Adatvédelmi útmutató a Személyes elemzésekhez

Fő alapelvek

Viva Insights felhasználóként csak Ön láthatja a saját adatait.
Az adatokat a rendszer a Exchange Online postaládájában tárolja és számítja ki.
Bármikor engedélyezheti és letilthatja a elemet .
A Viva Insights személyes elemzései nem jelenítik meg a munkatársak személyazonosításra alkalmas adatait azon túl, amit az Outlookban és a Teamsben már láthat.

Adatvédelmi kulcspontok

A Viva Insights személyes megállapításai nem alkalmasak kiértékelésre, nyomon követésre, automatizált döntéshozatalra, profilkészítésre vagy monitorozásra. Viva Insights személyes betekintést nyújt a Microsoft Teams Viva Insights alkalmazásával, az Outlook Insights bővítményével, Viva összefoglaló e-mailekkel, tájékoztató e-mailekkel és beágyazott javaslatokkal az Outlookban. A Viva Insights személyes elemzéseinek nincs olyan mechanizmusa vagy lehetősége, amely lehetővé teszi, hogy ön kivételével bárki hozzáférhessen az ezeken a felületeken megjelenő személyre szabott információkhoz, kivéve, ha szándékosan és egymástól függetlenül osztja meg őket. A Viva Insights által biztosított személyes elemzési adatok nem használhatók fel automatizált döntéshozatalhoz vagy profilkészítéshez.
A Viva Insights személyes elemzései nem biztosítanak hozzáférést az alkalmazottaknak más munkatársak személyazonosításra alkalmas adataihoz. Viva Insights az adatokat személyes elemzésekké alakítja úgy, hogy számításokat végez az ön által létrehozott információkról, csak a munkanapról. A Viva Insights személyes elemzéseiben látható adatok többsége egyszerűen olyan információk összesítése, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, de nem lenne képes gyors számításokat végezni támogatás nélkül.
Az Viva Insights adatok személyes elemzései az alkalmazott Exchange Online postaládájában lesznek feldolgozva és tárolva. Viva Insights ezekből a forrásokból származó adatokat dolgozza fel személyes elemzésekhez: Exchange Online e-mail- és naptáradatokat, csevegési és hívási jeleket Skype Vállalati verzió és a Teamsből. Viva Insights ezeket az adatokat az egyes alkalmazottak Exchange Online postaládájában tárolja és dolgozza fel.
A Viva Insights személyes elemzései támogatják az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) megfelelőségét. A Microsoft személyes elemzéseket tervezett Viva Insights, hogy támogassa a szervezet GDPR-követelményeinek betartását.

Fontos: Ez a cikk az eligazítási e-mailt ismerteti. Felfüggesztettük az eligazítási e-mailek küldését, hogy néhány fejlesztést végezhessenek. A szolgáltatás folytatásáig továbbra is elérheti a Viva Insights Outlook bővítményt vagy Viva Insights alkalmazást a Teamsben és a weben a legfontosabb funkciók eléréséhez. A módosítással kapcsolatos további információkért tekintse meg az eligazítás szüneteltetését ismertető szakaszt.

Fontos: Ez a cikk a Kivonatoló e-mailt is ismerteti. 2024 márciusának végétől kezdve szüneteltetjük a kivonatoló e-maileket, amelyeket általában havonta kétszer küldünk el. A Kivonatoló e-mailek tartalma továbbra is elérhető lesz a Teams Viva Insights appjában vagy a weben. Továbbra is zökkenőmentesen vizsgálhatja és elemezheti az adatelemzéseket. Ha többet szeretne megtudni erről a változásról, tekintse meg az e-mailek kivonatolásának szüneteltetéséről szóló szakaszt.

Hol tekinthet meg személyes megállapításokat?

Személyes megállapítások a Viva Insights:

Adatvédelem a Viva Insights alkalmazásban a Teamsben és a weben

Amikor az adatokat az Microsoft Viva Insights alkalmazásban dolgozzák fel, a Microsoft védi az alkalmazottak adatvédelmét, és teljes mértékben megfelel a helyi előírásoknak, például az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR). Viva Insights a következő módokon védi az adatvédelmet:

Személyes és privát – Az elemzésekben szereplő tartalom személyes, privát, csak Ön számára érhető el. A szervezeten belül senki más nem férhet hozzá.
Mindenki adatai privátok maradnak – Viva Insights nem tartalmaz új, személyazonosításra alkalmas adatokat a szervezeten belül bárki másról. Az elemzések és műveletek az Ön és a szervezete által létrehozott információkon alapulnak, csupán a szokásos munkanapon. Az elemzések olyan információkon alapulnak, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, de segítség nélkül nem lehet gyorsan összesíteni őket.
Postaláda-biztonság – Viva Insights Exchange Online e-mail- és naptáradatokat és -folyamatokat használ, és minden megállapítást vagy műveletet tárol a Exchange Online postaládájában, így az Exchange építi be és érvényesíti az adatbiztonságot.
GDPR-megfelelőség – A Microsoft betartja a GDPR-t, amikor megállapításokat és műveleteket biztosít az alkalmazásban.

Hogyan működik?

Az Microsoft Viva Insights alkalmazásban található személyes megállapítások és műveletek a Exchange Online postaláda adatain alapulnak, például e-mail- és naptáradatokon. Az elemzések olyan adatokból származnak, amelyek már elérhetők a Exchange Online postaládájában. Ha például meg szeretné határozni, hogy milyen kötelezettségeket vállalt másokkal szemben, akkor manuálisan áttekinthet minden egyes e-mailt a postafiókjában. A Viva Insights alkalmazás egyszerűen megmenti ettől a fárasztó folyamattól.

Adattípusok

Viva Insights a következő típusú adatokkal biztosít személyes elemzéseket.

Postaládaadatok – a Microsoft 365-tel létrehozott Email, naptár, csevegés és hívástevékenység, például egy adott személynek vagy csoportnak küldött értekezleteken vagy e-mailekben töltött idő.
Növekményes adatok – Azok az adatok, amelyek egyébként nem lennének elérhetők, de összesített formában jelennek meg, az egyéni adatvédelem érdekében.

Postaládaadatok

A postaláda-adatok olyan információkat jelölnek, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, egyszerűen a feladatával kapcsolatban, például e-mailek küldésével, értekezletek szervezésével vagy munkatársakkal folytatott csevegéssel. Viva Insights feldolgozza és megjeleníti az információkat oly módon, hogy azok végrehajthatók legyenek.

A Viva Insights például olyan nézeteket biztosít, amelyekkel gyorsan megértheti, hogy mennyi időt tölt az értekezleteken és az e-mailekben minden nap, kikkel dolgozik együtt a legtöbbet, kivel veszti el a kapcsolatot, és kivel tett kötelezettségvállalásokat és kéréseket.

Ezen információk alapján műveletet végezhet. Dönthet úgy, hogy túl sok időt tölt például értekezleteken, és személyes célt tűz ki a hatékonyabb értekezletek futtatására.

A személyes megállapítások olyan adatokból származnak, amelyek már elérhetők az Ön számára az alábbi helyeken:

A Exchange Online-postaláda
Tevékenység a OneDrive-ban és a SharePoint-dokumentumokban
Csevegési és híváselőzményei a Teamsből és a Skype Vállalati verzió

Viva Insights csak néhány alapvető számítást és szabályt alkalmaz, hogy az adatok kezelhetőbbek legyenek. A postaládaadatok közvetlenül a Exchange Online postaládájában tárolódnak.

Ha például meg szeretné állapítani, hogy mely munkatársak küldtek Önnek a legtöbb e-mailt az elmúlt héten, technikailag anélkül is megteheti, hogy Viva Insights kézzel számolja a munkatársaitól érkező e-maileket a Beérkezett üzenetek mappában. Hasonlóképpen, a postaládájában könnyen elérhető időbélyeg-információk segítségével meghatározhatja munkatársai átlagos válaszidejének számát az elküldött e-mailekre. Viva Insights megspórolhatja a fáradságos számítások elvégzését.

Növekményes adatok

Néhány esetben az Viva Insights személyes elemzései olyan személyekről biztosítanak azonosításra alkalmas adatokat, akik egyébként nem voltak elérhetők számukra, például Email olvasási arányokat.

Email olvasási arányok

Viva Insights nyomon követi, hogy hány címzett nyitott meg egy e-mailt (az Outlook bővítményben) öt vagy több személynek küldött e-mailhez.

Az adatvédelem megőrzése érdekében Viva Insights nem követi nyomon az ötnél kevesebb személynek küldött üzenetek olvasási arányát. Viva Insights nem jeleníti meg a "0 százalék" vagy a "100 százalék" olvasási arányt sem, mivel ez lehetővé tenné, hogy az emberek végleges következtetéseket vonhassanak le az egyes munkatársak tevékenységéről. Ehelyett az olvasási arány ezekben az esetekben olyan tartományként jelenik meg, amely magában foglal egy küszöbértéket, amely az e-mail címzettjeinek számától függ.

Ez a metrika a Exchange Online "olvasás" jelzője alapján lesz kiszámítva. Egyes személyeknél az üzenetek "olvasottként" jelennek meg, amikor megnyit egy üzenetet az Outlook előnézeti ablaktábláján. Mások számára előfordulhat, hogy duplán kell kattintania az üzenet megnyitásához, hogy "olvasottként" jelölje meg.

Ezt a beállítást az Outlook beállításaiban szabályozhatja. Ha meg szeretné jeleníteni ezeket a jeleket a feladó postaládájában, a rendszer átmásolja az "olvasás" jelzőt a Microsoft 365-környezetbe, majd kézbesíti a feladó postaládájába.

GDPR-megfelelőség

A teljes Microsoft 365-csomaghoz hasonlóan a Viva Insights is segít a GDPR-követelmények betartásának támogatásában. A Viva Insights például a következőket támogatja:

A felhasználók személyes adatainak védelme és védelme – Az elemzésekhez Exchange Online licenc szükséges, és minden adat az alkalmazottak Exchange Online postaládájában van tárolva. A rendszer hozzáfűzi a kiszámított metrikákat, például a feladatokat a postaládához. Így a Viva Insights alkalmazás teljesíti ezt a kötelezettséget, mivel Exchange Online is teljesíti a kötelezettséget:
- A Microsoft nem fogja kibányászni az ügyféladatokat a Exchange Online hirdetésekhez.
- A Microsoft nem ad ki önként Exchange Online ügyféladatokat a bűnüldöző szerveknek.
- A Microsoft megfelel az Exchange Online adatok titkosításával kapcsolatos összes követelménynek, és vezérlőket vezet be a biztonsági kockázatok csökkentése és az üzletmenet folytonosságának biztosítása érdekében, az ISO 27001 és 27018 szabványnak megfelelően.
Felhasználók értesítése biztonsági incidens észlelése esetén – A Microsoft 72 órán belül értesíti az ügyfeleket az adatvédelmi kapcsolattartókról, hogy a Microsoft tudomást szerez a Microsoft 365 incidensmegoldási szabványos működési eljárásainak megsértéséről.
A személyes adatok exportálására, törlésére vagy feldolgozásának korlátozására vonatkozó felhasználói kérések (DSR-ek) tiszteletben tartása – a Microsoft támogatja a felhasználói kéréseket, például az adatok exportálására vagy törlésére irányuló kéréseket.

További információ: GDPR-megfelelőség.