Quando si usa la famiglia di prodotti Office, è consigliabile usare Excel o Access per gestire i dati tabulari? Un articolo complementare, Uso di Access o Excel per gestire i dati, illustra i vantaggi di ogni prodotto e cosa apporta alla tabella. Ma perché scegliere tra uno o l'altro? Se si archiviano i dati in Access e ci si connette da Excel, si ottengono i vantaggi di entrambi. Ecco dieci motivi per cui l'uso di Excel e Access insieme ha molto senso.
Anche se Excel non è un database, è ampiamente usato per archiviare i dati e viene spesso usato per risolvere semplici problemi del database. Tuttavia, Excel è un database di file flat, non un database relazionale. Quando le tabelle semplici devono evolversi in più tabelle di dati correlati, Access è la prima scelta per gli information worker per creare rapidamente un'applicazione di database. Access è sempre stato un ottimo "riquadro di destinazione dei dati" per la raccolta e il consolidamento di dati disparati in tutta l'azienda, gran parte dei quali risiede all'interno di cartelle di lavoro di Excel. Una volta che i dati sono disponibili in Access, è possibile aggiungere altre tabelle e unirle, creare query (o visualizzazioni dei dati), strutturare i dati e definire i tipi di dati per garantire l'integrità dei dati, condividere e aggiornare i dati tra molti utenti e creare report e maschere efficaci.
A differenza del semplice layout del foglio di calcolo di Excel, Access è organizzato in modo diverso con diversi oggetti correlati che all'inizio potrebbero sembrare scoraggianti. Tuttavia, non è necessario essere un esperto per usare Access. Access è progettato per tutti i tipi di utenti e può essere eseguita solo nella misura necessaria.
Rimuovi accesso a un layer alla volta.
1. Usare Access in tre modi: un utente occasionale, un utente esperto o uno sviluppatore.
2. Tabelle, query, maschere e report si fondano l'uno sull'altro e costituiscono il cuore di un'applicazione di database.
3. Occasionalmente gli utenti hanno procedure guidate, costruttori di proprietà, l'interfaccia utente Office Fluent e caratteristiche simili a Excel per completare rapidamente un lavoro.
4. Gli utenti esperti hanno macro, il riquadro delle proprietà, espressioni e strumenti di progettazione di database per approfondire e fare di più.
5. Gli sviluppatori possono lavorare con i moduli e sviluppare codice VBA per creare soluzioni di database personalizzate e distribuire applicazioni di runtime.
Un buon modo per iniziare consiste nel copiare dati da Excel in Access. È possibile creare una tabella di Access e visualizzarla in visualizzazione Foglio dati, molto simile a un foglio di lavoro di Excel. È possibile eseguire attività comuni di creazione di tabelle, ad esempio definire un tipo di dati, un nome di campo o un nuovo campo, direttamente nella visualizzazione Foglio dati. Se, ad esempio, si immette una data in un campo vuoto, Access imposta il tipo di dati Data/ora per tale campo. Se si immette testo, ad esempio un nome, Access applica il tipo di dati Testo al campo. Se si vuole spostare un campo, fare clic e trascinarlo.
Quando si copiano dati da Excel e si incollano in Access, non è nemmeno necessario creare prima una tabella o aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati. Access chiede automaticamente se i dati contengono intestazioni, ipotizzano di usare il tipo di dati corretto e crea una tabella di Access. Non potrebbe essere più semplice.
Per altre informazioni, vedere Aprire un foglio dati vuoto.
Uno dei modi più semplici per trarre vantaggio sia da Excel che da Access consiste nel collegare un foglio di lavoro di Excel a una tabella di Access. Usare un collegamento di Access quando si prevede di mantenere i dati in Excel, ma si usano regolarmente anche alcune delle numerose caratteristiche di Access, ad esempio la creazione di report e l'esecuzione di query. È possibile collegare dati da Access e non da Excel.
Access supporta due modi fondamentalmente diversi di creare tabelle di database. Gli utenti possono creare nuove tabelle native per archiviare i dati in un database di Access oppure creare collegamenti a dati esistenti all'esterno del database di Access. I dati nelle tabelle collegate vengono visualizzati e si comportano in molti modi, proprio come le tabelle native. La Creazione guidata Tabella collegata consente di tenere traccia, individuare e aggiornare il foglio di lavoro di Excel o un'altra origine dati se si sposta e il collegamento si interrompe.
Quando si crea un collegamento a un foglio di lavoro di Excel o a un intervallo denominato, Access crea una nuova tabella collegata ai dati di Excel. Se si vogliono aggiungere, modificare o eliminare dati, apportare le modifiche in Excel e aggiornare (o rieseguire una query) i dati nella tabella di Access. Non è tuttavia possibile modificare il contenuto della tabella in Access. Con i dati collegati a Excel, è possibile creare report, query e maschere di sola lettura in Access.
Per altre informazioni, vedere Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.
Se si decide di tagliare il cavo dati, è possibile spostare i dati in Excel importandoli in Access. Si noti che la parola importare ha due significati diversi tra Excel e Access. In Excel, quando si importano (o si connettono) si crea una connessione permanente ai dati che è possibile aggiornare. In Access, quando si esegue l'importazione, i dati vengono importati in Access una sola volta, ma senza una connessione dati permanente. Quando si importano dati, Access archivia i dati in una tabella nuova o esistente senza alterare i dati in Excel. In Access è possibile importare uno o tutti i fogli di lavoro di una cartella di lavoro di Excel in un'unica operazione.
L'Importazione guidata illustra i passaggi dell'importazione e consente di prendere decisioni importanti relative alla modifica dei tipi di dati e all'aggiunta di intestazioni. Se si verificano errori durante l'importazione dei dati, Access avvisa e salva gli errori in una tabella in modo da poterli trovare e correggere rapidamente. Ad esempio, potrebbe esserci un codice postale alfanumerico nascosto in una colonna che si ritiene sia numerica o che sia stato rilevato un ID duplicato per un campo chiave primaria. È possibile apportare le modifiche nella cartella di lavoro di Excel e reimportare i dati oppure apportare le modifiche nella nuova tabella di Access. Al termine dell'operazione, è possibile salvare i passaggi usati e persino creare un'attività di Outlook per ricordare quando eseguire l'operazione di importazione regolarmente.
Dopo l'importazione, i dati sono nativi di Access ed è possibile usare fogli dati e maschere per aggiungere, modificare ed eliminare i dati. Dopo aver importato i dati, è possibile decidere se eliminarli da Excel. In genere è consigliabile avere una sola posizione per l'aggiornamento dei dati.
Nota: L'importazione di dati da Excel in Access non importa le formule, ma solo i risultati di tali formule.
Per altre informazioni, vedere:
È anche possibile riconnettere i dati di Access a Excel. A questo scopo, creare una connessione in Excel, spesso archiviata in un file di connessione dati di Office (con estensione odc), al database di Access e recuperare tutti i dati da una tabella o una query. Dopo la connessione ai dati, è anche possibile aggiornare automaticamente le cartelle di lavoro di Excel dal database di Access originale ogni volta che il database viene aggiornato con nuove informazioni.
Per altre informazioni, vedere:
Una volta che i dati sono disponibili in Access, è possibile sfruttare la meravigliosa gamma di strumenti di creazione e personalizzazione dei report. Si vuole creare un report con pochi clic? Usare la Creazione guidata Report. Si vuole progettare e modificare il layout del report in tempo reale con dati in tempo reale, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e visualizzare immediatamente le modifiche durante la creazione? Usare la visualizzazione Layout. Vuoi interagire con il report per cercare, filtrare e ordinare i dati in tempo reale? Usare la visualizzazione Report. Vuoi aggiungere pulsanti di comando, numeri di pagina, immagini, collegamenti ipertestuali e stili dall'aspetto professionale? Usare le numerose procedure guidate e raccolte di controlli nei gruppi Controlli e Layout della scheda Progettazione della barra multifunzione. Con Access è possibile creare facilmente report semplici, report di gruppo e di riepilogo, etichette postali, report grafici e sottoreport.
Dopo aver creato il report, usare Access per distribuirlo elettronicamente. Ad esempio, è possibile inviare il report usando un messaggio di posta elettronica oppure salvarlo in diversi formati, ad esempio uno snapshot di Access o un file PDF, per aggiungerlo a una pagina Web o a un sito di SharePoint.
Per altre informazioni, vedere:
Una volta che i dati sono disponibili in Access, è possibile sfruttare i numerosi strumenti di creazione e personalizzazione dei moduli. Si vuole creare un modulo con pochi clic? Usare la Creazione guidata Maschera. Si vuole progettare e modificare il layout del modulo in tempo reale con dati in tempo reale, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e vedere immediatamente le modifiche durante la creazione? Usare la visualizzazione Layout. Vuoi aggiungere pulsanti di comando, caselle di riepilogo, caselle combinate, gruppi di opzioni, immagini, maschere di input, grafici, collegamenti ipertestuali e stili dall'aspetto professionale tutto da solo? Usare le numerose procedure guidate e raccolte di controlli nei gruppi Controlli e Layout della scheda Progettazione della barra multifunzione. Con Access è possibile creare facilmente maschere semplici, schede, maschere continue, maschere popup, finestre di dialogo modali e sottomaschere.
In Access è possibile creare facilmente una maschera divisa, che visualizza un foglio dati sincronizzato e una visualizzazione maschera in modo da ottenere il massimo da entrambe. Dopo aver creato un modulo raffinato, è facile scorrere, filtrare e persino cercare i dati dietro la maschera usando i pulsanti di spostamento standard e la casella di ricerca nella parte inferiore del modulo.
Per altre informazioni, vedere:
Indipendentemente dal prodotto in uso, si filtrano i dati per usarli con un sottoinsieme di dati e si ordinano i dati nel modo desiderato. In Access gli utenti di Excel possono filtrare e ordinare i dati in una visualizzazione Foglio dati senza dover apprendere di nuovo un'interfaccia utente completamente nuova. Le icone, i menu dei comandi, i comandi, i criteri e le finestre di dialogo sono molto simili, sia che si usi testo, numeri, date o spazi vuoti. È anche possibile salvare i filtri e gli ordinamenti insieme alla visualizzazione Foglio dati.
È possibile creare una query in Access e nemmeno sapere cosa significa SQL. Quattro procedure guidate consentono di creare query semplici, trovare duplicati, individuare record non corrispondenti e creare query a campi incrociati. Non è nemmeno necessario creare una query. è sufficiente filtrare e ordinare i dati nel modo desiderato e salvarli con un foglio dati.
Per altre informazioni, vedere:
Ora che la tua famiglia è cresciuta, l'elenco dei biglietti di auguri è diventato improvvisamente più grande e devi tenere traccia di molti più compleanni e anniversari. Non c'è alcun problema. È possibile usare una tabella o una query di Access come origine dati di stampa unione e creare un'operazione di stampa unione usando la Creazione guidata Stampa unione di Word per lettere, schede, messaggi di posta elettronica e buste. Se è sufficiente creare etichette indirizzi, usare la Creazione guidata Etichetta in Access per creare e stampare le etichette da un report creato. Puoi anche aggiungere automaticamente un codice a barre corrispondente a ogni indirizzo del cliente.
Per altre informazioni, vedere:
Sia Access che Excel forniscono comandi per connettersi ai dati negli elenchi di SharePoint. Excel fornisce una connessione di sola lettura (unidirezionale) agli elenchi SharePoint collegati; mentre Access consente di leggere e scrivere dati (bidirezionale) negli elenchi SharePoint collegati. Gli elenchi Access e SharePoint funzionano molto bene insieme. I tipi di dati di Access e SharePoint, ad esempio testo RTF, solo accodamento (per supportare la verifica della cronologia delle revisioni in un campo memo), allegati, Numerazione automatica, ricerche e campi multivalore, consentono un'integrazione fluida e poche, se presenti, incoerenze di dati.
Dopo aver collegato i dati dell'elenco di SharePoint a un database di Access, è anche possibile disconnettere i dati dell'elenco di SharePoint in un database di Access locale, usare i dati in locale e quindi riconnettersi al sito di SharePoint per caricare le modifiche. Le modifiche ai dati in conflitto apportate da altri utenti verranno gestite da una procedura guidata di risoluzione dei conflitti. Le maschere e i report creati in Access si basano sugli stessi dati, ma sono collegati a elenchi SharePoint.
Excel fornisce i punti di integrazione seguenti con SharePoint Server.
1. Eseguire un'importazione una tantum dei dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint o esportare i dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint per creare una connessione dati unidirezionali permanente.
2. Usare la connessione dati unidirezionale permanente per aggiornare i dati in un foglio di lavoro di Excel dall'elenco di SharePoint.
3. Pubblicare cartelle di lavoro di Excel in Excel Services e visualizzare e interagire con i dati usando la web part Excel Web Access in una pagina web part.
4. Importare (connettere) dati in una cartella di lavoro di Excel da server OLAP, database DI SQL Server e Access e file flat.
Access fornisce i punti di integrazione seguenti con SharePoint Server.
1. Eseguire un'importazione o esportazione una tantum di dati tra le visualizzazioni di Access e un elenco SharePoint.
2. Collegare i dati tra le tabelle di Access e un elenco SharePoint creando una connessione bidirezionale permanente. I dati aggiornati dell'elenco sono visibili in una tabella di Access. I dati aggiornati della tabella di Access sono visibili in un elenco.
3. Portare offline i dati dell'elenco, aggiornare in Access, riportare online, sincronizzare gli aggiornamenti e risolvere i conflitti.
4. Visualizzare e modificare i dati dell'elenco nelle visualizzazioni foglio dati, maschera e report di Access.
Per altre informazioni, vedere:
È possibile creare applicazioni di database desktop piuttosto sofisticate senza mai scrivere una riga di codice VBA. Ogni oggetto di Access ha un ampio set di proprietà ed eventi facilmente accessibili da una finestra delle proprietà che consente di personalizzare la soluzione. Ogni oggetto ha designer dettagliati che rivelano tutte le caratteristiche disponibili. Altri modelli di database sono disponibili in Office Online. I modelli di campi e tabelle consentono di creare e personalizzare rapidamente nuove tabelle. È possibile progettare un nuovo database da zero con strumenti di progettazione di database predefiniti.
Le macro di Access usano un ambiente dichiarativo che non richiede la scrittura di codice VBA, quindi non è necessario essere uno sviluppatore. Ogni azione di macro esegue un'attività, ad esempio l'apertura di una maschera, l'esecuzione di una query, la ricerca di record o la visualizzazione di un messaggio. È possibile incorporare macro in qualsiasi caso di un report, una maschera o un controllo. La maggior parte delle macro ha argomenti ed è possibile aggiungervi la logica condizionale per fare in modo che esercino le operazioni desiderate. È anche possibile definire le variabili ed eseguire il controllo degli errori, anche senza scrivere codice VBA.
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