|
|
כדאי להתחיל בתכנון לפני פתיחת Microsoft Project. כדי לתעד את הרעיונות המוקדמים שלך לגבי מטרות הפרוייקט, השתמש ביישום כגון Word, Excel, OneNote או Outlook. לאחר שכולם קיבלו את הרעיונות שלך, באפשרותך להתחיל בתכנון לוח הזמנים שלך בעזרת Project. חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט למאמרים נוספים המלמדים כיצד לנהל פרוייקטים. |
עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל. . .
-
ודא שיש לך פרוייקט ודא כי מה שאתה חושב עליו הוא פרוייקט ממשי. לפרוייקט יש שלוש מאפיינים:
-
היא זמנית וייחודית תכנון מפעל לייצור רכבים הוא פרויקט מכיוון שזהו פעילות חד-פעמית. ייצור מכוניות במפעל הוא סידרה חוזרת של פעילויות ולכן אינה פרויקט.
-
יש לו תוצרים מוגדרים בבירור תוצרים נותנים לפרוייקט מיקוד ותוצרים. בעלי העניין לא ירגישו שהשקעות הפרוייקט שלהם כדאיות אם התוצרים אינם מוגדרים בבירור.
-
יש לו התחלה וסוף ללא תאריך סיום של פרוייקט, בעלי עניין ומשקיעים לא יהנו מתוצאות הפרוייקט ומהיתרונות שאפשרו את ההשקעה שלהם.
להלן כמה דוגמאות שיעזרו לך להחליט אם יש לך פרוייקט.
-
|
פעילויות שאינן פרוייקטים |
פרוייקטים המוגדרים בבירור |
|---|---|
|
ייצור מכוניות |
|
|
הפחתת הסיכון מצד מתחרים |
|
-
זיהוי אילוצי פרוייקט אילוצים הם גורמים שמגבילים את האפשרויות של מנהל הפרוייקט בתכנון ובניהול פרוייקט. רוב הפרוייקטים כוללים שלושה אילוצים:
-
טווח זמן מוגבל תאריכי סיום עבור תוצרים ראשיים בדרך כלל פותרים את האורך הכולל של הפרוייקט.
-
אנשים מוגבלים ומשאבים אחרים מנהלי פרוייקטים כוללים בדרך כלל מספר מוגבל של אנשים לביצוע עבודה בפרוייקט, או תקציב מוגבל.
-
טווח קטן פרוייקט מוגבל בדרך כלל בכמות שהצוות יכול להשיג. אם הפרוייקט כולל יותר מדי תוצרים או תכונות, ייתכן שלא יהיה מספיק זמן בלוח הזמנים כדי לבצע את כולם.
-
שינוי באילוץ אחד בדרך כלל משפיע על השניים האחרים ויכול להשפיע על האיכות הכוללת. לדוגמה, קיצור משך הפרוייקט מאלץ את מנהל הפרוייקט לקבל החלטות בנוגע למספר העובדים הדרושים כדי להשלים את תוצרי הפרוייקט. אם אין מספיק עובדים, קיצור הפרוייקט עלול לבוא על חשבון דברים אחרים, כגון צמצום היקף הפרוייקט.
-
זיהוי בעלי העניין שלך בשלב מוקדם שום דבר לא פוגע בפרוייקט יותר מאשר אי זיהוי בעלי העניין הקריטיים וכיצד לתקשר איתם בצורה הטובה ביותר. אם לא תזהה בעל עניין קריטי לאחר תחילת הפרוייקט, הפרוייקט עלול להיטחן עד לסיום הפרוייקט, או להיתפגר מעבר לתקציב כאשר מטרות ושיטות פרוייקטים חדשים יוצעו.
שלב 1: לכידת המחשבות המוקדמות שלך
|
רשום הערות בעזרת OneNote בזמן שאתה חושב על הפרוייקט שלך ועל הדברים שברצונך להשיג. ההערות שלך יכולות להכיל הודעות דואר אלקטרוני, קישורים לאתרי אינטרנט, סרטוני וידאו או מפרטים מוקדמים. |
|
|
לעתים פרוייקטים מתחילים כרשימות פשוטות ב- Excel. אך כאשר הם גדלים, יבא אותם ל- Project, שם ניתן לארגן ולתזמן פעילויות בצורה יעילה יותר. |
|
|
השתמש ב- Microsoft 365 בכל מחשב כדי ללכוד הערות פרוייקט בכל מקום |
עבוד עם מפרטי פרוייקט מוקדמים באמצעות Microsoft 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, Excel, PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום. |
|
עבוד עם Office באינטרנט ללא Microsoft 365. כל עוד יש לך חשבון Microsoft, באפשרותך להשתמש בגירסאות האינטרנט של Word, Excel, PowerPoint או OneNote כדי ללכוד את הרעיונות המוקדמים של הפרוייקט. |
שלב 2: יצירת קשר עם בעלי העניין
|
ללא קשר לשלב שבו אתה נמצא בתכנון הפרוייקט, דוח שמוצג כהלכה מסייע לך להשיג את הסכמת בעלי העניין לתוצרי הפרוייקט. |
|
|
אם בעלי העניין אינם יכולים להגיע למקום, השתמש בפגישות מקוונות כדי ליצור עמם קשר. שתף שקופיות של PowerPoint, גליונות של Excel או הערות של OneNote כדי לדון בתוכניות הפרוייקט המוקדמות. אנשים יכולים להשתתף בפגישות מקוונות של Microsoft Teams במשרד שלהם, בנסיעות או במכשיר הנייד שלהם. |
|
|
כאשר צשורות שאלות בזמן שאתה עובד על לוח זמנים של פרוייקט, שוחח איתם בצ'אט באופן מקוון באמצעות Teams. |
שלב 3: התחלת פרוייקט
|
העתק רשימת משימות ב- Word, Outlook או PowerPoint והדבק אותה ב- Project כדי להתחיל לוח זמנים במהירות. Project ישמור את מבנה החלוקה לרמות ואת העיצוב. |
|
|
צור פרוייקט חדש בהתבסס על תבנית מאוכלסת מראש המכילה פעילויות מפרוייקטים שדומים לשלך. מומחים בענף יצרו רבים מפרוייקטים אלה כדי לסייע לך להתחיל לעבוד במהירות. |
|
|
העבר רשימת פעילויות שנוצרה ב- Excel אל Project. Project ישמור את מבנה החלוקה לרמות ואת העיצוב. |
|
|
פרוייקטים מתחילים לעתים כרשימות פעילויות ב- SharePoint לשיתוף עם אנשים ללא Project. לאחר שרשימת הפעילויות מגיעה לגודל מסוים, העבר אותה ל- Project כדי להמשיך לעבוד עליה שם. |
|
|
לאחר שהתחלת את הפרוייקט ב- Project, תוכל להתחיל להוסיף פעילויות, לארגן אותן, לקשר אותן יחד, להוסיף אנשים וכן הלאה. |
חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט
