Use la plantilla de sitio de grupo Cuentas por pagar con tecnología de Microsoft Syntex

En primer lugar, siga las instrucciones sobre cómo agregar una plantilla de sitio a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Explore el contenido, los elementos web y las páginas rellenados previamente y decida qué personalizaciones del sitio serán necesarias para alinearse con la marca, la voz y el objetivo empresarial general de su organización. 

Páginas de sitio rellenadas previamente:

• Página principal : proporciona y desembarco a los visitantes, donde pueden revisar el estado de los pedidos de compra y las facturas, ver las próximas fechas límite y acceder a recursos e información útiles sobre directivas y procedimientos.

• Pedidos de compra: realice un seguimiento de los pedidos de compra enviados, su estado y la información del proveedor correspondiente.

• Facturas: realice un seguimiento de las facturas enviadas, su estado, importe e información de proveedor correspondiente.

• Proveedores : realice un seguimiento de los proveedores aprobados o pendientes de aprobación junto con su información de contacto.  

• Modelos: almacene una biblioteca de modelos para extraer metadatos y clasificar la información de documentos con Microsoft Syntex. Incluye un modelo con formato previo sobre el procesamiento de facturas y el procesamiento de recibos. 

• Cartas - Utilice esta biblioteca precreado para almacenar y catalogar documentos importantes.

• Papelera de reciclaje : proporciona acceso al contenido del equipo descartado recientemente.

Una vez que haya agregado la plantilla de sitio de grupo Cuentas por pagar, es el momento de personalizarla y hacerla suya. 

Use el tutorial proporcionado en Microsoft Syntex : muestra cómo potencia el sitio de cuentas por pagar para que pueda aprender formas de usar y crear sus propios modelos de documento. Usa los elementos web Texto e imagen para proporcionar contenido atractivo que se puede editar o quitar.  Mostrar datos de forma visualmente atractiva : use el elemento web Gráfico rápido para introducir o importar datos existentes y mostrarlos para resaltar la información clave. Facilitar el acceso a los documentos : use el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a las plantillas de contrato y los documentos. Resaltar vínculos a recursos de uso frecuente: use el elemento web Vínculos rápidos para facilitar el acceso a los recursos. Mostrar noticias y anuncios importantes: Use el elemento web Imagen prominente para resaltar directivas importantes, actualizaciones y otros recursos útiles. Resaltar una lista de fechas próximas: use el elemento web Eventos para resaltar las próximas fechas límite, fechas clave y eventos.  Anticiparse a los próximos eventos : usa el elemento web temporizador Cuenta atrás para mostrar una cuenta atrás para un evento. Mostrar la hora en ubicaciones clave : use el elemento web Reloj internacional para mostrar zonas horarias de todo el mundo donde se encuentran sus socios.

Personalice el aspecto, la navegación del sitio, los elementos web y el contenido para que se ajusten a las necesidades de los visores y de la organización. Al realizar personalizaciones, asegúrese de que el sitio está en modo de edición seleccionando Editar en la parte superior derecha del sitio. Mientras trabaja, Haga clic en Guardar como borrador o Volver a publicar cambios para que las modificaciones sean visibles para los lectores.

1. Use los elementos web Texto e Imagen para proporcionar contenido atractivo 

1. Para empezar, seleccione el elemento web Texto y seleccione Editar elemento web .

2. Edite el texto directamente en el elemento web. 

3. Seleccione el elemento web Imagen y elija Editar elemento web .

4. Seleccione Cambiar y seleccione un origen de imagen. 

5. Una vez que haya elegido la imagen, seleccione Insertar.  

Obtenga más información sobre cómo editar los elementos web Textoe imagen.

2. Use el elemento web Gráfico rápido para agregar gráficos sencillos y básicos a la página.

1. Para empezar, seleccione el elemento web Gráfico rápido y seleccione Editar elemento web .

2. Seleccione un tipo de gráfico en las opciones que mejor se adapten a sus datos.

3. En la sección Datos , escriba los datos manualmente u obtenga datos de una lista o biblioteca de SharePoint existente.

4. Siga aplicando formato al gráfico estableciendo los puntos de datos, el diseño y los valores.

Obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Gráfico rápido.

3. Usar el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a plantillas de contrato y documentos

1. Para cambiar la vista o el origen de la carpeta del elemento web Biblioteca de documentos, seleccione el elemento web Editar .

2. Para editar carpetas de biblioteca de documentos, etiquetas y contenido, vaya a la biblioteca en Contenido del sitio, realice las modificaciones y, a continuación, vea la actualización de contenido en el elemento web.

Obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Biblioteca de documentos.

4. Use el elemento web Vínculos rápidos para proporcionar acceso rápido a los recursos.

1. Seleccione el elemento web Vínculos rápidos y elija Editar elemento web .

2. Edite el vínculo, el título, el icono y la descripción si es necesario.

3. Para agregar un vínculo, seleccione + Agregar vínculos.

Ver diferentes tipos de diseños y opciones de edición para el elemento web Vínculos rápidos.

5. Use el elemento web Imagen prominente para resaltar directivas importantes, actualizaciones y otros recursos útiles

1. Para empezar, seleccione el elemento web Imagen prominente y seleccione Editar elemento web .

2. A continuación, seleccione las opciones Capa y Mosaico que mejor se adapten a las necesidades de la organización.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Imagen prominente.

6. Use el elemento web Eventos para mostrar los próximos eventos.

1.  Seleccione el elemento web Eventos y elija Editar elemento web .

2. Para agregar o editar eventos en el elemento web Evento, vaya al elemento web Evento y seleccione + Agregar evento.

Obtenga más información sobre el uso y edición del elemento web Eventos.

7. Use el elemento web Tiempo de cuenta atrás para mostrar una cuenta atrás para un evento.

1. Seleccione el elemento web Cuenta atrás y elija Editar elemento web .

2. Escriba la fecha y la hora del evento y elija las opciones.

3. Agregue un vínculo de llamada a la acción y una imagen de fondo que se mostrará con el temporizador.

Para obtener más información sobre cómo agregar un temporizador de cuenta atrás, visita el elemento web Temporizador de cuenta atrás.   

8. Use el elemento web Reloj internacional para mostrar zonas horarias de todo el mundo.

1. Después de entrar en el modo de edición, Agregar una ubicación.

2. Seleccione el elemento web Reloj internacional y elija Editar elemento web .

3. Elija el formato de fecha y hora y muestre el día de la semana.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Reloj internacional.

Personalizar las páginas siguientes dentro del sitio 

• Pedidos de compra: realice un seguimiento de los pedidos de compra enviados entre sus clientes y su organización.  Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Facturas- Use una plantilla de factura proporcionada o almacene plantillas personalizadas a las que el equipo de proveedores pueda acceder fácilmente. Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Proveedores: use la lista de precompletar para realizar un seguimiento de los proveedores existentes y su estado. Personalice esta lista editando la plantilla de lista. 

• Modelos : use modelos de muestra preconfigurados para extraer y clasificar información de documentos. Viene con dos modelos precompilado. Obtenga más información sobre el uso de Microsoft Syntex aquí. 

• Cartas: almacene documentos importantes que se usen para comunicarse con proveedores y dentro de su organización. Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

Personalizar la apariencia y la navegación del sitio

Antes de compartir el sitio con otros usuarios, coloque los toques finales en el sitio asegurándose de que los usuarios puedan encontrarlo, navegar por vínculos y páginas fácilmente y obtener acceso rápidamente al contenido del sitio.

• Edite bibliotecas de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Editar y personalizar la navegación del sitio.

• Personalice el tema, el logotipo, los diseños de encabezado y el aspecto del sitio para cambiar el aspecto del sitio.

• Agregue o quite páginas a este sitio o a la navegación del sitio para dar cabida a contenido existente.

• Elija asociar este sitio a un sitio de concentrador de su organización o agregar este sitio a una navegación existente del sitio de concentrador si es necesario.

Después de crear e iniciar el sitio, la siguiente fase importante es mantener el contenido del sitio. Asegúrese de que tiene un plan para mantener actualizados el contenido y los elementos web. 

Procedimientos recomendados de mantenimiento del sitio:

• Planear el mantenimiento del sitio : establezca una programación para revisar el contenido del sitio tantas veces como sea necesario para asegurarse de que el contenido siga siendo preciso y relevante.

• Publicar noticias periódicamente : distribuya los últimos anuncios, información y estado en toda la organización.  Aprenda a agregar una publicación de noticias en un sitio de grupo o un sitio de comunicación, y muestre a otros usuarios que publicarán anuncios sobre cómo pueden usar las noticias de SharePoint.

• Comprobar vínculos y elementos web : mantenga actualizados los vínculos y elementos web para asegurarse de que aprovecha todo el valor de su sitio.

• Usar análisis para mejorar la participación : vea el uso del sitio mediante el informe de datos de usointegrado para obtener información sobre contenido popular, visitas a sitios y mucho más.

• Revisar periódicamente la configuración del sitio : una vez que haya creado un sitio en SharePoint, puede realizar cambios en la configuración, la información del sitio y los permisos del sitio.