Inntjent verdi er en kraftig sporings- og budsjetteringsfunksjon i Project. Til tross for slew av skremmende akronymer som definerer det (som AC, BCWP, TPI, EV, og lignende), det er ikke spesielt komplisert. Inntjent verdi hjelper med å besvare spørsmål som «Når du ser på arbeidsmengden som er utført så langt i prosjektet, hvor mye penger skal vi ha brukt?» Som deretter fører til andre spørsmål som :«Vil vi bli ferdige i tide?»
Et enkelt eksempel Du jobber med et hageprosjekt for 10 boliger i en blindvei, og du forventer å få hele prosjektet på 10 boliger gjort i 10 måneder. Videre må du fullføre ett hjems hage i hver måned. La oss gå gjennom noen av detaljene for dette prosjektet.
-
$ 10.000 er ditt totale budsjett for alle 10 boliger.
-
$ 1000 er budsjettert for hvert hjem, noe som betyr at du planlegger å bruke $ 1000 per måned på hele prosjektet. Dette inkluderer penger brukt på planter, verktøy og en gartner.
-
Du ber kontoen din om en rapport etter at 2 måneder har gått. Regnskapsføreren forteller deg $ 1500 har blitt brukt på prosjektet så langt. Du tenker: "Flott, jeg sparer penger."
-
Da innser du feilen. Etter to måneders tid burde 20 prosent av prosjektet vært ferdig, fordi 2 måneder er 20 prosent av de ti månedene du opprinnelig hadde planlagt å bruke på prosjektet. Men bare en og en halv hager er faktisk ferdig, ikke 2.
-
Så, etter to måneder, burde du ha brukt 20 prosent X $ 10.000 (eller $ 2000) på prosjektet for å få det gjort i tide, og to hager bør være fullført - ikke $ 1500 for en og en halv hager. Nå innser du at du faktisk er etter planen. Yikes! På tide å snakke med gartneren.
Her er den vanskelige tingen (og flott ting) om inntjent verdi. Det gifter seg med tid med penger fordi det multipliserer valuta med planlagt tid (eller prosent fullført, i sjargong av profesjonelle prosjektledere).
Leksjonen? "Tid er penger," som det gamle ordtaket sier. Nå kan du ikke skryte av din dyktighet med inntjent verdi helt ennå. Du må lese videre. . .
Mer om inntjent verdi
Vis inntjent verdi
Project viser informasjon om inntjent verdi på to måter: med visninger og rapporter. Men først må du gjøre et par ting for å konfigurere inntjent verdi for rapportering.
Bruke rapporter
-
Velg Project>-rapporter > flere rapporter.
-
Velg Kostnader, og velg deretter Inntjent verdi.
Bruke visninger
-
Velg Vis > tabell, og velg deretter Flere tabeller.
-
Velg indikatorer for inntjent verdi, kostnadsindikatorer for inntjent verdi eller tidsplanindikatorer for inntjent verdi i listen.Hvis du ikke er sikker på hvilken tabell, velger du bare Inntjent verdi.
-
Velg Bruk
Tolke inntjent verdi
Tre nøkkelverdier er roten til analyse av inntjent verdi, og du trenger ganske mye å vite minst disse tre verdiene for å bruke inntjent verdi.
|
Planlagt verdi (NÅVERDI) Dette er også kjent av akronymet BCWS. |
Dette er budsjetterte (eller opprinnelige) kostnader for aktiviteter som beregnes ved starten av prosjektplanen, basert på kostnadene for ressurser tilordnet disse aktivitetene, pluss eventuelle faste kostnader knyttet til aktivitetene, opptil statusdato du velger. Det totale planlagte budsjettet for en 4-dagers aktivitet er for eksempel kr 1000, og det starter på en mandag. Hvis du angir statusdatoen til følgende onsdag, ser du at NÅVERDI er kr 750. Med denne verdien vet du imidlertid ikke hvor bra prosjektet gjør det. |
|
Faktiske kostnader (ac) Dette er også kjent av ACWP. |
Dette er faktisk kostnad som kreves for å fullføre hele eller deler av oppgavene, frem til statusdatoen. Hvis for eksempel 4-dagers aktiviteten faktisk pådrar seg en totalkostnad på KR 350 i løpet av hver av de første 2 dagene, er vekselstrøm for denne perioden kr 700 (men NÅVERDI er fortsatt KR 750). Med denne verdien vet du imidlertid ikke hvor bra prosjektet gjør det. Hvis du for eksempel planlegger å få gjort mye mer arbeid for den samme $ 70, høres det ikke bra ut. Du trenger å vite (du antar det) inntjent verdi for å fullt ut vurdere effektiviteten av prosjektet. |
|
Inntjent verdi (EV) Dette er også kjent som BCWP |
Dette er verdien av arbeidet som utføres av statusdatoen, målt i valuta. Hvis for eksempel 2 dager 60 % av arbeidet på en aktivitet er fullført, kan du forvente å ha brukt 60 prosent av det totale aktivitetsbudsjettet eller 60 USD. Hvis det viser seg at du brukte USD 80, kan du trygt si at du er over budsjettet og etter planen. Au! |
Et viktig tema som går gjennom disse vilkårene for inntjent verdi, er statusdatoen. Analyse av inntjent verdi forutsetter at du vil se fremdriften på prosjektet før et bestemt tidspunkt du velger.
Fordi et bilde er verdt tusen ord, la oss se på dette grafisk. Her er et diagram som viser en jevn akkumulering av kostnader i løpet av prosjektets levetid. Den prikkede linjen viser en jevn utgift i løpet av prosjektets levetid.
Etter at arbeidet på prosjektet har begynt, kan et diagram over nøkkelverdiene for analyse av inntjent verdi se slik ut.
Statusdatoen bestemmer verdiene Project beregner. Den faktiske kostnaden (AC) for dette prosjektet har overskredet de budsjetterte kostnadene. Den inntjente verdien (EV) gjenspeiler den sanne verdien av arbeidet som utføres. I dette tilfellet er verdien av arbeidet som utføres, mindre enn beløpet som brukes til å utføre dette arbeidet.
Noen råd om bruk av inntjent verdi
|
Gjør du dette |
Hvordan |
|
Utfør handling snart |
Jo tidligere i livssyklusen til et prosjekt du identifiserer slike avvik mellom faktiske kostnader, budsjetterte kostnader og inntjent verdi, jo raskere kan du gjøre noe for å løse problemet. |
|
Arbeid hardere |
Lettere sagt enn gjort. Jo mer arbeid du får gjort før neste statusdato for å bestemme inntjent verdi, jo bedre. Bare ansette flere arbeidere kan ikke hjelpe, men ansette billigere arbeidere kan. Eller du må kanskje "gå på gulvet", for å finne ut hvorfor arbeidere ikke blir mer produktive. Eller kanskje problemet er med lederne som leverer maskiner som trenger mer vedlikehold enn forventet. Det kan være mange grunner, men poenget er at bruk av en "talltilnærming" med inntjent verdi vil hjelpe deg med å oppdage negative trender. |
|
Arbeid smartere |
Ikke gå etter produktivitetsproblemer på de oppgavene som er mindre viktige enn andre. Kontroller aktivitetene på den kritiske linjen først for å få størst innvirkning på positive inntjente verditall. |
|
Kjør rapportene på nytt |
En analyse av inntjent verdi på slutten av et prosjekt har egentlig liten verdi. Kildene til prosjektets problemer er sannsynligvis tidlig i det, og vil sannsynligvis ha hatt for stor innvirkning på å korrigere uten å pådra seg store kostnader og frustrasjon fra gruppen, lederen og andre interessenter. Få for vane å kjøre rapporter for inntjent verdi månedlig, hvis du skal gjøre dem i det hele tatt. |
|
Ikke svette de tidlige tingene |
Hvis du ser problemer veldig tidlig i prosjektet, kan det bare være å øke kostnadene eller kostnadene ved opplæring, få alle om bord, rikelig, men nødvendig tidlig samarbeid med teamet ditt og andre rengjøringsoppgaver. Ikke ignorer disse tidlige tegnene på problemer, men de kan være mer forståelige tidlig i prosjektet enn senere. |
