Apžvalga: svetainės valdymas, teisės ir bendrinimas svetainių savininkams

Antrinės svetainės kūrimas

Galbūt norėsite, kad jūsų komandos nariai galėtų kurti antrines svetaines komandos svetainėje, kad galėtumėte naudoti konkrečiuose projektuose.

Galimybė spontaniškai kurti naujas antrines svetaines gali būti labai naudinga grupei, tačiau neapribotas svetainių kūrimas gali dingti iš rankų. Kai antrinės svetainės laisvai daugintis, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:

• Vartotojams sunku rasti reikiamą antrinę vietą arba būti tikri, ar ji yra.

• Informaciją galima dubliuoti keliose antrinėse svetainėse, naudojant brangią saugojimo vietą ir reikalaujant dubliuotų pastangų išlaikyti.

• Pasenusi informacija gali būti antrinėse svetainėse, kurios gali būti rodomos ieškos rezultatuose, galbūt daugelį metų. Gali būti sunku nustatyti, kokia informacijos versija teisinga.

• Kelių antrinių svetainių teisių valdymas gali tapti pagrindiniu robotu, o vartotojai gali netyčia baigti dirbti su prieiga prie informacijos, kurios jie tikrai neturėtų turėti.

• Kai darbuotojai palieka grupę, jų kuriamos antrinės svetainės gali būti nutrauktos, todėl likusių svetainės vartotojų ieškos rezultatai gali būti painūs ir sumaniai.

Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatysite kai kurias svetainių kūrimo strategijas, skirtas šioms sritims:

• Kas gali kurti antrines svetaines?

• Ar naujas antrines svetaines reikia patvirtinti iš anksto? Jei taip, kokie yra patvirtinimo kriterijai ir kas suteikia patvirtinimą?

• Ar naujos antrinės svetainės turėtų naudoti nustatytus šablonus ir temas?

• Kiek informacijos galima saugoti svetainėje? Tai yra, kiek vietos gali užimti serverio diske?

• Kokios yra svetainės naršymo strategijų įtraukimo taisyklės?

• Kiek laiko informacija turėtų būti saugoma antrinėse svetainėse prieš ją panaikinant ar archyvuojant?

Daugiau informacijos žr. Svetainės arba antrinės svetainės kūrimas .

Teisių valdymas

Organizacijos svarbiausios informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, kaip saugiai padarote savo svetainę – konkrečiai, kam pasirenkate suteikti prieigą prie savo svetainės.

Prieigos prie jūsų svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas teisių valdymu ir tai yra viena iš svarbiausių jūsų, kaip svetainės savininko, pareigų.

Toliau pateikiami keli patarimai, kurių reikia nepamiršti kuriant teisių strategiją.

• Vadovaukitės minimalios teisės principu: suteikite žmonėms žemiausius teisių rinkinius, kurių jiems reikia paskirtoms užduotims atlikti.

• Suteikite žmonėms prieigą įtraukdami juos į standartines, numatytąsias grupes (pvz., Nariai, Lankytojai ir Savininkai). Padarykite daugumą žmonių narių arba lankytojų grupių ir apribokite žmonių skaičių savininkų grupėje.

• Naudokite teisių paveldėjimą, kad sukurtumėte švarią, lengvai vizualizuojamą hierarchiją. T. y. nesuteikite teisių asmenims, o ne dirbkite su grupėmis. Jei įmanoma, antrinės svetainės tiesiog paveldi teises iš jūsų komandos svetainės, o ne turi unikalias teises.

• Tvarkykite turinį, kad pasinaudotumėte teisių paveldėjimu: apsvarstykite galimybę segmentuoti turinį pagal saugos lygį – sukurkite svetainę arba biblioteką, skirtą konkrečiai slaptiems dokumentams, o ne išskirkite juos didelėje bibliotekoje ir apsaugokite unikaliomis teisėmis.

Informacijos apie teisių nustatymą žr. "SharePoint" teisių rinkinių supratimasarba Sąrašo, bibliotekos ar atskiro elemento teisių redagavimas .

Informacijos architektūra

Svetainės informacijos architektūra yra panaši į knygos turinį: ji nustato, kaip svetainės informacija – jos tinklalapiai, dokumentai, sąrašai ir duomenys – tvarkoma ir pateikiama svetainės vartotojams. Informacijos architektūra dažnai įrašoma kaip hierarchinis svetainės turinio, ieškos raktažodžių, duomenų tipų ir kitų sąvokų sąrašas.

Norėdami sukurti informacijos architektūrą, turite išanalizuoti informaciją, kuri bus pateikta svetainėje. Štai keli klausimai, kuriuos galite naudoti kurdami informacijos architektūrą:

• Kokio tipo turinį naudosite svetainėje? Kaip tai bus išversta į antrines svetaines, sąrašus, bibliotekas ir t. t.?

• Kaip informacija bus pateikiama svetainėje?

• Kaip svetainės vartotojai naršys svetainėje?

• Kaip informacija bus skirta konkrečioms auditorijoms?

• Kaip ieška bus sukonfigūruota ir optimizuota?

Dalis informacijos architektūros gali apimti informacijos klasifikavimą.

Jei informacija, su kuria susiduriate, turi didelę vertę įmonei, jai reikalinga speciali sauga arba jai taikomos reguliavimo atitikties taisyklės, galite nustatyti klasifikavimo schemą, kad nustatytumėte konkrečius turinio tipus, kuriuos reikia atidžiai valdyti.

Susplanavę informaciją konkrečiuose sąrašuose ir bibliotekose, galite naudoti valdymo funkcijas, kad valdytumėte turinio valdymą. Pavyzdžiui:

Reikia paimti ir atrakinti failus

Kai reikia paimti ir užrakinti failą, įsitikinkite, kad tik vienas asmuo gali redaguoti failą, kol jis bus įrašytas ir atrakintas. Reikalauti paimti ir užrakinti dokumentus neleidžia keliems žmonėms atlikti keitimų tuo pačiu metu, todėl gali kilti redagavimo konfliktų ir kilti painiavos. Reikalavimas paimti ir atrakinti taip pat gali padėti priminti komandos nariams įtraukti komentarą, kai jie įrašo ir audžia failą, kad galėtumėte lengviau sekti, kas pasikeitė kiekvienoje versijoje. Daugiau informacijos žr . Bibliotekos nustatymas, kad būtų reikalaujama paimti ir atrakinti failus.

Versijų sekimas

Jei reikia išlaikyti ankstesnes failų versijas, bibliotekos gali padėti jums sekti, saugoti ir atkurti failus. Galite pasirinkti sekti visas versijas tokiu pačiu būdu. Arba galite pasirinkti keletą versijų priskirti kaip pagrindines, pvz., įtraukti naują skyrių į vadovą, o kai kurias versijas kaip nedideles, pvz., ištaisyti rašybos klaidą. Norėdami valdyti saugojimo vietą, galite pasirinkti kiekvieno tipo versijos, kurią norite saugoti, skaičių. Daugiau informacijos apie versijų kūrimas žr. Kaip veikia versijų kūrimas sąraše arba bibliotekoje?.

Svetainės gyvavimo ciklas ir nutraukimas

Tokios svetainės kaip dokumentų darbo vietos ir diskusijų svetainės po to, kai jos tampa nebenaudingos, naudoja vertingą saugojimo vietą ir purvinančius ieškos rezultatus. Rekomenduojama nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūros tvarkaraštį (bent kartą per metus), kad pamatytumėte, ar verta juos saugoti.

Taip pat svarbu turėti omenyje, kad didesnis organizacijos valdymo modelis taip pat gali būti pasenusių svetainių apžvelgimas. Pvz., administratorius gali automatiškai panaikinti svetaines, kurios buvo nepaliestos 90 dienų. Jei esate svetainės savininkas, gausite el. laišką su įspėjimu, kad taip nutiks. Daugiau informacijos apie palaikymo trukmės ir atsisakymo strategijas žr. Svetainės uždarymo strategijos.