Applies ToProject Online asztali kliens Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013

A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása

Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma.

A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek.

A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács

Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe vennie: a projekt költségét, a termékek hatókörét és az időt. Ezek gyakran háromszögként jelennek meg. A háromszög egyik pontját nem módosíthatja anélkül, hogy a többit befolyásolná.A projektek háromszöge

Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:

  • A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.

  • Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.

  • A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.

Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára:    Bármilyen körültekintően is tervez meg egy projektet, a problémák felbukkanása nem előzhető meg. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.

Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • A fontosabb tevékenységekre kell nagyobb hangsúlyt fektetni:    Egyes tevékenységek fontosabbak a többinél, különösen a problémamegoldás során. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A heti állapotjelentések beszerzése a munkatársaktól néha problémássá válik. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok:    A rutinos projektvezetők is kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy projekt szoros felügyeletet igényel, hogy ne lépje túl a költségvetését.

A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.

Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • Alapterv készítése a projekthez:    Az ütemterv kialakítását követően mentsen egy alaptervet. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A projektek komplexitásának növelésével párhuzamosan egyre kifinomultabb módszerekkel gyűjtheti be a heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

  • A megtermelt érték elemzésének szerepe:    A megtermelt értékekről készült elemzéssel könnyebben megállapítható, hogy a projekt jó úton halad-e.

A projektek figyelemmel kísérése

Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése

A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető.

Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e.

Ütemezési tényezők megtekintése és nyomon követése

Ismerje meg, hogyan van ütemezve a projekt. Láthatja, hogy a tevékenységütemezés módosításai hogyan befolyásolják a projekt befejezési dátumát.

A projekt kritikus útjának megjelenítése

Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni.

A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez

Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására.

Alapterv beállítása és mentése

Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást.

Jelentés készítése a potenciális problémákról

Grafikus jelentések készítése és testreszabása a projekt előrehaladásáról. Tekintse meg ezeket a jelentéseket a Projectben, vagy exportálja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointba, a Word vagy az Excelbe.

Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével

A megtermelt érték segít megválaszolni a következőhöz hasonló kérdéseket: "A projektben eddig elvégzett munka mennyiségét tekintve mennyi pénzt kellett volna elköltenünk?" vagy "Időben befejezzük?"

Vissza a lap tetejére

Problémák orvoslása

A kezdési vagy befejezési dátum módosítása

Olyan dátumot válasszon, amely az aktuális terv dátumánál korábbi dátummal kezdődik vagy fejeződik be. Ha ez a projekt egyik lehetősége, először próbálja meg módosítani a kezdési dátumot.

Tevékenység időtartamának módosítása

A befejezési dátum megjelenítéséhez csökkentse a tevékenységek időtartamát. Győződjön meg arról, hogy csökkenti a kritikus tevékenységek időtartamát, amelyek a legnagyobb hatással vannak a projekt befejezési dátumára.

Tevékenység máshoz rendelése

Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között.

Tevékenység felosztása

Egyetlen tevékenységet feloszthat, ha több olyan elemet tartalmaz, amelyeken különböző erőforrások egyidejűleg dolgozhatnak. Ha egy kritikus útvonalú tevékenységet különböző hozzárendelésekkel rendelkező elemekre bont, akkor előfordulhat, hogy megfelel a befejezési dátumnak.

Újabb csapattagok felvétele egy projektbe

Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez.

Csapattag eltávolítása egy projektből

Ha eltávolítja a személyeket a tevékenységekből, a projekt befejezési dátumát is behozhatja. Ha egy feladaton túl sok ember vagy nem megfelelő személyek dolgoznak, kommunikációs problémákat okozhatnak, amelyek növelhetik a feladat időtartamát.

A munkanapok módosítása a projektnaptárban

A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat.

Kérdés feltevése a Project-fórumban

A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek.

Projektinformációk közlése

Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk.

A projektvezetés során kötendő kompromisszumok

A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. A projektvezetőnek e tényezők között kell napról napra egyensúlyt teremtenie, hogy a projekt sikeres lehessen. A cikkben megismerkedhet a három tényező kezelési módjával.

A Project tevékenységütemezése

Ahogy a Project módosítja az ütemtervet, előfordulhat, hogy a tevékenységek váratlanul mozognak. Értse meg a nagy "Miért?" a Project hatékony ütemezési motorja mögött.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.