebruikers in uw organisatie die de groep gebruiken om samen te werken. Ze hebben toegang tot alles in de groep, maar kunnen de groepsinstellingen niet wijzigen. In de SharePoint-wereld zijn ze lid van de site. Zie Leden van Groepen toevoegen, bewerken en verwijderen in Outlook voor meer informatie over het toevoegen of verwijderen van groepsleden.
Gasten zijn als groepsleden, maar ze bevinden zich buiten uw organisatie. Standaard kunnen uw gebruikers gasten uitnodigen om lid te worden van uw groep en u kunt deze instelling beheren. Zie Gasten toevoegen aan Groepen in Outlook voor meer informatie.
Microsoft Teams gebruiken voor een permanente, op chat gebaseerde werkruimte
Een uitstekende manier om contact te houden met uw groep is Microsoft Teams. Microsoft Teams is de interne lus voor uw team: een permanente, op chat gebaseerde werkruimte waar u informele, realtime gesprekken kunt voeren over zeer gerichte onderwerpen of specifieke subgroepen binnen de groep. Hoewel de Teams-integratie niet automatisch wordt uitgevoerd, kunt u eenvoudig een Teams-groep maken op basis van uw Microsoft 365-groep.
Nadat een groep het beoogde doel heeft bereikt, kunt u deze verwijderen om systeembronnen vrij te maken en om te voorkomen dat de groep wordt weergegeven of weergegeven. Zie Een groep bewerken of verwijderen in Outlook voor meer informatie. Als u niet wilt dat u verouderde groepen verwijdert, kan de beheerder een verloopbeleid instellen dat ervoor zorgt dat oude groepen verlopen en na een opgegeven periode automatisch worden verwijderd. Zie ook: Verloopbeleid voor Microsoft 365-groepen.
Er zijn drie primaire modellen voor het inrichten vanMicrosoft 365-groepen: Open, DOOR IT geleid of Gecontroleerd. Elk heeft zijn eigen voordelen.
|
Model |
Voordelen |
|---|---|
|
Openen (standaard) |
Gebruikers kunnen indien nodig hun eigen groepen maken zonder dat ze hoeven te wachten op it of er last van hoeven te hebben |
|
DOOR IT geleid |
Gebruikers vragen een groep aan bij IT. IT kan hen begeleiden bij het selecteren van de beste samenwerkingstools voor hun behoeften |
|
Gecontroleerd |
Het maken van groepen is beperkt tot specifieke personen, teams of services (zie: Bepalen wie Microsoft 365 Groepen kan maken) |
Als u wilt bepalen hoe uw Microsoft 365-groepen worden genoemd, kunt u naamgevingsbeleid gebruiken om groepsnamen af te dwingen zich te houden aan bepaalde standaarden, waaronder voorvoegsels of achtervoegsels, en om ongewenste namen te blokkeren. Zie Microsoft 365 Groepen Naamgevingsbeleid voor meer informatie.
Elke groep heeft ten minste één eigenaar die leden kan toevoegen of verwijderen en een basiscuratie van de groep en de inhoud ervan kan uitvoeren. Als de eigenaar (of eigenaren) van een groep om welke reden dan ook de organisatie verlaat, kan de beheerder een nieuwe eigenaar aan de groep toewijzen. Zie Een nieuwe eigenaar toewijzen aan een zwevende groep.
Als u bovendien Exchange Online beheerdersmachtigingen hebt, kunt u uw groepen beheren vanuit het Microsoft 365 Beheer Center (zie Groepslidmaatschap beheren in de Microsoft 365-beheercentrum) of vanuit PowerShell (zie Microsoft 365 Groepen beheren met PowerShell.
Er kan een moment komen waarop u een groep uit uw tenant wilt verwijderen. Zie: Een groep verwijderen in Outlook voor meer informatie over het verwijderen van een groep. Als een groep per ongeluk wordt verwijderd, kunnen beheerders die groep maximaal 30 dagen herstellen. Zie Een verwijderde Microsoft 365-groep herstellen.
Als u liever een meer geautomatiseerde manier hebt om de levenscyclus van uw Microsoft 365-groepen te beheren, kunt u verloopbeleid gebruiken om groepen met een bepaald tijdsinterval te laten verlopen. De eigenaren van de groep ontvangen een e-mail 30, 15 en 1 dag voordat de groep verloopt, zodat ze de groep eenvoudig kunnen vernieuwen als deze nog steeds nodig is. Zie: Verloopbeleid voor Microsoft 365-groepen.
-
Leden toestaan om te verzenden als of namens een Microsoft 365-groep
-
De instellingen voor de titel, beschrijving, logo en site-informatie van een site wijzigen
Limieten voor Microsoft 365-groepen
Zoek groepslimieten in Overzicht van Microsoft 365 Groepen voor beheerders.
Als u van plan bent om de functie 'Terugschrijven groep' van het hulpprogramma Azure Active Directory Connect te gebruiken, is de maximale lengte 448 tekens met betrekking tot het kenmerk 'Beschrijving'.
Zie Limieten voor SharePoint Online voor meer informatie over SharePoint Online-opslag.
Het beheren van uw Microsoft 365-groepen is effectiever wanneer u bruikbare informatie hebt over Groepen gebruik. Het Microsoft 365 Beheer Center heeft een rapportageprogramma waarmee u informatie kunt zien, zoals opslaggebruik, hoeveel actieve Groepen u hebt en zelfs hoe uw gebruikers de Groepen gebruiken. Zie : Microsoft 365-rapporten in het beheercentrum voor meer informatie.
Microsoft 365-groepen biedt u een aantal hulpprogramma's voor naleving, informatiebeveiliging en eDiscovery.
