Grafika importēšana no programmas Excel programmā Shifts

Šajā rakstā

Pārskats

Import your schedule to Shifts

Importēšanas kļūdu skatīšana un labošana

Excel darbgrāmatas paraugs

Pārskats

Excel importēšana var veikt šādas darbības, kuras pretējā gadījumā būtu manuāli jāveic programmā Shifts:

Piešķiriet maiņu un taimautu katram savas grupas dalībniekam.
Pievienojiet atvērtās maiņas.
Organizējiet maiņu pēc grupas.
Pievienojiet grupas dalībniekus grupām.
Pievienot dienas piezīmes.

Ja vēlaties manuāli aizpildīt grafiku, skatiet rakstu Grafika aizpildīšana programmā Maiņas.

Piezīmes.:

Excel importēšana ļauj pievienot grafika informāciju, piemēram, maiņas, taimautu un atvērtas maiņas. Programmā Maiņas jau pastāv grafika informācijas rediģēšana vai dzēšana, ko nevar veikt, izmantojot Excel importēšanu.
Ja esat atspējojis atvērto maiņu sadaļā Maiņas iestatījumi vai ja jums nav atļauju pievienot grupas programmā Maiņas, jūs nevarēsit pievienot atvērtās maiņas vai organizēt grupas, izmantojot Excel importēšanu.
Nevar importēt grafiku, kas ir vairāk nekā divi gadi pirms pašreizējā datuma.

Vispirms Excel darbgrāmatā ievadiet sava grafika informāciju un pēc tam importējiet darbgrāmatu programmā Maiņas. Maiņas ietver Excel darbgrāmatas paraugu, ko varat izmantot, lai ievadītu sava grafika informāciju.

Varat izveidot jaunu failu, pamatojoties uz darbgrāmatas paraugu, vai pievienot grafika informāciju tieši tajā. Ja izmantojat darbgrāmatas paraugu, pirms faila augšupielādes noteikti izdzēsiet datu paraugu.

Svarīgi!: Pārliecinieties , vai ierīcē iestatītā valoda un skaitļu formāts programmā Excel ir iestatīti vienā un tajā pašā reģionā. Tas nodrošina, ka jūsu datuma formāti lietojumprogrammā Teams atbilst tam, ko ievadījāt programmā Excel. Teams atspoguļo to pašu datuma un laika formātu kā ierīces valodas, datuma un laika iestatījumos.Piemēram, ja jūsu ierīce un Excel ir iestatīta kā angļu (Amerikas Savienotās Valstis), Excel datuma formāts 06/03/2024 precīzi atspoguļo 2024. gada 3. martā programmā Teams. Ja jūsu ierīce ir iestatīta kā angļu (Apvienotā Karaliste ) un Excel ir iestatīta kā angļu (ASV), Excel datuma formāts 06/03/2024 tiek interpretēts kā 2024. gada 6. jūnijs programmā Teams.

Import your schedule to Shifts

Tīmeklī vai darbvirsmā Shifts augšējā labajā stūrī uz Papildu opcijas un pēc tam atlasiet Importēt grafiku.
Atlasiet Augšupielādēt failu. Ja nepieciešams, atlasiet saiti Lejupielādēt paraugu , lai iegūtu Excel darbgrāmatas paraugu.
Izlasiet norādījumus darbgrāmatas paraugā vai skatiet šī raksta sadaļu Excel darbgrāmatas paraugs, lai iegūtu detalizētu informāciju par to, kā pievienot grafika informāciju.
Aizpildiet savu grafiku programmā Excel.
Pēc grafika informācijas pievienošanas varat to importēt programmā Maiņas. Atlasiet Augšupielādēt failu, naviģējiet uz vietu, kur saglabājāt savu Excel darbgrāmatu, un pēc tam atlasiet Atvērt.
Pēc faila augšupielādes varat pārbaudīt augšupielādes statusu un detalizētu informāciju tabulā Importēšanas vēsture. Kolonnā Statuss būs redzams kāds no šiem statusiem :
- Importēts norāda, ka jūsu grafiks ir sekmīgi importēts un tagad tiek rādīts jūsu shifts kalendārā.
- Kļūda norāda, ka jūsu grafikā ir kļūdas un tas netika importēts vai daļēji importēts. Ja grafiks ir daļēji importēts , kolonnā Statuss būs redzama saite Lejupielādēt atskaiti.
Svarīgi!: Tabulā redzams pēdējo 10 pēdējo 30 dienu laikā no jūsu komandas augšupielādēto augšupielādes statuss. Jūs varat redzēt augšupielādes no jums un citiem grupas frontline pārvaldniekiem. Ja vairāki jūsu grupas priekšējie vadītāji grafikus importē pakalpojumā Shifts, pārbaudiet augšupielādes statusu, pirms tā tiek noņemta no tabulas.

Piezīmes.:

Atsevišķs Excel fails atbalsta ne vairāk kā 30 000 grafika entītijas, 10 000 no katras entītijas (maiņas, atvērtas maiņas un taimauts). Ja nepieciešams importēt papildu vienumus, izveidojiet citu failu.
Varat ieplānot vairāk nekā 24 stundu nokaušanu. Tomēr maiņas un atvērtās maiņas, kas garākas par 24 stundām, netiek atbalstītas.

Importēšanas kļūdu skatīšana un labošana

Lai lejupielādētu Excel kļūdas failu , kolonnā Statuss atlasiet Lejupielādēt atskaiti. Pēc noklusējuma fails tiek saglabāts lejupielāžu mapē jūsu datorā ar šādu nosaukumu: ImportScheduleErrors_<komandas ID>.xls.
Atveriet failu un atveriet darblapu Kļūdas. Katrā rindā tiek parādīta kļūdas atrašanās vieta un kas ir jāizlabo.
Atveriet darblapu Maiņas, Atvērt maiņasvai Izslēgt laiku un izlabojiet kļūdas. Kļūdu atrašanās vietas ir izceltas sarkanā krāsā. Šajā piemērā maiņa ir ilgāka par 24 stundām. Lai novērstu šo kļūdu, mainiet maiņas sākuma vai beigu datumu.
Kad esat pabeidzis kļūdu labošanu, saglabājiet failu un pēc tam importējiet to programmā Shifts vēlreiz.

Excel darbgrāmatas paraugs

Varat izmantot mūsu darbgrāmatas paraugu, lai palīdzētu jums ieplānot darbu programmā Excel. Mūsu darbgrāmatas paraugā ir šādas darblapas:

Instrukcijas. Norādījumi par grafika informācijas ievadi.
Shifts, Time Off un Open Shifts: Lai pievienotu maiņas, izslēdziet laiku un atveriet maiņas.
Dienas piezīmes: lai ievadītu piezīmes, kas atbilst noteiktai dienai.
Dalībnieki: tikai lasāms to grupas lietotāju saraksts, kuriem varat piešķirt maiņas.

Pretējā gadījumā izveidojiet savu Excel darbgrāmatu, izmantojot struktūru, kas aprakstīta tabulā Maiņas, Izslēgšanas laiks , Atvērt maiņas un Dienas piezīmes darblapās.

Svarīgi!:

Nevarat noņemt vai mainīt kolonnu secību darblapās. Pretējā gadījumā faila importēšanas laikā rodas kļūdas.
Nepieciešamās kolonnas katrā darblapā tiek atzīmētas kā treknrakstā, un tās nevar būt tukšas.

Darblapa Maiņas

Darblapā Maiņas katra shift parādās kā rinda ar 12 kolonnām. Tālāk ir sniegta detalizēta informācija par kolonnām un to izmantošanu.

Kolonna	Rekvizīts	Tips	Apraksts	Ievade	Piemērs
A	Elements	Neobligāts	Maiņai piešķirta grupas dalībnieka vārds.	Ievadiet komandas biedra vārdu.	Martin Fitzgerald
B	Darba e-pasts	Obligāts	Grupas dalībnieka e-pasta adrese.	Ievadiet komandas biedra e-pasta adresi.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupētu	Obligāts	Plānošanas grupa, kurā iekļauts grupas dalībnieks.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes.Varat pievienot jaunu vai esošu grupu.	Mantotās preces
D	Shift Start Date	Obligāts	Datums, kad sākas shift.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
E	Shift Start Time	Obligāts	Laiks, kad sākas shift.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	8:30 8:30 8:30
F	Shift beigu datums	Obligāts	Datums, kad beidzas shift.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
G	Shift beigu laiks	Obligāts	Laiks, kad beidzas shift.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	3:45pm 15:45 15:45
H	Dizaina krāsa	Neobligāts	Krāsa, lai kategorizētu maiņu.	Ievadiet vienu no šīm opcijām: 1. Balta 2. Zila 3. Zaļa 4. Purpursarkana 5. Rozā 6. Dzeltena 7. Pelēka 8. Zila 9. Tumšzaļa 10. TumšsPīceļš 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Zila
I	Pielāgota etiķete	Neobligāts	Etiķete, lai pielāgotu shift.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 23 rakstzīmes.	Nelielas preču preces
J	Nesamaksāts pārtraukums	Neobligāts	Maiņas pārtraukuma ilgums minūtēs.	Ievadiet skaitli (minūtēs), kas ir mazāks par maiņas ilgumu.	45
K	Piezīmes	Neobligāts	Piezīmes grupas dalībniekiem par šo konkrēto maiņu.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 500 rakstzīmes.	Izmantojiet mūsu jauno sistēmu, lai pieprasītu vienumus nogādāt mūsu veikalā.
L	Koplietojamā.	Obligāts	Iespēja kopīgot maiņu ar grupu, tiklīdz informācija ir importēta.	Atlasiet Kopīgots vai Nav kopīgots.Ja izvēlēsities ne kopīgot, pēc importēšanas varat kopīgot maiņu, izmantojot shifts opciju Koplietot ar komandu.	Netiek koplietots

Time Off worksheet

Darblapā Time Off katrs izslēgtais vienums tiek rādīts kā rinda ar 11 kolonnām. Tālāk ir sniegta detalizēta informācija par kolonnām un to izmantošanu.

Kolonna	Rekvizīts	Tips	Apraksts	Ievade	Piemērs
A	Elements	Neobligāts	Tā grupas dalībnieka vārds, kuram ir taimauts.	Ievadiet komandas biedra vārdu.	Martin Fitzgerald
B	Darba e-pasts	Obligāts	Grupas dalībnieka e-pasta adrese.	Ievadiet komandas biedra e-pasta adresi.	mfitzgerald@contoso.com
C	Sākuma datums	Obligāts	Datums, kurā sākas izslēgšanas laiks.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
D	Sākuma laiks	Obligāts	Laiks, kurā sākas izslēgšanas laiks.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	12:00 12:00 00:00
E	Beigu datums	Obligāts	Datums, kurā beidzas izslēgšanas laiks.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	20.08.2024. 20/08/2024
F	Beigu laiks	Obligāts	Laiks, kurā beidzas izslēgšanas laiks.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	12:00 12:00 00:00
G	Taimauta iemesls	Obligāts	Iemesls, kas atvieglo taimautu.	Sarakstā ar taimauta iemesliem ievadiet taimauta iemeslus, kas ir pieejami jūsu komandai sadaļā Maiņas iestatījumi.	Atvaļinājums
H	Piezīmes	Neobligāts	Piezīmes grupas dalībniekam par viņa darba laiku.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 500 rakstzīmes.	Izbaudiet svētku brīvdienas.
I	Dizaina krāsa	Neobligāts	Krāsa, lai kategorizētu laiku.	Ievadiet vienu no šīm opcijām: 1. Balta 2. Zila 3. Zaļa 4. Purpursarkana 5. Rozā 6. Dzeltena 7. Pelēka 8. Zila 9. Tumšzaļa 10. TumšsPīceļš 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Pelēka
J	Koplietojamā.	Obligāts	Iespēja kopīgot taimautu ar grupas dalībnieku, tiklīdz informācija tiek importēta.	Atlasiet Kopīgots vai Nav kopīgots.Ja izvēlēsities ne kopīgot, pēc importēšanas varat kopīgot maiņu, izmantojot shifts opciju Koplietot ar komandu.	Koplietojamā.

Darblapa Atvērt darblapu Maiņas

Darblapā Atvērt maiņas katra atvērtā shift tiek parādīta kā rinda ar 11 kolonnām. Tālāk ir sniegta detalizēta informācija par kolonnām un to izmantošanu.

Kolonna	Rekvizīts	Tips	Apraksts	Ievade	Piemērs
A	Grupētu	Obligāts	Plānošanas grupa, no kuras var pieprasīt atvērto maiņu.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes.Varat pievienot jaunu vai esošu grupu.	Mantotās preces
B	Sākuma datums	Obligāts	Datums, kad sākas atvērtā shift.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
C	Sākuma laiks	Obligāts	Laiks, kad sākas atvērtā shift.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	8:30 8:30 8:30
D	Beigu datums	Obligāts	Datums, kad beidzas atvērtā shift.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
E	Beigu laiks	Obligāts	Laiks, kad beidzas atvērtā shift.	Formāts: 12 stundas 24 stundas	3:45pm 15:45 15:45
G	Atvērt slotus	Obligāts	Grupas dalībniekiem pieejamo atvērto maiņu skaits, kas pieejamas pieprasāmajiem grupas dalībniekiem.	Ievadiet skaitli no 1 līdz 255.	2
H	Dizaina krāsa	Neobligāts	Krāsa, lai kategorizētu atvērto maiņu.	Ievadiet vienu no šīm opcijām: 1. Balta 2. Zila 3. Zaļa 4. Purpursarkana 5. Rozā 6. Dzeltena 7. Pelēka 8. Zila 9. Tumšzaļa 10. TumšsPīceļš 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Dzeltena
I	Pielāgota etiķete	Neobligāts	Etiķete atvērtās maiņas pielāgošanai.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 23 rakstzīmes.	Nelielas preču preces
J	Nesamaksāts pārtraukums	Neobligāts	Maiņas pārtraukuma ilgums minūtēs.	Ievadiet skaitli (minūtēs), kas ir mazāks par maiņas ilgumu.	45
K	Piezīmes	Neobligāts	Piezīmes grupas dalībniekiem par šo konkrēto atvērto maiņu.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 500 rakstzīmes.	Izmantojiet mūsu jauno sistēmu, lai pieprasītu vienumus nogādāt mūsu veikalā.
L	Koplietojamā.	Obligāts	Iespēja kopīgot maiņu ar grupas dalībnieku, tiklīdz informācija tiek importēta.	Atlasiet Kopīgots vai Nav kopīgots.Ja izvēlēsities ne kopīgot, pēc importēšanas varat kopīgot maiņu, izmantojot shifts opciju Koplietot ar komandu.	Netiek koplietots

Day Notes worksheet

Katrai dienai varat pievienot piezīmi.

Kolonna	Rekvizīts	Tips	Apraksts	Ievade	Piemērs
A	Datums	Obligāts	Datums, kurā piezīmei ir jāparādās grafikā.	Formāts: mm/dd/gggg dd/mm/gggg	13.08.2024. 13/08/2024
B	Piezīme	Obligāts	Ziņojums jūsu grupai.	Ievadiet tekstu, skaitļus un/vai speciālās rakstzīmes. Ne vairāk kā 500 rakstzīmes.	Apmācība vietnē