Spostare dati da Excel ad Access

Passaggio 1: Importare dati da Excel in Access

L'importazione dei dati è un'operazione che può essere eseguita molto più agevolmente se si impiega del tempo per preparare e pulire i dati. L'importazione dei dati è come passare a una nuova casa. Se ripulisci e organizza i tuoi beni prima di muoverti, sistemarti nella tua nuova casa è molto più facile.

Pulire i dati prima di importare

Prima di importare dati in Access, in Excel è consigliabile:

• Convertire le celle che contengono dati non atomici, ovvero più valori in una cella, in più colonne. Ad esempio, una cella in una colonna "Competenze" che contiene più valori di competenza, ad esempio "Programmazione C#", "Programmazione VBA" e "Progettazione Web" deve essere suddivisa in colonne separate contenenti ognuna un solo valore di competenza.

• Usare il comando ANNULLA.SPAZI per rimuovere spazi iniziali, finali e più spazi incorporati.

• Rimuovere i caratteri non stampabili.

• Trovare e correggere errori di ortografia e punteggiatura.

• Rimuovere le righe duplicate o i campi duplicati.

• Verificare che le colonne di dati non contengano formati misti, in particolare numeri formattati come testo o date formattate come numeri.

Per altre informazioni, vedere gli argomenti della Guida di Excel seguenti:

• I dieci metodi principali per la pulizia dei dati

• Filtrare i valori univoci o rimuovere i valori duplicati

• Convertire in numeri i numeri memorizzati come testo

• Convertire in date le date memorizzate come testo

Scegliere il tipo di dati ottimale durante l'importazione

Durante l'operazione di importazione in Access, si vogliono fare delle scelte valide in modo da ricevere pochi (se presenti) errori di conversione che richiedono un intervento manuale. La tabella seguente riepiloga il modo in cui vengono convertiti i formati numerici di Excel e i tipi di dati di Access quando si importano dati da Excel ad Access e offre alcuni suggerimenti sui tipi di dati migliori da scegliere nell'Importazione guidata foglio di calcolo.

Una volta che i dati sono disponibili in Access, è possibile eliminarli. Non dimenticare di eseguire il backup della cartella di lavoro di Excel originale prima di eliminarla.

Per altre informazioni, vedere l'argomento della Guida di Access Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

Accodare automaticamente i dati nel modo più semplice

Un problema comune degli utenti di Excel è l'accodamento di dati con le stesse colonne in un foglio di lavoro di grandi dimensioni. Ad esempio, si potrebbe avere una soluzione di inventario beni mobili iniziata in Excel, ma che ora è cresciuta fino a includere i file di molti gruppi di lavoro e reparti. Questi dati possono trovarsi in fogli di lavoro e cartelle di lavoro diversi oppure in file di testo che sono feed di dati di altri sistemi. Non esiste un comando dell'interfaccia utente o un modo semplice per accodare dati simili in Excel.

La soluzione migliore consiste nell'usare Access, in cui è possibile importare e accodare facilmente dati in un'unica tabella usando l'Importazione guidata Foglio di calcolo. Inoltre, è possibile accodare molti dati in un'unica tabella. È possibile salvare le operazioni di importazione, aggiungerle come attività pianificate di Microsoft Outlook e persino usare macro per automatizzare il processo.

Passaggio 2: Normalizzare i dati usando l'Analizzatore guidato tabelle

A prima vista, scorrere il processo di normalizzazione dei dati può sembrare un'attività scoraggiante. Fortunatamente, la normalizzazione delle tabelle in Access è un processo molto più semplice grazie alla Creazione guidata Analizzatore tabelle.

1. Trascinare le colonne selezionate in una nuova tabella e creare automaticamente relazioni

2. Usare i comandi dei pulsanti per rinominare una tabella, aggiungere una chiave primaria, impostare una colonna esistente come chiave primaria e annullare l'ultima azione

È possibile usare questa procedura guidata per eseguire le operazioni seguenti:

• Convertire una tabella in un set di tabelle più piccole e creare automaticamente una relazione di chiave primaria ed esterna tra le tabelle.

• Aggiungere una chiave primaria a un campo esistente contenente valori univoci oppure creare un nuovo campo ID che usa il tipo di dati Numerazione automatica.

• Creare automaticamente relazioni per applicare l'integrità referenziale con gli aggiornamenti a catena. Le eliminazioni a catena non vengono aggiunte automaticamente per impedire l'eliminazione accidentale dei dati, ma è possibile aggiungere facilmente le eliminazioni a catena in un secondo momento.

• Cerca nelle nuove tabelle dati ridondanti o duplicati (ad esempio lo stesso cliente con due numeri di telefono diversi) e aggiorna questi dati come desiderato.

• Eseguire il backup della tabella originale e rinominarla aggiungendo "_OLD" al nome. Quindi, si crea una query che ricostruisce la tabella originale, con il nome della tabella originale, in modo che tutte le maschere o i report esistenti basati sulla tabella originale funzionino con la nuova struttura della tabella.

Per altre informazioni, vedere Normalizzare i dati usando Analizzatore tabelle.

Passaggio 3: Connettersi ai dati di Access da Excel

Dopo la normalizzazione dei dati in Access e la creazione di una query o di una tabella che ricostruisce i dati originali, è sufficiente connettersi ai dati di Access da Excel. I dati sono ora in Access come origine dati esterna e quindi possono essere connessi alla cartella di lavoro tramite una connessione dati, ovvero un contenitore di informazioni usato per individuare, accedere e accedere all'origine dati esterna. Le informazioni di connessione vengono archiviate nella cartella di lavoro e possono anche essere archiviate in un file di connessione, ad esempio un file Office Data Connection (con estensione odc) o un file di nome origine dati (estensione DSN). Dopo essersi connessi a dati esterni, è anche possibile aggiornare automaticamente la cartella di lavoro di Excel da Access ogni volta che i dati vengono aggiornati in Access.

Per altre informazioni, vedere Importare dati da origini dati esterne (Power Query).

Inserire i dati in Access

Questa sezione illustra le fasi seguenti di normalizzazione dei dati: suddividere i valori nelle colonne Agente di vendita e Indirizzo nelle parti più atomiche, separare gli argomenti correlati in tabelle specifiche, copiare e incollare le tabelle da Excel in Access, creare relazioni chiave tra le tabelle di Access appena create e creare ed eseguire una query semplice in Access per restituire informazioni.

Dati di esempio in formato non normalizzato

Il foglio di lavoro seguente contiene valori non atomici nella colonna Agente di vendita e nella colonna Indirizzo. Entrambe le colonne devono essere suddivise in due o più colonne separate. Questo foglio di lavoro contiene anche informazioni su venditori, prodotti, clienti e ordini. Queste informazioni devono inoltre essere suddivise ulteriormente, per argomento, in tabelle separate.

Servono altre informazioni?

È sempre possibile rivolgersi a un esperto della Tech Community di Excel o ottenere supporto nelle Community.