Outlook のMicrosoft 365 グループは、社内外のユーザーとのコミュニケーションとコラボレーションのための強力なソリューションを提供します。 受信トレイ、予定表、OneDrive、SharePoint サイト、OneNote ノートブックなどを共有するグループを作成します。 また、社外のゲストを招待して、同じリソースを使用して共同作業を行うこともできます。
Microsoft 365 グループを作成すると、Outlook では、ファイルで共同作業を行う共有 Outlook 受信トレイ、共有予定表、ドキュメント ライブラリが自動的に作成されます。 また、Microsoft チームを作成し、Teams でタスクをPlannerと統合することもできます。グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールに必要なアクセス許可が自動的に付与されるため、これらのすべてのリソースにアクセス許可を手動で割り当てることについて心配する必要はありません。
Microsoft 365 グループ メンバーに次の情報を提供します。
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共有受信トレイ - 配布リストで従来の会話が行われる場所。 この共有受信トレイは完全に検索できるため、グループのメッセージのライブ アーカイブが作成されます。 グループの新規ユーザーは、履歴を検索またはスクロールして、以前にグループに投稿された内容を迅速に取得できます。 「 Outlook でグループにメールを送信する」を参照してください。
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共有ファイル ライブラリ - グループには SharePoint ファイル ライブラリがあり、ユーザーはドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または作業に必要なその他の種類のファイルを保存、共有、共同作業できます。 「 Outlook でグループとファイルを共有する」を参照してください。
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共有予定表 - グループは、グループに関連するイベントを投稿する共有予定表を取得します。 グループにサブスクライブした各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるため、必要に応じてそれらのイベントを個人用の予定表にも表示できます。 「 Outlook でグループ予定表を使用してイベントをスケジュールおよび編集する」を参照してください。
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Shared OneNote ノートブック - グループには、グループ メンバーが情報を収集して共同作業できる共有 OneNote ノートブックが自動的に用意されています。 多くのグループは、ノートブックを使用して、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む生きた Wiki を作成します。
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ゲスト アクセス - 以前は配布グループに外部連絡先を追加できますが、受信した連絡先は電子メールだけです。 グループを使用すると、ゲストに電子メールの会話、ファイル、さらには共有 OneNote ノートブックへのアクセスを提供できます。 「Outlook でゲストとしてグループを使用する」を参照してください。
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コンテンツは検出可能です - Outlook のグループは既定で公開されています。つまり、organizationの他のユーザーがグループ内の資料を簡単に検出して参加またはレビューできます。 グループのコンテンツの機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外のコンテンツは非表示になり、グループ所有者は参加要求を承認する必要があります。
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セルフサービス作成 - IT は、グループを作成するためにユーザーからの要求によって泥沼化する必要はありません。 ユーザーは、必要に応じて独自のグループを作成できます。 グループを作成できるorganization内のユーザーを制御する場合は、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
グループの管理
Microsoft 365 には、グループをより簡単に管理および管理するための便利なツールと機能が多数用意されています。
ヒント: ブックマーク Microsoft 365 グループ - グループの作成、委任、電子メール管理、メール フロー、復元、および便利なスクリプトに関する管理者情報に簡単にアクセスするための一般的なタスク。
ディレクトリを管理することは、すべての管理者の懸念事項です。 簡単にするために提供 Microsoft 365 ツールの一部を次に示します。
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名前付けポリシー - 名前付けポリシーを使用すると、グループの許容される名前を定義できます。 これにより、ユーザーが不適切な名前や禁止された名前をグループに与えるのを防ぐことができます。 さらに、会社の標準プレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することもできます。
動的メンバーシップ - 動的メンバーシップを使用すると、ルールによってグループ メンバーシップを設定できます。これにより、アクティブ ディレクトリ内のメタデータ (部署やロールなど) に基づいてグループ メンバーを追加 (または削除) できます。 動的メンバーシップ の作成の詳細については、「属性を使用して高度なルール を作成する」を参照してください。
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非表示のメンバーシップ - メンバーが学生の場合など、グループのメンバーシップを機密にする理由がある場合は、外部のパーティーからメンバーシップを非表示にすることができます。
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作成アクセス許可 - organizationに、新しいグループを作成できないようにするユーザーが存在する場合があります。 ディレクトリ内の作成アクセス許可を管理するには、いくつかの手法があります。 「Microsoft 365 グループの作成を管理する」を参照してください。
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監査ログ - 監査ログを使用すると、特定のグループを作成または削除したユーザーを追跡したり、グループのメンバーシップを変更したりしたユーザー Microsoft 365 グループ 追跡できるため、ユーザーがグループを作成したり、グループ メンバーシップを管理したりできるため、信頼度を高めることができます。 「Microsoft 365 Security & コンプライアンス センター」で監査ログを検索します。
配信管理では、グループによるメッセージの送受信方法を処理するためのいくつかの方法が提供されます。 さらに、これらのメッセージのフローを監視するためのツールもあります。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
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[代理として送信] または [代理送信 ] - これらの設定を使用すると、指定されたユーザーは、グループの元または代理であるかのように電子メールを送信できます。
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送信者の制限 - これらの設定を使用すると、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを制御できます。 グループは、外部のパーティーからのメールを許可するように構成できますが、特定の外部関係者のみに制限することもできます。
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外部ユーザー サポート - ゲストをグループに招待することで、グループ内の電子メールの会話にゲストを含めることができます。 ゲストを追加する方法については、「Outlook でゲストをグループに追加する」を参照してください。
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トランスポート ルール - トランスポート ルールは、Exchange サーバーと同じようにグループに対して機能します。 ルールは、特定の条件を満たすメッセージを検索し、それらのメッセージに対してアクションを実行できます。
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メール ヒント - メール ヒントは、メッセージの作成中にユーザーに表示される有益なメッセージです。 メッセージが外部パーティに送信される可能性がある場合、またはメッセージ クォータを超える可能性がある場合にユーザーに警告することで、NDR を減らすのに役立ちます。
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複数のプロキシ アドレス - グループには、ユーザー メールボックスと同様にエイリアスを使用できます。 その他のプロキシ アドレスは、他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合や、名前のスペルが長いグループやスペルが難しいグループに簡単にアクセスできるようにするために便利です。 詳細については、「Microsoft 365 グループの作成時に使用するドメインを選択する」を参照してください。
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最大送受信サイズ - これらのクォータは、ストレージと帯域幅の要件をより適切に管理するために、非常に大きなメッセージを受信 (または送信) するグループの問題を減らすのに役立ちます。
Microsoft 365 には、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールも用意されています。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
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使用ガイドライン - Microsoft 365 グループ の使用ガイドラインを定義して、グループを効果的に保ち、内部コンテンツ ポリシーに関する教育を行う際に役立つベスト プラクティスについてユーザーを教育することができます。
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データ分類 - ポリシーの種類 ("未分類"、"企業機密"、"トップ シークレット" など) によるグループの分離を可能にする、 Microsoft 365 グループ 用のカスタマイズ可能なデータ分類システムを作成できます。 このようにして、グループは、organization内の他のコンテンツのポリシーを表示できます。 拡張可能ポリシーを使用すると、organizationは、グループが作成または変更されるたびに呼び出されるエンドポイントを構成でき、グループの作成または変更に独自のポリシーを実装できます。
Exchange Onlineと SharePoint Online を持つ Microsoft 365サブスクリプションは、グループをサポートします。 これには、Business Essentials プランと Business Premium プラン、Enterprise E1、E3、E5 プランが含まれます。
Exchange 専用プランがある場合でも、Outlook でグループの共有受信トレイと共有予定表機能を取得できますが、ドキュメント ライブラリ、Planner、その他の機能は取得できません。
ユーザーは変更に不快感を持つ場合があるため、配布リストの既存のメンバーと通信して、期待する内容を伝える必要があります。 このメッセージに含める必要がある情報と、役に立つ回答をいくつか次に示します。
Outlook のグループとは
Outlook のMicrosoft 365 グループは、ディスカッション、ファイル、予定表、メモを簡単に見つけることができる統合された方法で共有する場所を必要とする、チーム/グループ向けの単一のコラボレーション ソリューションです。 おそらく、単一の最適な機能は、グループの受信トレイがディスカッションの履歴を保持し、以前のディスカッションを簡単に検索できる点です。
詳細については、「Outlook の グループ エクスペリエンス」を参照してください。
この変更を行う理由
Peopleは、過去に説明した情報を見つけるために、配布リストに投稿されたメッセージを検索する機能を頻繁に要求してきました。 配布リストをグループにアップグレードすると、ユーザーは何度も同じ質問をしたり、答えたりする必要はありません。
また、新しいグループには、グループ イベントの予定表、共有ファイル ライブラリ、OneNote Notebook が含まれ、将来の参照のために共同作業や情報の収集を行うことができます。
既に配布リストのメンバーだった場合、このグループに参加するために何かする必要がありますか?
いいえ。既に配布リストのメンバーだった場合は、自動的に新しいグループのメンバーになります。
Outlook で新しいグループにアクセス操作方法? Outlook on the Web はどうですか?
Outlook で新しいグループにアクセスするには、左側のナビゲーション ウィンドウの下部にある [グループ] カテゴリに移動します。 このグループを使用する場合は、多くの場合、それを右クリックして [お気に入りとして表示] を選択して、お 気に入りとしてピン留めすることを検討してください。
さらに、すべてのモバイル プラットフォーム (iOS、Android など) で利用できる Microsoft 365 グループ 用の無料モバイル クライアントがあるため、外出先でグループに簡単にアクセスできます。
まだメールを送信できませんか?
了解いたしました。 配布リストに使用したのと同じメール エイリアスは、Outlook のグループでも問題なく機能します。
また。。。
この変更がいつ発生し、さらに質問がある場合は誰に問い合わせるべきかを忘れずに伝えてください。
Microsoft は、共有メールボックスを Microsoft 365 グループに変換するツール、またはその逆のツールを提供していません。 ただし、配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできます。 organizationの配布リストに Microsoft 365 グループのすべての機能を提供する優れた方法です。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
Microsoft 365 グループにアップグレードできない配布リストはどれですか?
Microsoft 365 グループにアップグレードできるのは、クラウド管理の単純な、入れ子になっていない配布リストのみです。 「配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできない」を参照してください。
配布グループをMicrosoft 365 グループにアップグレードしたら、スムーズに作業を進めるために必要なフォローアップ タスクがいくつかあります。
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ユーザーのフォローアップ - アップグレードが完了した直後にユーザーにチェックインし、数日後にもう一度チェックインします。 あなたが聞いていて、彼らが持っているかもしれない質問に反応していることを示すと、彼らは変化に満足し、快適にするための長い道のりを行くでしょう。
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エンゲージメント レポートの監視 - Microsoft 365 管理 ポータルには、グループを使用しているユーザーの数、頻度、使用している機能を示す優れたレポートがいくつか用意されています。 これらのレポートは、フォローアップとユーザートレーニングを設計するのに役立つだけでなく、ユーザーが新しいグループから最も価値を得ている場所を強調するのに役立ちます。 「Microsoft 365 管理センターのアクティビティ レポート」を参照してください。
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エクスペリエンスを共有する - 配布グループをアップグレードしたことを社内の他のチームに知らせ、成功させるために実行した手順を確認します。 その情報を共有すると、他のチームがあなたの例に従い、自分のアップグレードを成功させることができます。
Microsoft 365 グループについてご質問をお持ちですか? Microsoft 365 グループ技術コミュニティにアクセスしてください。
ヒント: 既定では、すべてのユーザーが Microsoft 365 グループを作成できます。 詳細については、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams など、さまざまなツールから Microsoft 365 グループ を作成できます。 どのツールから開始するかは、作業しているグループの種類によって異なります。 たとえば、Microsoft では、メールと予定表を中心に整理されたグループを作成するときに、 Outlook から始める傾向があります。 グループが全社的なコミュニケーションを取る場合は、Viva Engageから始める傾向があります。 チャットベースのコラボレーションの場合は、Microsoft Teamsからグループを開始します。
パブリック グループもプライベート グループも、ゲストとして特に招待されていない限り、organization外のユーザーが表示またはアクセスすることはできません。 詳細については、「Outlook でゲストをグループに追加する」を参照してください。
所有者、メンバー、ゲストを管理する
グループ所有者は、グループのモデレーターです。 メンバーを追加または削除したり、共有受信トレイから会話を削除したり、グループに関するさまざまな設定を変更したりできるなどの一意のアクセス許可を持つことができます。 グループの所有者は、グループの名前を変更したり、説明や画像を更新したりできます。 SharePoint ロールに精通している場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者です。
ヒント: 可能であれば、グループに少なくとも 2 人の所有者を持つことがベスト プラクティスです。 そうすることで、一方の所有者が利用できない場合、もう一方の所有者はグループに変更を加えることができます。
グループ メンバーは、グループを使用して共同作業を行うorganizationの通常のユーザーです。 グループ内のすべてにアクセスできますが、グループ設定を変更することはできません。 SharePoint の世界では、サイト メンバーです。 グループ メンバーの追加または削除の詳細については、「Outlook でグループのメンバーを追加、編集、削除する」を参照してください。
ゲストはグループ メンバーに似ていますが、organization外にあります。 既定では、ユーザーはゲストを招待してグループに参加させることができます。その設定を制御できます。 詳細については、「Outlook でゲストをグループに追加する」を参照してください。
永続的なチャット ベースのワークスペースにMicrosoft Teamsを使用する
あなたのグループと連絡を取り合う優れた方法は Microsoft Teamsです。 Microsoft Teamsはチームの内部ループです。永続的なチャットベースのワークスペースで、グループ内で非常に焦点を当てたトピックや特定のサブグループに関する非公式でリアルタイムの会話を行うことができます。 Teams 統合は自動的には行われませんが、Microsoft 365 グループに基づいて Teams グループを簡単に作成できます。
グループが目的を上回った後、そのグループを削除してシステム リソースを解放し、グループを一覧表示または表示から削除できます。 詳細については、「Outlook でグループを編集または削除する」を参照してください。 古いグループを忘れずに削除する必要がない場合は、管理者が期限切れポリシーを設定して、古いグループの有効期限が切れ、指定した期間が経過すると自動的に削除されるようにすることができます。 「 Microsoft 365 グループの有効期限ポリシー」も参照してください。
プロビジョニング Microsoft 365 グループには、オープン、IT 主導、または制御の 3 つの主要なモデルがあります。 それぞれに独自の利点があります。
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テスト |
メリット |
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開く (既定値) |
ユーザーは、IT を待機したり、煩わしたりする必要なく、必要に応じて独自のグループを作成できます |
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IT 主導 |
ユーザーは IT 部門からグループを要求します。 IT 部門は、ニーズに合わせて最適なコラボレーション ツールを選択するためのガイドを提供します |
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制御 |
特定のユーザー、チーム、またはサービスに制限されたグループの作成 (「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを制御する」を参照) |
Microsoft 365 グループ の名前付け方法を制御する場合は、 名前付けポリシー を使用して、プレフィックスやサフィックスを含む特定の標準にグループ名を強制的に準拠させ、不快な名前をブロックできます。 詳細については、「Microsoft 365 グループ名前付けポリシー」を参照してください。
すべてのグループには、メンバーを追加または削除し、グループとそのコンテンツの基本的なキュレーションを実行できる 所有者 が少なくとも 1 人います。 何らかの理由でグループの所有者 (または所有者) がorganizationを離れた場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。 「孤立したグループに新しい所有者を割り当てる」を参照してください。
さらに、Exchange Online管理者権限がある場合は、 Microsoft 365 管理 センター (Microsoft 365 管理センターのグループ メンバーシップの管理に関するページを参照) または PowerShell からグループを管理できます (「PowerShell でMicrosoft 365 グループを管理する」を参照してください)。
テナントから グループを削除 したい場合があります。 グループを削除する方法については、「 Outlook でグループを削除する」を参照してください。 グループが誤って削除された場合、管理者はそのグループを最大 30 日間復元できます。 「 削除された Microsoft 365 グループを復元する」を参照してください。
Microsoft 365 グループのライフサイクルをより自動化した方法で管理する場合は、 有効期限ポリシー を使用して、特定の時間間隔でグループの有効期限を切ることができます。 グループの所有者は、グループの有効期限の 30 日前、15 日前、1 日前にメールを受け取り、必要な場合はグループを簡単に更新できます。 「 Microsoft 365 グループの有効期限ポリシー」を参照してください。
Microsoft 365 グループの制限
グループの制限については、「管理者向けのMicrosoft 365 グループの概要」を参照してください。
Azure Active Directory Connect ツールの機能 "Group Writeback" を使用する予定の場合、最大長は "Description" 属性に関連する 448 文字です。
SharePoint Online ストレージの詳細については、「 SharePoint Online の制限」を参照してください。
Microsoft 365 グループ の管理は、グループ使用状況に関する実用的な情報がある場合により効果的です。 Microsoft 365 管理 センターには、ストレージの使用、アクティブなグループの数、ユーザーがグループを使用している方法などの情報を表示できるレポート ツールがあります。 詳細については、「 管理センターの Microsoft 365 レポート 」を参照してください。
Microsoft 365 グループ では、 コンプライアンス、 情報保護、 電子情報開示のためのツールが多数用意されています。
