|
|
Hvis du planlegger å spore kostnadsinformasjon, har du kommet til riktig sted. Lær hvordan og hvor du angir ulike kostnadsdetaljer, slik at du kan vise og analysere totale kostnader fra tid til annen etter hvert som prosjektet går fremover. Hvis du vet hvor pengene går, kan du ta bedre beslutninger for å fullføre prosjektet innenfor budsjettet. |
Tips for kostnadsstyring før du begynner
Denne artikkelen er ett av mange mål for prosjektstyring på veikartet for prosjektstyring.
-
Estimere prosjektkostnader Kostnadshistorikk for prosjekter som ligner på prosjektet du planlegger, kan være nyttige når du kommer i gang. Det bidrar til å forhindre kostbare feil. Hvis organisasjonen har prosjektstyringskontoreksperter (PMO), kan du også diskutere kostnads- og budsjettplanene med dem, eller be et erfarent og kunnskapsrikt gruppemedlem om å se gjennom kostnadsestimatene for aktiviteten og ressursen. Kostnadsestimater er vanskelige – større organisasjoner følger retningslinjene for prosjektstyringskontor eller ansetter profesjonelle kostnadsestimatorer.
-
Å vite hvilke typer kostnader det er i Project De fleste prosjektkostnadene kommer fra arbeidsressurser – personene som arbeider med tildelte aktiviteter eller materialene og utstyret som trengs for å fullføre et prosjekt. Ressurskostnader er vanligvis basert på timelønnssatser eller enhetssatser, men de kan også være engangskostnader som konsulentavgifter, leverandørkostnader eller reisekostnader. Kostnader som ikke er knyttet til ressurser, legges vanligvis inn som faste kostnader for bestemte aktiviteter eller hele prosjektet.
-
Angi kostnader Ressurskostnader legges inn i ressurslistevisningen for timearbeidere, lønnede arbeidere, leverandører, materialkostnader eller andre engangsressurskostnader, for eksempel kostnader for forsikring eller obligasjoner. Aktivitetskostnader legges inn i en kostnadstabell som du kan legge til i en aktivitetsliste.
-
Få totalsummene for kostnader Project beregner totalkostnader for alle kostnader du angir, slik at du raskt kan se hvordan prosjektkostnadene blir registrert. Del denne kostnadsinformasjonen med prosjektinteressenter, som kanskje ser etter den.
-
Angi budsjett Når totalsummene for kostnader ligner på budsjettet du og interessentene hadde i tankene for prosjektet, etablerer lagring av en opprinnelig plan disse kostnadssummene som prosjektets budsjett. Du gjør vanligvis dette etter at du har angitt all informasjonen prosjektet trenger, og før arbeidet starter. Det kreves et opprinnelig budsjett hvis du planlegger å spore og administrere kostnader, spesielt hvis du skal utføre analyser av inntjent verdi for å analysere kostnadsavvik i hele prosjektet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi og lagre en opprinnelig plan.
-
Utføring av kostnadsanalyse Eksporter kostnadsdataene til Excel for detaljert dataanalyse ved hjelp av Excel-pivottabeller, diagrammer og andre funksjoner, for eksempel betinget formatering og sparkline-grafikk (som vist på bildet nedenfor).
Angi kostnader i prosjektet
|
Det første først – du begynner med å angi lønnssatser for personene som skal utføre jobb- og enhetssatsene for materialene du trenger for å fullføre prosjektet. Deretter angir du de faste ressurskostnadene for utstyr, sammen med eventuelle engangsressurskostnader du vil spore i prosjektet. Project beregner automatisk faktiske kostnader basert på det faktiske arbeidet akkumulert eller materialer som forbrukes på aktiviteter, men om nødvendig kan du angi faktiske kostnader for alle tildelte aktiviteter som er fullført. |
|
|
Når du har lagt inn kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge deler, kan du undersøke totalkostnadene for å se om de må justeres for å nå målet for kostnader. |
|
|
På et tidspunkt bør du rapportere prosjektkostnadsinformasjon til andre personer i organisasjonen. Bruk en forhåndsdefinert kostnadsrapport, for eksempel en kontantstrøm- eller inntjent verdi-rapport, eller vis kostnadsdataene umiddelbart i en visuell rapport, for eksempel et Excel-pivotdiagram eller Visio-pivotdiagram. |
Administrer prosjektkostnadene
|
Når du har angitt kostnadsestimatene, lagrer du dem med den opprinnelige planen for å etablere budsjettet. Dette lar deg sammenligne planlagte kostnader med de faktiske kostnadene prosjektet pådrar seg etter hvert som det går fremover, og forutser om prosjektkostnadene vil holde seg innenfor budsjettet eller ikke. |
|
|
Hold et øye med hvordan arbeidet med aktiviteter utvikler seg og hvordan faktiske kostnader legges opp for å avgjøre om prosjektet vil holde seg innenfor budsjettet eller står i fare for å gå over budsjettet. |
|
|
Utfør analyse av inntjent verdi når som helst i løpet av prosjektet for å finne ut om pengene som er brukt så langt, er i tråd med arbeidet som ble gjort, og samsvarer med de opprinnelige kostnadene du har angitt for aktiviteter, ressurser og tildelinger. |
