Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Se, miten järjestät tiedostosi SharePoint-kirjastossa, riippuu ryhmän tarpeista ja siitä, miten haluat tallentaa ja hakea tietoja. Hyvän suunnittelun avulla voit määrittää rakenteen, joka sopii parhaiten organisaatiollesi.

Tiedostojen järjestelytavat

Kirjastoissa on useita ominaisuuksia, joiden avulla voit käsitellä useita tiedostoja samassa kirjastossa. Useat eri kirjastot voivat kuitenkin sopia organisaatiollesi paremmin.

Yksi suuri kirjasto voi sopia useisiin tarpeisiin. Samalla ryhmällä voi esimerkiksi olla meneillään useita projekteja, tai samassa projektissa voi olla mukana useita työryhmiä.

Käytä yhtä kirjastoa kun:

Työryhmän on voitava tarkastella tiedostojen yhteenvetoa tai eri näkymiä samasta tiedostojoukosta. Esimerkiksi esimies voi haluta tarkastella tiedostoja ryhmiteltyinä osaston tai määräpäivän mukaan.
Käyttäjät haluavat tehdä tiedostoista hakuja samassa sivuston sijainnissa.
Tiedostoissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia, esimerkiksi tiedostojen versioiden seurantaa tai pakollista hyväksymistä.
Kirjastoa käyttävillä työryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, esimerkiksi samat käyttöoikeustasot.

Huomautus: Yksilöllisesti määritettyjä käyttöoikeuksia voi soveltaa tiettyihin tiedostoihin, mutta jos käyttöoikeustasot vaihtelevat paljon, kannattaa käyttää useita kirjastoja.
Haluat analysoida tiedostojen tietoja laskentataulukossa tai saada tiedostoihin tehdyt päivitykset kootussa muodossa.

Huomautus: Voit vastaanottaa ilmoituksia, kun tiedostot muuttuvat, tai voit tarkastella kirjastoon tehtyjä muutoksia RSS-tekniikkaa käyttäen. RSS-syötteiden avulla työryhmän jäsenet näkevät kootun luettelon muuttuneista tiedostoista. Saat lisätietoja artikkeleista RSS-syötteen luominen tai tilaaminen tai Luo hälytys, jotta saat ilmoituksen, kun tiedosto tai kansio muuttuu SharePointissa.

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit tarkastella ja hallita tiedostoja samassa kirjastossa:

Lisää sarakkeita Voit lisätä kirjastoon sarakkeita, joiden avulla ryhmäsi voi paremmin keskittyä tärkeimpiin tietoihin ja tarkastella tietoja eri tavoilla. Sarakkeet näkyvät kirjastosivun yläreunassa otsikkoina, kuten osaston nimenä tai määräpäivänä. Voit lajitella ja suodattaa kirjaston tiedostoja sarakeotsikoiden avulla. Saat lisätietoja artikkelista SharePoint-kirjaston sarakkeiden tai sivuston sarakkeiden lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen.
Luo näkymät Näkymiä voi käyttää, jos ryhmäsi jäsenten tarvitsee usein tiedot tietyllä tavalla. Näkymissä sarakkeita käytetään lajitella, ryhmitellä, suodattaa ja näyttää tiedot. Saat lisätietoja luominen, muuttaminen, tai poista näkymä .
Luo kansioita Jos sinulla on useita tiedostoja, jotka voidaan ryhmitellä tietyllä tavalla, kansiot ovat hyvä vaihtoehto. Kansioiden avulla käyttäjät voivat selata ja hallita tiedostoja tuttuun tapaan. SharePoint tarjoaa puunäkymän, jonka avulla käyttäjät voivat siirtyä sivustojen ja kansioiden välillä samalla tavalla kuin kiintolevyllä olevien kansioiden välillä. Saat lisätietoja artikkelista Luo kansio tiedostokirjastoon.
Määritä useita malleja Jos kirjastoon on määritetty useita sisältötyyppejä, voit luoda samaan kirjastoon erilaisia oletusmalleja, kuten myyntisopimuksia, markkinointiesityksiä ja budjetin laskentataulukoita. Sisältötyypit lisäävät joustavuutta ja tuovat yhdenmukaisuutta kirjastojen välille. Saat lisätietoja artikkelista Määritä asiakirjan tai lomakekirjaston tiedostomalli.

Useita kirjastoja kannattaa tavallisesti käyttää, jos tallennettavat ja hallittavat tiedostojoukot ovat keskenään erilaisia tai jos niitä käsittelevät työryhmät ovat erillisiä.

Käytä useita kirjastoja kun:

Tallennettavat ja hallittavat tiedostotyypit ovat selvästi erilaisia, eivätkä muut käyttäjät tarvitse säännöllisesti tiedostojen yhteenvetoja tai hakuja, joissa kaikki tiedostot ovat mukana.
Tiedostoja käyttävät työryhmät ovat erillisiä ja niillä on erilaiset käyttöoikeustasot.
Useat tiedostojoukot edellyttävät erilaisia asetuksia, kuten versioiden seurantaa tai hyväksyntää.
Tiedostoista ei tarvitse tehdä kokonaisanalyysejä, etkä tarvitse koottuja tietoja tiedostoihin tehdyistä päivityksistä.
Haluat joko käyttää erilaisia uusien tiedostojen luomisen asetuksia tai muuttaa vaihtoehtojen järjestystä kirjaston Uusi-valikossa.

Seuraavassa esitellään useiden eri kirjastojen tehokkaita käyttötapoja.

Sivustomallien ja -sarakkeiden määrittäminen Jos organisaatiosi haluaa käyttää kirjastoissaan tiettyjä yhdenmukaisia asetuksia, se voidaan tehdä sivustomalleja ja -sarakkeita määrittämällä. Asetuksia ei tarvitse määrittää aina uudelleen, kun jaat ne useiden kirjastojen kesken.
Tiedostojen lähettäminen toiseen sijaintiin Jos haluat tiedoston olevan käytettävissä useissa kirjastoissa, voit tallentaa sen yhteen kirjastoon ja lähettää sen kopion muihin kirjastoihin. Voit ottaa käyttöön muistutuksen, joka pyytää päivittämään kaikki tiedoston kopiot muissa sijanneissa, kun päivität alkuperäistä tiedostoa.
Kirjastomallien luominen Jos haluat käyttää kirjastoissa tiettyjä yhdenmukaisia asetuksia tai käyttää samoja ominaisuuksia eri kirjastoissa, voit tallentaa kirjaston mallina. Kirjastomallit ovat käytettävissä sivustossasi vaihtoehtona, kun valitset Sivuston toiminnot -valikossa Luo.

Huomautus: Jos haluat lisätä uusia tiedostoja kirjastoon, joka sisältää aiemman projektin tiedostoja, voi olla vaikea päättää uuden kirjaston luomisen ja aiemmin luotuun kirjastoon lisäämisen välillä. Jokainen tilanne on erilainen, mutta jos haluat analysoida tai hallita kaikkia tiedostoja yhdessä jossakin vaiheessa, lisää tiedostot aiemmin luotuun kirjastoon. Voit käyttää sarakkeita, suodattimia ja näkymiä niin, että uusimmat tiedostot näkyvät oletusnäkymässä.

Oletusarvoisesti kirjastot seuraavat tiedoston nimeä sekä tiedoston tilatietoja, kuten sitä, onko tiedosto kuitattu sisään. Voit määrittää lisäsarakkeita, kuten osaston nimi tai projektin numero, helpottamaan ryhmän tiedostojen luokittelua ja seurantaa. Uusien sarakkeiden lisääminen auttaa saamaan kirjaston useista näkymistä parhaan mahdollisen hyödyn.

Voit valita luotavan sarakkeen tyypin useista eri vaihtoehdoista, joita ovat esimerkiksi yksi tekstirivi, avattava valintaluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettu numero tai vaikkapa sivuston käyttäjän nimi ja kuva.

Huomautus: Seuraavat toimintaohjeet alkavat siltä kirjaston sivulta, johon sarake on tarkoitus lisätä. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa. Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Asetukset Rattaan muotoinen asetuspainike ja sitten Sivuston sisältö tai Näytä sivuston kaikki sisältö. Napsauta lopuksi haluamasi kirjaston nimeä.

Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
Valitse Näkymien hallinta -ryhmässä Luo sarake.
Nimi ja tyyppi -osassa Sarakkeen nimi -ruutuun haluamasi sarakkeen nimi.
Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa tietotyyppi, jonka haluat määrittää sarakkeelle.
Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-ruutuun kuvaus, jonka luettuaan käyttäjät ymmärtävät sarakkeen käyttötarkoituksen sekä sen, millaisia tietoja sarake voi sisältää. Tämä kuvaus on valinnainen.
Valitse OK.

Näkymien avulla voit tarkastella tärkeimpiä tai parhaiten tarkoitukseen sopivia tiedostoja. Voit esimerkiksi luoda näkymiä tietyn osaston tekemistä tiedostoista, tietyn henkilön luomista tiedostoista tai hiljattain luoduista tiedostoista. Näkymän luomisen jälkeen se on aina käytettävissä kirjastoa tarkasteltaessa.

Valintanauhan Nykyiset näkymät -luettelo

Kun tarkastelet kirjaston tiedostoja, voit lajitella tai suodattaa tiedostoja tilapäisesti osoittamalla sarakkeen nimeä hiirellä ja napsauttamalla sitten nimen vieressä olevaa nuolta. Tämä on kätevää, jos haluat nähdä tiedostot tietyllä tavalla, mutta tällä menetelmällä samat vaiheet on toistettava, kun haluat tarkastella näkymää uudelleen.

Avattava valikko sarakkeiden otsikoiden alla.

Jos haluat tarkastella tiedostoja tietyllä tavalla, voit luoda näkymän. Voit tarkastella tätä näkymää milloin tahansa, kun käytät kirjastoa. Kun luot näkymän, se lisätään kirjaston Näytä-valikkoon.

Näkymät-vaihtoehto tiedostokirjaston yläreunassa

Kirjastoissa voi olla omia näkymiä ja julkisia näkymiä. Kuka tahansa voi luoda oman näkymän nähdäkseen tiedostot tietyllä tavalla tai suodattaakseen vain halutut tiedostot. Jos sinulla on sivuston suunnitteluoikeus, voit luoda julkisen näkymän, jota kaikki voivat käyttää tarkastellessaan kirjastoa. Voit myös tehdä mistä tahansa julkisesta näkymästä oletusnäkymän, jotta käyttäjät näkevät kirjaston tämän näkymän automaattisesti.

Lisäksi, kun suunnittelet sivuston, voit linkittää eri näkymiä tai lisätä sivuille verkko-osia, jotka käyttävät eri näkymiä.

Jos työryhmäsi jäsenet tarkastelevat kirjastoja mobiililaitteilla, voit luoda mobiilinäkymiä, jotka rajoittavat esimerkiksi näkyvissä olevien kohteiden määrää laitteiden kaistanleveyden ja rajoitusten mukaan. Linkkejä lisätietoon näkymien luomisesta on Katso myös -osassa.

Seuraava menetelmä on tarkoitettu vakionäkymän luomiseen. Valittavat asetukset vaihtelevat muiden näkymien osalta, mutta näkymän luomisen perusvaiheet ovat samankaltaisia.

Napsauta luettelossa tai kirjastossa, johon haluat luoda näkymän, Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä ja valitse sitten Luo näkymä.

Huomautus: Jos Luo näkymä ei ole käytettävissä, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Tarkista asia ottamalla yhteys sivuston järjestelmänvalvojaan.
Valitse muoto, jota haluat käyttää näkymän luomiseen, esimerkiksi Vakionäkymä tai aiemmin luotu näkymä.
Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -ruutuun. Jos haluat tämän näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.
Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä.

Huomautus: Jos Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytössä, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia kyseisessä luettelossa tai kirjastossa.

Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua sisällyttää. Valitse sarakenumeroiden vieressä järjestys, jossa haluat sarakkeiden näkyvän näkymässä. Katso artikkeli Sarakkeen luominen luettelossa tai kirjastossa saadaksesi lisätietoa sarakkeista.
Valitse Lajittele-kohdassa asetukset sille, miten haluat lajitella tiedostot. Voit käyttää lajitteluun kahta saraketta. Esimerkiksi voit lajitella ensin tekijän perusteella ja sitten tiedostonimellä kunkin tekijän kohdalla.
Valitse Suodata-kohdassa asetukset sille, miten haluat suodattaa tiedostoja. Suodatetussa näkymässä näkyy pienempi otanta tiedostoista, esimerkiksi vain tietyn osaston luomat tiedostot tai vain hyväksytyt tiedostot.
Ryhmittelyperuste-osassa voit ryhmitellä kohteet, joilla on sama arvo tietyssä osassa, esimerkiksi osa kunkin tekijän asiakirjoille, jonka voit laajentaa tai kutistaa.
Summat-kohdassa voit laskea sarakkeen kohteiden, esimerkiksi seurantakohteiden, määrän. Joissakin tilanteissa voit tehdä yhteenvetoja tai tuoda esiin lisätietoja, esimerkiksi keskiarvon.
Valitse Tyyli-kohdassa näkymään haluamasi tyyli, kuten varjostettu luettelo, joka näyttää joka toisen rivin muita rivejä tummempana.
Jos kirjastossa on kansioita, voit luoda näkymän, josta kansiot jätetään pois. Tällaista näkymää kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Voit tarkastella kaikkia tiedostoja samalla tasolla valitsemalla Kansiot-kohdassa Näytä kaikki kohteet ilman kansioita.
Voit rajoittaa kirjastossa tai samalla sivulla tarkasteltavien tiedostojen lukumäärää. Nämä asetukset ovat erityisen tärkeitä silloin, kun luot näkymän mobiililaitteelle. Valitse Kohderajoitus -kohdassa haluamasi asetukset.
Jos kirjastoa on tarkoitus käyttää mobiililaitteessa, valitse haluamasi vaihtoehdot Mobiililaite-kohdasta.
Valitse OK.

Jos sinulla on useita erityyppisiä tiedostoja tai erilaista sisältöä kirjastossa, voit luoda kansioita sisällön järjestämistä varten.

Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

Jos kirjaston nimeä ei näy, napsauta Asetukset-valikossa Sivuston sisältö tai Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta sitten haluamasi kirjaston nimeä.
Valitse Tiedostot-välilehdessä Uusi kansio.

Huomautus: Kirjaston luonut henkilö on voinut määrittää, että kirjastoon ei voi luoda kansioita. Tällöin Uusi kansio -komento ei ole käytettävissä.
Kirjoita kansion nimi ja valitse sitten Tallenna tai OK.

Vihje: Jos sinulla on useita kirjastoja, joissa on kansioita, ja ryhmäsi jäsenet haluavat selata kirjastoa samaan tapaan kuin kiintolevyä, ryhmän kannattaa ottaa käyttöön sivuston puunäkymä. Puunäkymässä voit laajentaa ja kutistaa kansioita ja siirtyä helposti niiden välillä.

Ota puunäkymä käyttöön

Valitse Asetukset-valikko ja napsauta sitten Sivuston asetukset.
Valitse Ulkoasu-kohdassa Puunäkymä.
Puunäkymä-sivulla voit määrittää, ovatko Pikakäynnistys ja Puunäkymä käytössä. Koska puunäkymä näkyy pikakäynnistyksessä, haluat todennäköisesti ottaa molemmat käyttöön.
Valitse OK.