Gambaran Umum: Tata kelola, izin, dan berbagi situs untuk pemilik situs

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Mampu membuat subsitus baru secara spontan bisa menjadi manfaat besar bagi grup, tetapi pembuatan situs yang tidak terbatas bisa di luar kendali. Ketika subsitus menjamur dengan bebas, masalah dapat muncul. Misalnya:

• Sulit bagi pengguna untuk menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan apakah mereka memilikinya.

• Informasi dapat diduplikasi dalam beberapa subsitus, menggunakan ruang penyimpanan yang mahal, dan memerlukan upaya duplikat untuk mempertahankan.

• Informasi kedaluarsa bisa berada di subsitus, berpotensi untuk bertahun-tahun, muncul dalam hasil pencarian. Mungkin sulit untuk mengetahui versi informasi apa yang benar.

• Mengelola izin untuk banyak subsitus dapat menjadi tugas utama, dan pengguna mungkin secara tidak sengaja berakhir dengan akses ke informasi yang seharusnya tidak mereka miliki.

• Saat karyawan keluar dari grup, subsitus yang mereka buat mungkin ditinggalkan, menciptakan hasil pencarian yang membingungkan dan berlumpur untuk pengguna situs yang tersisa.

Anda bisa menghemat waktu dan energi jika Anda mengatur beberapa kebijakan untuk pembuatan situs yang membahas area berikut:

• Siapa yang diperbolehkan membuat subsitus?

• Apakah subsitus baru perlu disetujui terlebih dahulu? Jika demikian, apa kriteria untuk persetujuan, dan siapa yang memberikan persetujuan?

• Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang sudah mapan?

• Berapa banyak informasi yang mungkin disimpan di situs? Artinya, berapa banyak ruang disk server yang bisa dibutuhkan?

• Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?

• Berapa lama informasi akan disimpan pada subsitus sebelum dihapus atau diarsipkan?

Lihat Membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi misi-penting organisasi Anda berada pada seberapa aman Anda membuat situs Anda — khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda.

Memberikan dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan merupakan salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat saat Anda mengembangkan strategi izin.

• Ikuti Prinsip Hak Istimewa Terkecil: Memberi orang tingkat izin terendah yang mereka perlukan untuk melakukan tugas yang ditetapkan.

• Memberi orang akses dengan menambahkan mereka ke grup standar dan default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik). Buat sebagian besar orang menjadi anggota grup Anggota atau Pengunjung, dan batasi jumlah orang dalam grup Pemilik.

• Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang bersih dan mudah divisualisasikan. Yaitu, hindari pemberian izin kepada individu, sebagai gantinya bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, miliki subsitus hanya mewarisi izin dari situs tim Anda, daripada memiliki izin unik.

• Atur konten Anda untuk memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan segmenting konten Anda menurut tingkat keamanan - buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada membuatnya tersebar di pustaka yang lebih besar dan diproteksi oleh izin unik.

Lihat Memahami tingkat izin di SharePoint atau Mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau item individual untuk informasi tentang izin pengaturan.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs seperti daftar isi buku: Ini menentukan bagaimana informasi di situs itu — halaman web, dokumen, daftar, dan datanya — ditata dan disajikan kepada pengguna situs. Arsitektur informasi sering direkam sebagai daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lainnya.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi yang akan disajikan di situs. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana cara menerjemahkannya ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan seterusnya?

• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?

• Bagaimana pengguna situs akan menavigasi melalui situs?

• Bagaimana informasi akan ditargetkan pada audiens tertentu?

• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda tangani memiliki nilai tinggi untuk perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh aturan kepatuhan peraturan, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan hati-hati.

Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten dikelola. Misalnya:

Mengharuskan check-out file

Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang yang bisa mengedit file hingga file di-check in. Mengharuskan dokumen untuk di-check out mencegah beberapa orang membuat perubahan pada saat yang sama, yang bisa membuat konflik pengeditan dan menyebabkan kebingungan. Mengharuskan check-out juga dapat membantu mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka melakukan check in file, sehingga Anda bisa lebih mudah melacak apa yang telah diubah dalam setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check out file.

Melacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi file sebelumnya, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan, dan memulihkan file. Anda dapat memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru ke manual, dan beberapa versi sebagai minor, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Bagaimana cara kerja penerapan versi dalam daftar atau pustaka?.

Siklus hidup dan penghentian situs

Situs seperti tempat kerja dokumen dan situs diskusi cenderung berkeliaran setelah situs tersebut tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan yang berharga dan hasil pencarian yang berlumpur. Ada baiknya mengatur jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali dalam setahun) untuk melihat apakah situs tersebut layak disimpan.

Ada baiknya untuk diingat juga, bahwa model tata kelola organisasi Anda yang lebih besar mungkin juga sedang mencari situs basi. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang belum tersentuh selama 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima peringatan email bahwa hal ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus hidup dan pensiun, lihat Kebijakan penutupan situs.