כיצד Project מתזמן פעילויות: מאחורי הקלעים

מה ברצונך ללמוד?

• כיצד תאריך ההתחלה של הפרוייקט משפיע על לוח הזמנים?

• כיצד קישורים בין פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד אילוצים על פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד סוגי פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד תזמון מונחה מאמץ משפיע על לוח הזמנים?

• כיצד תזמון ידני ואוטומטי משפיע על לוח הזמנים?

• כיצד ציפה (או מרווח) משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד תאריכי יעד משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד לוחות תאריכים משפיעים על לוח הזמנים?

• כיצד הקצאות משאבים מניעות את לוח הזמנים?

• קבל מידע טכני נוסף אודות האופן שבו Project מתזמן

כיצד תאריך ההתחלה של הפרוייקט משפיע על לוח הזמנים?

בעת הוספת פעילות חדשה ללוח זמנים, היא מתוזמנת באופן אוטומטי להתחיל בתאריך ההתחלה של הפרוייקט. בעת הוספת פעילויות ללוח הזמנים וחיבורן לפעילויות אחרות, שעות ההתחלה של הפעילויות ישתנו, והפעילות שתסתיים אחרונה תקבע את תאריך הסיום של הפרוייקט.

• כדי למצוא את תאריך ההתחלה של הפרוייקט או כדי לשנות אותו לתאריך אחר, בחר פרוייקט ולאחר מכן בחר מידע אודות פרוייקט.

כמובן, צפויים להיות מקרים חריגים. לדוגמה, פעילויות אינן עוברות ממקום למקום כמו פעילויות אחרות. קרא את המאמר הבא כדי ללמוד עוד אודות תזמון פעילויות המתוזמנות באופן ידני לעומת פעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי.

בעת יצירת פרוייקט חדש, עליך להזין תחילה את תאריך ההתחלה של הפרוייקט. כאשר אתה מתזמן פרוייקט משעת ההתחלה, כל הפעילויות מתחילות בתאריך ההתחלה של הפרוייקט אלא אם אתה מציין אחרת.

עבור פעילויות המתוזמנות באופן ידני ופעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי, ללא החלת יחסי תלות או אילוצים של פעילויות, משך הפרוייקט זהה למשך הפעילות הארוך ביותר. במילים אחרות, תאריך הסיום של הפרוייקט זהה לתאריך הסיום של הפעילות הארוכה ביותר.

יחסי תלות בין פעילויות, כגון תלות מסוג סיום-התחלה בין הפעילות הראשונה והפעילות השניה (כפי שמוצג כאן), יכולים לשנות את תאריך הסיום של הפרוייקט.

כמעט כל הפרוייקטים צריכים להיות מתוזמנים משעת התחלה ידועה. גם אם ידוע לך התאריך שבו על הפרוייקט להסתיים, תזמון מתאריך התחלה מספק לך גמישות מרבית.

עם זאת, ייתכן שתרצה לתזמן מתאריך סיום כאשר:

• עליך לקבוע מתי יש להתחיל פרוייקט כך שיסתיים בתאריך ספציפי.

• אינך בטוח מתי הפרוייקט יתחיל (לדוגמה, אתה מקבל עבודה ממשאב אחר שניתן לעכבו).

• המתודולוגיה של ניהול הפרוייקט מחייבת אותך לתזמן מתאריך סיום.

כאשר אתה עובד עם פרוייקט שתוזמן מתאריך סיום, שים לב להבדלים באופן שבו Project מטפל בפעולות מסוימות:

• כאשר אתה מזין פעילות שתוזמנה באופן אוטומטי, Project מקצה באופן אוטומטי את האילוץ 'מאוחר ככל האפשר' (ALAP) לתאריך הסיום של הפעילות. עליך להגדיר אילוצים אחרים רק בעת הצורך (בחר פעילות ולאחר מכן בחר פעילות > מידע).

• אם אתה גורר מייצג פעילות בתרשים גנט כדי לשנות את תאריך הסיום של פעילות, Project מקצה באופן אוטומטי אילוץ מסוג 'סיום לא אחרי' (FNLT) עבור פעילות המתוזמנת באופן אוטומטי.

• אם אתה משנה את הפרוייקט שלך כך שיתוזמן מתאריך סיום ולפני כן הוא תוזמן מתאריך התחלה, אתה מסיר את כל העיכובים עקב החלקת משאבים והפיצולים עקב החלקת משאבים מפעילויות ומהקצאות אשר תוזמנו באופן אוטומטי. פעילויות המתוזמנות באופן ידני אינן מושפעות.

• אם אתה משתמש בה החלקת משאבים אוטומטית כדי להפחית הקצאות יתר של משאבים בפרוייקט, Project יוסיף עיכוב בה החלקת משאבים לאחר פעילות במקום לפני פעילות (כדי לבדוק הגדרות החלקת משאבים, בחר בכרטיסיה משאב ולאחר מכן בחר החלקת משאב).

לראש הדף

כיצד קישורים בין פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

קישורים בין פעילויות (יחסי תלות) מציגים את קשרי הגומלין בזמן שבין פעילות אחת לשניה. קישור הפעילויות יוצר יחסי תלות בין פעילויות. השרשרת הארוכה לפעילויות קובעת את כל משך הפרוייקט ואת הסיום שלו.

עצת ניהול פרוייקטים בעת קישור פעילויות בפרוייקט, מוגדר נתיב קריטי של קישורים. נתיב קריטי זה קובע את סיום הפרוייקט. קבל מידע נוסף על הנתיב הקריטי.

הערה לגבי פעילויות המתוזמנות באופן ידני בעת משימה עם תזמון ידני פעילות אחרת, Project מכבד את סוג הקישור וממקם את הפעילות המתוזמנת באופן ידני ביחס לפעילות האחרת. לדוגמה, הפעילות העוקבת עם קישור מסוג סיום-התחלה מוצגת בתור התחלה בסיום פעילות הקדם. עם זאת, הפעילות העוקבת תזוז רק בעת יצירת הקישור. אם פעילות הקדם משנה מאוחר יותר את תאריך הסיום שלה, תאריך ההתחלה של הפעילות העוקבת יישאר ללא שינוי.

עם זאת, באפשרותך להגדיר את Project כך שפעילות שתוזמנה באופן ידני אינה מועברת כאשר היא מקושרת לפעילות אחרת.

1. בחר קובץ > אפשרויות> לוח זמנים.

2. נקה את תיבת הסימון עדכן פעילויות המתוזמנות באופן ידני בעת עריכת קישורים.

לראש הדף

כיצד אילוצים על פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

אילוצים מאפשרים לך לשלוט בתאריך ההתחלה או הסיום של פעילות המתוזמנת באופן אוטומטי. קיימים שלושה סוגים של אילוצים:

• אילוצים גמישים אינם כוללים תאריכים מסוימים המשויכים להם. קביעה של אילוצים מסוג זה מאפשרת לך להתחיל פעילויות מוקדם ככל האפשר או מאוחר ככל האפשר, כאשר הפעילות מסתיימת לפני סיום הפרוייקט, בהינתן אילוצים אחרים ויחסי תלות בין פעילויות בלוח הזמנים.

• אילוצים גמישים למחצה דורשים תאריך משויך שיכתיב את תאריך ההתחלה המוקדם ביותר או תאריך הסיום המאוחר ביותר עבור פעילות. אילוצים אלה מאפשרים לפעילות להסתיים בכל עת, כל עוד היא עומדת בתאריך היעד להתחלה או לסיום.

• אילוצים קשיחים דורשים תאריך משויך המכתיב את תאריך ההתחלה או הסיום של הפעילות. אילוצים אלה שימושיים כאשר עליך לתכנן את לוח הזמנים תוך התחשבות בגורמים חיצוניים, כגון הזמינות של ציוד או משאבים, תאריכי יעד, אבני דרך בחוזה ותאריכי התחלה וסיום.

עצת ניהול פרוייקטים כמעט בכל המקרים, השתמש באילוץ ASAP. פעולה זו מעניקה למנוע התזמון את הגמישות הרבה ביותר לקביעת תאריך הסיום המושלם עבור הפרוייקט שלך.

להלן שתי דרכים להציג באופן מיידי את האילוצים על הפעילויות שלך.

• כדי לסקור או לשנות אילוץ, בחר פעילות ולאחר מכן בחר פעילות > מידע. בחר בכרטיסיה מתקדם כדי לראות את התיבות סוג אילוץותאריך אילוץ .

• אם האילוץ הוא מסוג שאינו ASAP או ALAP, סוג האילוץ יציג את המחוון הגרפי המשויך בעמודה 'מחוון' בכל תצוגת גיליון, כגון תרשים גנט.

אילוצים עם גמישות תזמון בינונית יגבילו את ההתחלה או הסיום של פעילות לתאריך שלפני או אחרי תאריך נבחר. לדוגמה, פעילות עם אילוץ מסוג 'התחלה לא לפני' (SNET) עבור ה- 15 ביוני ויחס תלות של סיום-התחלה לפעילות אחרת, יכולה להתחיל ב- 15 ביוני אם פעילות הקדם שלה הסתיימה עד ה- 15 ביוני (או מאוחר יותר אם פעילות הקדם מסתיימת לאחר ה- 15 ביוני), אך אין אפשרות לתזמן אותה להתחיל לפני ה- 15 ביוני. לדוגמה, זה עשוי להיות שימוש מתאים באילוצים אם יש לך היתר בנייה שמתאים לתאריכים ספציפיים בלבד. במקרה זה, אילוצים מסוג SNET או FNLT עשויים להיות בשימוש.

עם קשר הגומלין המוגדר כברירת מחדל מסוג סיום-התחלה עם אילוץ מסוג ASAP המוחל על פעילויות אלה, הפעילות העוקבת (השניה) מתוזמנת להתחיל ברגע שפעילות הקדם (הראשונה) מתוזמנת להסתיים.

אילוץ SNET מוחל, הפעילות העוקבת אינה יכולה להתחיל לפני תאריך האילוץ, גם אם (כפי שמוצג כאן) פעילות הקדם הושלמה לפני תאריך האילוץ.

הטבלה הבאה מפרטת את האילוצים שמספק Project.

כברירת מחדל, על כל הפעילויות בפרוייקט אשר תוזמן מתאריך ההתחלה מוחל אילוץ מסוג ASAP. בדומה לכך, כברירת מחדל, על כל הפעילויות בפרוייקט אשר תוזמן מתאריך הסיום מוחל אילוץ מסוג 'מאוחר ככל האפשר' (ALAP).

אילוצים בלתי גמישים בדרך כלל עוקפים את כל יחסי התלות בין פעילויות ומגבילים פעילות לתאריך שבחרת. לדוגמה, פעילות עם אילוץ מסוג 'חייב להתחיל בתאריך' (MSO) עבור 30 בספטמבר ויחס תלות של סיום-התחלה לפעילות אחרת תמיד תתוזמן ל-‏ 30 בספטמבר, בין אם פעילות הקדם שלה מסתיימת מוקדם או מאוחר. באפשרותך לשנות אופן פעולה זה. בחר קובץ > אפשרויות > לוח זמנים, ולאחר מכן בחר את תיבת הסימון פעילויות יתחשבו תמיד בתאיכי האילוץ שלהן.

לראש הדף

כיצד סוגי פעילויות משפיעים על לוח הזמנים?

סוגי פעילויות חלים רק על פעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי, והן מגיעות בשלושה סוגים: יחידות קבועות, עבודה קבועה ומשך קבוע. Project בודק את סוג הפעילות כדי לקבוע כיצד יתנהגו 'משך', 'עבודה' ו'יחידות' בעת תזמון הפרוייקט שלך על-ידי Project.

כל אחד מסוגי הפעילויות משפיע על התזמון בעת עריכת אחד משלושת הרכיבים כדלקמן.

• כדי לשנות סוג פעילות, בחר את הפעילות ,> מידע אודות פעילות ועבור אל הכרטיסיה מתקדם.

כיצד תזמון מונחה מאמץ משפיע על לוח הזמנים?

עבור כל הפעילויות, לאחר הקצאת משאב, הפעילות מתוזמנת בהתאם לנוסחה זו (בהנחה שפעילויות הן מסוג הפעילות בעל היחידות הקבועות המוגדר כברירת המחדל)

Duration = Work / Units

• עבור כל פעילות, באפשרותך לבחור את החלק של המשוואה ש- Project יחשב על-ידי הגדרת סוג הפעילות. כשאתה מקצה אנשים לפעילות או מסיר אנשים מפעילות, Project מאריך או מקצר את משך הפעילות על בסיס מספר המשאבים המוקצים לה, אך Project אינו משנה את הסך הכולל של העבודה עבור הפעילות. הדבר קרוי תזמון מונחה מאמץ. הגדרה זו בדרך כלל כבויה. כדי להפעיל אפשרות זו, בחר >אפשרויות >לוח > הסימון פעילויות חדשות הן מונחות מאמץ.  

תזמון מונחה מאמץ פועל יפה ברוב התרחישים, אך אולי תרצה לשנות התנהגות זו כדי לשקף בצורה יותר מדויקת את מה שקורה בפעילות מסוימת בעקבות הוספה או הסרה של משאב. לדוגמה, ייתכן שתרצה לראות כיצד העבודה הכוללת גדלה בעת הוספת אנשים לפעילות מסוימת.

1. בחר פעילות, בחר פעילות > מידע ולאחר מכן בחר בכרטיסיה מתקדם.

2. בטל את הסימון בתיבת הסימון מונחה מאמץ.

בעת עבודה עם תזמון מונחה מאמץ, זכור את הנקודות הבאות:

לראש הדף

כיצד תזמון ידני ואוטומטי משפיע על לוח הזמנים?

הכרת ההבדלים בין משימה עם תזמון ידניי ומשימה עם תזמון אוטומטיי היא המפתח לשאלה כיצד מתזמן Project את הפרוייקט שלך.

באופן כללי, פעילויות המתוזמנות באופן ידני גורמות לך לשלוט בלוח הזמנים. בעת הוספת פעילות ללוח הזמנים שלך, היא נשארת שם. עם זאת, זו לא תמיד הדרך הטובה ביותר לעצב לוח זמנים, במיוחד כאשר פרוייקטים מסתבכים יותר, שבה ייתכן שתרצה להשתמש בפעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי כדי לנצל את מנוע התזמון רב העוצמה של Project.

הבט בתמונה שלהלן. היא מציגה את שני הסוגים השונים של הפעילויות, השתיים הראשונות מתוזמנות באופן ידני, והשתיים האחרונות באופן אוטומטי.

עבור פעילויות המתוזמנות באופן ידני, שים לב כי המשך הוא ערך טקסט וגם מספר. מאחר והמשך יכול להיות ערך טקסט, תאריך התחלה לא הוגדר באופן אוטומטי על-ידי Project, ומייצג הפעילות בתרשים גנט מוצג באופן חלקי בלבד כדי לשקף את חוסר הוודאות של לוח הזמנים של הפעילות בשלב זה.

עבור הפעילות המתוזמנת באופן אוטומטי, המשך הוא ערך מספרי עם יחידת זמן מצורפת, כגון "12 ש" למשך שנים עשר שעות. בהגדרה, משך חוקי, תאריכי התחלה ותאריכי סיום של פעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי - ולפיכך, מייצגי פעילויות - מצוירים באופן אוטומטי על-ידי Project.

שים לב, נושא המידע שאתה מספק בפעילויות המתוזמנות באופן ידני הופך כעת להיות מורכב מעט. כל הדרוש ל- Project כדי לצייר מייצגי פעילות בפעילות המתוזמנת באופן ידני הם שלושה ערכי זמן: משך, תאריך התחלה ותאריך סיום. אם תגדיר שני ערכים אלה עבור פעילות המתוזמנת באופן ידני, הערך השלישי יחושב על-ידי Project באופן אוטומטי, והפעילות תישאר מתוזמנת באופן ידני. לכן, חפש התנהגות "בלתי צפויה" מסוג זה מ- Project.

כיצד ציפה (או מרווח) משפיעים על לוח הזמנים?

ציפה (המוכרת גם כמרווח) מסייעת לך לאתר את אותן פעילויות שניתן להזיז מבלי לשנות את תאריך הסיום של הפרוייקט. ייתכן שתרצה להציג פעילויות העשויות לחליק כעת מבלי להשפיע על הנתיב הקריטי (מרווח כולל ) או על הפעילויות שעלולות להחליק לפני שהן משפיעות על הפעילות שאליה הן מחוברות (מרווח חופשי ).

להלן שתי דרכים להצגת ציפה בלוח הזמנים שלך.

• כאשר אתה נמצא בתרשים גנט, בחר תבנית תרשים גנט ולאחר מכן בחר את תיבת הסימון מרווח. ציפה מופיעה כקו דק המצורף לסוף או להתחלה של מייצגי פעילויות בתרשים גנט.

• השתמש בתצוגה 'גנט מפורט'. בחר הצג > נוספות ולאחר מכן בחר גנט מפורט. בחר החל. כעת, בחזרה לתרשים גנט, בחר טבלאות כדי> זמנים.

להלן כמה דברים שכדאי לזכור לגבי ציפה:

לראש הדף

כיצד תאריכי יעד משפיעים על לוח הזמנים?

תאריכי יעד לא משפיעים בדרך כלל על תזמון פעילויות. הם משמשים לציון מועד מטרה שמומלץ שלא להחמיץ, מבלי לחייב אותך להגדיר אילוץ על פעילות שיכול להשפיע על התזמון אם פעילויות פעילות קדם משתנות. פעילות עם תאריך יעד מתוזמנת בדיוק כמו כל פעילות אחרת, אך כאשר פעילות מסתיימת לאחר תאריך היעד שלה, Project מציג מחוון פעילויות המיידע אותך שהפעילות לא עמדה בתאריך היעד שלה.

כדי לסקור או לשנות תאריך יעד של פעילות, בחר את הפעילות ובחר פעילות > מידע. בכרטיסיה מתקדם, השתמש בתיבה תאריך יעד.

תאריכי יעד יכולים להשפיע על המרווח הכולל של פעילויות. אם אתה מזין תאריך יעד לפני סוף המרווח הכולל של הפעילות, המרווח הכולל יחושב מחדש באמצעות תאריך היעד במקום תאריך הסיום המאוחר של הפעילות. הפעילות הופכת לקריטית אם המרווח הכולל מגיע לאפס.

באפשרותך להגדיר תאריכי יעד עבור פעילויות ערסל כמו גם עבור פעילויות נפרדות. אם תאריך היעד של פעילות הערסל מתנגש עם אחת מתת הפעילויות, מחוון הפעילויות מציין שהוחמץ תאריך יעד בקרב תת הפעילויות.

אך תאריכי יעד יכולים להשפיע על האופן שבו פעילויות מתוזמנות, אם נקבע תאריך יעד עבור פעילות עם אילוץ מסוג 'מאוחר ככל האפשר' (ALAP). הפעילות מתוזמנת להסתיים בתאריך היעד, אם כי הפעילות עדיין יכולה להסתיים לאחר תאריך היעד שלה אם פעילויות הקדם שלה גלשו.

לראש הדף

כיצד לוחות תאריכים משפיעים על לוח הזמנים?

לוחות תאריכים קובעים בפרוייקט את זמן עבודה הרגיל ואת הזמן שאינו מוקדש לעבודה, כגון סופי שבוע וחגים.

לוחות תאריכים של פרוייקט משמשים לקביעת זמינות המשאבים, אופן התזמון של משאבים המוקצים לפעילויות ואופן התזמון של הפעילויות עצמן. נעשה שימוש בלוחות תאריכים של פרוייקטים ופעילויות לתזמון הפעילויות, ואם מוקצים לפעילויות משאבים, נעשה שימוש גם בלוחות תאריכים של משאבים.

לוחות תאריכים עוקפים זה את ההגדרות של זה באופן הבא.

1. בעת יצירת פעילות, לוח התאריכים של הפרוייקט מתזמן את הפעילות.

2. בעת הוספת משאב לפעילות, לוח התאריכים של המשאב שולט על תזמון הפעילות.

3. כאשר אתה מוסיף לוח תאריכים של פעילות לפעילות ומגדיר את הגדרת לוח התאריכים להתזמון מתעלם מלוח תאריכים של משאב בתיבה 'מידע אודות פעילות', לוח התאריכים של הפעילות שולט על התזמון ומתעלם מהתזמון של משאבים המוקצים לפעילות.

כדי לעבוד עם לוחות תאריכים, בחר Project ולאחר מכן בחר שנה זמני עבודה.

לראש הדף

כיצד הקצאות משאבים מניעות את לוח הזמנים?

אם אינך מקצה משאבים לפעילויות בפרוייקט, Project מחשב את לוח התאריכים באמצעות משכים, יחסי תלות בין פעילויות, אילוצים ומידע מלוחות התאריכים של הפרוייקט והפעילויות. אם אתה מקצה משאבים, הפעילויות מוקצות גם הן לפי לוחות התאריכים ויחידות הקצאה של המשאבים, לתזמון מדויק יותר.

הקצאה היא השיוך של פעילות ספציפית למשאב ספציפי האחראי להשלמת הפעילות. ניתן להקצות לפעילות יותר ממשאב אחד. ניתן להקצות לפעילויות משאבי עבודה, משאבי חומרים ומשאבי עלויות. בניגוד למשאבי עבודה, הקצאת משאבי חומרים או משאבי עלויות לפעילות לא משפיעה על תזמון הפעילות.

לדוגמה, הפרוייקט כולל פעילות שנקראת פיתוח מפרטים. יש ברשותך גם משאב הנדסה, שי. אם אתה מקצה את שי לפעילות פיתוח משאבים, התזמון של פעילות זו תלוי בלוח התאריכים של המשאב שי, בנוסף למידע אודות הפעילות, כגון המשך, יחסי התלות בין פעילויות, האילוצים ולוחות התאריכים.

נוסף על תזמון לפי מידע פעילות, לאחר הקצאת משאבים לפעילויות בפרוייקט, ל-Project יש מידע משאבים והקצאות נוסף שבו באפשרותו להשתמש לחישוב מידע לוח זמנים, לרבות:

כדי להקצות משאבים לפעילויות, בחר בכרטיסיה משאב ולאחר מכן בחר הקצה משאבים.

לראש הדף

קבל מידע טכני נוסף אודות האופן שבו Project מתזמן

• הוספת ימי חג וחופשה

• הצגת הנתיב הקריטי כדי לסייע להקדים את תאריך הסיום של הפרוייקט שלך

• הגדרת תאריך ההתחלה או הסיום עבור הפרוייקט שלך

• תכנון מלמעלה למטה

לראש הדף