Applies ToProject Online asztali kliens Project Standard 2024 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013

Csapaton belüli kommunikáció

A projektinformációk kommunikálása gyakran nehéz feladat, legyen szó akár a csapat állapotadatainak lekéréséről, akár a projekt állapotának a vezetőkkel való kommunikációjáról.

Megtudhatja, mikor és hogyan kommunikálhat és jelentheti a projektinformációkat. Ellenkező esetben a hatékony együttműködés szenved, és a projekt sikere veszélyben lehet.

A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .

  • Az érdekelt felek listázása    A projekt megkezdése előtt derítse ki, kik az érintettek. Egy projekt elakadásának egyik biztos módja, ha elfelejt egy kritikus résztvevőt, aki nem befolyásolja a projektet.

  • Korai kommunikációs terv létrehozása    A projekt megkezdése előtt tervezzen kommunikációs stratégiákat és folyamatokat a projektbe. Még jobb, ha a kommunikációs folyamatok feladatként jelennek meg a projekt első soraiban, így az együttműködés ezen kritikus része mindenki elkötelezettségévé válik.

  • Gyakori kommunikáció    Ha hetente egyszer gyűjt feladatállapot-információkat, az az eszkalálás előtt azonnal elháríthatja a problémákat. Ha ennél gyakrabban kommunikál, előfordulhat, hogy a csapattagok nem küldenek frissítéseket a felkészülésük során eltelt idő miatt.

  • Problémák keresése    Ha úgy tűnik, minden jól megy, mert nem hallott semmi negatívat, valószínűleg a baj felé tart. Még a legjobban futtatott projektek is problémákba ütköznek. Az a feladatod, hogy megtaláld őket, mielőtt nagyobb problémákba ütköznének.

  • A megfelelő technológia használata    Ismerje meg a csapattag és az érdekelt felek kommunikációs igényeit. Előfordulhat például, hogy a feladatállapotról jelentést készítő csapattagok e-mailt vagy Project Online szeretnének használni, míg a vezetők a jól bemutatott diagramokat vagy kimutatásokat részesítik előnyben. Íme azoknak a programoknak a listája, amelyekkel segíthet a kommunikációban.

Alkalmazás

Előnyök

Hátrányok

Project

  • Beépített bemutatóeszközökkel rendelkezik az érdekelt felek minden szintjén.

  • Könnyen megértheti az idősor- és csapattervező nézeteket.

  • Adatok exportálása az Excelbe és a Visióba összetett adatok kommunikációja céljából.

  • Előfordulhat, hogy a vállalat nem használja a Projectet.

  • Előfordulhat, hogy a vállalat által dolgozandó projektek túl kicsik ahhoz, hogy kihasználják a hatékony ütemező szoftver előnyeit.

Project Online

  • Kiválóan alkalmas fejlett kommunikációs és jelentéskészítési projektinformációkra a szervezeten belül.

  • Több projekt vagy egy projektportfólió állapotát hasonlíthatja össze.

  • A kisebb vállalatoknak szüksége lehet tanácsadók segítségére a Project Online telepítéséhez és használatához.

Excel

  • A Project képes adatokat exportálni az Excelbe speciális elemzésekhez, például az ANOVA és a megtermelt érték elemzéséhez.

  • Ideális a projektek korai tervezéséhez vagy a Projecthez később hozzáadható magas szintű termékekhez.

  • Az Excel nem rendelkezik automatizált ütemezési funkciókkal az összetettebb projektekhez.

Word

  • Ideális az indítási fázisban, amikor meg kell osztania olyan tervezési dokumentumokat, mint a költségvetések és a termékek.

  • Nem ideális a vezetői résztvevők számára tartott vizuális bemutatókhoz. Használja inkább az Excel, a Visio, a PowerPoint vagy a Project saját jelentésfunkcióját.

SharePoint

  • Szinkronizálási funkciókat kínál a Project Server nélkül. Az egyik feladatlista módosítása megjelenik a másikban.

PowerPoint

  • Ideális a vezetőknek tartott hatásos bemutatókhoz.

  • Az elemzők és mérnökök részletesebb diagramokat is kaphatnak az összetett költségvetés-elemzésekhez.

Visio

  • Előfordulhat, hogy túl sok információ jelenik meg a vezetői közönség számára. Használja inkább a Project saját jelentéskészítési funkcióit.

Microsoft Teams

  • Ideális a különböző helyeken található csapatok számára. A projektinformációkat megoszthatja csevegéssel, hanggal, videóval vagy online értekezletek során.

  • Előfordulhat, hogy egy informatikai részlegnek kell üzembe helyeznie.

Projektinformációk közlése

Állapotfrissítések ellenőrzése Project Online

Ha a csapata Project Online használ, töltse le a tevékenységállapot-frissítéseket a kiszolgálóról, mielőtt kommunikál a csapatával a projekt előrehaladásáról.

Az ütemterv haladásának nyomon követése – kezdőtől a szakértői szintig

Vannak egyszerű módszerek a haladás nyomon követésére, és összetettebb módszerek is léteznek. Keresse meg, hogyan működik a legjobban a projekt és a csapat számára.

Megtermelt érték információinak közlése

A megtermelt értékadatok rögzítése fejlettebb, de nagyon hatékony lépés a projekt teljesítményének jó és rossz megismeréséhez. Az ebből szerzett magas szintű tények az, amit az érintettek látni szeretnének.

Projektjelentés készítése

A Project segítségével bármilyen más szoftver használata nélkül hozhat létre és szabhat testre látványos grafikus jelentéseket a kívánt projektadatokról. Miközben dolgozik a projekten, a jelentések úgy változnak, hogy a legfrissebb információkat tükrözzék – nincs szükség manuális frissítésekre!

Szinkronizálás SharePoint-feladatlistával

A csapattagok megtekinthetik az ütemtervet, és frissíthetik a munkájukat a SharePointban, és a változások a Projectben is megjelennek. Ráadásul ez fordítva is működik.

A Microsoft 365 használata

Projektinformációk közlése a Microsoft 365 használatával. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban.

Tevékenységek módosításainak közzététele a kiszolgálón

Amikor módosításokat végez a tevékenységeken, tegye közzé ezeket a módosításokat a Project Online, hogy mindenki a megfelelő információkkal rendelkezik a munka folytatásához.

Kommunikáció a Microsoft Teamsszel

Ha a résztvevők nem tudnak eljönni egy értekezletre, a Teams használatával megoszthatja a projektinformációkat. PowerPoint-diák, Excel-munkalapok vagy OneNote-jegyzetfüzetek megosztása projekttervek megosztásához. Kapcsolatok részt vehetnek online értekezleteken az irodájukban, otthon vagy mobileszközükön.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.