Nota: Microsoft Access non supporta l'importazione di dati di Excel con un'etichetta di riservatezza applicata. Come soluzione alternativa, è possibile rimuovere l'etichetta prima dell'importazione e quindi riapplicare l'etichetta dopo l'importazione. Per altre informazioni, vedere Applicare etichette di riservatezza ai file e alla posta elettronica in Office.
I dati di una cartella di lavoro di Excel possono essere inseriti in Access in numerosi modi. È possibile copiare i dati da un foglio di lavoro aperto e incollarli in un foglio dati di Access, importare un foglio di lavoro in una tabella nuova o esistente oppure collegare un database di Access a un foglio di lavoro.
Questo argomento spiega dettagliatamente come importare o collegare dati di Excel da database desktop di Access.
Per saperne di più
Informazioni sull'importazione di dati da Excel
Se si prevede di memorizzare alcuni o tutti i dati di uno o più fogli di lavoro di Excel in Access, è consigliabile importare il contenuto del foglio di lavoro in un database nuovo o esistente di Access. Quando si importano dati, in Access viene creata una copia dei dati in una tabella nuova o esistente senza modificare il foglio di lavoro di Excel di origine.
Scenari comuni per l'importazione di dati di Excel in Access
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Si è un utente di Excel di lunga data, ma da ora in poi si vuole usare Access per usare questi dati. Si vogliono spostare i dati nei fogli di lavoro di Excel in uno o più nuovi database di Access.
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Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma si ricevono talvolta dati in formato Excel che devono essere uniti ai database di Access. Si desidera importare tali fogli di lavoro di Excel nel database appena vengono ricevuti.
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Access viene utilizzato per gestire i dati, ma i report settimanali ricevuti dal resto del team sono costituiti da cartelle di lavoro di Excel. Si desidera semplificare il processo di importazione affinché tali dati vengano importati nel database ogni settimana a un'ora specifica.
Esecuzione dell'importazione di dati da Excel per la prima volta
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Non è possibile salvare una cartella di lavoro di Excel come database di Access. Excel non offre funzionalità per la creazione di un database di Access da dati di Excel.
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Quando si apre una cartella di lavoro di Excel in Access, impostando l'opzione File Microsoft Office Excel nella casella di riepilogo Tipo file e selezionando il file desiderato nella finestra di dialogo Apri file, Access crea un collegamento alla cartella di lavoro, anziché importare i dati corrispondenti. Il collegamento a una cartella di lavoro presenta differenze fondamentali rispetto all'importazione di un foglio di lavoro in un database. Per ulteriori informazioni sul collegamento, vedere la sezione Eseguire il collegamento a dati di Excel più avanti in questo articolo.
Importare dati da Excel
Le procedure in questa sezione descrivono come preparare ed eseguire un'operazione di importazione, nonché come salvare le impostazioni di importazione come specifica per riutilizzarle in seguito. Tenere presente che è consentita l'importazione di dati da un solo foglio di lavoro alla volta. Non è possibile importare contemporaneamente tutti i dati di un'intera cartella di lavoro.
Preparare il foglio di lavoro
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Individuare il file di origine e selezionare il foglio di lavoro contenente i dati da importare in Access. Per importare solo una parte di un foglio di lavoro, è possibile definire un intervallo denominato contenente soltanto le celle da importare.
Definire un intervallo denominato (facoltativo)-
Passare a Excel e aprire il foglio di lavoro contenente i dati da importare.
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Selezionare l'intervallo delle celle che contengono i dati che si desidera importare.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno dell'intervallo selezionato e quindi scegliere Inserisci nome intervallo o Definisci nome.
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Nella finestra di dialogo Nuovo nome specificare un nome per l'intervallo nella casella Nome e quindi fare clic su OK.
Si ricordi che durante un'operazione di importazione, è possibile importare un solo foglio di lavoro per volta. Per importare i dati di più fogli di lavoro, ripetere l'operazione di importazione per ogni foglio di lavoro.
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Rivedere i dati di origine e intervenire come descritto nella tabella seguente.
Elemento
Descrizione
Numero di colonne
Il numero delle colonne di origine da importare non può essere superiore a 255, poiché Access non supporta più di 255 campi in una tabella.
Omissione di colonne e righe
È consigliabile includere soltanto le righe e le colonne da importare nell'intervallo definito o nel foglio di lavoro di origine.
Righe Non è possibile filtrare o omettere righe durante l'operazione di importazione.
Colonne Non è possibile omettere colonne durante l'operazione se è stato scelto di aggiungere i dati a una tabella esistente.
Formato tabulare
Verificare che le celle siano in formato tabulare. Se il foglio di lavoro o l'intervallo definito include celle unite, il contenuto della cella viene inserito nel campo corrispondente alla colonna più a sinistra e gli altri campi vengono lasciati vuoti.
Colonne, righe e celle vuote
Eliminare tutte le colonne e le righe vuote non necessarie del foglio di lavoro o dell'intervallo. Se il foglio di lavoro o l'intervallo contiene celle vuote, provare ad aggiungere i dati mancanti. Se si intende accodare i record a una tabella esistente, verificare che il campo corrispondente della tabella accetti valori Null (mancanti o sconosciuti). Un campo accetta valori Null se la relativa proprietà Richiesto è impostata su No e l'impostazione della proprietà Valido se non impedisce l'utilizzo di valori Null.
Valori di errore
Se una o più celle del foglio di lavoro o dell'intervallo contengono valori di errore, ad esempio #NUM e #DIV, correggerli prima di avviare l'operazione di importazione. Se un foglio di lavoro o un intervallo di origine contiene valori di errore, in Access verrà inserito un valore Null nel campo corrispondente della tabella. Per ulteriori informazioni sulle procedure per la correzione di questo tipo di errori, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti di seguito in questo articolo.
Tipo di dati
Per evitare errori durante l'importazione, verificare che ogni colonna di origine contenga lo stesso tipo di dati in ogni riga. In Access vengono infatti analizzate le prime otto righe di origine per determinare il tipo di dati dei campi della tabella. È consigliabile verificare che le prime otto righe di origine non contengano una combinazione di valori di tipi di dati diversi in una o più colonne. In caso contrario, alla colonna potrebbe non venire assegnato automaticamente il tipo di dati corretto.
È inoltre opportuno formattare ogni colonna di origine in Excel e assegnare uno specifico formato di dati a ogni colonna prima di avviare l'operazione di importazione. La formattazione è consigliabile se una colonna include valori di tipi di dati diversi. La colonna N. volo di un foglio di lavoro può ad esempio contenere valori numerici e di testo, quali 871, AA90 e 171. Per evitare valori mancanti o non corretti, eseguire le operazioni seguenti:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e quindi scegliere Formato celle.
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Nella scheda Numero selezionare un formato in Categoria. Per la colonna N. volo si sceglierà probabilmente Testo.
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Fare clic su OK.
Se le colonne di origine sono formattate ma contengono tuttavia valori misti nelle righe successive all'ottava, è comunque possibile che alcuni valori vengano omessi o convertiti in modo non corretto nell'operazione di importazione. Per informazioni sulla risoluzione dei problemi, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti.
Prima riga
Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo definito contiene i nomi delle colonne, è possibile specificare che durante l'operazione di importazione i dati della prima riga vengano considerati da Access come nomi dei campi. Se il foglio di lavoro o l'intervallo di origine non include i nomi, è opportuno aggiungerli all'origine prima di avviare l'operazione di importazione.
Nota: Se si intende accodare i dati a una tabella esistente, verificare che il nome di ogni colonna corrisponda esattamente al nome del campo corrispondente. Se il nome di una colonna è diverso dal nome del campo corrispondente della tabella, l'operazione di importazione avrà esito negativo. Per visualizzare i nomi dei campi, aprire la tabella in visualizzazione Struttura all'interno di Access.
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Chiudere la cartella di lavoro di origine, se aperta. Se tale file rimane aperto, potrebbero verificarsi errori di conversione dei dati durante l'operazione di importazione.
Preparare il database di destinazione
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Aprire il database di Access in cui verranno memorizzati i dati importati. Verificare che il database non sia di sola lettura e di disporre delle autorizzazioni necessarie per apportare modifiche al database.
-oppure-
Se non si desidera memorizzare i dati in uno dei database esistenti, creare un database vuoto. A tale scopo:
Fare clic sulla scheda File, scegliere Nuovo e quindi fare clic su Database vuoto.
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Prima di avviare l'operazione di importazione, decidere se si desidera memorizzare i dati in una tabella nuova o esistente.
Creare una nuova tabella Se si sceglie di memorizzare i dati in una nuova tabella, in Access viene creata una tabella alla quale vengono aggiunti i dati importati. Se esiste già una tabella con il nome specificato, il contenuto della tabella verrà sovrascritto con i dati importati.
Accodare i dati a una tabella esistente Se si sceglie di aggiungere i dati a una tabella esistente, le righe del foglio di lavoro di Excel vengono accodate alla tabella specificata.
È opportuno tenere presente che la maggior parte degli errori durante le operazioni di accodamento è causata dalla non corrispondenza tra i dati di origine e le impostazioni della struttura e dei campi della tabella di destinazione. Per evitare il problema, aprire la tabella di destinazione in visualizzazione Struttura e verificare quanto segue:
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Prima riga Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo definito di origine non contiene intestazioni di colonna, verificare che la posizione e il tipo di dati di ogni colonna del foglio di lavoro di origine corrispondano a quelli del campo corrispondente della tabella. Se la prima riga contiene intestazioni di colonna, non è necessario che l'ordine delle colonne e dei campi corrisponda, ma il nome e il tipo di dati di ogni colonna deve corrispondere esattamente al rispettivo campo.
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Campi mancanti o aggiuntivi Se uno o più campi nel foglio di lavoro di origine non esistono nella tabella di destinazione, aggiungerli prima di avviare l'operazione di importazione. Se invece la tabella contiene campi non esistenti nell'origine, non sarà necessario eliminarli dalla tabella purché accettino valori Null.
Suggerimento: Un campo accetta valori Null se la relativa proprietà Richiesto è impostata su No e l'impostazione della proprietà Valido se non impedisce l'utilizzo di valori Null.
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Chiave primaria Se la tabella contiene un campo chiave primaria, il foglio di lavoro o l'intervallo di origine deve disporre di una colonna contenente valori compatibili con il campo chiave primaria e i valori di chiave importati devono essere univoci. Se un record importato contiene un valore di chiave primaria già esistente nella tabella di destinazione, durante l'operazione di importazione verrà visualizzato un messaggio di errore.
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Campi indicizzati Se la proprietà Indicizzato di un campo della tabella è impostata su Sì (Duplicati non ammessi), la colonna corrispondente del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine deve contenere valori univoci.
Procedere con i passaggi successivi per eseguire l'operazione di importazione.
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Avviare l'operazione di importazione
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La posizione dell'Importazione guidata/Collegamento guidato varia leggermente in base alla versione di Access. Scegliere la procedura corrispondente alla versione di Access:
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Se si usa la versione più recente del Microsoft 365, Access 2021 o Access 2019, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Nuova origine dati > Da file > Excel.
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Se si usa Access 2016, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Excel.
Nota: La scheda Dati esterni è disponibile solo se è aperto un database.
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Nella casella Nome file della finestra di dialogo Carica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel specificare il nome del file di Excel contenente i dati da importare.
-oppure-
Fare clic su Sfoglia e utilizzare la finestra di dialogo Apri file per individuare il file che si desidera importare.
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Specificare la modalità di memorizzazione dei dati importati.
Per memorizzare i dati in una nuova tabella, selezionare Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente. Verrà in seguito richiesto di assegnare un nome alla tabella.
Per accodare i dati a una tabella esistente, selezionare Accoda una copia dei record alla tabella e quindi selezionare una tabella nell'elenco a discesa. Questa opzione non è disponibile se nel database non sono presenti tabelle.
Per eseguire il collegamento all'origine dati creando una tabella collegata, vedere la sezione Eseguire il collegamento a dati di Excel più avanti in questo articolo.
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Fare clic su OK.
Verrà avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo, che consente di eseguire in modo semplificato il processo di importazione. Procedere con i passaggi successivi.
Utilizzare l'Importazione guidata Foglio di calcolo
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Nella prima pagina della procedura guidata selezionare il foglio di lavoro contenente i dati che si desidera importare e quindi fare clic su Avanti.
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Nella seconda pagina della procedura guidata, fare clic su Mostra fogli di lavoro o Mostra intervalli definiti, selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo definito che si desidera importare e quindi fare clic su Avanti.
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Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine contiene i nomi dei campi, selezionare Intestazioni di colonne nella prima riga e quindi fare clic su Avanti.
In caso di importazione dei dati in una nuova tabella di Access, le intestazioni di colonna vengono utilizzate per assegnare un nome ai campi della tabella. Tali nomi possono essere modificati durante o dopo l'operazione di importazione. In caso di accodamento di dati a una tabella esistente, verificare che le intestazioni di colonna nel foglio di lavoro di origine corrispondano esattamente ai nomi dei campi nella tabella di destinazione.
In caso di accodamento di dati a una tabella esistente, andare direttamente al passaggio 6. In caso di aggiunta dei dati a una nuova tabella, eseguire i passaggi rimanenti.
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Verrà richiesto di verificare le proprietà dei campi. Fare clic su una colonna nella metà inferiore della pagina per visualizzare le proprietà del campo corrispondente. Facoltativamente, eseguire una delle operazioni seguenti:
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Verificare e modificare, se necessario, il nome e il tipo di dati del campo di destinazione.
Le prime otto righe di ogni colonna vengono esaminate in Access per suggerire il tipo di dati per il campo corrispondente. Se nelle prime otto righe di una colonna del foglio di lavoro sono contenuti tipi diversi di valori, ad esempio testo e numeri, verrà suggerito un tipo di dati compatibile con tutti i valori della colonna, in genere il tipo di dati Testo. Nonostante sia possibile scegliere un tipo di dati diverso, tenere presente che i valori non compatibili con il tipo di dati scelto verranno ignorati o convertiti in modo non corretto durante il processo di importazione. Per ulteriori informazioni sulle procedure per la correzione dei valori mancanti o non corretti, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti di seguito in questo articolo.
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Per creare un indice basato sul campo, impostare la proprietà Indicizzato su Sì.
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Per omettere completamente una colonna di origine, selezionare la casella di controllo Non importare campo (salta).
Fare clic su Avanti dopo aver selezionato tutte le opzioni desiderate.
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Nella schermata successiva, specificare una chiave primaria per la tabella. Se si seleziona Chiave primaria aggiunta automaticamente, verrà aggiunto un campo di tipo Contatore come primo campo della tabella di destinazione e tale campo verrà popolato automaticamente con valori di ID univoci a partire da 1. Fare clic su Avanti.
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Nella schermata finale della procedura guidata specificare un nome per la tabella di destinazione. Nella casella Importa nella tabella digitare un nome per la tabella. Se la tabella esiste già, verrà richiesto se si desidera sovrascrivere il contenuto esistente della tabella. Fare clic su Sì per continuare oppure su No per specificare un nome diverso per la tabella di destinazione e quindi fare clic su Fine per importare i dati.
Se l'importazione di alcuni o di tutti i dati con Access riesce, viene visualizzata una pagina della procedura guidata contenente lo stato dell'operazione di importazione. È anche possibile salvare i dettagli dell'operazione come specifica in modo da poterli usare in futuro. Se invece l'operazione ha esito completamente negativo, viene visualizzato il messaggio Errore nel tentativo di importare il file.
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Fare clic su Sì per salvare i dettagli dell'operazione per utilizzi futuri. Il salvataggio dei dettagli consente di ripetere in seguito l'operazione senza dover completare ogni volta i passaggi della procedura guidata.
Per informazioni su come salvare i dettagli di una specifica salvata, vedere Salvare i dettagli di un'operazione di importazione o esportazione come specifiche.
Per informazioni su come eseguire le specifiche di importazione o collegamento salvate, vedere Eseguire una specifica salvata di importazione o esportazione.
Per informazioni su come pianificare le attività di importazione e collegamento in modo che vengano eseguite in orari specifici, vedere Pianificare una specifica di importazione o esportazione.
Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti
La visualizzazione del messaggio Errore nel tentativo di importare il file indica che l'operazione di importazione ha avuto esito completamente negativo. Se invece nel corso dell'importazione viene visualizzata una finestra di dialogo in cui viene richiesto di salvare i dettagli dell'operazione, significa è stato possibile importare alcuni o tutti i dati. Nel messaggio di stato viene inoltre specificata la tabella del log degli errori contenente la descrizione degli eventuali errori che si sono verificati durante l'operazione di importazione.
Importante: Anche se nel messaggio di stato viene indicato che l'operazione è stata completata correttamente, è consigliabile esaminare il contenuto e la struttura della tabella per verificarne la correttezza prima di iniziare a utilizzarla.
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Aprire la tabella di destinazione in visualizzazione Foglio dati per controllare se tutti i dati sono stati aggiunti alla tabella.
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Aprire la tabella in visualizzazione Struttura per verificare il tipo di dati e le altre impostazioni delle proprietà dei campi.
Nella tabella seguente vengono descritti i passaggi che è possibile eseguire per correggere valori mancanti o non corretti.
Suggerimento: Quando si risolvono i problemi relativi ai risultati, se si riscontrano soltanto alcuni valori mancanti è possibile aggiungerli manualmente alla tabella. Se invece si riscontra la mancanza o l'importazione non corretta di intere colonne o di un numero elevato di valori, è consigliabile correggere il problema nel file di origine. Dopo aver corretto tutti i problemi noti, ripetere l'operazione di importazione.
Problema |
Risoluzione |
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Elementi grafici |
Gli elementi grafici, ad esempio logo, grafici e immagini, non possono essere importati. Aggiungerli manualmente al database al termine dell'operazione di importazione. |
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Valori calcolati |
Vengono importati i risultati di celle o colonne calcolate, ma non la formula sottostante. Durante l'operazione di importazione, è possibile specificare un tipo di dati compatibile con i risultati della formula, ad esempio Numerico. |
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Valori VERO/FALSO e -1/0 |
Se il foglio di lavoro o l'intervallo di origine include una colonna contenente soltanto valori VERO o FALSO, in Access viene creato un campo Sì/No per la colonna e nel campo vengono inseriti valori -1 o 0. Se tuttavia il foglio di lavoro o l'intervallo di origine include una colonna contenente soltanto valori -1 o 0, per la colonna viene creato un campo numerico per impostazione predefinita. Per evitare il problema, è possibile modificare il tipo di dati del campo in Sì/No durante l'operazione di importazione. |
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Campi multivalore |
Quando si importano dati in una nuova tabella o si accodano dati a una tabella esistente, in Access il supporto di più valori in un campo non è abilitato, anche se la colonna di origine contiene un elenco di valori separati da punto e virgola (;). L'elenco dei valori viene considerato come un valore singolo e inserito in un campo di testo. |
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Dati troncati |
Se i dati risultano troncati in una colonna della tabella di Access, provare a incrementare la larghezza della colonna in visualizzazione Foglio dati. Se il problema non viene risolto, i dati di una colonna numerica di Excel superano le dimensioni consentite per il campo di destinazione in Access. È ad esempio possibile che la proprietà Dimensione campo del campo di destinazione sia impostata su Byte in un database di Access ma che i dati di origine contengano un valore superiore a 255. Correggere i valori nel file di origine e riprovare a eseguire l'importazione. |
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Formato di visualizzazione |
Potrebbe essere necessario impostare la proprietà Formato di determinati campi in visualizzazione Struttura per garantire la corretta visualizzazione dei valori in visualizzazione Foglio dati. Ad esempio:
Nota: Se il foglio di lavoro di origine contiene testo formattato, ad esempio in grassetto, sottolineato o in corsivo, il testo viene importato ma la formattazione non viene mantenuta. |
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Valori duplicati (errore di violazione di chiave) |
È possibile che i record importati contengano valori duplicati che non possono essere memorizzati nel campo chiave primaria della tabella di destinazione o in un campo la cui proprietà Indicizzato è impostata su Sì (Duplicati non ammessi). Eliminare i valori duplicati nel file di origine e riprovare a eseguire l'importazione. |
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Valori di dati con differenza di 4 anni |
È possibile che i campi di data importati da un foglio di lavoro di Excel differiscano di quattro anni. Excel per Windows può usare due sistemi data:
È possibile impostare il sistema data in Opzioni di Excel: Opzioni > file > Avanzate > Usare il sistema data 1904. Nota: Se si esegue l'importazione da una cartella di lavoro con estensione xlsb, viene sempre utilizzato il sistema data 1900, indipendentemente dall'impostazione Sistema data. Prima di importare i dati, modificare il sistema data della cartella di lavoro di Excel oppure, dopo l'accodamento dei dati, eseguire una query di aggiornamento con l'espressione [nome campo data] + 1462 per correggere le date. Excel per Macintosh usa solo il sistema data 1904. |
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Valori Null |
È possibile che al termine dell'operazione di importazione venga visualizzato un messaggio di errore relativo a dati eliminati o persi durante l'operazione oppure è possibile riscontrare alcuni valori vuoti nei campi all'apertura della tabella in visualizzazione Foglio dati. Se le colonne di origine di Excel non sono formattate o se le prime otto righe di origine contengono valori di tipi di dati diversi, aprire il foglio di lavoro di origine ed eseguire le operazioni seguenti:
I passaggi precedenti consentono di ridurre al minimo la presenza di valori Null. Nella tabella seguente sono elencati i casi in cui vengono comunque visualizzati valori Null.
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Valori di data sostituiti da valori numerici |
Anziché i valori di data effettivi, verranno visualizzati numeri di cinque cifre apparentemente casuali nelle situazioni seguenti:
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Valori numerici sostituiti da valori di data |
Anziché i valori numerici effettivi, verranno visualizzati valori di data apparentemente casuali nelle situazioni seguenti:
Per evitare il problema, sostituire i valori numerici con valori di data nella colonna di origine e riprovare a eseguire l'importazione. |
Può inoltre rivelarsi opportuno rivedere la tabella del log degli errori, citata nell'ultima pagina della procedura guidata, in visualizzazione Foglio dati. La tabella dispone dei tre campi Errore, Campo e Riga. Ogni riga contiene informazioni su un errore specifico e il contenuto del campo Errore consentirà di risolvere il problema.
Stringhe di errore e suggerimenti per la risoluzione dei problemi
Errore |
Descrizione |
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Campo troncato |
Un valore nel file presenta dimensioni troppo elevate rispetto all'impostazione della proprietà Dimensione campo del campo. |
Errore di conversione tra tipi |
Il tipo di dati di un valore del foglio di lavoro non è corretto per il campo. Il valore potrebbe risultare mancante o non corretto nel campo di destinazione. Per ulteriori informazioni sulla risoluzione di questo problema, vedere la tabella precedente. |
Violazione di chiave |
Il valore di chiave primaria del record è un duplicato, ovvero esiste già nella tabella. |
Errore di regola di convalida |
Un valore viola la regola impostata utilizzando la proprietà Valido se per il campo o la tabella. |
Valori Null nel campo Richiesto |
Nel campo non è ammesso un valore Null, poiché la relativa proprietà Richiesto è impostata su Sì. |
Valore Null nel campo Contatore |
I dati importati contengono un valore Null che si è tentato di accodare a un campo Contatore. |
Record non analizzabile |
Un valore di testo contiene il carattere di delimitazione di testo, generalmente delle virgolette doppie. Ogni volta che un valore contiene il carattere di delimitazione, questo deve essere ripetuto due volte nel file di testo, ad esempio: Articolo ""Londra"" |
Eseguire il collegamento a dati di Excel
Il collegamento di un database di Access con dati in un'altra applicazione consente di utilizzare gli strumenti per query e report disponibili in Access senza dover mantenere una copia dei dati di Excel nel database.
In caso di collegamento di un foglio di lavoro o un intervallo definito di Excel, in Access viene creata una nuova tabella collegata alle celle di origine. Qualsiasi modifica apportata alle celle di origine in Excel viene visualizzata nella tabella collegata. Non è tuttavia possibile modificare il contenuto della tabella corrispondente in Access. Se si desidera aggiungere, modificare o eliminare dati, è necessario apportare le modifiche nel file di origine.
Scenari comuni per il collegamento a un foglio di lavoro di Excel da Access
In genere, risulta utile collegare un foglio di lavoro di Excel anziché importarlo nei seguenti casi:
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Si desidera continuare a mantenere i dati in fogli di lavoro di Excel, usufruendo tuttavia delle potenti funzionalità di query e creazione di report offerte da Access.
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Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma i dati delle origini esterne utilizzate sono contenuti in fogli di lavoro di Excel. Non si intende mantenere copie dei dati esterni, ma si desidera essere in grado di utilizzarli in Access.
Esecuzione del collegamento a un foglio di lavoro di Excel per la prima volta
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Non è possibile creare un collegamento a un database di Access da Excel.
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Quando si esegue il collegamento a un file di Excel, in Access viene creata una nuova tabella, in genere definita tabella collegata. La tabella contiene i dati del foglio di lavoro o dell'intervallo definito di origine, ma non determina l'effettiva memorizzazione dei dati nel database.
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Non è possibile collegare dati di Excel a una tabella esistente del database. Non è pertanto possibile accodare dati a una tabella esistente eseguendo un'operazione di collegamento.
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Un database può contenere più tabelle collegate.
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Qualsiasi modifica apportata ai dati in Excel si riflette automaticamente nella tabella collegata. Il contenuto e la struttura di una tabella collegata in Access, tuttavia, sono di sola lettura.
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Quando si apre una cartella di lavoro di Excel in Access, impostando l'opzione Microsoft Excel nella casella di riepilogo Tipo file e selezionando il file desiderato nella finestra di dialogo Apri file, in Access verrà creato un database vuoto e verrà avviato automaticamente il Collegamento guidato Foglio di calcolo.
Preparare i dati di Excel
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Trovare il file di Excel e il foglio di lavoro oppure un intervallo che contiene i dati a cui collegarsi. Se non si vuole eseguire il collegamento all'intero foglio di lavoro, può essere utile definire un intervallo denominato contenente soltanto le celle da collegare.
Creare un intervallo denominato in Excel (facoltativo, utile se si vuole collegare solo parte dei dati del foglio di lavoro)-
Passare a Excel e visualizzare il foglio di lavoro in cui si vuole definire un intervallo denominato.
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Selezionare l'intervallo delle celle che contengono i dati a cui si desidera eseguire il collegamento.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno dell'intervallo selezionato e scegliere Inserisci nome intervallo o Definisci nome.
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Nella finestra di dialogo Nuovo nome specificare un nome per l'intervallo nella casella Nome e quindi fare clic su OK.
Durante un'operazione di collegamento, è possibile eseguire il collegamento soltanto a un foglio di lavoro o un intervallo per volta. Per il collegamento a dati in più posizioni all'interno di una cartella di lavoro, ripetere l'operazione di collegamento per ogni foglio di lavoro o intervallo.
-
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Rivedere i dati di origine e intervenire come descritto nella tabella seguente.
Elemento
Descrizione
Formato tabulare
Verificare che le celle siano in formato tabulare. Se l'intervallo include celle unite, il contenuto della cella viene inserito nel campo corrispondente alla colonna più a sinistra e gli altri campi vengono lasciati vuoti.
Omissione di colonne e righe
Non è possibile omettere colonne e righe di origine durante l'operazione di collegamento. È tuttavia possibile nascondere i campi e filtrare i record aprendo la tabella collegata in visualizzazione Foglio dati dopo l'importazione in Access.
Numero di colonne
Il numero delle colonne di origine non può essere superiore a 255, poiché Access non supporta più di 255 campi in una tabella.
Colonne, righe e celle vuote
Eliminare tutte le colonne e le righe vuote non necessarie dell'intervallo o del foglio di lavoro di Excel. Se sono presenti celle vuote, provare ad aggiungere i dati mancanti.
Valori di errore
Se una o più celle del foglio di lavoro o dell'intervallo contengono valori di errore, correggerli prima di avviare l'operazione di collegamento. Se un foglio di lavoro o un intervallo di origine contiene valori di errore, in Access verrà inserito un valore Null nel campo corrispondente della tabella.
Tipo di dati
Non è possibile modificare il tipo di dati o le dimensioni dei campi della tabella collegata. Prima di avviare l'operazione di collegamento, è necessario verificare che ogni colonna contenga dati di un tipo specifico.
Se una colonna include valori di tipi di dati diversi, è consigliabile eseguirne la formattazione. La colonna N. volo di un foglio di lavoro, ad esempio, può contenere campi numerici e di testo quali 871, AA90 e 171. Per evitare valori mancanti o non corretti, eseguire le operazioni seguenti:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna e quindi scegliere Formato celle.
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Nella scheda Numero selezionare un formato in Categoria.
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Fare clic su OK.
Prima riga
Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo definito contiene i nomi delle colonne, è possibile specificare che durante l'operazione di collegamento i dati della prima riga vengano considerati da Access come nomi dei campi. Se nel foglio di lavoro non sono presenti nomi di colonna o se uno specifico nome di colonna viola le regole per la denominazione dei campi di Access, in Access verrà assegnato un nome valido per ogni campo corrispondente.
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Chiudere il file di origine, se aperto.
Preparare il database di destinazione
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Aprire il database in cui si desidera creare il collegamento. Verificare che il database non sia di sola lettura e di disporre delle autorizzazioni necessarie per apportarvi modifiche.
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Se non si vuole archiviare il collegamento in uno dei database esistenti, creare un database vuoto: Fare clic sulla scheda File, scegliere Nuovo e quindi fare clic su Database vuoto.
È ora possibile avviare l'operazione di collegamento.
Creare il collegamento
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La posizione dell'Importazione guidata/Collegamento guidato varia leggermente in base alla versione di Access. Scegliere la procedura corrispondente alla versione di Access:
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Se si usa la versione più recente della versione in abbonamento Microsoft 365 di Access, Access 2021 o Access 2019, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Nuova origine dati > Da file > Excel.
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Se si usa Access 2016 o Access 2013, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Excel.
Nota: La scheda Dati esterni è disponibile solo se è aperto un database.
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Nella casella Nome file della finestra di dialogo Carica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel specificare il nome del file di Excel di origine.
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Selezionare Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi fare clic su OK.
Verrà avviato il Collegamento guidato Foglio di calcolo, che consente di eseguire in modo semplificato il processo di collegamento.
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Nella prima pagina della procedura guidata selezionare un foglio di lavoro o un intervallo definito e fare clic su Avanti.
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Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine contiene i nomi dei campi, selezionare Intestazioni di colonne nella prima riga. Le intestazioni di colonna vengono utilizzate da Access per assegnare un nome ai campi della tabella. Se include determinati caratteri speciali, un nome di colonna non può essere utilizzato come nome di campo in Access. In questi casi, viene visualizzato un messaggio di errore che indica che Access assegnerà un nome valido al campo. Fare clic su OK per continuare.
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Nella pagina finale della procedura guidata specificare un nome per la tabella collegata e quindi fare clic su Fine. Se esiste già una tabella con il nome specificato, verrà richiesto se si desidera sovrascrivere la tabella o la query esistente. Fare clic su Sì per sovrascrivere la tabella o la query oppure su No per specificare un nome diverso.
Verrà eseguito un tentativo di creare la tabella collegata. Se l'operazione ha esito positivo, verrà visualizzato il messaggio Collegamento della tabella completato. Aprire la tabella collegata ed esaminare i campi e i dati per verificare la visualizzazione dei dati corretti in tutti i campi.
In caso di valori di errore o dati non corretti, sarà necessario risolvere i problemi relativi ai dati di origine. Per ulteriori informazioni sulla risoluzione dei problemi relativi a valori di errore o non corretti, vedere la sezione seguente.
Risolvere i problemi relativi a #Num! e ad altri valori non corretti in una tabella collegata
Anche se viene visualizzato il messaggio Collegamento della tabella completato, è consigliabile aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati per verificare che righe e colonne contengano i dati corretti.
Se si riscontrano errori o dati non corretti in qualsiasi punto della tabella, intervenire nel modo corretto come descritto nella tabella seguente e quindi riprovare a eseguire il collegamento. Tenere presente che non è possibile aggiungere valori direttamente alla tabella collegata, poiché è di sola lettura.
Problema |
Risoluzione |
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Elementi grafici |
Non è possibile eseguire il collegamento agli elementi grafici in un foglio di lavoro di Excel, ad esempio logo, grafici e immagini. |
Formato di visualizzazione |
Potrebbe essere necessario impostare la proprietà Formato di determinati campi in visualizzazione Struttura per garantire la corretta visualizzazione dei valori in visualizzazione Foglio dati. |
Valori calcolati |
I risultati di celle o colonne calcolate vengono visualizzati nel campo corrispondente, ma non è possibile visualizzare la formula o l'espressione in Access. |
Valori di testo troncati |
Incrementare la larghezza della colonna in visualizzazione Foglio dati. Se non viene comunque visualizzato l'intero valore, è possibile che il valore sia di lunghezza superiore a 255 caratteri. Poiché Access supporta il collegamento soltanto dei primi 255 caratteri, è consigliabile importare i dati anziché eseguire il collegamento. |
Messaggio di errore di overflow in campo numerico |
La tabella collegata potrebbe sembrare corretta, ma in seguito, quando si esegue una query sulla tabella, potrebbe essere visualizzato un messaggio di errore di overflow del campo numerico . Ciò può verificarsi a causa di un conflitto tra il tipo di dati di un campo nella tabella collegata e il tipo di dati archiviati in tale campo. |
Valori VERO o FALSO e -1 o 0 |
Se il foglio di lavoro o l'intervallo di origine include una colonna contenente soltanto valori VERO o FALSO, per la colonna viene creato in Access un campo Sì/No nella tabella collegata. Se tuttavia il foglio di lavoro o l'intervallo di origine include una colonna contenente soltanto valori -1 o 0, per la colonna viene creato un campo numerico per impostazione predefinita e non sarà possibile modificare il tipo di dati del campo corrispondente della tabella. Se si desidera disporre di un campo Sì/No nella tabella collegata, verificare che la colonna di origine includa valori VERO e FALSO. |
Campi multivalore |
In Access il supporto di più valori in un campo non è abilitato, anche se la colonna di origine contiene un elenco di valori separati da punto e virgola (;). L'elenco dei valori viene considerato come un valore singolo e inserito in un campo di testo. |
#Num! |
Il valore di errore #Num! viene visualizzato in Access in sostituzione dei dati effettivi di un campo nelle situazioni seguenti:
Per ridurre al minimo le istanze di valori Null nella tabella, eseguire le operazioni seguenti:
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Valori numerici anziché valori di data |
Se in un campo viene rilevato un numero di cinque cifre apparentemente casuale, verificare se la colonna di origine contiene prevalentemente valori numerici ma include anche alcuni valori di data. I valori di data in colonne numeriche vengono convertiti in modo non corretto in un numero. Sostituire i valori di data con valori numerici e quindi riprovare a eseguire il collegamento. |
Valori di data anziché valori numerici |
Se in un campo viene rilevato un valore di data apparentemente casuale, verificare se la colonna di origine contiene prevalentemente valori di data ma include anche alcuni valori numerici. I valori numerici in colonne di data vengono convertiti in modo non corretto in una data. Sostituire i valori numerici con valori di data e quindi riprovare il collegamento. |