Utilizzare Access o Excel per gestire i dati

Confronto tra dati flat e relazionali    Per decidere quale programma è più adatto per l'archiviazione dei dati, porsi la domanda seguente: i dati sono relazionali o no? I dati che possono essere contenuti in modo efficiente in una singola tabella o foglio di lavoro sono detti dati piatti o non relazionali . Ad esempio, se si vuole creare un semplice elenco di clienti, con un solo indirizzo e una persona di contatto per ogni cliente, Excel potrebbe essere la scelta migliore. Tuttavia, se si vuole archiviare un elenco di clienti più complesso che contiene indirizzi di fatturazione e spedizione per ogni cliente o più persone di contatto per ogni cliente, Access è la soluzione migliore.

In un database relazionale organizzare le informazioni in più tabelle. In un database relazionale ben progettato, ogni tabella è piatta e contiene informazioni su un solo tipo di dati. Ad esempio, se si crea un database dei clienti, i nomi dei clienti devono essere archiviati in un'unica tabella, mentre gli indirizzi di fatturazione e spedizione di tali clienti devono essere archiviati in una tabella separata. È consigliabile archiviare gli indirizzi separatamente dai nomi perché ogni cliente può avere più indirizzi e si vuole poter immettere più indirizzi per ogni cliente senza dover immettere di nuovo il nome del cliente per ogni indirizzo.

Dati locali ed esterni    È possibile usare Access per connettersi ai dati da un'ampia gamma di origini dati esterne, in modo da poter visualizzare, eseguire query e modificare i dati senza doverli importare. Ad esempio, Access fornisce comandi per connettersi a dati esistenti in un database di Microsoft SQL Server, un file dBASE o una cartella di Outlook, insieme a molte altre origini dati. È possibile usare Excel per connettersi a un'ampia gamma di origini dati, tra cui access, database di SQL Server e Analysis Services, file di testo e XML e origini dati ODBC e OLE DB. Non è tuttavia possibile modificare i dati per modificare i dati di origine tramite l'interfaccia utente di Excel.

Sia Access che Excel forniscono comandi per connettersi ai dati in Windows SharePoint Services elenchi. Tuttavia, Excel fornisce solo una connessione di sola lettura agli elenchi di SharePoint. mentre Access consente di leggere e scrivere dati in elenchi SharePoint.

Integrità dei dati e flessibilità    Gli identificatori univoci contribuiscono a preservare l'integrità dei dati e assicurano che due righe (o record) non contengano esattamente gli stessi dati. Gli identificatori univoci forniscono anche il modo più rapido per recuperare i dati quando si esegue una ricerca o si ordinano i dati. In Access è possibile usare il tipo di dati Numerazione automatica per generare automaticamente un identificatore univoco per ogni record. È quindi possibile usare questi identificatori per correlare i record di una tabella a uno o più record in un'altra tabella.

La struttura applicata da Access ai dati contribuisce a garantire l'integrità dei dati. Access può richiedere che i nuovi record in una tabella abbiano un valore corrispondente esistente in una tabella diversa, in modo da non poter creare record "orfani". Ad esempio, non si vuole avere un ordine che non include informazioni sul cliente. Access può richiedere che ogni nuovo record della tabella Ordini abbia un valore cliente corrispondente nella tabella Clienti. Questa corrispondenza obbligatoria dei valori è chiamata integrità referenziale.

È anche possibile imporre vincoli e regole personalizzati per garantire ulteriormente che i dati vengano immessi correttamente. Excel consente di immettere dati in formato più libero, ma poiché Excel non supporta i dati relazionali, non può supportare l'integrità referenziale. Tuttavia, è possibile usare il comando Convalida dati per controllare l'immissione di dati in Excel.

Query    Se spesso è necessario visualizzare i dati in vari modi, a seconda delle mutevoli condizioni o eventi, Access potrebbe essere la scelta migliore per archiviare e usare i dati. Access consente di usare query SQL (Structured Query Language) per recuperare rapidamente solo le righe e le colonne di dati desiderate, indipendentemente dal fatto che i dati siano contenuti in una tabella o in più tabelle. È anche possibile usare espressioni nelle query per creare campi calcolati. L'uso di un'espressione in Access è simile al processo di utilizzo delle formule in Excel per calcolare i valori. È anche possibile usare le query di Access per riepilogare i dati e presentare valori aggregati, ad esempio somme, medie e conteggi.

Modellazione    In Excel è possibile usare analisi di simulazione strumenti per prevedere il risultato di un modello di foglio di lavoro. L'analisi di simulazione consente di eseguire diversi scenari sui dati, ad esempio scenari relativi al caso migliore e scenari relativi ai casi peggiori, e di confrontare i dati risultanti di diversi scenari in un report di riepilogo. In Access non è disponibile alcuna caratteristica simile.

Pivot e creazione di grafici    In entrambi i programmi è possibile creare rapporti di tabella pivot e grafici di tabella pivot. Excel offre tuttavia funzionalità più avanzate per la creazione di rapporti di tabella pivot e la creazione di grafici rispetto ad Access. Se si prevede di creare rapporti di tabella pivot estesi o di fornire regolarmente grafici dall'aspetto professionale, è consigliabile usare i rapporti di tabella pivot o i grafici di tabelle pivot in Excel invece delle stesse caratteristiche di Access.

Sia Access che Excel possono essere usati in ambienti di collaborazione, ad esempio Windows SharePoint Services e condivisioni file di rete, ma esistono differenze nel modo in cui i dati sono accessibili da più utenti.

Accesso di più utenti ai dati    Durante il normale funzionamento, Access consente a più utenti di aprire un singolo database contemporaneamente; questo funziona bene perché Access blocca solo i dati in fase di modifica; di conseguenza, altri utenti possono modificare record diversi senza conflitti. In Excel è possibile condividere una cartella di lavoro con altri utenti, ma le funzioni di collaborazione con più utenti sono ottimali quando gli utenti usano i dati in tale cartella di lavoro in momenti diversi anziché contemporaneamente. In effetti, gli utenti di un database di Access collaborano a un set di dati e gli utenti di una cartella di lavoro di Excel collaborano a un documento.

Uso di Windows SharePoint Services per la collaborazione    Entrambi i programmi si integrano con le tecnologie Microsoft Windows SharePoint Services, ad esempio elenchi e raccolte documenti di SharePoint.

Access offre vari modi per collaborare con più utenti a un sito di SharePoint. Ad esempio, è possibile caricare un database completo in una raccolta documenti di Windows SharePoint Services, rendere disponibili moduli e report come visualizzazioni di Windows SharePoint Services e collegare un database ai dati archiviati in elenchi SharePoint.

Excel offre un solo modo per collaborare con più utenti a un sito di SharePoint Services. È possibile caricare una cartella di lavoro nelle raccolte documenti di Windows SharePoint Services, in cui i singoli utenti possono estrarre la cartella di lavoro per apportare modifiche, impedendo ad altri utenti di modificarla contemporaneamente. Gli utenti possono modificare una cartella di lavoro senza estrarla dalla raccolta documenti, nel qual caso devono coordinarsi con altri utenti per evitare conflitti di dati.

Uso delle cartelle di rete per la collaborazione    Se si archivia un database di Access in una cartella di rete condivisa, più utenti possono aprire il database e usare contemporaneamente i relativi dati. I singoli record vengono bloccati quando un utente li modifica. Se si archivia una cartella di lavoro di Excel in una cartella di rete condivisa, solo un utente può modificarla alla volta. Ai fini della visualizzazione, più utenti possono aprire la cartella di lavoro mentre un altro utente la sta modificando, ma tali utenti non possono apportare modifiche ai dati finché l'utente che sta modificando la cartella di lavoro non la chiude.

Entrambi i programmi offrono funzionalità simili, ovvero password e crittografia, che consentono di prevenire la perdita di dati e proteggere i dati da accessi non autorizzati. Esistono tuttavia alcune differenze tra Access ed Excel per quanto riguarda il funzionamento della protezione dei dati a livello utente.

Prevenzione della perdita dei dati    In Access il lavoro viene salvato continuamente in modo che, in caso di un errore imprevisto, difficilmente si perda molto lavoro (se presente). Tuttavia, poiché Access salva il lavoro in modo continuo, è anche possibile apportare modifiche che in seguito si decide di non eseguire il commit. Per assicurarsi di poter ripristinare il database nel modo desiderato, è consigliabile creare una copia di backup del file di database in base a una pianificazione adatta alle proprie esigenze. È possibile recuperare un intero database da un backup oppure ripristinare solo la tabella o un altro oggetto di database necessario. Se si utilizza un'utilità di backup del file system, è anche possibile usare una copia di un database da un backup del file system per ripristinare i dati. In Excel è possibile salvare le informazioni di salvataggio automatico a intervalli impostati durante l'aggiornamento dei dati.

Protezione dei dati a livello utente    In Excel è possibile rimuovere dalla visualizzazione i dati critici o privati nascondendo colonne e righe di dati e quindi proteggere l'intero foglio di lavoro per controllare l'accesso degli utenti ai dati nascosti. Oltre a proteggere un foglio di lavoro e i relativi elementi, è anche possibile bloccare e sbloccare le celle in un foglio di lavoro per impedire ad altri utenti di modificare inavvertitamente i dati importanti.

Sicurezza a livello di file    A livello di file, è possibile usare crittografia in entrambi i programmi per impedire a utenti non autorizzati di visualizzare i dati. È anche possibile richiedere l'immissione di un password per aprire un file di database o una cartella di lavoro. Inoltre, è possibile proteggere un file di database o una cartella di lavoro usando un firma digitale.

Accesso limitato ai dati    In Excel è possibile specificare autorizzazioni basate sull'utente per accedere ai dati o impostare diritti di sola lettura che impediscono ad altri utenti di apportare modifiche ai dati a cui hanno accesso. Access non fornisce funzionalità di sicurezza a livello utente, ma supporta il modello di sicurezza utente di qualsiasi server di database a cui si connette. Ad esempio, se si crea un collegamento a un elenco SharePoint, Access applica un controllo alle autorizzazioni utente per l'elenco SharePoint. Se si vuole escludere utenti non autorizzati dai dati di Access, è possibile crittografare il database impostando una password. Gli utenti devono immettere la password per leggere i dati del database, anche se vi accedono usando un altro programma, ad esempio Excel.

Per altre informazioni su come proteggere i dati, vedere Impostare o modificare la sicurezza a livello utente di Access 2003 in Access 2007 o versione successiva e Protezione e sicurezza in Excel.

• Gestione dei contatti    È possibile gestire i contatti e gli indirizzi postali e quindi creare report in Access o unire i dati con Microsoft Office Word per stampare lettere tipo, buste o etichette postali.

• Inventario e inventario beni mobili    È possibile creare un inventario di oggetti nella propria abitazione o azienda e archiviare foto o altri documenti correlati insieme ai dati.

• Controllo degli ordini    È possibile immettere informazioni su prodotti, clienti e ordini e quindi creare report in cui sono indicate le vendite per dipendente, area, periodo di tempo o altri valori.

• Gestione attività    È possibile gestire le attività per un gruppo di persone e immettere nuove attività mentre altri utenti stanno aggiornando le attività esistenti nello stesso database.

• Organizzazione delle raccolte in prestito    È possibile usare Access per archiviare i dati relativi a libri e CD e tenere traccia delle persone a cui sono stati prestati.

• Pianificazione eventi    È possibile immettere informazioni sulle date, le sedi e i partecipanti agli eventi, quindi stampare i programmi e i riepiloghi degli eventi.

• Monitoraggio dell'alimentazione    Tenere traccia delle ricette e registrare le attività di dieta ed esercizio fisico.

• Contabilità    È possibile usare le potenti caratteristiche di calcolo di Excel in molti rendiconti finanziari, ad esempio un rendiconto del flusso di cassa, un conto economico o un conto economico.

• Definizione del budget    Sia che si tratti di esigenze personali o aziendali, è possibile creare qualsiasi tipo di budget in Excel, ad esempio un piano di budget di marketing, un budget evento o un budget di ritiro.

• Fatturazione e vendite    Excel è utile anche per gestire i dati di fatturazione e vendita ed è possibile creare facilmente i moduli necessari, ad esempio fatture di vendita, bolle di valigia o ordini di acquisto.

• Creazione di relazioni    È possibile creare vari tipi di report in Excel che riflettono l'analisi dei dati o riepilogano i dati, ad esempio report che misurano le prestazioni del progetto, prevedono dati, riepilogano i dati o presentano dati sulla varianza.

• Pianificazione    Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o utili pianificazioni, ad esempio un piano di classe settimanale, un piano di ricerca di marketing, un piano fiscale di fine anno o pianificazioni che consentono di pianificare pasti settimanali, feste o vacanze.

• Verifica    È possibile usare Excel per tenere traccia dei dati in un foglio attività o in un elenco, ad esempio un foglio attività per tenere traccia del lavoro o un elenco di inventario che tiene traccia delle apparecchiature.

• Uso dei calendari    Per la sua natura simile alla griglia, Excel si presta bene alla creazione di qualsiasi tipo di calendario, ad esempio un calendario accademico per tenere traccia delle attività durante l'anno scolastico o un calendario dell'anno fiscale per tenere traccia di eventi e attività cardine aziendali.

Per utili modelli di Excel in una di queste categorie, vedere Modelli per Excel in Microsoft Office Online.