מפת הדרכים לניהול פרוייקטים

הפעלת תוכנית פרוייקט

פרוייקטים נכשלים בדרך כלל אם אין מספיק חשיבה מראש במהלך השלב ההתחלתי. בשלב זה, חשוב על הזהות של בעלי העניין ונותני החסות, תוך כתיבת תיעוד פיתוח, מפרטים מוקדמים ואולי תקציב.

עבור פרוייקטים קטנים יותר ניתן לבצע חלק ניכר מעבודה זו ב- Microsoft Project. עבור פרוייקטים גדולים יותר, השתמש ב- Word, ‏Excel, ‏SharePoint או אפילו בטלפון שלך כדי לתעד את החשיבה.

יידוע בעלי עניין לגבי התוכניות שלך

שמירת ערוצי תקשורת עם בעלי עניין אינה תמיד פשוטה. אך היא חיונית להצלחתו של פרוייקט.

יצירה ושיתוף של דוחות פרוייקט

כדי לעזור בשלב יצירת הקשר שנמשך זמן רב, Project כולל דוחות רבים שנמצאים במרחק לחיצה אחת ממך. תעד תוכניות התחלתיות, אבני דרך חשובות בפרוייקט, דרישות תקציב, צרכי צוות וכן הלאה.

יצירת לוח זמנים לפרוייקט חדש

לאחר שאתה משלים את החשיבה הראשונית, זה הזמן להפעלת Project וליצירת לוח זמנים חדש. באפשרותך להתחיל עם פרוייקט ריק, או להשתמש בתבניות שמנהלי פרוייקטים אחרים יצרו - חלקם מומחים לניהול פרוייקטים או עובדים בעסק הדומה לשלך.

הוספת פעילויות

פעילויות הן המשימות המתבצעות בפרוייקט. למד כיצד להוסיף פעילויות, לשנות את המאפיינים שלהן ולהעריך את משך הזמן שלהן.

ארגון שלהן

כאשר אתה מוסיף לראשונה פעילויות, ייתכן שהן לא מופיעות בסדר הטוב ביותר לצורך ניהולן. למד כיצד לסדר אותן באמצעות פעילויות ערסל ותת-פעילויות, ועל-ידי קישורן.

הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות

לאחר שהוספת פעילויות לפרוייקט, חשוב על האנשים שברצונך שיעבדו עליהן. זכור שהוספת אנשים והקצאתם לפעילויות הן פעילויות שונות ב- Project.

שיתוף משאבים באמצעות מאגרי משאבים ופרוייקטי אב

כדי לסייע בניהול אנשים בין פרוייקטים שונים, הצב את כל האנשים בפרוייקטים שלך בקובץ פרוייקט יחיד. קובץ זה פועל כמאגר משאבים. מתוך קובץ מאגר המשאבים, באפשרותך לשתף משאבים בין פרוייקטים מרובים (ללא צורך ב- Project Server).

הגדרת עלויות עבור הפרוייקט

טיפול בעלויות פרוייקט עשוי להפחיד כל מנהל פרוייקט. בעזרת Project, ייתכן שתגלה שעבודה זו אינה כל כך קשה. למד עצות שיסייעו לך לשמור על מסגרת התקציב.

בחירת התצוגה המתאימה של לוח הזמנים שלך

כדי להקטין את מורכבות לוח הזמנים, מצא את התצוגה המתאימה. תרשים גנט מעניקה לך תצוגה של התקדמות הפרוייקט. באפשרותך גם להשתמש בתצוגת לוח שנה, דיאגרמת רשת או ציר זמן כדי לסייע לך לראות רמות פירוט שונות.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים

לאחר שיצרת את לוח הזמנים ההתחלתי שלך, הגיע הזמן להתחיל לראות כיצד העניינים יתבצעו. יצירת תוכנית בסיסית והשימוש בתצוגות המתאימות יסייעו לך לעקוב אחר התקדמות הפרוייקט.

מעקב אחר אחוזי ביצוע עבור פעילויות

מעקב אחר התקדמות יכול להיראות מורכב, אך הנה דרך מהירה להציג אחוז ביצוע באמצעות מד התקדמות בתרשים גנט.

פתרון בעיות בהקצאת משאבים

כדי לקבל את הביצועים והתוצאות הטובים ביותר מ- משאבים, עליך לנהל עומסי עבודה של משאבים כדי למנוע הקצאות יתר והקצאות חסר.

הקדמת תאריך הסיום של הפרוייקט

הסיוט הגדול ביותר של מנהל פרוייקט הוא אי עמידה בתאריך הסיום לאחר ביצוע שינויים בלוח הזמנים. למד אסטרטגיות כדי לשלוט על תאריך הסיום של הפרוייקט.

דיווח על מצב פרוייקט

תקשורת היא לעיתים קרובות קשה, במיוחד כאשר יש בפיך חדשות רעות. כדי לסייע לך לנהל תקשורת עם בעלי העניין ומנהלים, Project כולל דוחות מושכים ומקצועיים שניתן ליצור ולשלוח תוך מספר שלבים פשוטים.

ניהול עלויות פרוייקט

האם אתה חורג מהתקציב? האם עליך לשנות עלויות בהתאם לנסיבות? גלה כיצד לפתור בעיות עלות בלוח הזמנים.

הצגת דוחות ניתוח של ערך מזוכה

ערך מזוכה הוא שיטת מעקב מתקדמת. אך היא אינה מיועדת רק למומחים. גם אתה יכול להשתמש בה כדי שתסייע לך בניטור הפרוייקט.

ניהול סיכונים

הסיכונים נמצאים בכל מקום בפרוייקט. זהה את הבעיות בשלב מוקדם והגב לפני שהן הופכות לצרה גדולה.

עבודה עם פרוייקטים מרובים

Project מספק כלים שיעזרו לך לנהל יחסי תלות בין פרוייקטים, אפילו פעילויות בפרוייקט אחד התלויות בהשלמת פרוייקט אחר.