Wat is het verschil tussen een Microsoft 365-groep en een lijst met contactpersonen in Outlook?

Een lijst met contactpersonen, of distributielijst, is een verzameling e-mailadressen die wordt gebruikt om berichten of uitnodigingen voor vergaderingen naar veel personen tegelijk te verzenden. Meer informatie over het maken, bewerken of verwijderen van een lijst met contactpersonen in Outlook.

EenMicrosoft 365-groep in Outlook voldoet aan deze eenvoudige behoeften en biedt een matrix met gedeelde resources waaraan groepsleden automatisch worden toegewezen wanneer de groep wordt gemaakt.

Hulpprogramma's voor delen en communiceren die worden geleverd met Microsoft 365 Groepen

Wanneer u eenMicrosoft 365 groep instelt in Outlook, kunt u een set personen kiezen waarmee u wilt samenwerken en eenvoudig een verzameling resources instellen die deze personen kunnen delen. U hoeft zich niet bezig te houden met het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze bronnen. Als u leden aan de groep toevoegt, worden automatisch de machtigingen toegewezen die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die in de groep beschikbaar zijn.

Hier volgen enkele functies die groepen een krachtigere oplossing maken dan e-maildistributielijsten:

Gedeeld Postvak IN - Een ruimte voor de gesprekken die anders via distributielijsten plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of bladeren door de geschiedenis om snel te zien wat er onlangs is besproken in de groep. Meer informatie: Een groepsgesprek voeren in Outlook.

Tip: Als uw gebruikers de groepsberichten nog steeds willen zien in hun persoonlijke Postvak IN, net als eerder met de distributielijst, hoeven ze zich alleen te abonneren op de groep. Dit kan door op het lint in Outlook te klikken op de knop Lidmaatschap.
Bibliotheek met gedeelde bestanden : uw groep heeft een SharePoint-bestandsbibliotheek waar uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere bestanden kunnen opslaan, delen en eraan kunnen samenwerken. Zie: Bestanden delen met een groep in Outlook.
Gedeelde agenda : uw groep krijgt een gedeelde agenda om gebeurtenissen te posten die betrekking hebben op de groep. Elk lid dat zich heeft geabonneerd op de groep, wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die in de agenda zijn geplaatst, zodat deze gebeurtenissen desgewenst ook in hun persoonlijke agenda's kunnen worden weergegeven. Zie: Een groepsagenda in Outlook gebruiken om gebeurtenissen te plannen en te bewerken.
Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen. Zie: OneNote: Aan de slag.
Toegang voor gasten - Eerder was het weliswaar mogelijk om externe contactpersonen toe te voegen aan distributiegroepen, maar dan kregen ze alleen e-mail. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok. Zie: Gasten toevoegen aan Groepen in Outlook.
Inhoud is detecteerbaar: Groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie de materialen in de groep gemakkelijk kunnen ontdekken en eraan kunnen deelnemen of deze kunnen bekijken. Als de inhoud van de groep gevoeliger is, kunt u de groep overschakelen naar privé, waardoor de inhoud voor niet-leden wordt verborgen en de groepseigenaar eventuele aanvragen voor deelname moet goedkeuren.
Selfservice maken : IT hoeft zich niet te laten verzanden in aanvragen van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen namelijk zelf groepen maken als dat nodig is. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u: Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.

Beheer van uw groepen

Microsoft 365 biedt een aantal handige hulpprogramma's en mogelijkheden om uw groepen gemakkelijker te beheren en te beheren. Zie Beheerdershandleiding voor Microsoft 365 Groepen in Outlook voor meer informatie.