„SharePoint“ darbo eigos yra iš anksto užprogramuotos mažos programos, kurios supaprastina ir automatizuoja įvairius verslo procesus. Darbo eigos gali būti įvairios – nuo parašų, atsiliepimų ar plano ar dokumento patvirtinimo rinkimo iki dabartinės kasdienės procedūros būsenos sekimo. „SharePoint“ darbo eigos sukurtos taip, kad sutaupytumėte laiko ir pastangų, o reguliariai vykdomos užduotys būtų nuoseklios ir efektyvesnės.
Pastabos:
-
"SharePoint 2010" darbo eigos buvo panaikintos nuo 2020 m. rugpjūčio 1 d. naujiems nuomotojams ir pašalintos iš esamų nuomotojų 2020 m. lapkričio 1 d. Jei naudojate "SharePoint 2010" darbo eigas, rekomenduojame pereiti į "Power Automate" arba kitus palaikomus sprendimus. Daugiau informacijos žr. "SharePoint 2010" darbo eigos atsisakymas.
-
"SharePoint 2013" darbo eiga buvo uždrausta nuo 2023 m. balandžio mėn. ir buvo išjungta naujiems nuomotojams nuo 2024 m. balandžio 2 d. Jis bus pašalintas iš esamų nuomotojų ir nuo 2026 m. balandžio 2 d. bus visiškai panaikintas. Jei naudojate "SharePoint 2013" darbo eigą, rekomenduojame pereiti į "Power Automate" arba kitus palaikomus sprendimus. Daugiau informacijos žr. "SharePoint 2013" darbo eigos atsisakymas.
Kas yra „SharePoint“ darbo eiga?
Tikriausiai jau žinote, kas yra struktūrinė schema. Tai proceso grafinis žemėlapis su instrukcijomis, kas vyksta kiekviename veiksme.
„SharePoint“ darbo eiga yra tarsi automatinė struktūrinė schema, kuri iš standartinių darbo procesų paima daug darbo, spėlionės ir atsitiktinumo.
Pavyzdžiui, peržiūrėkite dokumento patvirtinimo procesą iliustracijoje. Šis procesas rankiniu būdu gali reikšti, kad reikia daug patikrinti ir stebėti, persiųsti dokumentus ir priminimus, o kiekvieną iš šių užduočių turi atlikti jūs arba vienas ar keli kolegos. Tai reiškia daug papildomo darbo ir nuolatinį trukdžių srautą.
Tačiau kai naudojate „SharePoint“ dokumento patvirtinimo darbo eigą procesui vykdyti, visą tą tikrinimą, sekimą ir priminimą bei persiuntimą atlieka darbo eiga automatiškai. Jei kas nors vėluoja atlikti užduotį arba jei kyla kitų problemų, dauguma įtrauktų darbo eigų sugeneruoja pranešimą, kad apie tai informuotų. Proceso stebėjimas sumažinamas.
Paleisti „SharePoint“ darbo eigą paprasta. Pasirinkite darbo eigos tipą, pasirinkite parinktis ir leiskite vykdyti darbo eigą. Jei reikia, atšaukite arba nutraukite darbo eigą.
Į kiekvieną darbo eigos tipą įtrauktas veiksmas, panašus į šabloną. Į vieną sąrašą ar biblioteką arba į visą svetainių rinkinį įtraukiate darbo eigos egzempliorių naudodami inicijavimo formą , kad nurodytumėte norimas egzemplioriaus parinktis ir pasirinkimus. Šios parinktys ir pasirinkimai apima tai, kam darbo eiga priskiria užduotis, užduočių terminus, kaip ir kas gali pradėti darbo eigą, ir instrukcijas, kurios bus įtrauktos į užduoties pranešimus. Sukurkite naują darbo eigą nuėję į Sąrašo parametrai > Darbo eigos parametrai > Įtraukti darbo eigą. Jei norite, skaitykite daugiau apie 2010 ir 2013 m. darbo eigas.
Svarbu: Pagal numatytuosius nustatymus darbo eigos Patvirtinimas, Rinkti atsiliepimus ir Rinkti parašus nėra suaktyvintos ir nėra išvardytos susiejimo formos sąrašo lauke Pasirinkti darbo eigos šabloną . Kad jas būtų galima naudoti, svetainės administratorius turi jas suaktyvinti svetainių rinkinio lygiu. Eikite į Svetainės parametrai > svetainių rinkinio funkcijos > funkciją Aktyvinti darbo eigas. Be to, SharePoint 2013 pateikia darbo eigos šablonus, pagrįstus SharePoint 2010. Jei norite sukurti SharePoint 2013 pagrįstą darbo eigą naudodami panašią logiką, naudokite įrankį, pvz., SharePoint Designer 2013.
Yra penki iš anksto užprogramuoti darbo eigos tipai.
Naudojant kiekvieną perėjimą tarp būsenų, darbo eiga priskiria užduotį asmeniui ir išsiunčia tam asmeniui įspėjimą el. paštu apie užduotį. Atlikus šią užduotį, darbo eiga atnaujina elemento būseną ir progresuoja į kitą būseną. Trijų būsenų darbo eiga sukurta taip, kad veiktų su problemų sekimo sąrašo šablonu, tačiau ją galima naudoti su bet kuriuo sąrašu, kuriame yra stulpelis Pasirinkimas , kuriame yra trys ar daugiau reikšmių.
Norėdami sužinoti daugiau ir išsamias instrukcijas, žr. Trijų etapų darbo eigos naudojimas.
Norėdami įtraukti arba pradėti darbo eigą, turite turėti tinkamas sąrašo, bibliotekos arba svetainių rinkinio, kuriame vyksta darbo eiga, teises:
-
Darbo eigos įtraukimas Pagal numatytuosius nustatymus turite turėti teisę valdyti Sąrašai, kad galėtumėte įtraukti darbo eigą. (Savininkų grupė ir narių grupė turi teisę valdyti Sąrašai pagal numatytuosius nustatymus; lankytojų grupė – ne.)
-
Darbo eigos pradėjimas Be to, pagal numatytuosius nustatymus turite turėti teisę Redaguoti elementus, kad galėtumėte pradėti jau įtrauktą darbo eigą. (Savininkų grupė ir narių grupė pagal numatytuosius nustatymus turi teisę Redaguoti elementus, o lankytojų grupė – ne.) Taip pat savininkai gali pasirinkti konfigūruoti konkrečias darbo eigas, kad jas galėtų pradėti tik savininkų grupės nariai. Jei antrinė svetainė turi unikalias teises, savininkai turės užtikrinti, kad būtinos teisės būtų aiškiai priskirtos darbo eigos vartotojams. Žr. "SharePoint" sąrašo arba bibliotekos teisių tinkinimas.
Toliau pateikiamoje diagramoje pateikiamas aukšto lygio rodinys, kuriame pateikiami pagrindiniai "SharePoint" darbo eigos planavimo, įtraukimo, vykdymo ir modifikavimo etapai. Atlikite atskirus skyrius apie kiekvieną iš šių veiksmų.
-
Planas Įsitikinkite, kad žinote, kokias parinktis norite naudoti ir kokią informaciją turite turėti, kai naudojate inicijavimo formą darbo eigos versijai įtraukti.
-
Pridėti Užpildykite inicijavimo formą, kad įtrauktumėte darbo eigos versiją į sąrašą, biblioteką ar svetainių rinkinį.
-
Imti Pradėkite naują darbo eigą rankiniu būdu arba automatiškai dokumente ar kitame sąrašo arba bibliotekos elemente. (Jei paleisite rankiniu būdu, turėsite galimybę trumpesnėje inicijavimo formoje pakeisti kai kuriuos darbo eigos susiejimo formos parametrus.) Pradėjus darbo eigą, ji sukuria užduotis, siunčia pranešimų pranešimus ir pradeda sekti veiksmus bei įvykius.
-
Stebėjimas Paleidę darbo eigą, galite peržiūrėti puslapį Darbo eigos būsena ir peržiūrėti, kurios užduotys yra baigtos ir kokie kiti veiksmai įvyko. Jei reikia, galite koreguoti dabartines ir būsimas užduotis iš čia ir net atšaukti arba nutraukti šią darbo eigą.
-
Peržiūra Baigus vykdyti, visą jos retrospektyvą galima peržiūrėti puslapyje Darbo eigos būsena . Taip pat būsenos puslapyje galima kurti statistines šios darbo eigos bendrojo veikimo ataskaitas.
-
Keisti Jei darbo eiga veikia ne taip, kaip norite, galite atidaryti pradinę susiejimo formą, kurią naudojote ją įtraukdami, ir atlikti ten keitimus.
