Quando si esegue un'importazione o un'esportazione guidata in Access, è possibile salvare le impostazioni usate come specifica così da poter ripetere l'operazione di importazione o esportazione in qualsiasi momento.
Per salvare una specifica è necessario eseguire prima un'operazione di importazione o esportazione. Tuttavia, è possibile usare una specifica esistente per un'operazione mai eseguita prima se l'operazione soddisfa una delle condizioni seguenti:
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Se l'unica differenza tra l'operazione da eseguire e una specifica esistente è il nome del file di origine (in caso di un'operazione di importazione) o del file di destinazione (in caso di un'operazione di esportazione), è possibile modificare il nome del file di origine o di destinazione indicato nelle specifiche esistenti ed eseguire la specifica.
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Se è necessario esportare i dati formattati e l'unica differenza tra l'operazione da eseguire e una specifica esistente riguarda le impostazioni di colonna o di filtro, è possibile modificare tali impostazioni nella specifica. Gli elementi esportati vengono determinati sempre dalle impostazioni correnti di colonna e di filtro e non dalle impostazioni valide al momento della creazione della specifica.
Eseguire una specifica salvata di importazione o esportazione da Access
Dopo aver salvato i dettagli come specifica, eseguire questa procedura quando si vuole ripetere l'operazione.
Eseguire la specifica
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Se non è già aperto, aprire il database di Access contenente la specifica. Quando si esegue una specifica di importazione, il database corrente è il database di destinazione. Quando si esegue una specifica di esportazione, il database corrente è il database di origine.
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Se la specifica esporta i dati formattati in una cartella di lavoro di Excel o in un documento di Word, aprire l'oggetto e verificare che i campi da esportare non siano nascosti nella visualizzazione. Allo stesso modo, rivedere le impostazioni di filtro per verificare che tutti i record da esportare siano visibili nella visualizzazione.
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Nella scheda Dati esterni fare clic su Importazioni salvate o Esportazioni salvate per aprire la finestra di dialogo Gestisci attività dati.
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Nella finestra di dialogo Attività gestione dati, nella scheda Importazioni salvate o Esportazioni salvate, fare clic sulla specifica da eseguire.
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Se si vuole modificare il file di origine (quando si esegue un'operazione di importazione) o di destinazione (quando si esegue un'operazione di esportazione), fare clic sul percorso del file per modificarlo.
È importante tenere presente che è possibile modificare i file di origine o di destinazione, ma il nuovo file specificato deve soddisfare tutti i requisiti essenziali per il completamento dell'operazione.
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Prima di scegliere Esegui, assicurarsi che i file di origine e di destinazione siano disponibili, che i dati di origine siano pronti per l'importazione e che l'operazione non rischi di sovrascrivere accidentalmente i dati nel file di destinazione. Fare tutto ciò che occorre per assicurare il successo di un'operazione eseguita con una procedura guidata prima di eseguire qualsiasi specifica salvata.
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Fare clic su Esegui.
Access visualizza un messaggio che comunica lo stato dell'operazione. Se l'operazione non riesce, risolvere l'errore come si farebbe se si stesse usando la procedura guidata.
Suggerimento: Se il messaggio non specifica la causa dell'errore, provare ad avviare l'importazione o l'esportazione guidata e seguire le istruzioni nelle finestre di dialogo per eseguire la stessa operazione.
Eseguire una specifica salvata di importazione o esportazione da Outlook
Se è stata impostata la specifica come attività di Outlook, è possibile avviare l'operazione dall'interno di Outlook.
Nota: Non è possibile modificare il percorso o il nome del file esterno nella specifica prima di avviare l'operazione quando si esegue la specifica all'interno di Outlook. Per modificare il nome file nella specifica, avviare l'operazione dall'interno di Access invece che come attività di Outlook.
Prima di avviare l'operazione in Outlook, assicurarsi che Access sia installato nel computer e che i file di origine e di destinazione siano disponibili. Fare tutto ciò che occorre per assicurare il successo di un'operazione eseguita con una procedura guidata prima di eseguire qualsiasi specifica salvata.
Eseguire la specifica
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Avviare Outlook e fare clic su Attività nel riquadro di spostamento. Fare doppio clic sull'attività per aprirla.
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Nel gruppo Microsoft Office Access della scheda Attività fare clic su Esegui importazione o Esegui esportazione. Selezionare OK nel messaggio di conferma visualizzato.
Se l'operazione viene eseguita correttamente, non vengono visualizzati messaggi. Se l'operazione non riesce, Access visualizza un messaggio che indica la probabile causa dell'errore. Provare a risolvere l'errore come si farebbe se si stesse usando la procedura guidata.
Suggerimento: Se il messaggio non specifica la causa dell'errore, provare ad avviare l'importazione o l'esportazione guidata e seguire le istruzioni nelle finestre di dialogo per eseguire la stessa operazione.
Quali altre informazioni sono necessarie?
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Per informazioni su come pianificare le specifiche in modo che vengano eseguite in orari specifici, vedere l'articolo Pianificare un'operazione di importazione o esportazione.
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Per informazioni su come modificare il nome di una specifica, eliminare le specifiche o aggiornare i nomi dei file di origine nelle specifiche, vedere l'articolo Gestire le attività dati.
