|
|
אם בכוונתך לעקוב אחר מידע עלות, הגעת למקום הנכון. למד כיצד והיכן להזין פרטי עלות שונים כדי שתוכל להציג ולנתח את העלויות הכוללות שלך משעה לזמן עם התקדמות הפרוייקט. הידיעה לאן הכסף שלך הולך תעזור לך לקבל החלטות טובות יותר כדי להשלים את הפרוייקט במסגרת התקציב. |
עצות לניהול עלויות לפני שתתחיל
מאמר זה הוא אחד מיעדים רבים לניהול פרוייקטים במפת הדרכים לניהול פרוייקטים.
-
הערכת עלויות פרוייקט לוחות עלויות של פרוייקטים הדומים לפרוייקט שאתה מתכנן עשויים להיות שימושיים כאשר אתה מתחיל בעבודה. הוא מסייע במניעת טעויות עלויות. אם לארגון שלך יש מומחי Project Management Office (PMO), תוכל גם לדון בתוכניות העלות והתקציב שלך איתם, או לבקש מחברי צוות מנוסים וידעים לסקור את הערכות העלות של הפעילויות והמשאבים שלך. הערכות עלות הן מסובכות - ארגונים גדולים יותר פועלים לפי קווים מנחים של PMO או שוכרים מעריך עלות מקצועי.
-
ידיעה אילו סוגי עלויות יש ב- Project רוב עלויות הפרוייקט מגיעות ממשאבי עבודה - האנשים שעבודה על פעילויות שהוקצו או על החומרים והציוד הדרושים להשלמת פרוייקט. עלויות המשאב מבוססות בדרך כלל על תעריפי שכר שעתיים או תעריפי יחידות, אך הן יכולות להיות גם עלויות חד-פעמיות כגון דמי יועץ, עלויות ספק או עלויות נסיעה. עלויות שאינן משויכת למשאבים מוזנות בדרך כלל כעלויות קבועות עבור פעילויות ספציפיות או הפרוייקט כולו.
-
הזנת עלויות עלויות משאבים מוזנות בתצוגת גליון המשאבים עבור עובדים שעתיים, עובדים מוזנים, קבלנים, עלויות חומרים או עלויות משאבים חד-פעמיות אחרות, כגון עלות עבור ביטוח או איגרות חוב. עלויות פעילות מוזנות בטבלת עלות שניתן להוסיף לכל גליון פעילויות.
-
קבלת סכומי העלות שלך Project מחשב סכומי עלויות עבור כל העלויות שאתה מזין כדי שתוכל לראות במהירות כיצד עלויות הפרוייקט שלך מסתכמות. שתף מידע עלות זה עם בעלי העניין שלך בפרוייקט, שעשויים לחפש אותו.
-
הגדרת התקציב שלך כאשר סכומי העלות דומים לתקציב שחשבתם על הפרוייקט ועל בעלי העניין, שמירת תוכנית בסיסית תבסס סכומי עלות אלה כתקציב הפרוייקט. בדרך כלל עליך לעשות זאת לאחר שהזנת את כל המידע הדרוש לפרוייקט שלך, ולפני שתתחיל עבודה כלשהי. תקציב בסיסי נדרש אם בכוונתך לעקוב אחר עלויות ולנהל עלויות, במיוחד אם בכוונתך לבצע ניתוח ערך מזוכה כדי לנתח את השונות בעלות לאורך הפרוייקט. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרה ושמירה של תוכנית בסיסית.
-
ביצוע ניתוח עלויות יצא את נתוני העלות שלך ל- Excel לניתוח נתונים מעמיק, באמצעות טבלאות PivotTable, תרשימים ותכונות אחרות של Excel, כגון עיצוב מותנה ותרשימים זעירים (כפי שמוצג בתמונה הבאה).
הזנת עלויות בפרוייקט
|
קודם כל - התחל בהזנת תעריפי שכר עבור האנשים שיפעלו את תעריפי העבודה והיחידות עבור החומרים שתצטרך כדי להשלים את הפרוייקט. לאחר מכן, תזין את עלויות המשאב ה"קבועות" עבור ציוד, יחד עם עלויות משאב חד-פעמיות שברצונך לעקוב אחריהן בפרוייקט. Project מחשב באופן אוטומטי עלויות בפועל בהתבסס על העבודה בפועל המצטברת או החומרים שנצרכות בפעילויות, אך במידת הצורך, באפשרותך להזין עלויות בפועל בכל הפעילויות שהוקצו שהושלמו. |
|
|
לאחר הזנת עלויות עבור משאבים, פעילויות או שניהם, בדוק את סכומי העלות כדי לראות אם יש להתאים אותם כדי לעמוד ביעד שלך עבור עלויות. |
|
|
בשלב מסוים, תרצה לדווח על פרטי עלות פרוייקט לאנשים אחרים בארגון שלך. השתמש בדוח עלות מוגדר מראש, כגון תזרים מזומנים או דוח ערך מזוכה, או הצג באופן מיידי את נתוני העלות שלך בדוח חזותי, כגון PivotChart של Excel או דיאגרמת ציר של Visio. |
ניהול עלויות הפרוייקט שלך
|
לאחר הזנת הערכות העלות, שמור אותן בתוכנית הבסיסית כדי לבסס את התקציב שלך. הדבר מאפשר לך להשוות בין העלויות המתוכננים לבין העלויות בפועל שהפרוייקט שלך עולה עם התקדמותו, ומנבא אם עלויות הפרוייקט שלך יישארו במסגרת התקציב או לא. |
|
|
שים לב לאופן ההתקדמות של העבודה על פעילויות ועל אופן ההוספה של העלויות בפועל כדי לקבוע אם הפרוייקט שלך יישאר במסגרת התקציב או שהוא בסיכון לעבור את התקציב. |
|
|
בצע ניתוח ערך מזוכה בכל נקודה במהלך הפרוייקט כדי לברר אם הכסף שהושקע עד כה תואם לעבודה שבוצעה, ותואם לעלויות הבסיסיות שאתה מגדיר עבור פעילויות, משאבים והקצאות. |
