Met gasttoegang in Microsoft 365-groepen kunt u en uw team samenwerken met personen van buiten uw organisatie door hen toegang te geven tot groepsgesprekken, bestanden, agenda-uitnodigingen en het groepsnotitieblok. Elke groepseigenaar kan toegang verlenen aan een gast, bijvoorbeeld een partner, leverancier, leverancier of consultant.
Opmerking: Dit artikel gaat over het toevoegen van gasten (personen buiten uw organisatie) aan een Microsoft 365-groep. Als u op zoek bent naar informatie over het toevoegen van leden (personen binnen uw organisatie) aan een Microsoft 365-groep, raadpleegt u Groepsleden toevoegen en verwijderen in Outlook.
Hoe het werkt
Mensen die Microsoft 365-groepen gebruiken, kunnen Webversie van Outlook of Outlook voor Windows gebruiken om gasten toe te voegen en te beheren in hun Microsoft 365 groepen. Gasten kunnen elk e-mailadres hebben en hun e-mailaccount kan een werk-, persoonlijk- of schoolaccount zijn.
-
Stap 1 Een groepseigenaar voegt een gast toe aan de groep of een gast wordt benoemd door een groepslid. De groepseigenaar keurt alle genomineerden goed.
-
Stap 2 De groepseigenaar wordt geïnformeerd over de inhoud en resources waartoe de gast toegang heeft binnen de groep.
-
Stap 3 De gast krijgt een welkomstbericht en kan deelnemen aan groepsgesprekken, agenda-uitnodigingen ontvangen en beantwoorden, en de groepsbestanden openen.
Opmerking: Gasten zijn standaard geabonneerd op de groep en ontvangen alle groepsgesprekken en -gebeurtenissen in hun Postvak IN. Gasten kunnen zich niet afmelden voor groeps-e-mailberichten terwijl ze lid zijn van de groep.
Gasten kunnen de groep op elk gewenst moment verlaten via een koppeling in de voettekst van alle groeps-e-mailberichten en agenda-uitnodigingen.
Beheerders kunnen gasten en hun toegang tot Microsoft 365 groepsresources beheren met behulp van PowerShell. Zie Gasttoegang beheren in Microsoft 365-groepen voor instructies.
Wanneer een gast wordt uitgenodigd om lid te worden van een groep, ontvangt deze een welkomstbericht met een beetje informatie over de groep en wat ze kunnen verwachten nu ze lid zijn. Het bericht bevat ook een set koppelingen waarmee ze aan de slag kunnen en verbinding kunnen maken met groepsresources.
Alle interactie met het gastlid verloopt via hun Postvak IN. Ze hebben geen toegang tot de groepssite, maar kunnen agenda-uitnodigingen ontvangen, deelnemen aan e-mailgesprekken en, als de beheerder de instelling heeft ingeschakeld, kunnen ze gedeelde bestanden openen via een koppeling of bijlage.
Alle groeps-e-mailberichten en agenda-uitnodigingen die de gast ontvangt, bevatten een herinnering om Allen beantwoorden te gebruiken in antwoorden op de groep, samen met koppelingen om groepsbestanden weer te geven en de groep te verlaten. Hier ziet u een voorbeeld:
De volgende tabel bevat een overzicht van wat gasten wel en niet kunnen doen.
|
Functie |
Gast toegestaan? |
|
Een groep maken |
Nee |
|
Groepsleden toevoegen of verwijderen |
Nee |
|
Een groep verwijderen |
Nee |
|
Deelnemen aan een groep |
Ja, op uitnodiging |
|
Een gesprek starten |
Ja |
|
Reageren op een gesprek |
Ja |
|
Zoeken naar een gesprek |
Ja |
|
Een persoon in de groep taggen met @vermelding |
Nee |
|
Een groep vastmaken of favoriet maken |
Nee |
|
Een gesprek verwijderen |
Ja |
|
Berichten leuk vinden |
Nee |
|
Vergaderingen beheren |
Nee |
|
De groepsagenda weergeven |
Nee |
|
Agenda-items wijzigen |
Nee |
|
Een groepsagenda toevoegen aan een persoonlijke agenda |
Nee |
|
Groepsbestanden bekijken en bewerken |
Ja, als dit is ingeschakeld door de tenantbeheerder |
|
Toegang tot het OneNote-notitieblok van de groep |
Ja, toegang vanuit welkomst-e-mail |
|
Door groepen bladeren |
Nee |
Veelgestelde vragen
Een gast is iemand die geen werk- of schoolaccount binnen uw organisatie heeft. Het kan een klant, leverancier, partner of iemand anders buiten uw organisatie zijn.
Nee. Alleen personen buiten uw organisatie, zoals partners of consultants, kunnen worden toegevoegd als gast. U kunt personen binnen uw organisatie uitnodigen om als gewoon groepslid deel te nemen aan de groep.
Ja, dat kan. Externe e-mailcontactpersonen zijn contactpersonen die worden vermeld in de algemene adreslijst van uw organisatie. Een voorbeeld van dit type contactpersoon is een leverancier die regelmatig services uitvoert voor uw organisatie.
Uw beheerder moet de gastfunctie inschakelen voordat u gasten kunt toevoegen. Wanneer u het bericht ziet om contact op te vragen met uw beheerder, is de gastfunctie waarschijnlijk nog niet ingeschakeld. Zie Gasttoegang beheren in Microsoft 365-groepen voor meer informatie.
Nee, gasten kunnen geen berichten bekijken die zijn beveiligd met IRM (Information Rights Management).
Mogelijk krijgt u een rapport over niet-bezorging wanneer u een groepsbericht beantwoordt met een ander e-mailadres dan het e-mailadres dat u hebt gebruikt toen u lid werd of dat u aan de groep hebt toegevoegd. Als u bijvoorbeeld met stefans@contoso.com lid bent geworden van de groep, maar u vanuit het Postvak IN van stefans@service.contoso.com een antwoord probeert te versturen, ontvangt u een rapport over niet-uitgevoerde bezorging.
Ja. Groepsleden (geen gasten) kunnenMicrosoft 365 groepsbestanden delen met personen buiten de organisatie door het besturingselement Delen te gebruiken en Specifieke personen als doelgroep te selecteren. Vervolgens voert u de namen of e-mailadressen in van de personen met wie u het bestand wilt delen.
Zie Bestanden en mappen delen met Microsoft 365 Business voor meer informatie.
Een moderne bijlage is een bestand dat is opgeslagen in OneDrive voor werk of school. Er wordt één koppeling verstuurd naar alle geadresseerden. Omdat het bestand is opgeslagen in de cloud, kunnen alle geadresseerden het bestand lezen en bewerken zonder dat ze afzonderlijke exemplaren op elkaar hoeven af te stemmen.
In een Microsoft 365 groep worden moderne bijlagen alleen gedeeld met leden of gasten van de groep. Wanneer een bericht met een moderne bijlage wordt doorgestuurd naar een gast die deel uitmaakt van de groep, heeft hij of zij na aanmelding toegang tot de bijlage met een gebruikersnaam en wachtwoord. Als het bericht wordt doorgestuurd naar iemand die geen deel uitmaakt van de groep, kan die persoon de bijlage niet openen.
Hiervoor zijn verschillende redenen? Zie Gast ontvangt geen e-mail van groepsgesprekken voor informatie.
Hoe kunnen gasten hun persoonlijke gegevens controleren en beheren die door de organisatie worden verzameld?
Gasten kunnen erachter komen welke persoonlijke gegevens van hun organisatie de organisatie bewaart en hoe ze kunnen verzoeken om alle of een deel ervan te verwijderen door de koppeling Privacyverklaring van de organisatie te selecteren onder aan het welkomstbericht dat ze hebben ontvangen.
Zie ook
Microsoft 365 Groepen als gast gebruiken
Meer informatie over Microsoft 365-groepen
