A Microsoft Viva Insights használata az Outlookban

Az értekezletek létfontosságúak az egészséges együttműködéshez. A jobb értekezleti gyakorlatok javíthatják a hatékonyságot, az információmegosztást, az innovációt, a döntéshozatalt és a csapattagok közötti kapcsolatokat.

A Felkészülés az értekezletekre megállapítás megjeleníti azoknak a közelgő értekezleteknek a listáját, amelyeket ön szervezett, vagy amelyekre a következő hét naptári napra (az aktuális napot is beleértve) meghívást kapott. Ez a megállapítás segít eldönteni, hogy az egyes értekezletek készen állnak-e az indulásra. Válassza a Felkészülés az értekezletekre lehetőséget az egyes közelgő értekezletekre vonatkozó megállapítások megtekintéséhez. Válassza a lehetőséget a Mind, a Szervezett vagy a Meghívott értekezletek szerinti szűréshez.

Az alábbi műveleteket végezheti el ezzel a megállapítással:

• Résztvevők megtekintése: Megtudhatja, hogy hányan fogadták el az értekezletet, és hányan fogadták el az értekezletet. A lefelé mutató nyílra kattintva további információkat jeleníthet meg ezekről a résztvevőkről.

• Ütközések megtekintése: Az értekezlettel ütköző többi értekezlet listájának lekérése.

• Válasz (ha Ön meghívott): Igen vagy Nem válasz a meghívóra. Ha már válaszolt, a válasz itt jelenik meg. Ha az értekezlet a szokásos munkaidőn kívül van ütemezve (amikor általában a munkanap során és azon kívül szervez értekezleteket), akkor a rendszer kiemeli a megfelelő válaszadás lehetőségét.

• Mellékletek megtekintése: Megtekintheti az értekezlethez kapcsolódó mellékletek számát, valamint a címüket és a tárolási helyüket (online vagy helyi). Ha egy melléklet online van tárolva, további részleteket tekinthet meg róla, vagy megnyithatja.

• Kapcsolódó dokumentumok megtekintése: Megtekintheti az értekezletre való felkészülést segítő dokumentumokat.

• Állapítsa meg, hogy az értekezlethez tartozik-e online hivatkozás (ha Ön a szervező): Ha az értekezlet online hivatkozással rendelkezik, itt egy Igen hivatkozást fog látni. Ha nem, akkor a Nem értéket fogja látni.

• Könyv előkészítési ideje: Foglaljon le 15 vagy 30 perces előkészítési időt az értekezlet előtt. A lefoglalt idő megjelenik a naptárban, és az értekezletre hivatkozik a következőként: "Felkészülési idő az [értekezlet címére]." Az értekezlet-előkészítési időt is lemondhatja, vagy törölheti közvetlenül a naptárból.

A következőkre vonatkozik: a megfelelő szolgáltatáscsomagban regisztrált személyek

Az e-mailek és a dokumentumok megnyitási arányának nyomon követése Viva Insights a következőt közli:

• Hányan nyitották meg az e-mail-címét.

• Az e-mailek olvasásával töltött átlagos idő.

• Hány e-mail-címzett nyitott meg az e-mailben hivatkozásként vagy mellékletként megosztott dokumentumot.

Olvassa el az elküldött e-maileket:

1. Ha a Viva Insights ablaktábla még nincs megnyitva, az Outlook Kezdőlap menüszalagjának Viva Insights ikonjára kattintva nyissa meg. Ha "Üdvözöljük!" üzenetet kap, válassza az Első lépések lehetőséget.

2. Válassza ki a következők egyikét:

   1. Helyi levelezés megnyitási gyakorisága – Az Outlookban megnyitott elküldött e-mailek olvasási statisztikáit jeleníti meg. Emellett nyitott díjszabást biztosít a csatolt vagy csatolt dokumentumokhoz, amelyek OneDrive Vállalati verzió vagy SharePointban vannak tárolva.

      Megjegyzés: Ritka esetekben a dokumentummegnyitási sebesség magasabb lehet, mint az e-mailek megnyitási sebessége. Ez akkor fordulhat elő, ha a címzettek a megosztott e-mailen kívül más forrásokból nyitják meg a dokumentumot.

   2. Az e-mailek megnyitási arányának nyomon követése – Az összes elküldött e-mail olvasási statisztikáit jeleníti meg.

Mindkét lehetőség az e-mail tárgysorát és a nyitott sebesség összegzését, a megnyitási arányt (néha százalékban kifejezve) és a továbbított üzenetek számát jeleníti meg.

A fókuszban töltött idő segít megvédeni a koncentrált munkához szükséges időt, valamint minimalizálni a Teams-csevegések és -hívások értesítéseit (és ezáltal a zavaró tényezőket) a fókusz ideje alatt.

1. A Viva Insights bővítmény panelen válassza a Foglalás ideje a fókuszhoz lehetőséget. Ez az elemzés akkor jelenik meg, ha a naptára munkaidőben rendelkezésre áll, amelyet nem blokkolnak értekezletek vagy találkozók.

2. Válassza a következő beállításokat:

   • A naptárhoz hozzáadni kívánt fókuszterület melletti plusz ikon (+).

   • A ceruza ikonnal módosíthatja, hogy mit jelenít meg a fókuszterület a naptárban. Tegyük fel, hogy két órán át az "Értékesítési ajánlatra" szeretne összpontosítani. A "Fókusz ideje" címkét "Értékesítési ajánlat" értékre módosítja, majd a plusz ikont (+) választja. Ez a művelet egy "Értékesítési ajánlat" nevű kétórás találkozót foglal le a naptárában.

   • Foglaljon le mindent , hogy az összes rendelkezésre álló fókuszidőt egyszerre ütemezze, így a hét folyamán védett időt állíthat be. Az Ebédidő beállítása megállapítás segítségével megadhatja az ebédóra beállításait. Viva Insights figyelembe veszi a beállításokat, amikor a fókuszidőt ütemezi.

A Dokumentumok felzárkózása lapon megtekintheti a megosztott OneDrive- és SharePoint-dokumentumok listáját e-mailben, amelyet még nem nyitott meg. Ez a lista az elmúlt 14 nap dokumentumait tartalmazza.

1. A Viva Insights bővítmény panelen válassza a Felzárkózás a dokumentumokon lehetőséget.

2. Válassza a következő beállításokat:

   • Nyissa meg az e-mailt vagy az Értekezlet megnyitása elemet annak az e-mailnek vagy értekezletnek a megnyitásához, amelyben az olvasatlan dokumentumok meg lettek osztva.

   • Foglaljon időpontot a naptárban az olvasatlan dokumentumok áttekintéséhez.

Az együttműködési minták alapján a Fontos személyek hozzáadása azt javasolhatja, hogy jelöljön meg néhány partnert fontosként. Miután fontosként jelölte meg ezeket a névjegyeket, Viva Insights emlékezteti, hogy végezze el a feladatokat, és nyisson meg tőlük olvasatlan e-mailt.

1. A Viva Insights bővítmény panelen válassza a Fontos személyek hozzáadása lehetőséget.

2. Válassza a Megjelölés fontosként lehetőséget minden fontosként megjelölni kívánt partnernél.

Az Ebédidő beállítása beállítás használatával megvédheti az ebédidőt, és személyre szabhatja a Viva Insights, hogy figyelembe vegye az előnyben részesített ebédidőt.

Az ebédidőt kétféleképpen állíthatja be – a Beállítások lapon vagy az Ebédidő beállítása kártyával:

Ebédidő beállítása a Gépházban 

1. A Viva Insights bővítmény panelen válassza a Beállítások (fogaskerék ikon) lehetőséget.

2. Az Ebédidő beállítása területen válassza a szerkesztés (ceruza) lehetőséget.

3. Módosítsa a Start lunch hour (Ebédidő kezdete) és a End lunch hour (Ebédóra vége) mezők értékeit.

4. Válassza a Frissítés lehetőséget.

Ebédidő beállítása az Ebédidő beállítása kártyán

1. A Viva Insights bővítmény panelen válassza az Ebédidő beállítása lehetőséget.

2. Az alapértelmezett ebédidőt fogja látni. Válassza a Megerősítés lehetőséget az itt található adatok megtartásához, vagy a Módosítás lehetőséget a szerkesztésükhöz.

3. Ha minden nap le szeretné tiltani az ebédet a naptárban, válassza az Ismétlődő naptáresemény hozzáadása lehetőséget az időpont védelméhez.

4. Ha módosításokat végzett, válassza a Frissítés lehetőséget.

A Távol töltött idő megtervezése elemzéssel csökkentheti a közelgő, a munkától távol töltött idő tervezésével kapcsolatos stresszt. Ez az ellenőrzőlista-eszköz a következőkben nyújt segítséget:

• Az összes értekezletet egy helyen oldhatja meg az ütemezett szabadidejéről szóló egyéni üzenettel.

• Compose automatikusan, és értesítse csapatát a tervezett szabadidejéről.

• Ütemezze a fókuszidőt a tevékenységek becsomagolására a kezdés előtt, és hogy a visszatéréskor felzárkózhasson a munkához.

Tervezze meg az ütemtervet ezekkel a beállításokkal egyszerre vagy egyenként, ahogy közelebb kerül a dátumhoz. Bármikor visszatérhet, és mielőtt továbblépne, módosíthatja a részleteket. Viva Insights nyomon követi az előrehaladást, és frissíti a végrehajtott műveleteket.

1. A Viva Insights bővítmény panelen lépjen a Távol töltött idő megtervezése kártyára.

2. A Következő tervezési lehetőségeket tartalmazó ellenőrzőlista beszerzéséhez válassza a Segítség a tervhez lehetőséget:

   1. Dátumok kiválasztása – "Házon kívül" találkozó beállítása a naptárban a kijelölt dátumokhoz:

      1. Válassza a Kezdő és a Záró dátum lehetőséget, amikor házon kívül lesz.

      2. Válassza az Ütemezés lehetőséget.

   2. Automatikus válaszok beállítása – Compose és mentsen házon kívül válaszüzenetet a kiválasztott dátumokhoz:

      1. Az üzenet Compose vagy szerkesztése területen tartsa meg az alapértelmezett értéket, vagy szerkessze házon kívül válaszát.

         Megjegyzés: Ha egy korábbi házon kívüli időszakra írt üzenetet, láthatja, hogy a legutóbbi üzenetet használta alapértelmezettként az Compose vagy az Üzenet szerkesztése mezőben.

      2. Válassza a Küldés a szervezeten kívül lehetőséget, ha ugyanazt az üzenetet szeretné elküldeni a szervezeten belüli és kívüli személyeknek.

         Tipp: Ha más automatikus válaszüzenetet szeretne küldeni a szervezeten kívüli személyeknek, ezt az Outlook: Beállítások> Posta> Automatikus válaszok funkcióval teheti meg.

      3. Válassza a Mentés lehetőséget.

   3. Közreműködők értesítése – Értesítse azokat a személyeket, akikkel az elmúlt négy hétben dolgozott.  

      1. Ha e-mailben szeretne értesítést küldeni a közreműködőknek, válassza az Új e-mail-piszkozat megnyitása, módosítások végrehajtása és Küldés lehetőséget.

      2. Ha értekezlet-összehíváson keresztül szeretné értesíteni a közreműködőket, válassza az Új értekezlet-összehívás megnyitása, módosítások végrehajtása és a Küldés lehetőséget.

   4. Értekezletek megoldása – Elutasíthatja vagy lemondhatja a távollában szervezett vagy elfogadott értekezleteket.

      1. Értekezletek elutasítása és lemondása ezzel az üzenettel – Szerkessze azt az üzenetet, amelyet Viva Insights elküld az értekezlet-összehívások elutasításához vagy lemondásához.

      2. Válassza ki az elutasítani és lemondani kívánt értekezleteket – Válassza ki az elutasítani vagy lemondani kívánt értekezleteket, vagy használja az Összes kijelölése lehetőséget a felsorolt értekezletek elutasításához vagy lemondásához. Amikor végzett, válassza a Megerősítés gombot. Az értekezlet mellett a Megnyitás gombra kattintva további részleteket is megtekinthet róla.

   5. Foglalási idő a fókuszhoz – Ütemezze az időt, hogy a munka becsomagolására összpontosítson, mielőtt továbblép, majd a visszaérkezés után felzárkózik.

      1. Bontsa ki a Nyitott pontok áttekintése elemet.

      2. Válassza a pluszjelet (+) a lefoglalni kívánt elérhető fókuszidőhelyek mellett.

      3. A Kész gombra kattintva felveheti őket a naptárba.

Vezetőként a Felzárkózás a csapattal elemzés segítségével a következőkre használhatja:

• Végezze el azokat a feladatokat, amelyeket ígért, vagy hogy a csapattagok megkérték, hogy végezze el a feladatokat.

• Tekintse át a csapattagoktól kapott fontos e-maileket és dokumentumokat, amelyeket még nem olvasott el.

Ez a funkció csak Viva Insights olyan felhasználók számára érhető el, akik az Azure Active Directoryban felsorolt közvetlen jelentésekkel rendelkeznek. Ha Ön vezető, de nem látja ezt a funkciót, forduljon a Microsoft 365 rendszergazdájához.

A Viva Insights bővítmény panelen válassza a Felzárkózás a csapathoz lehetőséget az újracsatlakoztatáshoz szükséges csapattagok megtekintéséhez, valamint az ehhez szükséges műveletek megtekintéséhez.