Mål for prosjektstyring: Legge til personer og tildele dem til aktiviteter

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

Hvis prosjektstyring er nytt for deg Hvis prosjektstyring er nytt for deg, har du kanskje innsett at det er mer å tenke på enn bare å legge til aktiviteter, for eksempel hvor mange personer du skal tildele til dem, hvordan du skal ta hensyn til fridager og ferier og hvordan og hvor du skal legge til personlige opplysninger som telefonnumre, e-postadresser og informasjon om lønn.

Her er noen tips som hjelper deg i gang.

• Lær hvilke ressurstyper du kan tildele til aktiviteter    Når du har samlet inn informasjonen du behøver om prosjektaktiviteter, finner du ut hvilke ressurstyper du trenger.

  • Personressurser    Dette er ressurser vi vanligvis tenker at arbeider med aktiviteter. Prosjektledere kaller dette av og til arbeidsressurser, i motsetning til materialer og utstyr.

  • Virksomhetsressurser    Disse ressursene er arbeidsressurser som styres og deles på tvers av organisasjonen. Virksomhetsressurser brukes med Project Professional.

  • Materialressurser    Disse ressursene omfatter datamaskiner eller maskiner som brukes til å utføre arbeid på aktiviteter.

  • Generelle ressurser    Disse ressursene angir bemanningskrav for aktiviteter og ikke bestemte enkeltpersoner, for eksempel snekkere eller utviklere.

• Vurder hvordan antall ressurser endrer varighet Når du legger inn flere ressurser på en aktivitet, forventer du at varigheten til en aktivitet forkortes. I mange tilfeller kan det imidlertid ha motsatt effekt å legge til personer i en oppgave. Det kan legge til ekstra kostnader, ekstra kommunikasjon og andre ineffektiviteter. For eksempel vil utformingen av en ny bombro sannsynligvis ikke gå raskere hvis du dobler antall arkitekter på prosjektet. Project lar deg kontrollere hva som skjer med aktivitetsvarigheter etter at du har lagt til aktiviteter.

• Vurder hvordan en persons funksjoner påvirker aktivitetsvarigheter En persons opplevelse kan påvirke aktivitetens varighet direkte. Du kan forvente at en person med fem års erfaring skal fullføre en oppgave på kortere tid enn noen med to.

Hvis du er en erfaren prosjektleder Når prosjektene blir større, er det mer å tenke på. Du bekymrer deg for bruk av ressurser i andre avdelinger, leie av leverandører, sporing av arbeidet til hundrevis av personer, generering av rapporter for ledere og utallige andre komplikasjoner du ikke engang har tenkt på ennå. Heldigvis omfatter Microsoft Project ekspertverktøyene du trenger.

Her er noe tips som bidrar til at ekspertisen din vokser.

• Se gjennom og finjuster estimert varighet    Bruk informasjonen du samler inn om nåværende prosjekt og lignende prosjekter, til å finjustere estimert varighet. Hvor nøyaktige estimatene for ressursbehov er (og senere prosjektkostnader), avhenger i stor grad av hvor nøyaktig den estimerte varigheten til hver oppgave er.

• Spore ressursfremdrift    Pass på at personene på prosjektet regelmessig sender inn statusoppdateringer for aktiviteten. Visningene og rapportene i Microsoft Project bidrar til at du ikke mister oversikten over hva alle gjør.

• Identifiser problemer med ressurs overallokering    Project kan hjelpe deg med å identifisere når personer arbeider på for mange aktiviteter samtidig.

• Hold et øye med de opprinnelige planen    Opprinnelige planer gir deg et øyeblikksbilde av prosjektet, slik at du sammenligner gjeldende fremdrift med hva du planla til å begynne med.

• Distribuere arbeid ved å utjevne    Når personer arbeider på for mange aktiviteter samtidig, kan Project justere tildelingene for å få en mer realistisk arbeidsbelastning. Ved å utjevne ressurstildelingene utjevnes også arbeidsmengden.

• Eksportere prosjektdata til Excel for videre analyse Excel kan hjelpe deg når du trenger ytterligere analyse av Prosjektinformasjon. Du kan for eksempel eksportere aktivitets- og ressursinformasjon til Excel for avanserte rapporter for inntjent verdi, og deretter vise informasjonen ved hjelp av sparkline-grafikk for å se hvordan kostnadene blir brukt i forhold til mengden arbeid som er fullført.
  
  
  
  Kalibrer ansatte med nye ferdigheter    Store organisasjoner investerer tid og penger for å lære opp sine ansatte til nye ferdigheter og for arbeid på tvers av forskjellige miljøer. Opplæring av nåværende ansatte kan være en kostnadseffektiv måte å forbedre ytelsen på enn å hente inn nye personer.