Prise en main de la création, de la gestion et du partage de fichiers dans OneDrive et SharePoint

Regarder : Quand utiliser OneDrive et SharePoint

OneDrive est une plateforme de stockage cloud dans laquelle vous pouvez stocker vos fichiers individuels ou personnels. OneDrive est étroitement intégré à des applications telles que Word, Excel et PowerPoint, ce qui en fait un endroit pratique pour stocker et accéder à vos documents sensibles en toute sécurité.

Utilisez OneDrive lorsque vous souhaitez créer un document qui n’est que le vôtre, par exemple, lorsque vous travaillez sur des informations hautement sensibles ou privées.

Pour commencer à utiliser One Drive, connectez-vous à votre compte Microsoft ou inscrivez-vous pour en obtenir un, téléchargez et installez l’application de bureau OneDrive, puis suivez les invites pour vous connecter et sélectionner les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec le cloud. 

• Pour créer un fichier dans OneDrive, cliquez simplement sur le bouton Nouveau et sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez créer, tel qu’un document Word ou une feuille de calcul Excel.

• Pour gérer les fichiers dans OneDrive, cliquez avec le bouton droit sur un fichier et sélectionnez Renommer pour lui donner un nom plus descriptif ou glisser-déplacer des fichiers vers différents dossiers pour une meilleure organization.

• Pour partager des fichiers avec OneDrive , cliquez sur le bouton Partager et entrez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. En savoir plus sur la gestion des fichiers dans OneDrive.

SharePoint est un outil de collaboration utilisé pour gérer et partager des fichiers et des informations dans un organization. SharePoint permet à plusieurs utilisateurs de collaborer dans un emplacement central.

Utilisez SharePoint lorsque vous devez créer un document qui sera écrit et géré par une équipe de personnes ou lorsqu’il doit être partagé à grande échelle. Par exemple, utilisez-le comme emplacement centralisé pour les membres de l’équipe afin d’afficher les chronologies, les tâches et les jalons du projet. Cela permet aux équipes de suivre la progression, de rester dans le calendrier et de collaborer plus efficacement.

• Pour créer un fichier dans SharePoint, accédez à la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez créer le fichier, puis cliquez sur le bouton Nouveau .

• Pour gérer les fichiers, case activée un fichier pour y apporter des modifications, puis case activée le fichier à nouveau lorsque vous avez terminé.

• Pour partager des fichiers, cliquez sur le fichier et sélectionnez Partager. Vous pouvez également collaborer en temps réel en ouvrant le fichier dans l’application appropriée, telle qu’Word ou Excel, et en activant la co-création. Pour afficher les versions précédentes d’un fichier, cliquez sur le fichier et sélectionnez Historique des versions. En savoir plus sur la gestion des fichiers dans SharePoint.

Réglementer l’accès des internes, des fournisseurs, des sous-traitants et des parties externes  

Pour vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et données sensibles dans OneDrive et SharePoint :

• Définissez des stratégies d’accès pour différents types d’utilisateurs tels que les utilisateurs internes, les fournisseurs, les sous-traitants et les parties externes. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie d’accès qui autorise uniquement certains employés à accéder à des informations confidentielles, telles que des données financières ou des informations client. Vous pouvez également spécifier le type de données auquel ils peuvent accéder, comment ils peuvent y accéder et pendant combien de temps. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et données sensibles.

• Utilisez des autorisations et des rôles pour contrôler l’accès à des fichiers ou dossiers spécifiques. Par exemple, accordez un accès en lecture seule à un membre de l’équipe qui doit afficher des fichiers, mais pas apporter de modifications, par exemple une personne qui n’est pas directement impliquée dans le projet, mais qui doit rester informée. En définissant ces autorisations et rôles, vous pouvez vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux informations sensibles et qu’ils peuvent uniquement afficher et modifier les fichiers auxquels l’accès leur a été accordé.

• Utilisez l’authentification multifacteur pour vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données sensibles. Cela peut inclure l’obligation pour les utilisateurs de fournir un mot de passe et un code envoyé à leur appareil mobile ou à leur adresse e-mail.

• Surveillez l’accès et l’utilisation de votre environnement OneDrive et SharePoint pour détecter et empêcher l’accès ou l’utilisation non autorisés. Par exemple, en examinant les journaux d’activité des utilisateurs, vous pouvez identifier toute activité inhabituelle, telle que les tentatives d’accès non autorisées, et prendre des mesures pour empêcher les violations de données.

• Implémentez le chiffrement pour les données sensibles afin de garantir que même si une personne obtient un accès non autorisé aux données, elle ne peut pas les lire sans la clé de déchiffrement. Cela peut aider à prévenir les violations de données, à protéger les données client et à garantir la conformité aux réglementations en matière de confidentialité des données.

• Définissez des dates d’expiration pour les liens partagés afin de garantir que l’accès est automatiquement révoqué après une certaine période. Par exemple, si vous partagez un contrat avec un fournisseur ou un entrepreneur et que vous souhaitez vous assurer que le fournisseur ou l’entrepreneur n’a accès au document que pendant une durée limitée, vous pouvez définir une date d’expiration et l’accès au document sera automatiquement révoqué après la période définie. Cela réduit le risque que des parties non autorisées accèdent au document.

En implémentant ces mesures, vous pouvez réglementer l’accès des internes, des fournisseurs, des sous-traitants et des parties externes dans OneDrive et SharePoint et sécuriser vos données. En savoir plus sur la façon de protéger vos données.

Réduire les vulnérabilités de OneDrive et SharePoint  

Bien que OneDrive et SharePoint offrent de nombreuses fonctionnalités de sécurité pour se protéger contre les violations de données, plusieurs vulnérabilités clés peuvent affecter la sécurité de ces entités :

• Les attaques par hameçonnage peuvent inciter les utilisateurs à donner leurs informations d’identification de connexion, qui peuvent ensuite être utilisées pour accéder à OneDrive ou SharePoint.

• Les mots de passe faibles peuvent également être facilement devinés ou fissurés, ce qui entraîne un accès non autorisé.

• Les programmes malveillants peuvent être utilisés pour voler des informations d’identification de connexion, capturer des données sensibles ou prendre le contrôle de l’appareil d’un utilisateur, ce qui peut compromettre OneDrive ou SharePoint.

• Les menaces internes, telles que les employés qui partagent intentionnellement ou accidentellement des données sensibles avec des parties non autorisées, peuvent également présenter un risque pour OneDrive ou SharePoint. En savoir plus sur la gestion des risques internes.

Pour atténuer ces vulnérabilités, il est important d’implémenter les meilleures pratiques de sécurité, d’éduquer les utilisateurs et d’examiner et d’auditer régulièrement les autorisations des utilisateurs. Il est également essentiel de disposer d’un plan complet de réponse aux incidents pour répondre rapidement aux incidents de sécurité qui peuvent se produire.