Hva er forskjellen mellom en Microsoft 365-gruppe og en kontaktliste i Outlook?

En kontaktliste eller distribusjonsliste er en samling av e-postadresser som brukes til å sende meldinger eller møteinvitasjoner til mange personer samtidig. Lær hvordan du oppretter, redigerer eller sletter en kontaktliste i Outlook.

EnMicrosoft 365-gruppe i Outlook oppfyller disse enkle behovene og gir en rekke delte ressurser som gruppemedlemmer automatisk tilordnes til når gruppen opprettes.

Verktøy for deling og kommunikasjon som følger med Microsoft 365 Groups

Når du konfigurerer enMicrosoft 365 gruppe i Outlook, kan du velge et sett med personer som du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere en samling ressurser som disse personene kan dele. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatisk tillatelsene de trenger for verktøyene som gruppen stiller til rådighet.

Her er noen av funksjonene som gjør grupper til en kraftigere løsning enn distribusjonslister for e-post:

Delt innboks – hvor samtalene du tradisjonelt har i distribusjonslistene finner sted. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar, så den oppretter et levende arkiv av gruppens meldinger. Nykommere til gruppen kan søke eller bla tilbake gjennom historien for å komme raskt i gang med det som har blitt lagt ut i gruppen tidligere. Se: Ha en gruppesamtale i Outlook.

Tips!: Hvis brukerne fremdeles vil at gruppemeldingene skal vises i deres personlige innboks, slik de gjorde med distribusjonslisten, trenger de bare å abonnere på gruppen ved å klikke Medlemskap-knappen på båndet i Outlook.
Delte filer-bibliotek – Gruppen har et Bibliotek for SharePoint-filer der brukerne kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner, bilder eller andre typer filer de må arbeide med. Se: Dele filer med en gruppe i Outlook.
Delt kalender – Gruppen får en delt kalender til å legge ut hendelser relatert til gruppen. Hvert medlem som abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til hendelser som legges inn i kalenderen, slik at disse hendelsene også kan vises i deres personlige kalendere hvis de ønsker det. Se: Bruke en gruppekalender i Outlook til å planlegge og redigere hendelser.
Delt OneNote-notatblokk – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppemedlemmer kan samle inn og samarbeide om informasjon. Mange grupper bruker notatblokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål og andre ressurser. Se: OneNote: Komme i gang.
Gjestetilgang – Du kan legge til eksterne kontakter i distribusjonsgrupper før, men alt de fikk var e-post. Med grupper kan du tilby gjester tilgang til e-postsamtaler, filer og til og med den delte OneNote-notatblokken. Se: Legge til gjester i Grupper i Outlook.
Innhold er synlig – Grupper i Outlook er offentlig som standard, noe som betyr at det er enkelt for andre i organisasjonen å oppdage og bli med i eller se gjennom materialet i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer følsomt, kan du bytte gruppen til privat, noe som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever at gruppeeieren godkjenner forespørsler om å bli med.
Selvbetjent opprettelse – IT trenger ikke å bli rammet av forespørsler fra brukere om å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen som kan opprette grupper, kan du se: Administrer hvem som kan opprette Microsoft 365 Groups.

Administrasjon av gruppene dine

Microsoft 365 tilbyr en rekke nyttige verktøy og muligheter for enklere administrasjon og administrasjon av gruppene dine. Mer informasjon administratorveiledning for Microsoft 365 Groups i Outlook.