Apžvalga: svetainės valdymas, teisės ir bendrinimas svetainių savininkams

Antrinės svetainės kūrimas

Galite norėti, kad jūsų komandos nariai galėtų kurti antšales komandos svetainėje, kad galėtų naudoti konkrečius projektus.

Galimybė spontaniškai kurti naujas ant svetaines gali būti labai naudinga grupei, tačiau neribotas svetainių kūrimas gali išeiti iš rankų. Kai antrinės svetainės laisvai plinta, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:

• Vartotojams sunku rasti tinkamą antrinės svetainės arba įsitikinti, ar jie turi.

• Informaciją galima dubliuoti keliose antrinėse svetainėse, naudojant brangią saugyklos vietą ir reikalaujant dubliuotų pastangų.

• Pasenusi informacija gali būti antrinėse svetainėse, kurios gali būti metų metus, rodomose ieškos rezultatuose. Gali būti sunku pasakyti, kokia informacijos versija yra teisinga.

• Kelių antrinių vietų teisių valdymas gali tapti svarbiu robotu, o vartotojai gali netyčia baigti prieigą prie informacijos, kurios jie iš tikrųjų neturėtų turėti.

• Kai darbuotojai išeina iš grupės, jų kuriamos antrinės svetainės gali būti apleistos, o likusių svetainės vartotojų ieškos rezultatai gali būti painūs ir suklaidinti.

Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatote kai kurias svetainių kūrimo strategijas, skirtas šioms sritims:

• Who leidžiama kurti antrinės svetainės?

• Ar naujos antrinės svetainės turi būti patvirtintos iš anksto? Jei taip, kokie yra patvirtinimo kriterijai ir kas suteikia patvirtinimą?

• Ar naujos antrinės svetainės turėtų naudoti nustatytus šablonus ir temas?

• Kiek informacijos gali būti saugoma svetainėje? Tai reiškia, kiek serverio disko vietos gali užtrukti?

• Kokios taisyklės taikomos įtraukiant naršymo strategijas svetainėje?

• Kiek laiko informacija turėtų būti saugoma antrinėse svetainėse prieš ją panaikinant arba archyvuojant?

Daugiau informacijos žr. Svetainės arba antrinės svetainės kūrimas.

Teisių valdymas

Jūsų organizacijos misijai svarbios informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, kaip saugi jūsų svetainė – konkrečiai, kam pasirenkate suteikti prieigą prie savo svetainės.

Prieigos prie svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas teisių valdymas, o tai yra viena iš svarbiausių jūsų, kaip svetainės savininko, pareigų.

Toliau pateikiami keli patarimai, kuriuos reikia turėti omenyje kuriant teisių strategiją.

• Vadovaukitės mažiausios teisės principu: suteikite žmonėms mažiausius teisių rinkinius, kurių jiems reikia priskirtų užduočių atlikimui.

• Suteikite žmonėms prieigą įtraukdami juos į standartines, numatytąsias grupes (pvz., nariai, lankytojai ir savininkai). Padarykite daugumą narių arba lankytojų grupių narių ir apribokite žmonių skaičių grupėje Savininkai.

• Naudokite teisių paveldėjimą, kad sukurtumėte švarią, lengvai vizualizuojama hierarchiją. Tai reiškia, kad venkite suteikti teises asmenims, o ne dirbkite su grupėmis. Jei įmanoma, antrinės svetainės tiesiog paveldi teises iš komandos svetainės, o ne unikalias teises.

• Tvarkykite turinį, kad būtų galima pasinaudoti teisių paveldėjimo pranašumais: apsvarstykite galimybę suskirstyti turinį pagal saugos lygį – kurti svetainę arba biblioteką, skirtą tik slaptiems dokumentams, o ne juos išsklaidyti didesnėje bibliotekoje ir apsaugoti unikaliomis teisėmis.

Informacijos apie teisių nustatymą žr. SharePoint sąrašo, bibliotekos ar atskiro elemento teisių rinkinio supratimas.

Informacijos architektūra

Svetainės informacijos architektūra yra panaši į knygos turinį: ji nustato, kaip svetainės informacija – jos tinklalapiai, dokumentai, sąrašai ir duomenys – tvarkoma ir pateikiama svetainės vartotojams. Informacijos architektūra dažnai įrašoma kaip hierarchinis svetainės turinio, ieškos raktažodžių, duomenų tipų ir kitų sąvokų sąrašas.

Norėdami sukurti informacijos architektūrą, turite analizuoti informaciją, kuri bus pateikta svetainėje. Toliau pateikiami keli klausimai, kuriuos galite naudoti informacijos architektūrai kurti:

• Kokio tipo turinį turėsite svetainėje? Kaip tai bus išversta į antšales, sąrašus, bibliotekas ir pan.?

• Kaip svetainėje bus pateikta informacija?

• Kaip svetainės vartotojai naršys svetainėje?

• Kaip informacija bus nukreipta į konkrečias auditorijas?

• Kaip bus sukonfigūruota ir optimizuota ieška?

Informacijos architektūros dalis gali apimti informacijos klasifikaciją.

Jei informacija, su kurią susiduriate, įmonei yra labai vertinga, reikalinga speciali sauga arba taikoma reguliavimo atitikties taisyklės, galbūt norėsite nustatyti klasifikacijos schemą, kad būtų galima nustatyti konkrečius turinio tipus, kuriuos reikia atidžiai valdyti.

Po to, kai suorganizavote informaciją į konkrečius sąrašus ir bibliotekas, galite naudoti valdymo funkcijas ir valdyti, kaip valdomas turinys. Pavyzdžiui:

Svetainės gyvavimo ciklas ir išėjimas į pensiją

Svetainės, pvz., dokumentų darbų svetainės ir diskusijų svetainės, paprastai užstringa po to, kai jos nebenaudingos, naudojant vertingą saugojimo vietą ir nedingant ieškos rezultatų. Naudinga nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūros tvarkaraštį (bent kartą per metus), kad pamatytumėte, ar jas verta išsaugoti.

Taip pat gerai turėti omenyje, kad jūsų organizacijos didesnis valdymo modelis taip pat gali būti pasenusių svetainių ieškoje. Pavyzdžiui, administratorius gali automatiškai panaikinti svetaines, kurios buvo nepaliestos 90 dienų. Kaip svetainės savininkas, turėtumėte gauti el. pašto įspėjimą, kad taip nutiks. Daugiau informacijos apie gyvavimo ciklo ir išėjimo į pensiją strategijas žr. Svetainės uždarymo strategijos.