Beágyazott javaslatok az Outlookban

Amikor e-mailt ír az Outlookban, javaslatokat kaphat az e-mailek kézbesítésének ütemezésére. További információ erről a funkcióról és használatáról a Küldés ütemezése az Outlookban című témakörben olvashat.

Amikor naptármeghívót olvas, észrevehet egy javaslatot, amely szerint foglaljon le időt a koncentrált munkához. Ez a javaslat akkor jelenik meg, ha nagy az értekezlet terhelése, így több ideje lesz mély munkát végezni.

Idő hozzáadása a naptárhoz:

1. Válassza a Javasolt időpontok megtekintése lehetőséget a megállapításban. Ekkor megnyílik egy ablaktábla, amelyen a következő hét minden napján elérhető fókuszidő-pontok érhetők el.

2. Válassza a naptár ikont a lefoglalni kívánt időpontokhoz. Az összes felsorolt időpont lefoglalásához válassza az Összes lefoglalása lehetőséget.

További információ a fókuszidőről.

Amikor e-mailt vagy naptármeghívót ír az Outlookban arról, hogy hamarosan távol lesz a munkától, javaslatot kaphat arra, hogy készüljön fel a szabadidere. Válassza a Terv lehetőséget a Távol töltött idő megtervezése ellenőrzőlista megnyitásához. Az ellenőrzőlista segítségével:

• Az összes értekezletet egy helyen oldhatja meg az ütemezett szabadidejéről szóló egyéni üzenettel.

• Írja meg automatikus válaszait, és értesítse csapatát a tervezett szabadidejéről.

• Ütemezze a fókuszidőt a tevékenységek becsomagolására a kezdés előtt, és hogy a visszatéréskor felzárkózhasson a munkához.

Ha egy értekezlet-összehívás ütközik egy meglévő fókuszidő-blokktal, előfordulhat, hogy javaslatot kap a fókuszidő átütemezésére, vagy javaslatot tehet egy új értekezlet időpontjára.

Új értekezleti időpont felajánlása:

1. Válassza a További elérhető időpontok megtekintése lehetőséget.

2. Jelöljön ki egy, az Ön számára megfelelő időblokkot a következő héten, amely új időpontot javasol az értekezlet szervezőjének.

A fókuszidő áthelyezése:

1. Válassza a Fókuszterület áthelyezése lehetőséget.

2. Válasszon egy új fókuszblokkot a következő hétre.

A következőkre vonatkozik: Viva Insights-előfizetéssel rendelkező felhasználók.

Amikor értekezlet-összehívást kap, előfordulhat, hogy javaslatot kap az értekezlet-előkészítési idő lefoglalására.

1. A javaslatban válassza a Foglalás időpontja lehetőséget, amely elfogadja a meghívást. 

2. Megnyílik a bővítménypanel. Válassza ki az előkészítési idő beállításait:

   1. Idő: Közvetlenül az értekezlet előtt, egy nappal az értekezlet előtt, vagy az értekezlet előtti hét utolsó munkanapján.

   2. Időtartam: 15 perc, 30 perc vagy 1 óra.

A kiválasztott beállítások alapján a Viva Insights egy üres helyet keres a naptárban, és ütemez egy "Felkészülési idő az [értekezlet neve] számára" nevű találkozót.

Amikor megjelenik ez a javaslat:

A Viva Insights akkor jeleníti meg ezt a javaslatot, ha az alábbi feltételek teljesülnek:

• Az értekezlet:

  • 11 vagy kevesebb meghívottja van.

  • Az ütemezés szerint 30 és 60 perc között tart.

  • Nem ismétlődik.

  • Még nem törölték.

  • A résztvevők válaszát igényli.

  • Nem privát.

  • Nincs "Szabad", "Máshol dolgozom" vagy "Nincs a gépnél" állapot.

• Ön:

  • Nyissa meg az értekezlet-összehívást legalább 15 perccel az értekezlet kezdete előtt.

  • A munkaidőben legalább 15 perc áll rendelkezésre az előkészítéshez.

  • Az elmúlt hét napban nem volt ellenszenve a résztvevők értekezlet-előkészítőinek.

  • Még nem foglalt elő előkészítési időt erre az értekezletre.

  • Kötelező értekezlet-résztvevőnek számítanak.

  • Nem utasította vissza az értekezletet.

Az értekezlet összeállítása arra ösztönzi, hogy alaposan gondolja át a magas költségű értekezletek időtartamát, gyakoriságát és meghívási listáját. Amikor új értekezletet hoz létre az Outlookban, az aktiválhatja az üzenetet, amely tájékoztatja, ha az értekezlet költsége (időtartam x gyakoriság x meghívottak száma) egyre nagyobb.  

Az üzenet kibontásával megnyithatja a Viva Insights bővítményt, amely végrehajtható javaslatokat kínál. Ha úgy dönt, hogy csökkenti a gyakoriságot vagy lerövidíti az időtartamot, az azonnal frissíti a meghívót egy új, kevésbé költséges konfigurációval.  

Saját módosításokat is végezhet. Ha elküldi ezt a meghívót, majd megkeresi ugyanazt az értekezletet az értekezlet felülvizsgálati kártyáján, az már ellenőrzöttként lesz megjelölve. 

A következőkre vonatkozik: Ez a megállapítás jelenleg csak a megfelelő szolgáltatáscsomagban regisztrált személyek számára érhető el .

Az elküldött e-mailek elolvasása közben megjelenhet egy megállapítás, amely kiemeli, hogy az e-mail címzettjeinek hány százaléka nyitotta meg az e-mailt.

A További elemzések megtekintése elemet választva megtekintheti, hogy hány személy nyitotta meg vagy továbbította az e-mailt, és hogy átlagosan mennyi időt töltöttek az e-mail olvasásával, valamint hasonló információkat az e-mail mellékleteihez. Ezekkel az információkkal szükség esetén nyomon követheti a címzetteket, és/vagy testre szabhatja a kommunikációs stílust a feladat elvégzéséhez.

A következőkre vonatkozik : Ez a javaslat jelenleg csak a megfelelő szolgáltatáscsomagban regisztrált személyek számára érhető el .

Ha ötnél több címzettnek ír e-mailt, előfordulhat, hogy a következőhöz hasonló javaslatot kap: "Az elemzések nyomon követhetik az e-maileket".

Válassza az E-mail nyomon követése lehetőséget az e-mailek megnyitási sebességének és az e-mail további statisztikáinak megtekintéséhez. Ezek az információk az e-mail elküldése után 15 perccel válnak elérhetővé. Ezeket az információkat az elküldött e-mail megnyitásával vagy az Insights bővítmény megnyitásával és az E-mailek megnyitási arányának nyomon követése lehetőség kiválasztásával tekintheti meg.