שימוש בתבנית האתר של צוות ניהול החוזים מופעלת על-ידי Microsoft Syntex

תחילה, בצע הוראות להוספת תבנית אתר לאתר SharePoint חדש או קיים.

גלה תוכן אתר, רכיבי Web Part ודפים מאוכלסים מראש והחלט אילו התאמות אישיות של אתרים יהיו דרושות כדי להתיישר עם המותג, הקול והיעד העסקי הכולל של הארגון שלך. 

דפי אתר מאוכלסים מראש:

• דף הבית - מספק וממקם נחיתה עבור מבקרים לעיין בחדשות בנושאים מתמשכת, עדכוני תגובה, מידע על מדיניות ונהלים ומשאבים שימושיים.

• Clients - דף זה מספק פרטי לקוח במיקום נוח אחד.

• מכתבי אישור – עקוב אחר התכתבויות הממחישות את תנאי ההסכמים בין הלקוחות שלך לבין הארגון שלך. 

• תבניות חוזה – בחר את תבנית החוזה המתאימה עבור סוג החוזה, כגון הסכמי אי-גילוי, הסכמי שירות והצהרת עבודה. 

• בקשות חוזה - השתמש ברשימת המבנים מראש כדי לעקוב אחר החוזים המבוקשים והמצב שלהם או כדי לשלוח בקשה ישירות לצוות שלך. התאם אישית תבנית רשימה זו על-ידי עריכת שדות טקסט של רשימה.

• מודלים - אחסן ספריית מודלים כדי לחלץ מטה-נתונים ולסווג מידע ממסמכים באמצעות Microsoft Syntex. מגיע עם שני מודלים מעוצבים מראש של חוזים. 

• אזורים - השתמש בספריה בנויה מראש זו כדי לסווג מסמכי חוזים לפי אזור גיאוגרפי, מדינה או אזור.

• הסכמי שירות - כולל רשימה מותקנת מראש כדי לסייע במעקב אחר המצב של הסכמי השירות ומספקת מבט כולל על פרטי החוזה.

• הצהרות עבודה - כולל רשימה מותאמת אישית שתצורתה מותאמת אישית תעזור לך לארגן את הצהרות העבודה שלך בתצוגת לוח.

• סל המיחזור - מספק גישה לתוכן הצוות שמחק לאחרונה.

לאחר הוספת תבנית האתר של צוות ניהול החוזים, הגיע הזמן להתאים אותה אישית הפוך אותה ל משלך. 

השתמש בערכת הלימוד שסופקה ב- Microsoft Syntex - מראה כיצד היא מפעילה את אתר ניהול החוזים שלך כדי שתוכל ללמוד דרכים לשימוש במודלים משלך למסמכים וליצור אותם. שימוש ברכיבי ה- Web Part טקסט ותמונה כדי לספק תוכן מעניין וניתנים לעריכה או להוסרה.  הצגת חדשות חשובות והכרזות - השתמש ב- Web Part תמונה בולטת כדי לסמן פריטי מדיניות, עדכונים ומשאבים שימושיים אחרים. תן לקישורים לחצן כדי לה בולטים - השתמש ב- Web Part לחצן כדי לסייע לקישורים חשובים להת בולטים באתר שלך.  ספק גישה נוחה למסמכים - השתמש ב- Web Part של ספריית מסמכים כדי לספק גישה מהירה לתבניות חוזים ולמסמכים. סקור את פעילות אתר הצוות האחרונה - השתמש ב- Web Part של פעילות אתר כדי להציג תוכן שבוצעה אליו גישה לאחרונה על-ידי חברי צוות אחרים. סימון קישורים למשאבים נפוצים - השתמש ב- Web Part קישורים מהירים כדי לספק גישה נוחה למשאבים. ספק גישה לאנשי קשר עיקריים - השתמש ב- Web Part 'אנשים' כדי להציג רשימה של אנשי קשר עיקריים עבור צוות ניהול החוזים.

התאם אישית את המראה, הניווט באתר, רכיבי ה- Web Part והתוכן של האתר שלך בהתאם לצרכים של הצופים שלך והארגון. בעת ביצוע התאמות אישיות, ודא שהאתר נמצא במצב עריכה על-ידי בחירה באפשרות ערוך בפינה השמאלית העליונה של האתר. במהלך העבודה, שמור כטיוטה או פרסם מחדש שינויים כדי להפוך את פעולות העריכה לגלויות לצופים.

1. השתמש ברכיבי ה- Web Part 'טקסט ותמונה' כדי לספק תוכן מעניין 

1. התחל על-ידי בחירת ה- Web Part טקסט ובחר ערוך מאפיינים ().

2. ערוך את הטקסט ישירות ב- Web Part. 

3. בחר את ה- Web Part של התמונה ובחר ערוך מאפיינים ().

4. בחר שנה ובחר מקור תמונה. 

5. לאחר שבחרת את התמונה, בחר הוסף.  

קבל מידע נוסף על עריכת רכיבי ה- WebPart של טקסטותמונה.

2. השתמש ב- Web Part תמונה בולטת כדי להדגיש פריטי מדיניות חשובים, עדכונים ומשאבים שימושיים אחרים

1. התחל על-ידי בחירת ה- Web Part תמונה בולטת ובחר ערוך מאפיינים ().

2. לאחר מכן, בחר באפשרויותהשכבה והאריחים המתאימות ביותר לצרכי הארגון.

ראה פריסות שונות וקבל מידע נוסף על עריכת ה- Web Part תמונה בולטת.

3.  השתמש ב- Web Part של לחצן כדי לסייע לקישורים חשובים לה בולטים באתר שלך

1. בחר ב- Web Part של לחצן ובחר ערוך מאפיינים ().

2. בצע שינויים בתווית הלחצן, בקישור וביישור.

קבל מידע נוסף על השימוש ב - Web Part של לחצן. 

4. השתמש ב- Web Part של ספריית מסמכים כדי לספק גישה מהירה לתבניות חוזים ולמסמכים

1. כדי לשנות את התצוגה, או את מקור התיקיות עבור ה- Web Part של ספריית המסמכים,  בחר את המאפייןערוך מאפיינים ().

2. כדי לערוך תיקיות, תוויות, תוכן, נווט לספריה בתוכן האתר, בצע את פעולות העריכה ולאחר מכן תראה עדכון תוכן ב- Web Part.

קבל מידע נוסף על עריכת ה- Web Part של ספריית המסמכים.

5. השתמש ב- Web Part של פעילות אתר כדי להתעדכן בפעילות הצוות

1. התחל על-ידי בחירת ה- Web Part פעילות אתר ובחר ערוך מאפיינים ().

2. הזן מספר בתיבה הכלים תחת הצג מספר זה של פריטים בכל פעם.

קבל מידע נוסף על השימוש ב- Web Part פעילות אתר.

6. השתמש ב- Web Part קישורים מהירים כדי לספק גישה נוחה למשאבים

1. נווט אל ה- Web Part קישורים מהירים, בחר את הקישור ולאחר מכן בחר ערוך מאפיינים ().

2. ערוך את הקישור, הכותרת, הסמל והתיאור במידת הצורך.

3. כדי להוסיף קישור, בחר + הוסף קישורים.

ראה פריסות שונות וקבל מידע נוסף על עריכת ה- Web Part 'קישורים מהירים'.

7.  השתמש ב- Web Part 'אנשים' כדי להוסיף רשימה של אנשי קשר עיקריים עבור צוות ניהול החוזים

1. התחל על-ידי מחיקת ה- Web Part 'אנשים' של מציין המיקום.

2. חפש את ארגז הכלים () בצד שמאל. בחר הצג את כל רכיבי ה- Web Part ולאחר מכן בחר או גרור ושחרר אנשים מרשימת רכיבי ה- Web Part. 

3. בחר ערוך מאפיינים ().

4. התאם את הפריסה והזן שם של אדם או קבוצה ולאחר מכן בחר שמור.

קבל מידע נוסף על ה- Web Part 'אנשים'.

התאמה אישית של הדפים הבאים בתוך האתר 

• לקוחות - שמור רשימה של פרטי לקוח לצורך גישה נוחה. התאם אישית רשימה זו על-ידי עריכת תבנית הרשימה. 

• מכתבי אישור - ארגן תיעוד חשוב בין הלקוחות שלך לבין הארגון שלך.  ערוך את ספריית המסמכים על-ידי עדכון שמותהתיקיות והעלאת משאבים.

• תבניות חוזה - השתמש בחלק מתבניות החוזה שסופקו או אחסן תבניות מותאמות אישית הנגישים בקלות על-ידי צוות ניהול החוזים. ערוך את ספריית המסמכים על-ידי עדכון שמותהתיקיות והעלאת משאבים.

• בקשות חוזה - השתמש ברשימת המבנים מראש כדי לעקוב אחר החוזים המבוקשים והמצב שלהם. התאם אישית רשימה זו על-ידי עריכת תבנית הרשימה. 

• Models - השתמש במודלים לדוגמה שתצורתם תצורתם תקבע מראש כדי לחלץ ולסווג מידע ממסמכים. מגיע עם שני מודלים מעוצבים מראש של חוזים. קבל מידע נוסף על השימוש ב- Microsoft Syntex כאן. 

• אזורים - אחסן מסמכי חוזה לפי אזור גיאוגרפי, מדינה או אזור. ערוך את ספריית המסמכים על-ידי עדכון שמותהתיקיות והעלאת משאבים.

• הסכמי שירות - כולל רשימה מותקנת מראש כדי לסייע במעקב אחר המצב של הסכמי השירות ומספקת מבט כולל על פרטי החוזה. התאם אישית רשימה זו על-ידי עריכת תבנית הרשימה. 

• הצהרות של רשימת עבודה - כולל רשימה מותאמת אישית שתצורתה מותאמת אישית תעזור לך לארגן את הצהרות העבודה שלך בתצוגת לוח. התאם אישית רשימה זו על-ידי עריכת תבנית הרשימה. 

התאמה אישית של המראה וניווט האתר

לפני שתשתף את האתר שלך עם אחרים, מקם את המגעים האחרונים באתר שלך על-ידי הבטחה שהמשתמשים יוכלו למצוא את האתר, לנווט בין קישורים ודפים בקלות ולגשת במהירות לתוכן באתר.

• ערוך ספריות מסמכים על-ידי עדכון שמותהתיקיות והעלאת משאבים.

• ערוך והתאם אישית ניווט באתר.

• שנה את מראה האתר שלך על-ידי התאמה אישית של ערכת הנושא, הסמל, פריסות הכותרת העליונה והמראה של האתר שלך.

• הוסף או הסר דפים לאתר זה או לניווט באתר כדי להכיל תוכן קיים.

• בחר לשייך אתר זה לאתר רכזת בתוך הארגון שלך, או הוסף אתר זה לניווט קיים באתר רכזת במידת הצורך.

שתף את האתר שלך עם אנשים אחרים לאחר שתבצע התאמה אישית של האתר שלך, סקרת אותו ופרסמת את הטיוטה הסופית. 

1. בחר הגדרות ולאחר מכן בחר הרשאות אתר.

   

2. בחר הוסף חברים ולאחר מכן בחר הוסף חברים לקבוצה.

   

3. בחר הוסף חברים ולאחר מכן הזן את השמות של כל המשתמשים שברצונך להעניק להם גישה מלאה לתוכן של אתר הצוות, למשאבים משותפים כגון לוח השנה של Outlook של הצוות וזכויות עריכה באתר. 

4. בחר שמור לאחר שתסיים להוסיף חברים והגדר הרשאות.

קבל מידע נוסף אודות ניהול הגדרות אתר צוות, פרטי אתר והרשאות.

לאחר יצירה והפעלה של האתר שלך, השלב החשוב הבא הוא שמירה על תוכן האתר. ודא שיש לך תוכנית לשמירה על עדכניות התוכן ורכיבי ה- Web Part. 

שיטות עבודה מומלצות של תחזוקת אתר:

• תכנון תחזוקת אתר - צור לוח זמנים כדי לסקור את תוכן האתר בתדירות הרצויה כדי להבטיח שהתוכן עדיין מדויק ורלוונטי.

• פרסם חדשות באופן קבוע - הפץ את ההכרזות, המידע והמצב העדכניים ביותר ברחבי הארגון.  למד כיצד להוסיף פרסום חדשות באתר צוות או באתר תקשורת, וראה לאחרים מי יפרסם הכרזות כיצד הם יכולים להשתמש בחדשות SharePoint.

• בדוק קישורים ורכיבי Web Part - שמור על קישורים ורכיבי Web Part מעודכנים כדי לוודא שאתה מינוף הערך המלא של האתר שלך.

• השתמש בניתוח כדי לשפר את המעורבות - הצג שימוש באתר באמצעות דוח נתוני השימוש המוכלל כדי לקבל מידע על תוכן פופולרי, ביקורים באתרים ועוד.

• סקור מעת לעת את הגדרות האתר שלך - לאחר שיצרת אתר ב- SharePoint, באפשרותך לבצע שינויים בהגדרות , בפרטי האתר ובהרשאות של האתר.