|
|
ביצעת שינויים בלוח הזמנים של הפרוייקט וכעת תאריך הסיום רחוק מדי. כדי לתקן את תאריך הסיום של הפרוייקט, התאם את הפעילויות בעלות ההשפעה הרבה ביותר על תאריך הסיום. פעילויות אלה נמצאות בנתיב הקריטי של הפרוייקט. לקבלת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של Project. |
עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל
בעת ביצוע שינויים בלוח הזמנים שלך, יש לבחון שלושה גורמים: עלות הפרוייקט, טווח התוצרים וזמן. גורמים אלה לעתים קרובות מוצגים כמשולש. לא ניתן לשנות נקודה אחת של המשולש מבלי להשפיע על הנקודות האחרות.
להלן דוגמאות להשלכות המשולש על תאריך הסיום של הפרוייקט.
-
כאשר אתה מקדים את תאריך הסיום המתוזמן, אתה עלול להיתקל בעלויות מוגברות ובטווח מופחת.
-
אם אתה מתכנן לא לשנות לעולם את העלויות של הפרוייקט, התוצאה עלולה להיות לוח זמנים ארוך יותר וטווח מופחת.
-
אם אתה מגדיל את הטווח או את מספר התוצרים, הפרוייקט עלול להימשך זמן רב יותר ולהיות כרוך בעלות גבוהה יותר עם עובדים או משאבים נוספים.
אם אתה חדש בניהול פרוייקטים לא משנה כמה טוב תתכנן פרוייקט, הדברים ישתבשו. התחל לחפש בעיות עכשיו ולא מאוחר יותר כאשר המצב יכול להיות הרבה יותר גרוע.
להלן כמה דרכים שיסייעו לך להתחיל לפקח על הפרוייקט ולתקן אותו.
-
בחן תחילה את הפעילויות החשובות ביותר חלק מהפעילויות חשובות יותר מאחרות כאשר עליך לפתור בעיות בפרוייקט שלך. הפעילויות המשפיעות על לוח הזמנים הן הפעילויות הקריטיות ביותר, והן הפעילויות הדרושות לך כדי למשוך את תשומת הלב הרבה ביותר.
-
קבל את התצוגה המתאימה של הפרוייקט שלך Project כולל תצוגות ודוחות רבים שיעזרו לך לברר מה הבעיה בפרוייקט שלך. עבור פרוייקטים פשוטים, שים לב לתאריך הסיום של הפרוייקט באמצעות תרשים גנט. עבור פרוייקטים מורכבים, בדוק את טבלאות השונות או דוחות ערך מזוכה.
-
קבלת דוחות מצב שבועיים לא קל לאנשים לשלוח דוחות מצב עבודה. דרכים פשוטות לקבלת מצב יהיו במהלך פגישות צוות שבועי. איסוף מצב בתדירות גבוהה יותר מאשר שבועי עשוי להיות לא פרודוקטיבי.
אם אתה מנהל פרוייקטים מיוונת אתה מנהל פרוייקט כבר זמן רב, אך כעת אתה עומד בפני פרוייקט שצריך ניטור קרוב כדי להישאר במסגרת התקציב.
בנוסף, בעלת החסות שלך דורשת דוחות ניהוליים על בסיס חודשי.
להלן כמה דרכים שיסייעו לך להתחיל לפקח על הפרוייקט, לדווח עליו ולתקן אותו.
-
יצירת תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט שלך לאחר שיצרת את לוח הזמנים, שמור גירסה בסיסית. תוכנית בסיסית היא גירסה מקורית של הפרוייקט שבה באפשרותך להשתמש כדי להשוות להתקדמות הפעילויות שלך.
-
קבל את התצוגה המתאימה של הפרוייקט שלך Project כולל תצוגות ודוחות רבים שיעזרו לך לברר מה הבעיה בפרוייקט שלך. ככל שפרוייקטים מסתבכים יותר, עיין בטבלאות שונות או בדוחות ערך מזוכה כדי לראות מה הבעיה.
-
קבלת דוחות מצב שבועיים ככל שפרוייקטים מסתכמים יותר, באפשרותך להשתמש בשיטות מתוחכמות יותר כדי לאסוף דוחות מצב שבועיים. חברי צוות יכולים להזין פרטי מצב ברשימת פעילויות של SharePoint, ולאחר מכן ניתן לסנכרן אותה עם Microsoft Project. אם אתה משתמש ב- Project Professional, באפשרותך גם להשתמש Project Web App כדי לאסוף דוחות מצב מהצוות שלך. איסוף מצב בתדירות גבוהה יותר מאשר שבועי עשוי להיות לא פרודוקטיבי.
-
הבנת ניתוח ערך מזוכה ניתוח ערך מזוכה עוזר לך לקבוע אם הפרוייקט שלך מתוכנן.
פיקוח על הפרוייקט
|
הצג עדכוני פעילויות מחברי צוות כדי לאתר בעיות. באפשרותך לבצע מעקב אחר התקדמות במהירות באמצעות תרשים גנט, או להשתמש בניתוח מתוחכם של ערך מזוכה. פעולה זו מסייעת לך לבדוק אם העבודה בפרוייקט מתקדמת כצפוי. |
|
|
למד כיצד הפרוייקט מתוזמן. באפשרותך לראות כיצד שינויים בלוח הזמנים של הפעילויות משפיעים על תאריך הסיום של הפרוייקט שלך. |
|
|
הצג את הפעילויות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על תאריך הסיום של הפרוייקט. טפל בפעילויות אלה תחילה כדי לתקן בעיות בלוח הזמנים. |
|
|
השתמש בתצוגות ובדוחות ב- Project כדי לאתר את מקור הבעיה ולבצע שינויים בלוח הזמנים. |
|
|
כדי להתחיל את המעקב מחדש, התחל תוכנית בסיסית חדשה כדי להשוות התקדמות עתידית. |
|
|
צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. הצג דוחות אלה ב- Project או יצא אותם ליישומים אחרים כגון PowerPoint, Word או Excel. |
|
|
ערך מזוכה עוזר לך לענות על שאלות כגון "בהתסתכלות על כמות העבודה שבוצעה עד כה בפרוייקט זה, כמה כסף היינו אמורים בזבזנו?" או "האם נסיים בזמן?" |
תיקון הבעיות
|
בחר תאריך שמתחיל או הסתיים בתאריך מוקדם יותר מתאריך התוכנית הנוכחית. אם זוהי אפשרות עבור הפרוייקט שלך, נסה לשנות תחילה את תאריך ההתחלה. |
|
|
הפחת את משכי הזמן של פעילויות כדי להקדים את תאריך הסיום. הקפד להפחית את משכי הזמן של פעילויות קריטיות שהן בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על תאריך הסיום של הפרוייקט. |
|
|
כאשר אנשים עובדים על משימות רבות מדי בו-זמנית, תן ל- Project לפזר את העבודה בצורה שווה יותר על-ידי איזון של הקצאות משאבים. |
|
|
באפשרותך לפצל פעילות בודדת אם היא מורכבת מרכיבים מרובים שהמשאבים השונים יכולים להפעיל עליהם בו-זמנית. אם אתה משבור פעילות נתיב קריטית לרכיבים שונים אלה עם הקצאות שונות, ייתכן שתוכל לעמוד בתאריך הסיום. |
|
|
הוסף אנשים לעבודה על פעילויות שתאריך הסיום שלהן מתקרב. |
|
|
הסרת אנשים מפעילויות היא דרך נוספת להקדים את תאריך הסיום של הפרוייקט. הקצאת אנשים רבים מדי לעבודה על פעילות, או הקצאת האנשים הלא נכונים, עלולה ליצור בעיות תקשורת שעשויות להאריך את משך הפעילות. |
|
|
באפשרותך להקדים את תאריך הסיום של הפרוייקט על-ידי שינוי לוח השנה של העבודה של אנשים. באפשרותך להוסיף ימי עבודה ללוח זמנים של אנשים, או לבקש מהם לעבוד שעות נוספות. |
|
|
קבל תשובות ממומחים לשאלות על Project. בפורום של Project ב- Answers.com נמצאים משתמשים מנוסים וכן יועצים של Project המוכנים לענות על השאלות שלך. |
|
|
לאחר שביצעת שינויים בלוח זמנים של אדם, ידע אותו לגביהם כדי שהמידע לא יאבד. |
|
|
כל שינוי בפרוייקט מגיע על חשבון זמן, כסף או טווח. אלה הם הגורמים שאתה מתמרן ביניהם בכל יום כדי להמשיך ולהוביל את תוכנית הפרוייקט שלך בכיוון הנכון. למד כיצד לעבוד עם מגבלות אלה. |
|
|
כאשר Project מתאים את לוח הזמנים שלך, פעילויות עשויות לנוע באופן בלתי צפוי. מבין את ה"למה" הגדול? מאחורי מנוע התזמון רב העוצמה של Project. |
