Outlook のグループについて説明します

Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams など、さまざまなツールから Microsoft 365 グループ を作成できます。 どのツールから開始するかは、作業しているグループの種類によって異なります。 たとえば、Microsoft では、メールと予定表を中心に整理されたグループを作成するときに、 Outlook から始める傾向があります。 グループが全社的なコミュニケーションを目的としている場合は、Yammer から始める傾向があります。 チャットベースのコラボレーションの場合は、Microsoft Teamsからグループを開始します。

• Outlook でグループを作成する

• Microsoft チームを作成する

• ファミリ グループを作成する

• Yammer でグループを作成する

• SharePoint Online でチーム サイトを作成する

• Microsoft Planner でプランを作成する

グループを作成するときに、プライベート グループにするかパブリック グループにするかを決める必要があります。 パブリック グループ内のコンテンツは、organization内の誰でも見ることができ、organizationの誰でもグループに参加できます。 プライベート グループ内のコンテンツはグループのメンバーによって表示される必要があり、プライベート グループに参加するユーザーはグループ所有者によって承認される必要があります。

組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。

グループをパブリックからプライベート (またはその逆) に変更する方法の詳細については、「Microsoft 365 グループをパブリックまたはプライベートにする」を参照してください。

所有者、メンバー、ゲスト

グループ所有者はグループのまとめ役です。 グループ所有者は、メンバーを追加または削除できます。また、共有受信トレイから会話を削除する機能や、グループに関するさまざまな設定を変更する機能など、独自のアクセス許可を持っています。 グループの所有者は、グループの名前を変更したり、説明や画像を更新したりできます。 SharePoint ロールに精通している場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者です。

グループ メンバーは、共同作業にそのグループを使用する組織内の通常のユーザーです。 グループ内のすべてにアクセスできますが、グループ設定を変更することはできません。 SharePoint では、サイト メンバーに該当します。 グループ メンバーの追加または削除の詳細については、「Outlook でのグループ メンバーの追加と削除」を参照してください。

ゲストはグループ メンバーに似ていますが、組織外のユーザーです。 既定では、ユーザーはゲストを招待してグループに参加させることができます。その設定を制御できます。 詳細については、「Microsoft 365 グループのゲスト アクセス」 (Guest access in Microsoft 365 groups) を参照してください。

使用するグループの種類を選択します。

• Outlook

• Microsoft Teams

• Yammer

コラボレーションの共有受信トレイ モードを希望する場合は、 Outlook のグループ エクスペリエンスが適しています。 Outlookでグループを作成すると、次の情報が得られます。

• 共有の受信トレイ – メンバー間のメールのスレッド用。 この受信トレイには、メール アドレスが登録されており、従来の配布リストと同様に、グループのメンバーからのメッセージに加えて、組織の外のユーザーからのメッセージも受け入れるように設定することができます。

• 共有の予定表 – グループに関連するイベントのスケジュール設定用

• SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

• 共有の OneNote Notebook – アイデア、調査結果、情報の収集用

• SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

• プランナー – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用。

これらのリソースはいずれも、手動で作成する必要はありません。グループを作成すると、リソースの作成、およびグループ メンバーへの必要なアクセス許可の割り当てが自動的に行われます。これにより、メンバーはすぐにリソースを使用できるようになります。

これらのリソースには、Windows 用 Microsoft Outlook 、Outlook on the web、Outlook for Mac (共有受信トレイのみ)、または Outlook モバイルからアクセスできます。 

Microsoft 365 グループ ホバー カードを使用すると、共有グループ リソースにすばやくアクセスできます。 Outlook on the web または SharePoint でグループ名にマウス カーソルを合わせるだけの操作です。

• Outlook で Microsoft 365 グループの使用を開始する

• ビデオ:Outlook の Microsoft 365 グループで実行できること(YouTube)

• Outlook でグループに参加する

• Microsoft 365 グループのゲスト アクセス

• Outlook で Microsoft 365 グループを活用する

あなたのグループと連絡を取り合う優れた方法は Microsoft Teamsです。 Microsoft Teams はチーム内の輪です。つまり、とても焦点を絞った話題やグループ内の特定のサブグループについて、くだけた、リアルタイムの会話ができる、持続的なチャットベースのワークスペースです。 Teams 統合は自動的には行われませんが、Microsoft 365 グループに基づいて Teams グループを簡単に作成できます。

• Microsoft Teams にアクセスする方法を教えてください。

• Microsoft Teams クイック スタート

• Microsoft Teams のヘルプ

• Microsoft Teams へようこそ

グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。 「 グループを編集または削除する」を参照してください。 古いグループの削除に注意する必要をなくすために、管理者は古いグループを期限切れにし、指定された時間が経過すると自動的に削除される有効期限ポリシーを設定できます。 参照：Microsoft 365 グループ有効期限ポリシー。

プロビジョニング Microsoft 365 グループには、オープン、IT 主導、または制御の 3 つの主要なモデルがあります。 それぞれに独自の利点があります。

モデル	利点
オープン (既定)	ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。
IT 主導	ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。 IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。
制御	特定のユーザー、チーム、またはサービスに制限されたグループの作成 (「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを制御する」を参照)

Microsoft 365 グループ の名前付け方法を制御する場合は、 名前付けポリシー を使用して、プレフィックスやサフィックスを含む特定の標準にグループ名を強制的に準拠させ、不快な名前をブロックできます。 詳細については、「Microsoft 365 Groups Naming Policy」 (Microsoft 365 グループの名前付けポリシー) を参照してください。

メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。 通常、所有者は Outlookで行います。 「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。 何らかの理由でグループの所有者 (または所有者) がorganizationを離れた場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。 「孤立グループに新しい所有者を割り当てる」を参照してください。

さらに、Exchange Online管理者権限がある場合は、 Microsoft 365 管理 センター (Microsoft 365 管理センターのグループ メンバーシップの管理に関するページを参照) または PowerShell からグループを管理できます (「PowerShell でMicrosoft 365 グループを管理する」を参照してください)。

テナントからグループを削除したい場合があるかもしれません。 グループを削除する方法については、以下を参照してください。グループの削除 グループが誤って削除された場合、管理者はそのグループを最大 30 日間復元できます。 「 削除された Microsoft 365 グループを復元する」を参照してください。

Microsoft 365 グループのライフサイクルをより自動化した方法で管理する場合は、 有効期限ポリシー を使用して、特定の時間間隔でグループの有効期限を切ることができます。 グループの所有者は、グループの有効期限の 30 日前、15 日前、1 日前にメールを受け取り、必要な場合はグループを簡単に更新できます。 参照：Microsoft 365 グループ有効期限ポリシー。

• Microsoft 365 グループとして、または Microsoft 365 グループの代わりに送信することをメンバーに許可する

• 配布リストを Microsoft 365 グループに移行する

• Microsoft 365 グループのゲスト アクセス

• グループに接続されたチーム サイトの設定を管理する

グループの制限

最大...	値
1 つのグループの所有者	100
ユーザーが作成できるグループ	250
管理者が作成できるグループ	既定のテナント数の上限は 500,000
メンバー数	1,000 を超えます。ただし、グループ会話に同時にアクセスできるのは 1,000 人のみです。 ユーザーは、 Outlookの非常に大きなグループで予定表や会話にアクセスするときに遅延に気付く場合があります
ユーザーがメンバーになれるグループの数	1,000
ファイルの記憶域	各サブスクライブ ユーザーに 1 TB + 10 GB と、購入した追加記憶域。 追加の記憶域は無制限で購入できます。
グループ メールボックスのサイズ	50 GB

現在、Microsoft 365 組織が所有できるグループの既定の最大数は 500,000 です。

Azure Active Directory Connect ツール からの機能、"グループの書き戻し"を使用する予定の場合、"Description" 属性に関連する最大長は 448 文字です。

SharePoint Online の記憶域の詳細については、「SharePoint Online の制限」および SharePoint Online ソフトウェアの境界と制限に関するページを参照してください。

グループの使用に関する実行可能な情報がある場合は、Microsoft 365 グループ を管理するとさらに効果的です。 Microsoft 365 管理 センターには、ストレージの使用、アクティブなグループの数、ユーザーがグループを使用している方法などの情報を表示できるレポート ツールがあります。 参照：「管理センターでの Microsoft 365 レポート」を参照してください。

Microsoft 365 グループ では、 コンプライアンス、 情報保護、 電子情報開示のためのツールが多数用意されています。

• Overview of retention policies (アイテム保持ポリシーの概要)

• ラベルの概要

• インプレース訴訟ホールドを作成または削除する

• 保持ポリシーを作成する

• Microsoft 365でのコンテンツ検索

• メール メッセージでの IRM の使用方法