Grupos de Microsoft 365 en Outlook ofrecen una solución eficaz para la comunicación y la colaboración con personas tanto dentro como fuera de una empresa. Cree un grupo para compartir una bandeja de entrada, un calendario, OneDrive, un sitio de SharePoint, un bloc de notas de OneNote y mucho más. También puede invitar a invitados externos a su empresa para que puedan colaborar con los mismos recursos.
Al crear un Grupo de Microsoft 365, Outlook crea automáticamente una bandeja de entrada de Outlook compartida, un calendario compartido y una biblioteca de documentos para colaborar en archivos. También puede Crear un equipo de Microsoft e integrar tareas con Planner en Teams. No tiene por qué preocuparse de asignar permisos manualmente a todos esos recursos, ya que agregar miembros al grupo automáticamente les concede los permisos que necesitan para las herramientas que proporciona el grupo.
Grupos de Microsoft 365 proporcionar a los miembros:
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Bandeja de entrada compartida : dónde tienen lugar las conversaciones que tradicionalmente tiene en las listas de distribución. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar por completo, por lo que crea un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha publicado en el grupo anteriormente. Consulte: Enviar un correo electrónico a un grupo en Outlook.
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Biblioteca de archivos compartidos : su grupo tiene una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar. Consulte: Compartir archivos con un grupo en Outlook.
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Calendario compartido : el grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. A cada miembro suscrito al grupo se le invita automáticamente a los eventos publicados en el calendario para que estos eventos también puedan aparecer en sus calendarios personales si lo desean. Vea: Usar un calendario de grupo en Outlook para programar y editar eventos.
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Bloc de notas de OneNote compartido : el grupo tiene automáticamente un bloc de notas compartido de OneNote en el que los miembros del grupo pueden recopilar información y colaborar en ellas. Muchos grupos usan el bloc de notas para crear un wiki con preguntas más frecuentes y otros recursos.
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Acceso de invitado : antes podía agregar contactos externos a grupos de distribución, pero todo lo que recibían era correo electrónico. Con los grupos, puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas compartido de OneNote. Vea: Usar Grupos en Outlook como invitado.
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El contenido es reconocible: Grupos en Outlook son públicos de forma predeterminada, lo que significa que es fácil para otras personas de su organización descubrir y unirse a los materiales del grupo, o revisarlo. Si el contenido del grupo es más confidencial, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido de los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe las solicitudes para unirse.
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Creación de autoservicio : no es necesario que el equipo de TI se vea bloqueado por las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos, vea: Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.
Administración de los grupos
Microsoft 365 ofrece una serie de herramientas y funcionalidades útiles para administrar y administrar sus grupos más fácilmente.
Sugerencia: Marcador Grupos de Microsoft 365: tareas comunes para facilitar el acceso a la información del administrador sobre la creación de grupos, la delegación, la administración de correo electrónico, el flujo de correo, la restauración y los scripts útiles.
Mantener el directorio bajo control es una preocupación de cada administrador. Estas son algunas de las herramientas que Microsoft 365 ofrece para ayudar a que sea más fácil:
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Directivas de nomenclatura : las directivas de nomenclatura le permiten definir los nombres aceptables de los grupos y cuáles no. Esto evita que los usuarios den nombres profanos o prohibidos a los grupos. Además, puede exigir prefijos o sufijos estándar de la compañía a los nombres de grupo.
Pertenencia dinámica : la pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia a grupos por regla, lo que agrega (o quita) miembros del grupo en función de los metadatos (como el departamento o el rol) de su active directory. Vea Usar atributos para crear reglas avanzadas para obtener más información sobre cómo crear pertenencia dinámica.
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Pertenencia oculta : si tiene un motivo para que la pertenencia de su grupo sea confidencial, por ejemplo, si los miembros son alumnos, puede ocultar la pertenencia a terceros.
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Permisos de creación : es posible que haya personas en su organización que no quiera que puedan crear nuevos grupos. Existen varias técnicas para administrar los permisos de creación en el directorio. Consulte Administrar la creación de grupos de Microsoft 365.
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Registros de auditoría: puede confiar más en que los usuarios puedan crear grupos y administrar la pertenencia a grupos, ya que Microsoft 365 Grupos registros de auditoría le permiten localizar quién creó o eliminó un grupo en particular o realizó cambios en la pertenencia al grupo. Consulte: Buscar en el registro de auditoría en el Centro de cumplimiento & seguridad de Microsoft 365.
La administración de entrega proporciona algunos métodos para controlar cómo el grupo debe enviar o recibir mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de esos mensajes. Consulta Grupos de Microsoft 365: tareas comunes para obtener más información.
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Enviar como o Enviar en nombre de : esta configuración permite a los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si procediesen del grupo o estuvieran en nombre de él.
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Restricciones del remitente : esta configuración le permite controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo se puede configurar para permitir correo electrónico de terceros, pero es posible que desee restringirlo solo a determinadas partes externas.
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Compatibilidad con usuarios externos : al invitar a invitados a su grupo, puede elegir que se incluyan en las conversaciones de correo electrónico del grupo. Vea Agregar invitados a Grupos en Outlook para obtener información sobre cómo agregar invitados.
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Reglas de transporte : las reglas de transporte funcionan para los grupos igual que para el servidor de Exchange. Las reglas pueden buscar mensajes que cumplan condiciones específicas y, a continuación, pueden tomar medidas en esos mensajes.
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Sugerencias de correo: las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios mientras redactan un mensaje. Pueden ayudar a reducir los NDR al advertir a un usuario si es probable que su mensaje vaya a terceros o que supere las cuotas de mensajes.
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Varias direcciones proxy : un grupo puede tener alias igual que un buzón de usuario. Las direcciones proxy adicionales pueden ser útiles para aceptar mensajes enviados a esos otros alias o para facilitar el acceso a un grupo con un nombre largo o difícil de escribir. Para obtener más información, consulte Elegir el dominio que se usará al crear grupos de Microsoft 365.
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Tamaño máximo de envío o recepción : estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo que recibe (o envía) mensajes extremadamente grandes para administrar mejor los requisitos de almacenamiento y ancho de banda.
Microsoft 365 también proporciona algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que se comparte en el grupo. Consulta Grupos de Microsoft 365: tareas comunes para obtener más información.
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Directrices de uso: podrá definir directrices de uso para Microsoft 365 Grupos, para educar a los usuarios sobre las prácticas recomendadas que ayudan a que sus grupos sean eficaces y les enseñen sobre las directivas de contenido interno.
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Clasificación de datos: podrá crear un sistema de clasificación de datos personalizable para Microsoft 365 Grupos que permita la separación de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "sin clasificar", "confidencial corporativo" o "alto secreto"). De esta forma, los grupos pueden mostrar las directivas de otro contenido de su organización. La directiva extensible permite a su organización configurar un punto de conexión al que se llama siempre que se crea o cambia un grupo y, a continuación, puede implementar sus propias directivas para la creación o el cambio de un grupo.
Cualquier suscripción de Microsoft 365 que tenga Exchange Online y SharePoint Online admitirá grupos. Esto incluye los planes de Business Essentials y Empresa Premium, así como los planes Enterprise E1, E3 y E5.
Si tiene un plan solo de Exchange, aún puede obtener la Bandeja de entrada compartida y las características de calendario compartido de grupos en Outlook, pero no obtendrá la biblioteca de documentos, Planner ni ninguna de las otras funciones.
A veces, a los usuarios les resulta incómodo cambiar, por lo que es importante comunicarse con los miembros existentes de las listas de distribución para informarles de lo que pueden esperar. Esta es parte de la información que debe incluir en este mensaje, junto con algunas respuestas que pueden resultarle útiles:
¿Qué Grupos en Outlook?
Microsoft 365 grupos de Outlook son una solución de colaboración única para equipos o grupos que quieren un lugar donde compartir discusiones, archivos, calendarios y notas de forma unificada y fácil de encontrar. Probablemente la mejor característica es que la Bandeja de entrada del grupo mantiene un historial de las discusiones, lo que facilita la búsqueda de discusiones anteriores.
Obtenga más información en The Grupos experience in Outlook (La experiencia de Grupos en Outlook).
¿Por qué estamos realizando este cambio?
Personas han solicitado con frecuencia la capacidad de buscar los mensajes publicados en nuestra lista de distribución para encontrar información que se ha comentado en el pasado. Actualizar la lista de distribución a un grupo significa que los usuarios no tienen que formular ni responder a las mismas preguntas una y otra vez.
El nuevo grupo también incluirá un calendario para los eventos de grupo, una biblioteca de archivos compartidos y un bloc de notas de OneNote, donde podemos colaborar y recopilar información para futuras referencias.
¿Tengo que hacer algo para unirme a este grupo si ya era miembro de la lista de distribución?
No, si ya era miembro de la lista de distribución, será automáticamente miembro del nuevo grupo.
Cómo obtener acceso al nuevo grupo en Outlook? ¿Qué ocurre con Outlook en la Web?
Para obtener acceso al nuevo grupo en Outlook, vaya a la categoría Grupos en la parte inferior del panel de navegación a la izquierda. Si usas este grupo a menudo considera anclarlo como favorito haciendo clic con el botón derecho en él y eligiendo Mostrar como favorito.
Además, hay clientes móviles gratuitos para Microsoft 365 Grupos disponibles en todas las plataformas móviles (iOS, Android, etc.) para que puedas acceder fácilmente al grupo desde cualquier lugar.
¿No puedo seguir enviándose un correo electrónico?
Por supuesto que sí. El mismo alias de correo electrónico que usó para la lista de distribución seguirá funcionando bien para el grupo en Outlook.
Además...
Recuerde decirles cuándo se está produciendo este cambio y con quién deben ponerse en contacto si tienen más preguntas.
Microsoft no proporciona una herramienta para convertir un buzón compartido en un grupo de Microsoft 365 o viceversa. Sin embargo, puede actualizar las listas de distribución a grupos de Microsoft 365. Es una forma excelente de proporcionar a la lista de distribución de su organización todas las características y funciones de los grupos de Microsoft 365. Consulta Grupos de Microsoft 365 : tareas comunespara obtener más información.
¿Qué listas de distribución no se pueden actualizar a grupos de Microsoft 365?
Solo puede actualizar listas de distribución sencillas, no anidadas y administradas en la nube a grupos de Microsoft 365. Vea No se pueden actualizar las listas de distribución a grupos de Microsoft 365.
Una vez que haya actualizado el grupo de distribución a un grupo deMicrosoft 365, es posible que desee realizar algunas tareas de seguimiento para asegurarse de que funciona sin problemas.
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Seguimiento con los usuarios : compruébalos inmediatamente después de que se complete la actualización y, después, vuelva a realizarla unos días más tarde. Demostrar que está escuchando y respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener, llevará un largo camino para hacerlas felices y cómodas con el cambio.
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Supervisar los informes de interacción: el portal de Microsoft 365 Administración tiene algunos buenos informes que pueden mostrarle cuántos usuarios usan el grupo, con qué frecuencia y qué características están usando. Estos informes pueden ayudarle a diseñar el seguimiento y la formación del usuario, así como a resaltar dónde los usuarios obtienen el máximo provecho del nuevo grupo. Consulte: Informes de actividades en el Centro de administración de Microsoft 365.
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Compartir su experiencia : informe a otros equipos de su empresa de que ha actualizado su grupo de distribución y qué pasos ha realizado para que el programa tenga éxito. Compartir esa información puede ayudar a esos otros equipos a seguir su ejemplo y tener una actualización correcta de sus propios equipos.
¿Tienes preguntas sobre Grupos de Microsoft 365? Visite la Grupos de Microsoft 365 Tech Community.
Sugerencia: De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear grupos de Microsoft 365. Obtenga más información en Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.
Puede crear Grupos de Microsoft 365 a partir de una variedad de herramientas como Outlook, Outlook en la Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams y mucho más. La herramienta desde la que empiece dependerá del tipo de grupo con el que esté trabajando. Por ejemplo, en Microsoft tendemos a empezar desde Outlook al crear un grupo organizado en torno al correo electrónico y el calendario. Si el Grupo es para la comunicación en toda la empresa tendemos a empezar con Viva Engage. Para la colaboración basada en chats, iniciaríamos nuestro grupo desde Microsoft Teams.
Los usuarios externos a la organización no pueden ver ni acceder a los grupos públicos ni a los grupos privados, a menos que hayan sido invitados específicamente como invitados. Vea Agregar invitados a Grupos en Outlook para obtener más información.
Administrar propietarios, miembros e invitados
Los propietarios del grupo son los moderadores del grupo. Pueden agregar o quitar miembros y tienen permisos únicos, como la posibilidad de eliminar conversaciones de la bandeja de entrada compartida o cambiar diferentes configuraciones sobre el grupo. Los propietarios del grupo pueden cambiar el nombre del grupo, actualizar la descripción o la imagen y mucho más. Si ya está familiarizado con los roles de SharePoint, el propietario del grupo es un administrador de la colección de sitios.
Sugerencia: Se recomienda tener al menos dos propietarios para un grupo, si es posible. De este modo, si un propietario no está disponible, el otro puede realizar cambios en el grupo.
Los miembros del grupo son los usuarios habituales de la organización que usan el grupo para colaborar. Pueden acceder a todo el contenido del grupo, pero no pueden cambiar la configuración del grupo. En el mundo de SharePoint son miembros del sitio. Para obtener información sobre cómo agregar o quitar miembros del grupo, vea Agregar, editar y quitar miembros de Grupos en Outlook.
Los invitados son como miembros del grupo, pero no pertenecen a su organización. De forma predeterminada, los usuarios pueden invitar a invitados a unirse al grupo y puede controlar esa configuración. Para obtener más información, vea Agregar invitados a Grupos en Outlook.
Usar Microsoft Teams para un área de trabajo persistente basada en chat
Una forma excelente de mantenerse en contacto con su grupo es Microsoft Teams. Microsoft Teams es el bucle interno de su equipo: un área de trabajo persistente basada en chat donde puede tener conversaciones informales y en tiempo real sobre temas muy concretos o subgrupos específicos dentro del grupo. Aunque la integración de Teams no se incluye automáticamente, puede crear fácilmente un grupo de Teams basado en su grupo de Microsoft 365.
Una vez que un grupo cumple su propósito, puede eliminarlo para liberar los recursos del sistema y evitar que se muestre o se muestre el grupo. Vea Editar o eliminar un grupo en Outlook para obtener más información. Si no quiere tener que acordarse de eliminar grupos obsoletos, el administrador puede establecer directivas de expiración que harán que los grupos antiguos expiren y se eliminen automáticamente después de un período de tiempo especificado. Consulte también: Directiva de expiración de Microsoft 365 Group.
Hay tres modelos principales de aprovisionamientoGrupos de Microsoft 365: abierto, dirigido por TI o controlado. Cada uno tiene sus propias ventajas.
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de vértices |
Ventajas |
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Abierto (predeterminado) |
Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario sin tener que esperar a ti ni molestarlo |
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Dirigido por TI |
Los usuarios solicitan un grupo de TI. El equipo de TI puede guiarlos para seleccionar las mejores herramientas de colaboración para sus necesidades |
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Controlado |
La creación de grupos se restringe a usuarios, equipos o servicios específicos (Vea: Controlar quién puede crear Grupos de Microsoft 365) |
Si desea controlar cómo se denominan los Grupos de Microsoft 365, puede usar una directiva de nomenclatura para obligar a que los nombres de grupo se adhieran a determinados estándares, incluidos los prefijos o sufijos, así como el bloqueo de nombres cuestionables. Consulte Grupos de Microsoft 365 directiva de nomenclatura para obtener más información.
Cada grupo tiene al menos un propietario que puede agregar o quitar miembros y realizar algún tipo de curación básica del grupo y su contenido. Si el propietario (o los propietarios) de un grupo deja la organización por cualquier motivo, el administrador puede asignar un nuevo propietario al grupo. Vea Asignar un nuevo propietario a un grupo huérfano.
Además, si tiene Exchange Online permisos de administrador, puede administrar los grupos desde el Centro de Microsoft 365 Administración (vea Administrar la pertenencia a grupos en el Centro de administración de Microsoft 365) o desde PowerShell (vea Administrar Grupos de Microsoft 365 con PowerShell.
Puede que llegue un momento en que quiera eliminar un grupo de su inquilino. Para obtener información sobre cómo eliminar un grupo, vea: Eliminar un grupo en Outlook. Si un grupo se elimina accidentalmente, los administradores pueden restaurarlo durante un máximo de 30 días. Consulte: Restaurar un grupo de Microsoft 365 eliminado.
Si prefiere una forma más automatizada de administrar el ciclo de vida de su Grupos de Microsoft 365, puede usar las directivas de expiración para expirar los grupos en un intervalo de tiempo específico. Los propietarios del grupo recibirán un correo electrónico 30, 15 y 1 día antes de la expiración del grupo que les permite renovar fácilmente el grupo si aún es necesario. Consulte: Directiva de expiración de Microsoft 365 Group.
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Permitir que los miembros envíen como o envíen en nombre de un grupo de Microsoft 365
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Cambiar la configuración de título, descripción, logotipo e información del sitio de un sitio
Límites de grupos de Microsoft 365
Busque los límites de grupo en Información general de Grupos de Microsoft 365 para administradores.
Si tiene previsto usar la característica "Reescritura en grupo" de la herramienta Azure Active Directory Connect, la longitud máxima es de 448 caracteres en relación con el atributo "Description".
Para obtener más información sobre el almacenamiento de SharePoint Online, vea Límites de SharePoint Online.
Administrar tu Grupos de Microsoft 365 es más eficaz cuando tienes información procesable sobre el uso de Grupos. El Centro de Microsoft 365 Administración tiene una herramienta de informes que puede permitirle ver información como el uso del almacenamiento, cuántos Grupos activos tiene e incluso cómo usan los usuarios el Grupos. Consulte: Informes de Microsoft 365 en el centro de administración para obtener más información.
Grupos de Microsoft 365 le ofrece una serie de herramientas de cumplimiento, protección de la información y exhibición de documentos electrónicos.
