Veikart for prosjektstyring

Innlede en prosjektplan

Prosjekter mislykkes ofte hvis du ikke tenker grundig gjennom ting i startfasen. Da tenker du på hvem deltakerne og sponsorene er, samtidig som du skisserer rammeverk, tidlige spesifikasjoner og kanskje et budsjett.

Du kan du gjøre mye av dette arbeidet i Microsoft Project for mindre prosjekter. For større prosjekter kan bruke Word, Excel, SharePoint eller telefonen din til å skrive ned det du tenker.

Formidle planene til deltakerne

Det er ikke alltid enkelt å vedlikeholde kommunikasjonskanaler med interessenter. Men det er avgjørende for at et prosjekt skal lykkes.

Opprette og dele prosjektrapporter

Project har flere rapporter som bare er ett klikk unna, som gjør det enklere for deg å utføre den tidkrevende kommunikasjonen. Registrer tidlige planer, store milepæler, budsjettkrav, bemanningskrav og så videre.

Opprette en ny prosjektplan

Når du er ferdig med den innledende tenkingen, er det på tide å starte Project og opprette en ny plan. Du kan starte med et tomt prosjekt, eller bruke maler som andre prosjektledere har opprettet, noen av dem av eksperter i prosjektstyring eller i bedrifter som ligner din.

Legge til aktiviteter

Aktiviteter er det som gjøres på et prosjekt. Lær hvordan du legger til aktiviteter, endrer egenskapene og beregner varigheten.

Organisere dem

Når du først legger til aktiviteter, kan det hende de ikke er i den beste rekkefølgen for å styre dem. Lær hvordan du organiserer dem ved å bruke aktivitetssammendrag og delaktiviteter, og ved å koble dem.

Legge til personer og tildele dem til aktiviteter

Når du har lagt til aktiviteter i prosjektet, bør du tenke på personene du vil skal arbeide på dem. Husk at å legge til personer og tilordne dem til aktiviteter, er ulike aktiviteter i Project.

Dele ressurser ved hjelp av ressursutvalg og hovedprosjekter

Hvis du vil ha hjelp til å administrere personer på tvers av flere prosjekter, plasserer du alle personene i prosjektene i én enkelt prosjektfil. Denne filen fungerer som et ressursutvalg. Fra ressursutvalgfilen kan du dele ressurser på tvers av flere prosjekter (uten Project Server).

Angi kostnader for prosjektet

Styring av prosjektkostnader kan være skremmende for alle prosjektledere. Med Project finner du kanskje ut at dette arbeidet ikke er så vanskelig. Få tips til å holde deg innenfor budsjettet.

Velge riktig visning av planen

Finn den riktige visningen for å redusere kompleksiteten for planen. Gantt-diagrammet gir deg én visning retningen for prosjektet. Du kan også bruke en kalendervisning, et nettverksdiagram eller en tidslinje for å gjøre det enklere å se ulike detaljnivåer.

Følg med på fremdriften i planen

Når du har opprettet den opprinnelige tidsplanen, er det på tide å begynne å se hvordan det går. Hvis du oppretter en opprinnelig plan og bruker de riktige visningene, kan du holde oversikt over fremdriften i prosjektet.

Spore prosent fullført for aktiviteter

Sporing av fremdrift kan virke komplisert, men her er en rask måte å vise prosent fullført ved hjelp av fremdriftsindikatoren i et Gantt-diagram.

Løse problemer med ressursallokering

For å få best mulig ytelse og resultater fra ressurser må du administrere ressursarbeidsbelastninger for å unngå overallokeringer og underallokasjoner.

Legge til sluttdatoen for prosjektet

En prosjektleders største mareritt er at sluttdatoen blir forsinket etter endringer i planen. Lær strategier for å ta kontroll over sluttdatoen for prosjektet.

Rapportere om prosjektstatus

Kommunikasjon er ofte vanskelig, spesielt når du har dårlige nyheter. Project har flotte og profesjonelle rapporter som du kan opprette og sende med noen få trinn, og som gjør det enklere å kommunisere med deltakerne og lederne.

Styre prosjektkostnader

Overskrider du budsjettet? Må du justere kostnadene? Finn ut hvordan du løser kostnadsproblemer i planen.

Vise analyserapporter for inntjent verdi

Inntjent verdi er en avansert sporingsmetode. Men det er ikke bare for eksperter. Du kan også bruke det til å overvåke prosjektet.

Administrere risiko

Det finnes risikoer overalt i prosjektet. Identifiser problemområder tidlig og reager på dem før de fører til store problemer.

Arbeide med flere prosjekter

Project inneholder verktøy for å hjelpe deg med å administrere avhengigheter på tvers av prosjekter, til og med aktiviteter i ett prosjekt som er avhengig av fullføringen av et annet prosjekt.