Vodič za zaštitu privatnosti za osobne uvide

Ključna načela

Kao Viva Insights, samo vi možete vidjeti vlastite podatke.
Vaši se podaci pohranjuju i izračunavaju u poštanskom Exchange Online poštanskom sandučiću.
Možete se uključiti i odustati u bilo kojem trenutku.
Osobni uvidi u Viva Insights vam ne pokazuju osobne podatke suradnika izvan onoga što već možete vidjeti u programu Outlook i u aplikaciji Teams.

Ključne točke zaštite privatnosti podataka

Osobni uvidi u Viva Insights nisu osmišljeni tako da omogućuju procjenu, praćenje, automatizirano donošenje odluka, profiliranje ni nadzor. Viva Insights vam pruža osobne uvide putem aplikacije Viva Insights u aplikaciji Microsoft Teams i na webu, dodatka Insights Outlook, sažetih poruka e-pošte Viva sažetka poruka e-pošte, kratkih poruka e-pošte i prijedloga u retku u programu Outlook. Osobni uvidi u programu Viva Insights ne sadrže mehanizam ni mogućnost koja svima osim vas omogućuje pristup personaliziranim podacima koji se prikazuju putem tih površina, osim ako ih namjerno i neovisno ne dijelite. Osobni uvidi koje pruža Viva Insights ne mogu se koristiti za automatizirano donošenje odluka ni za profiliranje.
Osobni uvidi u Viva Insights zaposlenicima ne daju pristup novim osobnim podacima drugim suradnicima. Viva Insights pretvara podatke u osobne uvide tako što izračunava podatke koje generirate samo u vezi s radnim danom. Većina podataka koje vidite u osobnim uvidima iz programa Viva Insights samo je skup informacija kojima već imate pristup, ali ne biste mogli brzo izvršavati izračune bez neke podrške.
Osobni uvidi u Viva Insights podataka obrađuju se i pohranjuju u poštanski sandučić Exchange Online zaposlenika. Viva Insights obrađuje podatke iz tih izvora radi osobnih uvida: Exchange Online e-pošte i kalendarskih podataka, čavrljanja i poziva signala iz Skype za tvrtke i iz aplikacije Teams. Viva Insights pohranjuje i obrađuje te podatke u poštanski sandučić Exchange Online zaposlenika.
Osobni uvidi u Viva Insights podržava opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR). Microsoft je dizajnirao osobne uvide u Viva Insights da bi pojačao potrebe vaše tvrtke ili ustanove da bi slijedio zahtjeve OUZP-a.

Važno: U ovom se članku opisuje poruka e-pošte s brifingom. Pauzirali smo slanje e-pošte s kratkim pregledom radi poboljšanja. I dalje možete pristupiti Viva Insights dodatku outlook ili aplikaciji Viva Insights aplikaciji Teams i na webu radi ključnih funkcija dok se servis ne nastavi. Dodatne informacije o toj promjeni potražite u odjeljku Pauziranje kratkih informacija.

Važno: U ovom se članku opisuje i sažeta poruka e-pošte. Počevši od ožujka 2024., pauzi ćemo sažete poruke e-pošte, koje se obično šalju dva puta mjesečno. Sav sadržaj iz sažetih poruka e-pošte i dalje će biti dostupan Viva Insights aplikaciji Teams ili na webu. Možete nastaviti bez problema istraživati i analizirati uvide u podatke. Dodatne informacije o toj promjeni potražite u članku Pauziranje e-pošte sažetka.

Gdje vidjeti osobne uvide

Osobni uvidi u Viva Insights:

Privatnost u aplikaciji Viva Insights u aplikaciji Teams i na webu

Kada se podaci obrađuju u aplikaciji Microsoft Viva Insights, Microsoft štiti privatnost zaposlenika i u potpunosti se pridržava lokalnih propisa, kao što je Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Viva Insights štiti privatnost na sljedeće načine:

Osobno i privatno – sadržaj u vašim uvidima osobni je, privatan, dostupan samo vama. Nitko drugi u vašoj tvrtki ili ustanovi ne može mu pristupiti.
Svi se podaci čuvaju privatnima – Viva Insights ne sadrži nove podatke o drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi koje se mogu osobno identificirati. Uvidi i akcije temelje se na informacijama koje ste generirali vi i vaša tvrtka ili ustanova samo tako da odete na uobičajeni radni dan. Vaši se uvidi temelje na informacijama do koje već imate pristup, ali ih ne možete brzo zbrojiti bez pomoći.
Sigurnost poštanskog sandučića – Viva Insights koristi Exchange Online e-poštu i podatke iz kalendara i procese te pohranjuje sve uvide ili akcije u poštanski sandučić sustava Exchange Online, pa je Exchange ugrađivanje i provođenje sigurnosti podataka.
Usklađeno s OUZP-om – Microsoft se pridržava OUZP-a prilikom pružanja uvida i akcija u aplikaciji.

Kako to funkcionira

Osobni uvidi i akcije u aplikaciji Microsoft Viva Insights utemeljeni su na podacima o Exchange Online poštanskom sandučiću, kao što su podaci o e-pošti i kalendaru. Uvidi se izvode iz podataka koji su vam već dostupni u poštanskom sandučiću Exchange Online računalu. Ako, primjerice, želite odrediti koje ste obveze izvršili s drugima, možete ručno pregledati svaku poruku e-pošte u poštanskom sandučiću. Aplikacija Viva Insights vas jednostavno sprema iz ovog zamornog procesa.

Vrste podataka

Viva Insights daje osobne uvide sa sljedećim vrstama podataka.

Podaci o poštanskom sandučiću – e-pošta, kalendar, čavrljanje i aktivnosti poziva koje generirate pomoću okruženja Microsoft 365, kao što je vrijeme koje provodite na sastancima ili porukama e-pošte koje šaljete određenoj osobi ili grupi.
Inkrementalni podaci – podaci koji inače neće biti dostupni, ali se prikazuju u skupnom obliku osmišljenom za zaštitu pojedinačne privatnosti.

Podaci poštanskog sandučića

Podaci iz poštanskog sandučića predstavljaju informacije kojima već imate pristup tako da jednostavno odete na svoj posao, kao što su slanje e-pošte, raspoređivanje sastanaka ili čavrljanje sa suradnicima. Viva Insights i prikazuje informacije na načine koji ih čine radnjama.

Na primjer, Viva Insights pruža prikaze koji vam omogućuju da brzo shvatite koliko vremena provodite na sastancima i e-poštom svaki dan, s kim najviše surađujete, s kime gubite kontakt i s kim ste se obvezali i zahtjeve.

Na tim informacijama možete poduzeti akciju. Možete odlučiti da, primjerice, provodite previše vremena na sastancima i usvojite osobni cilj pokretanja učinkovitijih sastanaka.

Osobni uvidi proizlaze iz podataka koji su vam već dostupni na sljedećim mjestima:

Vaš Exchange Online poštanski sandučić
Vaša aktivnost na dokumentima servisa OneDrive i sustava SharePoint
Povijest čavrljanja i poziva iz aplikacije Teams i iz Skype za tvrtke

Viva Insights jednostavno primjenjuje neke osnovne izračune i pravila da bi ti podaci bili jednostavniji. Podaci o poštanskom sandučiću pohranjuju se izravno u Exchange Online poštanskom sandučiću.

Ako, primjerice, želite odrediti koje su vam kolege slali najviše e-pošte tijekom proteklog tjedna, to možete tehnički učiniti bez Viva Insights tako da ručno brojite poruke e-pošte suradnika u ulaznoj pošti. Slično tome, možete odrediti prosječno vrijeme odgovora suradnika na poruke e-pošte koje ste im poslali pomoću podataka vremenske oznake koje su dostupne u poštanskom sandučiću. Viva Insights vam štedi problem s izvođenjem tih dosadnih izračuna.

Inkrementalni podaci

U nekoliko slučajeva osobni uvidi u Viva Insights vam nude deidentificirane informacije o drugim osobama koje im inače ne bi bile dostupne, kao što su cijene čitanja e-pošte.

Cijene čitanja e-pošte

Viva Insights prati postotak primatelja koji su otvorili poruku e-pošte (u dodatku za Outlook) za e-poštu koju ste poslali pet ili više osoba.

Da bi se sačuvala privatnost, Viva Insights ne prati stope čitanja poruka poslanih manje od pet osoba. Viva Insights također ne prikazuje stope čitanja od "0 posto" ili "100 posto", jer bi to omogućilo ljudima da donijeti konačne zaključke o pojedinačnim akcijama suradnika. Umjesto toga, stopa čitanja u tim slučajevima prikazuje se kao raspon koji obuhvaća vrijednost praga koja ovisi o broju primatelja poruke e-pošte.

Ta se metrika izračunava na temelju zastavice "čitanje" u Exchange Online. Za neke se osobe poruke označavaju kao "pročitane" kada otvorite poruku u oknu pretpregleda programa Outlook. Za druge ćete možda morati dvoklikneti da biste poruku označili kao "pročitanu".

Tom postavkom možete upravljati u postavkama programa Outlook. Da bi se ti signali prikazali u poštanskom sandučiću pošiljatelja, zastavica "čitanje" kopira se u okruženju microsoft 365, a zatim se isporučuje u poštanski sandučić pošiljatelja.

Usklađenost s OUZP-om

Kao što je slučaj s cijelim paketom Microsoft 365, Viva Insights podržava usklađenost sa zahtjevima GDPR-a. Primjerice, Viva Insights podržava sljedeće:

Zaštita i zaštita osobnih podataka korisnika – uvidi zahtijevaju Exchange Online licencu, a svi se podaci pohranjuju u poštanski sandučić Exchange Online zaposlenika. Izračunate metrike, kao što su zadaci, dodane su poštanskom sandučiću. Stoga aplikacija Viva Insights ispunjava tu obvezu na temelju obveze Exchange Online ispunjava i obvezu:
- Microsoft neće ometi korisničke podatke u Exchange Online za oglašavanje.
- Microsoft neće dobrovoljno otkrivati korisničke Exchange Online agencijama za provedbu zakona.
- Microsoft će ispunjavati sve zahtjeve vezane uz šifriranje Exchange Online podataka i implementirati kontrole radi smanjenja sigurnosnih rizika i osiguravanja kontinuiteta poslovanja, kao što je opisano u iso 27001 i 27018.
Obavijestite korisnike u slučaju da je otkriveno kršenje – Microsoft će obavijestiti kontakte o zaštiti privatnosti korisnika u roku od 72 sata nakon što Microsoft postane svjestan kršenja standardnih operativnih postupaka za odgovor na incidente okruženja Microsoft 365.
Poštujte korisničke zahtjeve (DSR-ove) za izvoz, brisanje ili ograničavanje obrade osobnih podataka – Microsoft podržava korisničke zahtjeve, kao što su zahtjevi za izvoz ili brisanje podataka.

Dodatne informacije potražite u članku Usklađenost GDPR-a.