Microsoft 365 grupas Outlook piedāvā jaudīgu risinājumu saziņai un sadarbībai ar personām gan uzņēmumā, gan ārpus tā. Izveidojiet grupu iesūtnes, kalendāra, OneDrive, SharePoint vietnes, OneNote piezīmju grāmatiņas un citu vienumu koplietošanai. Varat arī uzaicināt viesus no ārpus jūsu uzņēmuma, lai viņi varētu sadarboties, izmantojot tos pašus resursus.
Kad izveidojat dokumentu Microsoft 365 grupa Outlook automātiski izveido koplietojamu Outlook iesūtni, koplietojamo kalendāru un dokumentu bibliotēku sadarbībai, strādājot ar failiem. Varat arī izveidot Microsoft Team un integrētuzdevumus ar Planner teams. Jums nav jāuztraucas par to, kā manuāli piešķirt atļaujas visiem šiem resursiem, jo dalībnieku pievienošana grupai automātiski piešķir viņiem atļaujas, kas nepieciešamas jūsu grupai nodrošinātajiem rīkiem.
Microsoft 365 grupas dalībniekiem:
-
Koplietojama iesūtne — kur notiek sarunas, kas parasti ir jūsu adresātu sarakstos. Šajā koplietojamajā iesūtnē var pilnībā meklēt, tāpēc tiek izveidots dzīvo grupas ziņojumu arhīvs. Grupas jaunpienācēji var meklēt vēsturē vai ritināt to atpakaļ, lai ātri iegūtu informāciju par grupas iepriekš publicētajiem jaunumiem. Skatiet rakstu E-pasta ziņojuma nosūtīšana grupai programmā Outlook.
-
Koplietojamo failu bibliotēka — jūsu grupai ir SharePoint failu bibliotēka, kurā lietotāji var glabāt, koplietot dokumentus, darbgrāmatas, prezentācijas, attēlus vai cita veida failus, ar kuriem strādāt. Skatiet rakstu : Failu koplietošana, izmantojot grupu programmā Outlook.
-
Koplietojams kalendārs — jūsu grupa iegūst koplietojamu kalendāru, lai publicētu ar grupu saistītus notikumus. Katrs dalībnieks, kurš ir abonējis grupu, tiek automātiski uzaicināts uz kalendārā publicētiem notikumiem, lai šie notikumi varētu parādīties arī savā personiskajā kalendārā, ja vēlas. Skatiet rakstu : Grupas kalendāra izmantošana programmā Outlook, lai ieplānotu un rediģētu notikumus.
-
Koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa — grupai automātiski ir koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa, kur grupas dalībnieki var apkopot informāciju un sadarboties, lai strādātu ar to. Daudzas grupas izmanto piezīmju grāmatiņu, lai izveidotu dzīvo vikivietni ar bieži uzdotiem jautājumiem un citiem resursiem.
-
Viesu piekļuve — jūs iepriekš varētu pievienot ārējas kontaktpersonas adresātu grupām, taču viss, ko šīs kontaktpersonas saņēma, bija e-pasts. Izmantojot grupas, varat piedāvāt viesiem piekļuvi e-pasta sarunām, failiem un pat koplietojamai OneNote piezīmju grāmatiņai. Skatiet rakstu: Grupas outlook kā viesis.
-
Saturs ir atklājams Grupas programma Outlook ir publiska pēc noklusējuma, kas nozīmē, ka tās ir viegli atklāt un pievienoties grupā materiāliem un pievienoties tiem, kā arī tās pārskatīt. Ja grupas saturs ir sensitīvāki, varat pārslēgt grupu uz privātu, paslēpj saturu no citiem dalībniekiem un pieprasa grupas īpašniekam apstiprināt visus pievienošanās pieprasījumus.
-
Pašapkalpošanās izveide — lietotāju pieprasījumi veidot grupas nav jākārina. Lietotāji pēc nepieciešamības var izveidot savas grupas. Ja vēlaties kontrolēt, kuri lietotāji jūsu organizācijā var veidot grupas, skatiet rakstu Grupu izveidoto Microsoft 365 grupas.
Jūsu grupu administrēšana
Microsoft 365 piedāvā vairākus noderīgus rīkus un iespējas, lai vieglāk pārvaldītu un administrētu savas grupas.
Padoms.: Grāmatzīmju Microsoft 365 grupas — bieži veicami uzdevumi, lai viegli piekļūtu administratoru informācijai par grupas izveidi, deleģēšanu, e-pasta pārvaldību, pasta plūsmu, atjaunošanu un noderīgiem skriptiem.
Direktorija paturēšanu kontroli, ir visu administratoru raizes. Šeit ir daži rīki, kas Microsoft 365, lai atvieglotu:
-
Nosaukumdošanas politikas — nosaukumdošanas politikas sniedz iespēju definēt pieņemamus grupu nosaukumus. Tas neļauj lietotājiem grupām piešķirt vulgāri vai aizliegtus nosaukumus. Varat arī grupu nosaukumiem ieviest uzņēmuma standarta prefiksus vai sufiksus.
Dinamiskais dalība — dinamiskā dalība sniedz iespēju iestatīt dalību grupā pēc kārtulas, kas pievieno (vai noņem) grupas dalībniekus, pamatojoties uz metadatiem (piemēram, nodaļu vai lomu) jūsu active directory. Papildinformāciju par to, kā izveidot dinamisko dalību, skatiet rakstā Atribūtu izmantošana, lai izveidotu papildu kārtulas.
-
Slēpts dalība — ja jums ir iemesls, lai dalība grupā būtu konfidenciāla, piemēram, ja dalībnieki ir skolēni, varat paslēpt dalību no citām pusēm.
-
Izveides atļaujas — iespējams, daži lietotāji jūsu organizācijā nevēlaties veidot jaunas grupas. Ir vairāki paņēmieni, kā pārvaldīt izveides atļaujas jūsu direktorijā. Skatiet rakstu Microsoft 365 grupu izveides pārvaldība.
-
Auditēšanas žurnāli — varat būt lielāka uzticēšanās, ļaujot lietotājiem izveidot grupas un pārvaldīt dalību grupā, jo Microsoft 365 Grupas audita žurnāli ļauj izsekot, kurš ir izveidojis vai izdzēsis konkrētu grupu vai veicis izmaiņas dalībai grupā. Skatiet rakstu : Meklēšana audita žurnālā Microsoft 365 drošības & atbilstības centrā.
Piegādes pārvaldība nodrošina dažas metodes, kā rīkoties ar to, kā ziņojumi jāsūta vai jāsaņem grupai. Turklāt ir pieejami rīki, kas ļauj pārraudzīt šo ziņojumu plūsmu. Papildinformāciju skatiet Microsoft 365 grupas — bieži veicami uzdevumi.
-
Nosūtīt kā vai nosūtīt kāda vārdā — šie iestatījumi ļauj norādītajiem lietotājiem nosūtīt e-pasta ziņojumus grupas vārdā vai grupas vārdā.
-
Sūtītāja ierobežojumi. Šie iestatījumi ļauj noteikt, kam ir atļauja sūtīt ziņojumus grupai. Grupu var konfigurēt, lai atļautu e-pasta ziņojumus no citām pusēm, bet, iespējams, vēlēsities to ierobežot tikai konkrētām ārēju pušu grupām.
-
Ārējo lietotāju atbalsts — uzaicinot viesus uz savu grupu, varat izvēlēties, lai viņi tiek iekļauti grupas e-pasta sarunās. Skatiet rakstu Viesu pievienošana Grupas programmā Outlook, lai uzzinātu, kā pievienot viesus.
-
Transporta kārtulas — transporta kārtulas darbojas grupām tāpat kā exchange serverī. Kārtulas var meklēt ziņojumus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem, un pēc tam veikt darbības ar šiem ziņojumiem.
-
Pasta padomi — pasta padomi ir informatīvi ziņojumi, kas tiek rādīti lietotājiem ziņojuma sastādīšanas laikā. Tās var palīdzēt samazināt ziņojumu sūtīšanas iespējas, brīdina lietotāju, ja viņa ziņojums, visticamāk, tiks nosūtīts citām pusēm vai pārsniegs ziņojumu kvotas.
-
Vairākas starpniekserveru adreses — grupai var būt aizstājvārdi gluži kā lietotāja pastkastei. Papildu starpniekserveru adreses var būt viegli izmantot, lai akceptētu ziņojumus, kas nosūtīti šiem citiem aizstājvārdiem, vai lai atvieglotu to grupu sasniegt, kam ir garš vai grūti salasāms nosaukums. Papildinformāciju skatiet rakstā Domēna izvēle, veidojot Microsoft 365 grupas
-
Maksimālais sūtīšanas/saņemšanas lielums — šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas ar saņemo (vai nosūtāmo) ļoti lielu ziņojumu grupu, lai labāk pārvaldītu krātuves un joslas platuma prasības.
Microsoft 365 arī piedāvā dažus rīkus, lai pārvaldītu to, kāda veida saturu tiek koplietots jūsu grupā. Papildinformāciju skatiet Microsoft 365 grupas — bieži veicami uzdevumi.
-
Lietošanas vadlīnijas — varēsit definēt Microsoft 365 Grupas lietošanas vadlīnijas, lai izglītotu lietotājus par labāko praksi, kas palīdz uzturēt grupu efektivitāti un izglītošanu iekšējās satura politikās.
-
Datu klasifikācija — varēsit izveidot pielāgojamu programmas Microsoft 365 Grupas datu klasifikācijas sistēmu, kas ļauj atdalīt grupas pēc politikas veida (piemēram, "neapstipens", "korporatāls konfidenciāls" vai "ļoti slepens"). Šādā veidā jūsu grupas var parādīt cita satura politikas jūsu organizācijā. Paplašināmā politika ļauj jūsu organizācijai konfigurēt galapunktu, kas tiek izsaukts ikreiz, kad tiek izveidota vai mainīta grupa, un pēc tam varat ieviest savas politikas grupu izveidei vai izmaiņām.
Jebkurš Microsoft 365 abonements, kuram Exchange Online un SharePoint Online, atbalstīs grupas. Tas ietver Business Essentials un Business Premium plānus, kā arī Enterprise E1, E3 un E5 plānus.
Ja jums ir tikai Exchange plāns, jūs joprojām varat iegūt grupu koplietojamo iesūtni un koplietotos kalendāra līdzekļus programmā Outlook, taču nesaņemsiet dokumentu bibliotēku, Planner un citas iespējas.
Lietotāji dažkārt nesader ar izmaiņām, tāpēc ir svarīgi sazināties ar jūsu adresātu sarakstu esošajiem dalībniekiem, lai informētu viņu par gaidāmo. Lūk, daļa informācijas, kas jāiekļauj šajā ziņojumā, kā arī dažas atbildes, kas varētu būt noderīgas:
Kas ir Grupas programmā Outlook?
Microsoft 365 grupas programmā Outlook ir viens sadarbības risinājums grupām/grupām, kas vēlas vietu, kur kopīgot diskusijas, failus, kalendārus un piezīmes vienotā veidā, kas ir viegli atrodams. Iespējams, labākais līdzeklis ir tas, ka grupas iesūtne uztur diskusiju vēsturi, atvieglojot meklēšanu iepriekšējās diskusijās.
Papildinformāciju skatiet sadaļā Grupas lietošanas iespējas programmā Outlook.
Kāpēc mēs veicat šīs izmaiņas?
personas bieži pieprasījāt iespēju meklēt ziņojumus, kas publicēti mūsu adresātu sarakstā, lai atrastu informāciju, kas ir apspriesta iepriekš. Jauninot adresātu sarakstu uz grupu, lietotājiem nav jālūdz un uz tiem jāatbild atkal un atkal.
Jaunajā grupā tiks iekļauts arī mūsu grupas notikumu kalendārs, koplietojamo failu bibliotēka un OneNote piezīmju grāmatiņa, kurā varam sadarboties un apkopot informāciju turpmākai informācijai.
Vai man ir jāveic visas darbības, lai pievienotos šai grupai, ja esmu adresātu saraksta dalībnieks?
Nē, ja jau esat adresātu saraksta dalībnieks, jūs automātiski būsit jaunās grupas dalībnieks.
Kā piekļūt jaunajai grupai programmā Outlook? Kā ar Outlook tīmeklī?
Lai piekļūtu jaunajai grupai programmā Outlook, Grupas kategorijas navigācijas rūts apakšā pa kreisi. Ja izmantojat šo grupu, tā bieži tiek piespraušana izlasei, noklikšķinot uz tās ar peles labo pogu un izvēloties Rādīt kā izlasi.
Turklāt bezmaksas mobilie klienti ir pieejami Microsoft 365 Grupas visās mobilajās platformās (iOS, Android u.c.), lai jūs varētu viegli piekļūt grupai, kad esat ceļā.
Vai joprojām nevaru izmantot tikai e-pastu?
Jā, protams. Tas pats e-pasta aizstājvārds, ko izmantojāt adresātu sarakstā, joprojām darbosies tieši attiecībā uz grupu programmā Outlook.
Arī...
Atcerieties, ka atcerieties pateikt, kad šīs izmaiņas rodas un kurām personām, ar kurām viņiem jāsazinās, ir radušies citi jautājumi.
Microsoft nenodrošina rīku, lai koplietojamu pastkasti pārvērstu par Microsoft 365 grupu un pretēji. Tomēr varat jaunināt adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām. Tas ir lielisks veids, kā nodrošināt organizācijas adresātu sarakstiem visus Microsoft 365 grupu līdzekļus un funkcionalitāti. Papildinformāciju skatiet Microsoft 365 grupas — bieži veicamiuzdevumi.
Kurus adresātu sarakstus nevar jaunināt uz Microsoft 365 grupām?
Varat jaunināt tikai mākoņa pārvaldītos, vienkāršus, neligzdotos adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām. Skatiet rakstu Nevar jaunināt adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām.
Pēc adresātu grupas jaunināšanas uzMicrosoft 365 grupu ir daži sekojuma uzdevumi, kurus vēlēsities veikt, lai nodrošinātu vienmērīgu noritēs.
-
Sekošana saviem lietotājiem — sazinieties ar viņiem uzreiz pēc jaunināšanas pabeigšanas un pēc tam mēģiniet vēlreiz dažas dienas vēlāk. Tiek rādīts, ka klausāties un atbildes uz jautājumiem, kas, iespējams, uzdoti, būs ļoti ceļā, lai šīs izmaiņas padarītu tās laimīgas un patīkamas.
-
Iesaistīšanās atskaišu pārraudzība — Microsoft 365 Administrēšana portālā ir dažas labas atskaites, kas var parādīt, cik daudz lietotāju izmanto grupu, cik bieži un kādus līdzekļus viņi izmanto. Šīs atskaites var palīdzēt izstrādāt sekojuma un lietotāju apmācību, kā arī iezīmēt, kur jūsu lietotāji iegūst visvērtīgāko jaunās grupas vērtību. Skatiet rakstu: Atskaites par darbībām Microsoft 365 administrēšanas centrs.
-
Kopīgojiet savu pieredzi — informējiet citas jūsu uzņēmuma grupas par to, ka esat jauninājis savu adresātu grupu un kādas darbības veicāt, lai tā būtu sekmīga. Šī informācija var palīdzēt citām grupām sekot jūsu piemēram un veikt savu sekmīgu jaunināšanu.
Vai jums ir jautājumi Microsoft 365 grupas? Apmeklējiet Microsoft 365 grupas tehnoloģiju kopienu.
Padoms.: Pēc noklusējuma visi lietotāji var izveidot Microsoft 365 grupas. Papildinformāciju skatiet lapā To personu pārvaldība, kas var Microsoft 365 grupas.
Varat izveidot Microsoft 365 grupas no dažādiem rīkiem, tostarp Outlook, Outlook tīmeklī, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams un citiem. Kādu rīku izvēlēsities startēt, ir atkarīgs no tā, ar kāda veida grupu strādājat. Piemēram, korporācijas Microsoft vietnē mēs parasti sākam no Outlook, kad veidojam grupu, kas organizēta saistībā ar e-pastu un kalendāru. Ja grupa ir paredzēts saziņai visā uzņēmumā, parasti sākam ar Viva Engage. Sadarbībai, kuras pamatā ir tērzēšana, mēs sākam mūsu grupu no Microsoft Teams.
Personas ārpus jūsu organizācijas nevar redzēt un piekļūt ne publiskajām, ne privātajām grupām, ja vien šīs personas nav īpaši uzaicinātas kā viesi. Papildinformāciju skatiet rakstā viesu Grupas pievienošana programmā Outlook.
Īpašnieku, dalībnieku un viesu pārvaldība
Grupas īpašnieki ir grupas moderatori. Viņi var pievienot vai noņemt dalībniekus un izmantot unikālas atļaujas, piemēram, iespēju dzēst sarunas no koplietojamās iesūtnes vai mainīt dažādus grupas iestatījumus. Grupu īpašnieki var pārdēvēt grupu, atjaunināt aprakstu vai attēlu un veikt citas darbības. Ja esat iepazinies ar SharePoint lomām, grupas īpašnieks ir vietņu kolekcijas administrators.
Padoms.: Ieteicams, lai grupai būtu vismaz divi īpašnieki, ja tas ir iespējams. Tādējādi, ja viens īpašnieks nav pieejams, cits īpašnieks var veikt izmaiņas grupā.
Grupas dalībnieki ir parastie lietotāji jūsu organizācijā, kas šo grupu izmanto sadarbībai. Viņi var piekļūt visam grupas tekstam, bet nevar mainīt grupas iestatījumus. SharePoint vidē tie ir vietnes dalībnieki. Informāciju par grupas dalībnieku pievienošanu vai noņemšanu skatiet rakstā Grupas dalībnieku pievienošana, rediģēšana Grupas programmā Outlook.
Viesi ir kā grupas dalībnieki, bet tie ir ārpus jūsu organizācijas. Pēc noklusējuma jūsu lietotāji var uzaicināt viesus pievienoties grupai, un jūs varat kontrolēt šo iestatījumu. Papildinformāciju skatiet rakstā Viesu pievienošana programmā Grupas Outlook.
Microsoft Teams izmantošana pastāvīgai, uz tērzēšanu balstītai darbvietai
Lielisks veids, kā sazināties ar savu grupu, ir Microsoft Teams. Microsoft Teams ir jūsu darba grupas iekšējais sakaru cikls — darbvieta, kas ir pastāvīga un kuras pamatā ir tērzēšana. Tajā var būt neformālas, reāllaika sarunas, kas ir vērstas uz ļoti svarīgiem tematiem vai noteiktām apakšgrupām grupā. Lai gan Teams integrācija nenotiek automātiski, jūs varat viegli izveidot Teams grupu, kuras pamatā ir jūsu Microsoft 365 grupa.
Pēc tam, kad grupa ir paredzētajiem mērķiem, varat to izdzēst, lai atbrīvotu sistēmas resursus, un noņemt grupu no sarakstā vai attēlošanas. Papildinformāciju skatiet rakstā Grupas rediģēšana vai dzēšana programmā Outlook. Ja nevēlaties, lai jums vajadzētu atcerēties izdzēst novecojušas grupas, administrators var iestatīt termiņa beigu politiku, kas nosaka veco grupu derīguma termiņa beigas un automātisku noņēmšanu pēc noteikta laika perioda. Skatiet arī: Microsoft 365 grupas termiņa politika.
Pieejami trīs primārie nodrošināšanas modeļiMicrosoft 365 grupas: Atvērt, IT vadīts vai Kontrolēts. Katram ir savas priekšrocības.
|
Modelis |
Priekšrocības |
|---|---|
|
Atvērtais (noklusējums) |
Lietotāji pēc nepieciešamības var izveidot savas grupas bez nepieciešamības gaidīt vai apnikt IT |
|
IT vadīts |
Lietotāji pieprasa grupu no IT. IT var palīdzēt viņiem atlasīt labākos sadarbības rīkus viņu vajadzībām |
|
Kontrolēta |
Grupu izveide ierobežota noteiktām personām, grupām vai pakalpojumiem (skatiet rakstu: Grupu izveides Microsoft 365 grupas) |
Ja vēlaties kontrolēt, kā jūsu Microsoft 365 grupas tiek nosaukti, varat izmantot nosaukumdošanas politiku, lai piespiestu grupu nosaukumiem atbilst noteiktiem standartiem, tostarp iepriekš noteiktiem priedēkļiem vai piedēkļiem, kā arī bloķēt nepieņemamus vārdus.Papildinformāciju Microsoft 365 grupas rakstā Nosaukumdošanas politika.
Katrai grupai ir vismaz viens īpašnieks, kurš var pievienot vai noņemt dalībniekus un veikt dažas grupas un tās satura zināšanas. Ja grupas īpašnieks (vai īpašnieki) pamet organizāciju kāda iemesla dēļ, administrators var grupai piešķirt jaunu īpašnieku. Skatiet rakstu Jauna īpašnieka piešķiršana grupai bez īpašnieka.
Turklāt, ja jums ir Exchange Online administratora atļaujas, varat administrēt savas grupas no Microsoft 365 Administrēšana centra (skatiet rakstu Grupas dalības pārvaldība Microsoft 365 administrēšanas centrs) vai no PowerShell (skatiet sadaļu Grupas Microsoft 365 grupas izmantojot PowerShell.
Var rasties laiks, kad vēlaties dzēst grupu no sava nomnieka. Informāciju par to, kā izdzēst grupu, skatiet rakstā Grupas dzēšana programmā Outlook. Ja grupa ir netīšām izdzēsta, administratori var atjaunot šo grupu līdz pat 30 dienu laikā. Skatiet rakstu Izdzēstas Microsoft 365 grupas atjaunošana.
Ja vēlaties automatizētu veidu, kā pārvaldīt sava konta dzīves Microsoft 365 grupas, varat izmantot termiņa beigu politikas, lai izbeigtu grupas noteiktā laika intervālā. Grupas īpašnieki saņems e-pasta ziņojumu 30, 15 un vienu dienu pirms grupas derīguma termiņa beigām, kas ļauj viņiem vienkārši atjaunot grupu, ja tā joprojām ir nepieciešama. Skatiet rakstu Microsoft 365 grupu derīguma termiņa politika.
-
Atļauja dalībniekiem nosūtīt kā vai nosūtīt Microsoft 365 grupas vārdā
-
Vietnes virsraksta, apraksta, logotipa un vietnes informācijas iestatījumu maiņa
Microsoft 365 grupu ierobežojumi
Grupas ierobežojumus skatiet šeit: Administratoru Microsoft 365 grupas pārskats.
Ja plānojat izmantot līdzekli "Grupas atdīšana" no Azure Active Directory Connect rīka, maksimālais garums ir 448 rakstzīmes, kas attiecas uz atribūtu "Apraksts".
Papildinformāciju par SharePoint Online krātuvi skatiet rakstā SharePoint Online ierobežojumi.
Sava Microsoft 365 grupas ir efektīvāka, ja jums ir izpildāma informācija par Grupas lietojumu. Microsoft 365 Administrēšana centrā ir atskaišu veidošanas rīks, kas ļauj skatīt informāciju, piemēram, krātuves izmantošanu, jūsu aktīvo Grupas skaitu un pat to, kā lietotāji izmanto Grupas. Papildinformāciju skatiet rakstā Microsoft 365 atskaites administrēšanas centrā.
Microsoft 365 grupas piedāvā vairākus rīkus atbilstības nodrošināšanai, informācijas aizsardzībai un e-datu atklāšanai.
